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Mit der Arbeitsbescheinigung weist dein (letzter) Arbeitgeber eine einstige Tätigkeit deinerseits für ihn nach. Du benötigt sie, wenn dein Arbeitsverhältnis beendet wird und du noch auf Jobsuche bist bzw. eine gewisse Frist verstreicht, bis du eine neue Stelle antrittst. Also immer dann, wenn du Arbeitslosengeld benötigst.
Was die Arbeitsbescheinigung genau ist, was in ihr drin stehen muss, welche Rechte und Fristen mit ihr verbunden sind, wofür sie benötigt wird und was zu beachten ist erfährst du in diesem Beitrag.
Was ist eine Arbeitsbescheinigung?
Die Arbeitsbescheinigung ist ein Formular, dessen Vordruck über die Bundesagentur für Arbeit erstellt wird – sie lässt sich außerdem online über die Website der Agentur für Arbeit als PDF abrufen. Sie ist nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses auszustellen – sofern du Arbeitslosengeld beantragen möchtest. Der Arbeitgeber muss dann die Arbeitsbescheinigung ausfüllen.
Die Angaben in der Bescheinigung helfen der Arbeitsagentur dabei, die Höhe deines Arbeitslosengeldes zu bestimmen.
Es gibt zwei Arten der Arbeitsbescheinigung:
- Digital (Automatisierte Übermittlung an die Arbeitsagentur möglich)
- Papier (PDF-vorlage ausdrucken, ausfüllen und per Post an die Arbeitsagentur übermitteln)
Wie bekomme ich meine Arbeitsbescheinigung?
Die Arbeitsbescheinigung wird durch den Arbeitgeber oder dessen Lohnbüro (meist auch der Steuerberater) ausgestellt. Dies kann manuell über das ausfüllen des Formulars oder automatisiert über ein zertifiziertes Lohnprogramm (z.B. Datev) erfolgen. Die Bescheinigung kann so direkt digital zur Bundesagentur für Arbeit übermittelt werden. Alternativ kann der Arbeitnehmer das ausgefüllte Dokument (siehe PDF) auch bei der Bundesagentur für Arbeit abgeben.
Arbeitsbescheinigung ausstellen: Was muss in dem Formular stehen?
Der (ehemalige) Arbeitgeber ist verpflichtet, mit Beendigung eines Arbeitsverhältnisses eine Arbeitsbescheinigung auszustellen (siehe § 312 SGB III). In dem Formular gibt er an, welche Art von Tätigkeit ausgeübt wurde, wie viel Entgelt gezahlt wurde, wie lange die Beschäftigung andauerte und was die Gründe für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses waren.
Die wichtigsten Felder in der Bescheinigung der Agentur für Arbeit sind also:
- Art der Tätigkeit
- Beginn und Ende der Tätigkeit
- Zeitpunkte von Unterbrechungen der beruflichen Tätigkeit
- Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses
- Höhe des Arbeitsentgelts sowie sonstiger Geldleistungen
Das offizielle Formular zur Arbeitsbescheinigung der Bundesagentur für Arbeit: Download (PDF)
Was tun, wenn der Arbeitgeber keine Bescheinigung ausstellen will?
Der Arbeitnehmer kann bei seinem Arbeitgeber eine Arbeitsbescheinigung anfordern. Sollte sich der Arbeitgeber allerdings weigern, diese auszustellen, hat das unerfreuliche Konsequenzen für ihn. Denn: Die Agentur für Arbeit kann dann ein Bußgeld in Höhe von bis zu 2.000 Euro für ihn verhängen (§ 404 SGB III). Außerdem macht sich der (ehemalige) Arbeitgeber mit der Weigerung eine Bescheinigung auszustellen schadenersatzpflichtig (§ 321 SGB III).
Der direkte Ansprechpartner beim Arbeitgeber ist der Vorgesetzte. Meist wird in Form eines Organigramms die genaue Struktur der Organisation bildlich veranschaulicht. Bei Flachen Hierarchien oder kleinen Unternehmen gibt es oft auch nur einen Vorgesetzten – dann ist dieser für das Ausfüllen der Bescheinigung zuständig.
Arbeitsbescheinigung und Arbeitsbestätigung – Was ist der Unterschied?
Manche verwenden den Begriff Arbeitsbescheinigung synonym mit der Bezeichnung Arbeitsbestätigung. Das ist allerdings nicht korrekt. Im Gegensatz zur Arbeitsbescheinigung wird die Arbeitsbestätigung nämlich nicht mit der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses ausgestellt. Sie wird während einer Anstellung ausgestellt, um nachweisen zu können, dass man derzeit angestellt ist. Das kann aus verschiedensten Gründen notwendig sein. Etwa wenn man einen Kita-Platz beantragen möchte. Die Arbeitsbestätigung wird aber auch häufig zur Vorlage bei einem neuen Vermieter oder bei der Beantragung eines Kredits zur Vorlage bei der Bank benötigt.
