Modèles
Demande de congés gratuit & prêt pour vos équipes
Demande de congés et suivi de validation manager.
- 100 % gratuit
- Prêt pour vos équipes
- Excel et Google Sheets
Qu'est-ce qu'un modèle de demande de congés et quels types existent ?
Un modèle de demande de congés est un formulaire prêt à l'emploi pour solliciter auprès de votre employeur une période d'absence. Il reprend le nom, le service, les dates, le type de congé et le solde restant afin que les RH puissent valider et organiser la couverture. Les formats courants sont Excel, Word ou PDF selon la politique de l'entreprise.
Notre formulaire congés Excel gratuit (ou copie Google Sheets) est un modèle de demande de congés pour une personne : vous renseignez les champs, le fichier calcule les jours ouvrables et vous conservez une trace pour votre manager ou les RH. Pour visualiser les absences de toute l'équipe, utilisez plutôt notre planificateur de congés Excel — ce n'est pas la même chose qu'un formulaire individuel.
Les types de congés les plus fréquents en France :
- Congés annuels : jours de repos payés prévus par la loi, la convention collective ou le contrat de travail — en général comptés en jours ouvrables (voir notre guide congés payés).
- Congé maladie : absence pour raison médicale ; les justificatifs et délais relèvent du Code du travail et de la politique interne.
- Congé parental : démarche distincte du congé annuel — utilisez notre modèle de demande de congé parental pour la notification à l'employeur.
- Congé sans solde : lorsque le solde payé est épuisé ou pour une absence personnelle non rémunérée.
Le modèle Ordio fonctionne dans Excel et calcule les jours ouvrables entre la date de début et de fin. Pour centraliser demandes, validations et soldes à l'échelle de l'entreprise, Ordio Absences complète le téléchargement Excel.
Adapté à l'hôtellerie-restauration, au commerce, aux soins et aux métiers terrain — soumission par e-mail, portail ou impression. Vous pouvez exporter le classeur en PDF si votre employeur préfère une mise en page fixe.
En France, vérifiez les mentions attendues (dates, type de congé, signature) dans votre convention collective ou votre règlement intérieur. Ce contenu est informatif et ne remplace pas un conseil juridique.
Exemple d'e-mail formel pour une demande de congés
Une demande de congés par e-mail doit être polie, précise et complète : objet, dates, type de congé, organisation du remplacement et demande de validation écrite. L'e-mail peut compléter le formulaire Excel signé lorsque votre politique interne l'exige.
Si votre employeur exige un document signé, joignez le classeur complété (ou une version PDF exportée) à votre message et demandez un accusé de réception.
Trois exemples d'e-mails prêts à adapter :
Exemple 1 : congé annuel standard
Objet : Demande de congés — du [date de début] au [date de fin]
Texte :
Madame, Monsieur [Nom du responsable],
Je souhaite solliciter un congé annuel du [date de début] au [date de fin] ([nombre] jours ouvrables).
Il me reste un solde suffisant. [Nom du collègue] a accepté de prendre en charge les tâches urgentes.
Je vous remercie de me confirmer les dates retenues.
Cordialement
[Votre nom]
Exemple 2 : demande à court délai
Objet : Demande urgente de congé — [date]
Texte :
Bonjour [Nom du responsable],
Je dois m'absenter le [date] pour [motif bref si approprié]. Il me reste des jours de congé annuel et [collègue] peut assurer mon poste.
Merci de prendre en compte cette demande à court délai.
Bien à vous
[Votre nom]
Exemple 3 : période plus longue
Objet : Demande de congés — du [début] au [fin] ([nombre] jours ouvrables)
Texte :
Madame, Monsieur [Nom du responsable],
Je sollicite un congé du [date de début] au [date de fin] ([nombre] jours ouvrables au total).
La passation est organisée avec [collègue]. Je consulterai mes e-mails si nécessaire.
Pourriez-vous me confirmer les dates retenues ?
Cordialement
[Votre nom]
Conservez la confirmation écrite de l'employeur (dates fixées ou accord explicite). Joignez le formulaire Ordio complété si les RH ont besoin d'une copie fichier. Avec Ordio Absences, les collaborateurs déposent la demande dans l'application et suivent le statut en temps réel.
Adaptez le ton à votre culture d'entreprise (« Madame, Monsieur » ou « Bonjour ») ; incluez toujours les dates, le nombre de jours ouvrables, le solde si pertinent et le remplacement.
Pourquoi une demande de congés correcte est-elle importante ?
