Modèle de planificateur de congés pour Excel et Google Sheets

Un planificateur de congés Excel est un tableau de suivi au niveau de l'équipe : qui est absent, quand, et combien de jours il reste, ce n'est pas un formulaire individuel. Contrairement à un modèle de demande de congés, que chaque collaborateur remplit pour proposer des dates, le planificateur permet aux responsables et aux RH de voir soldes, chevauchements et trous de couverture sur le planning des congés.

Un modèle Excel de planificateur de congés regroupe collaborateurs, demandes, soldes et calendrier dans un seul fichier partagé. Il convient aux PME sans SIRH, aux managers de terrain (commerce, restauration, santé) et aux équipes qui coordonnent encore les absences dans un classeur avant de passer à un logiciel.

Synthèse informative, pas un conseil juridique. En France métropolitaine, les congés payés s'acquièrent en principe à raison de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables par an pour un temps plein (période de référence du 1er juin au 31 mai). La convention collective ou le contrat peut prévoir davantage. Le planificateur doit refléter les jours ouvrables (et votre politique sur les jours fériés et ponts), pas seulement les jours calendaires. Après la demande du salarié, l'employeur fixe en principe la période de congé en tenant compte des souhaits et des contraintes d'activité, le fichier aide à documenter cette concertation. Pour les droits acquis, la fixation des dates et les cas particuliers (temps partiel, entrée en cours d'année), voir notre glossaire congés payés.

Le planificateur Ordio est disponible dans Excel et Google Sheets (onglets Collaborateurs, Demandes, Solde, Calendrier). Ordio Absences numérise demandes, validations et soldes en temps réel et s'intègre à la planification d'équipe.

Le planificateur de congés et la demande de congés ne remplissent pas le même rôle : l'un sert à demander une période, l'autre à organiser les absences de toute l'équipe sur l'année. La plupart des structures utilisent les deux, le formulaire pour la trace individuelle, le classeur pour la vue manager.

Flux typique : un collaborateur soumet une demande de congés (de préférence par écrit) ; une fois la période fixée par l'employeur, vous l'enregistrez sur la feuille Demandes et vous mettez à jour Solde et Calendrier. Pour les arrêts maladie ou absences exceptionnelles, ajoutez une ligne avec le type adapté, sans changer de modèle. Les deux modèles Ordio sont gratuits en Excel et Google Sheets. Ordio Absences réunit demande, validation et suivi dans une application, pratique quand les versions du fichier et les fils d'e-mails se multiplient.

Utilisez ces conseils pour tirer le meilleur parti de votre modèle Excel de planificateur de congés :

• Planifiez tôt: pour l'été et les vacances scolaires, lancez une collecte des souhaits six à huit semaines avant la haute saison, surtout en commerce, restauration et santé.
• Campagne de souhaits: envoyez un rappel avec date limite ; consolidez les réponses dans la feuille Demandes avant de valider le calendrier et de communiquer la version approuvée à l'équipe.
• Alignez-vous sur la période de référence: en droit commun, l'acquisition des CP court du 1er juin au 31 mai, planifiez un point mi-année sur la feuille Solde pour éviter les reports de dernière minute.
• Vérifiez les soldes avant validation: confirmez les jours de congés payés restants (voir congés payés) et tenez compte des jours fériés qui tombent dans la période demandée.
• Tenez le statut à jour: en attente, approuvé ou refusé. évitez de planifier des postes par-dessus une absence sur le planning d'équipe.
• Sauvegardez les fichiers: conservez des instantanés mensuels ; l'historique des versions Google Sheets aide en cas de litige ou d'audit interne.
• Périodes sensibles: notez les semaines à effectif minimum dans un onglet « Politique » ou en commentaire pour appliquer les règles de façon cohérente.
• Évoluez si nécessaire: quand le classeur partagé et les fils d'e-mails ne suffisent plus, essayez Ordio Absences et la planification d'équipe pour les validations et une vue planning à jour.

Téléchargez le planificateur de congés Ordio pour 2026 en Excel ou Google Sheets : renseignez votre équipe et coordonnez les absences sans frais cachés.

La période de prise des congés comprend toujours le 1er mai au 31 octobre (L3141-13). À défaut d’accord, l’employeur fixe cette période et l’ordre des départs après avis du CSE, en tenant compte de la situation de famille, de l’ancienneté et d’une éventuelle activité chez un autre employeur. Il ne peut plus modifier les dates moins d’un mois avant le départ, sauf circonstances exceptionnelles (L3141-16).

Un congé de 12 jours ouvrables ou moins est pris d’un seul tenant (L3141-18). Au-delà, le fractionnement demande l’accord du salarié, et une fraction doit compter au moins 12 jours ouvrables continus (L3141-19). Exemple : sur 24 jours ouvrables de congé principal, prévoyez au moins deux semaines entières entre mai et octobre, puis répartissez le reste.