Wie lange ist die Bescheinigung rückwirkend ausstellbar?
Die Arbeitsbescheinigung ist vom Arbeitgeber auszufüllen. Dies kann in Papierform geschehen. Dann wird diese mit der Post an die Arbeitsagentur gesendet.
Mittels der Elektronischen Arbeits- und Nebeneinkommensbescheinigung (BEA) ist es möglich, die Bescheinigung für das Arbeitslosengeld elektronisch an die Arbeitsagentur zu übermitteln. Sollte sich der Arbeitgeber für die elektronische Form entscheiden, behält er eine Abschrift der Arbeitsbescheinigung in Papierform.
Eine bindende Frist, bis wann die Arbeitsbescheinigung bei der Agentur für Arbeit eingegangen sein muss, gibt es nicht. Die Arbeitsagentur setzt allerdings derzeit eine Orientierungsfrist von zwei oder vier Wochen.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.
FAQ
Eine Arbeitsbescheinigung ist ein amtliches Formular, das Arbeitgeber:innen für die Bundesagentur für Arbeit ausfüllen müssen, wenn ein:e Mitarbeiter:in sich arbeitslos meldet. Sie enthält Angaben zu Beschäftigungsdauer, Entgelt und Kündigungsgründen.
Eine Arbeitsbestätigung hingegen ist ein einfaches Schreiben, das lediglich bestätigt, dass jemand dort gearbeitet hat – ohne detaillierte Informationen über Leistungen oder Gründe für das Ausscheiden.
Das offizielle Formular für die Arbeitsbescheinigung (auch „Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III“) kann auf der Website der Bundesagentur für Arbeit kostenlos als PDF heruntergeladen werden. Alternativ nutzen viele Unternehmen digitale HR-Tools wie Ordio, um solche Formulare automatisch zu generieren und zu verwalten.
Arbeitgeber:innen können die Arbeitsbescheinigung in der Regel elektronisch über das SV-Meldeportal der Sozialversicherung oder über spezialisierte Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware an die Agentur für Arbeit übermitteln.
Ordio unterstützt Unternehmen bei der digitalen Verwaltung und Erstellung von Dokumenten, allerdings erfolgt die rechtlich verbindliche Übermittlung aktuell über zertifizierte Payroll-Lösungen. Arbeitnehmer:innen erhalten oft zusätzlich eine digitale Kopie als PDF.
Arbeitgeber:innen sind gesetzlich verpflichtet (§ 312 SGB III), auf Anforderung des Arbeitsamts oder der/dem Ex-Mitarbeiter:in eine Arbeitsbescheinigung auszustellen. Wird sie nicht rechtzeitig eingereicht, kann das zu Verzögerungen beim Arbeitslosengeld führen. Die Agentur für Arbeit kann in solchen Fällen Bußgelder verhängen.
Es gibt keine festgelegte Frist, aber in der Praxis sollte die Arbeitsbescheinigung zeitnah nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgestellt werden. Rückwirkend ist sie meist noch mehrere Jahre möglich – insbesondere, wenn das Arbeitsverhältnis relevant für Ansprüche beim Arbeitsamt ist.
Arbeitnehmer:innen erhalten die Arbeitsbescheinigung entweder:
– automatisch bei Kündigung vom Arbeitgeber
– oder auf Anfrage, insbesondere wenn das Arbeitsamt sie anfordert.
Oft kann die Bescheinigung auch digital oder als PDF bereitgestellt werden.
Ja, laut § 312 SGB III ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine vollständige und wahrheitsgemäße Arbeitsbescheinigung auf Anfrage auszustellen. Die Pflicht gilt auch bei befristeten Verträgen oder Kündigung durch Arbeitnehmer:innen.
Die Arbeitsbescheinigung muss dem offiziellen Formular der Bundesagentur für Arbeit entsprechen. Sie enthält:
– Name, Zeitraum und Art der Beschäftigung
– Bruttolöhne, Sonderzahlungen
– Kündigungsgrund
– Sozialversicherungsnummer
Sie muss vollständig, aktuell und elektronisch übermittelt sein.
Es gibt keine gesetzliche Frist in Tagen, aber die Bescheinigung sollte unverzüglich nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses erstellt werden. Spätestens mit der Arbeitslosmeldung sollte sie vorliegen, um Verzögerungen beim ALG I zu vermeiden.
