Fremmødeliste-skabelon – gratis til Word, PDF og Excel

En fremmødeliste-skabelon giver teamledere dagligt overblik over, hvem der møder, kommer for sent eller er fraværende, uden løse beskeder eller papirlister.

Brug den som første skridt mod struktureret tidsregistrering, eller som supplement til timeseddel og vagtplan.

Skabelonen er et praktisk værktøj. ikke juridisk rådgivning. Tjek overenskomst og Arbejdstidsloven ved lange dage og manglende hvile.

Se også timeseddel excel skabelon.

Gratis download, udfyld, kontroller og eksporter til PDF.

Kolonner og rutine

Brug faste kolonner: dato, navn, status (til stede/fraværende/syg/ferie), ankomsttid og evt. bemærkning. Ved ugeslutning eksporterer du en PDF til HR eller kobler data til timesedlen.

I brancher med skiftende bemanding (restaurant, events, sundhed) er en simpel liste ofte det hurtigste skridt før digital tidsregistrering. Print listen ved indgangen eller del et read-only Sheets-link med vagtledere, opdater samme dag, så data ikke hænger bagud.

Fremmøde og overholdelse i Danmark

Arbejdsgivere skal kunne dokumentere arbejdstid og fremmøde. En struktureret fremmødeliste hjælper ved revisioner, overenskomstforhandlinger og tvister om arbejdede timer.

Tænk på privatliv: gem kun nødvendige oplysninger og begræns adgang til HR og ledere. Skabelonen er praktisk, ikke erstatning for juridisk rådgivning om GDPR eller overenskomst.

Kobl fremmøde med vagtplanen, hvor det er muligt, så ser du hurtigere, om planlagte vagter også blev afviklet.

Sådan bruger du Fremmødeliste Excel-skabelonen

1. Download skabelonen og tilføj teammedlemmer i første kolonne.
2. Periode: vælg uge eller måned og udfyld datoer i overskriften.
3. Fremmøde: markér til stede, fraværende, ferie eller sygdom pr. dag.
4. Kontrol: sammenlign med vagtplan og tidsregistrering før løn.
5. Arkiv: gem udfyldte versioner pr. periode i personalearkivet.

Ved flere lokationer sparer Ordio tid med mobil registrering og koblet fravær.

En fremmødeliste registrerer, hvem der var til stede eller fraværende, praktisk til træning, events eller daglig fremmøde. Det er ikke fuld tidsregistrering til løn: til det bruger du en timeseddel eller tidsregistrering excel skabelon.

Tænk på GDPR: notér kun oplysninger, der er nødvendige for formålet. Opbevar lister efter jeres slettefrist og del dem ikke bredere end nødvendigt i teamet.

Arkivering og privatliv

Opbevar fremmødelister efter jeres interne slettefrist og begræns indsigt til HR og ledere. Slet gamle lister sikkert, når fristen udløber. Dokumentér, hvem der har adgang til personoplysninger på listen, især ved delte Sheets-links. Overvej adskillelse mellem lister til kurser og lister til lønrelateret fremmøde, så I ikke blander formål og opbevaringsfrister.

Husk at tilpasse teksten til jeres situation, skabelonen er et udgangspunkt, ikke juridisk rådgivning.

Oktober 2026 har 22 hverdage. Ved månedens udgang kan „Overblik” fx vise:

Procenten i sig selv siger ikke meget. Det interessante er, hvornår fraværet ligger. Falder B's ferie i samme uge som C's sygedage, var butikken underbemandet den uge. Brug ikke procenten til at vurdere den enkelte, for ferie og sygdom er lovligt fravær.

Siden 1. juli 2024 skal arbejdsgiveren have et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system, der måler den daglige arbejdstid for hver medarbejder (arbejdstidsloven § 4 b, stk. 1). En liste med kryds for „mødt” opfylder ikke kravet, fordi den ikke viser, hvor mange timer der er arbejdet. Medarbejderen skal også kunne se sine egne oplysninger (§ 4 b, stk. 2), og registreringen skal gemmes i 5 år (stk. 3). Vil du opfylde kravet, kan du bruge tidsregistreringen ved siden af fremmødelisten eller skrive tider ind i listen.

Restaurant, butik og pleje

• Restaurant: mange korte vagter og ekstra hjælp i weekenden. Skriv tilkaldevikarer på arket „Medarbejdere”, så de også tæller med i overblikket.
• Butik: fremmøde pr. butik. Brug én liste pr. butik, ellers forsvinder medarbejdere, der arbejder i to butikker, fra bemandingen i den ene.
• Pleje: døgndrift. Fremmødelisten viser, hvem der var på vagt. Overdragelser og tider hører hjemme i tidsregistreringen.

Typiske fejl

• Årsagen til fravær står på en liste, som hele holdet kan se. „Syg” er en helbredsoplysning. Hold detaljer i personalemappen.
• Listen sammenlignes aldrig med lønnen, før den udbetales.
• Ferie skrives som „fri”, så saldoen i ferieplanen ikke passer.

Fælles for alle tre: oplysningerne skal kunne kontrolleres bagefter. En fil uden historik er svagere dokumentation end en låst PDF pr. måned.

Arbejdsgiver og medarbejder

Arbejdsgiveren sørger for, at listen føres hver dag, og retter fejl, før lønnen lukkes. Medarbejderen tjekker sine egne dage, fx at en feriedag ikke står som sygdom, og siger til med det samme, hvis noget er forkert.

Gem listen for hver måned som PDF, før den nye måned startes.

Navngiv filen med måned og år.

Så kan den findes igen, hvis der senere bliver spurgt til en bestemt dag.