Une demande de congés complète protège collaborateurs et employeurs : dates claires, type de congé et trace écrite réduisent les erreurs de paie et les tensions sur le planning.
Pour les managers, un formulaire homogène accélère le traitement et limite les oublis (solde, remplaçant, signature) — surtout lorsque plusieurs demandes arrivent avant l'été ou les vacances scolaires.
Pour les collaborateurs
- Preuve : une demande validée par l'employeur sécurise la prise de congé et le retour au travail.
- Planification : une soumission anticipée améliore les chances d'obtenir les semaines souhaitées.
- Clarté du solde : indiquer les congés payés restants évite de dépasser le droit acquis.
Pour les employeurs
- Effectifs : les responsables ajustent le planning avant le début du congé.
- Conformité : des décisions documentées facilitent le respect du Code du travail et de la convention collective.
- Équité : des traces écrites soutiennent un traitement cohérent de l'équipe.
- Paie : une demande datée et signée facilite le contrôle du solde avant clôture mensuelle.
Les équipes qui coordonnent plusieurs absences combinent souvent ce formulaire avec un planificateur de congés et un planning d'équipe partagé.
Remplir correctement votre demande de congés : étape par étape
Comment compléter correctement votre demande de congés avec le modèle Ordio (Excel ou Google Sheets) :
Le classeur regroupe les champs usuels — identité, département, dates, type de congé, jours calculés et solde restant — que vous pouvez adapter au règlement interne.
- Coordonnées personnelles : nom complet, service, fonction et matricule si votre entreprise en utilise un.
- Dates : saisissez les dates de début et de fin. Le modèle peut compter les jours ouvrables — confirmez si les week-ends et jours fériés sont exclus selon votre contrat ou convention collective en France.
- Type de congé : sélectionnez congé annuel, maladie, sans solde ou autre catégorie reconnue par votre employeur.
- Solde : notez les jours restants d'après votre dernière fiche de paie ou votre système RH avant de demander (voir le guide congés payés pour l'acquisition en droit commun).
- Remplacement : indiquez qui prend en charge les tâches ou les clients pendant votre absence.
- Signature et date : ajoutez une signature (manuscrite ou électronique si acceptée) et la date de soumission.
- Anticiper : informez votre employeur de vos souhaits de dates environ un mois à l'avance (votre règlement peut exiger davantage en période de pointe). Conservez une copie datée du formulaire ou de l'e-mail.
Erreurs fréquentes : signature manquante, mauvais format de date, absence de nom de remplaçant, ou confusion entre jours calendaires et jours ouvrables. Le modèle Ordio limite ces erreurs grâce à des champs étiquetés et des formules. Téléchargez le classeur en Excel ou ouvrez-le dans Google Sheets sans frais cachés. Ordio Absences préremplit les soldes lorsque c'est configuré.
Conseils pour soumettre et valider une demande de congés
La soumission et la validation fonctionnent mieux avec un délai suffisant, des informations complètes et un remplacement réaliste.
Quand soumettre
Informez en principe votre employeur de vos souhaits de dates au moins un mois à l'avance (sauf urgence). Beaucoup d'entreprises demandent aussi deux à quatre semaines de marge avant la période visée pour organiser le remplacement. En période de pointe (été, fin d'année, vacances scolaires), le règlement intérieur peut imposer un préavis plus long.
Après la soumission
Les responsables répondent par écrit (e-mail ou notification). Un accord verbal seul est risqué pour la paie. Le salarié propose des dates ; l'employeur les fixe dans le cadre légal et contractuel. En cas de refus, l'employeur doit motiver sa décision ; vous pouvez proposer d'autres semaines.
Les motifs de refus ou de report peuvent inclure :
- Trop de collègues déjà absents — un planificateur de congés aide à repérer les chevauchements
- Projet critique ou période commerciale chargée
- Solde insuffisant ou remplacement manquant — alignez-vous avec la planification d'équipe avant de valider
Conseils pour les managers
- Traitez tôt les demandes pour les vacances scolaires et les semaines de jours fériés.
- Vérifiez le remplacement avant de confirmer les dates.
- Respectez les périodes d'interdiction prévues au règlement intérieur.
- Proposez des alternatives si la première période n'est pas tenable.
- Archivez la décision (PDF ou e-mail) pour la paie et le planning.
Ordio Absences regroupe calendrier d'équipe, validation et soldes à jour.
Soumettre une demande de congés correctement : formulaire, délais et bases légales
| Type de congé / étape | