Vagtplan-skabelon til Excel og Google Sheets

Skabelonen planlægger vagter for op til 30 personer over fire uger. Det giver to fordele i forhold til en ugeplan. For det første kan medarbejderne planlægge deres privatliv, når de kender vagterne en måned frem. For det andet kan du se gennemsnittet over flere uger, og det er den måde, arbejdstiden vurderes på: højst 48 timer om ugen i gennemsnit over 4 måneder (arbejdstidsloven § 4). En enkelt uge med 52 timer er altså ikke i sig selv ulovlig, men fire af dem i træk er et faresignal.

Der er ingen generel lovbestemt frist for, hvornår vagtplanen skal offentliggøres i Danmark. Mange overenskomster har regler om varsling af vagtplaner og ændringer. Følg din overenskomst, og gem hver offentliggjort plan som PDF med dato.

Opret vagtkoder på fanen „Vagter”, fx D = 06:00–14:00, A = 14:00–22:00 og N = 22:00–06:00, hver med pause. I planen skriver du blot koden. Skabelonen tjekker hver overgang mellem to vagter:

• 11 timers hvile pr. døgn (arbejdsmiljøloven § 50). Den klassiske fejl er en aftenvagt til kl. 22 efterfulgt af en dagvagt kl. 06. Det giver kun 8 timers hvile.
• Ugentligt fridøgn på 24 timer inden for hver periode på 7 døgn. Det skal ligge i umiddelbar forlængelse af en daglig hvileperiode og så vidt muligt på en søndag (arbejdsmiljøloven § 51). Med fire uger i ét overblik ser du hurtigt, om nogen har arbejdet 12 dage i træk.
• Arbejde på søn- og helligdage markeres, så du kan se tillæg og fordeling.

Overenskomster kan i visse tilfælde give adgang til at nedsætte hviletiden. Det kan du angive på fanen „Indstillinger”.

Skabelonen beregner lønomkostningen som timer × timeløn pr. person og uge. Månedsprognosen ganger med 13/3, dvs. cirka 4,33 uger. Danmark har ingen lovbestemt mindsteløn, så timelønnen hentes fra overenskomsten eller kontrakten. Udfyld feltet for mindsteløn med overenskomstens laveste sats, så advarer kontrollen, hvis en timeløn er sat for lavt. Tillæg for aften, nat og weekend indgår ikke automatisk. Læg dem til i timelønnen eller i en egen kolonne.

Fra plan til faktisk arbejdstid

Vagtplanen er planen, ikke registreringen. Siden 1. juli 2024 skal den faktiske daglige arbejdstid registreres i et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system (arbejdstidsloven § 4 b). Brug derfor vagtplanen sammen med en timeseddel eller tidsregistrering, hvor de faktiske tider skrives ind.

Hver uge for sig må gerne være over 48 timer, så længe gennemsnittet over 4 måneder holder (arbejdstidsloven § 4). Fortsætter planen med 45,5 timer i fire måneder, er det inden for grænsen, men uden luft. Uger med ferie og sygdom er neutrale i beregningen, så de giver ikke plads til at fylde ugerne omkring dem mere op.

Fridøgnet hænger sammen med hviletiden

Fridøgnet skal ligge i umiddelbar forlængelse af en daglig hvileperiode og så vidt muligt på en søndag (arbejdsmiljøloven § 51, stk. 1). Ender en aftenvagt lørdag kl. 22, kan næste vagt tidligst begynde mandag kl. 09: 11 timers hvile plus 24 timers fridøgn.

Har en medarbejder et helt eller overvejende uforudsigeligt arbejdsmønster, skal ansættelsesbeviset nævne referencetimer og -dage og den mindste varsling før en vagt (ansættelsesbevisloven § 3, stk. 2, nr. 12). Arbejdsgiveren kan kun pålægge arbejde inden for referencetiderne og med det aftalte varsel (§ 8). Tilkaldevikarer bør derfor have deres referencetider noteret på arket „Medarbejdere”.

Noter også, hvem der byttede vagt med hvem, og hvornår byttet blev godkendt.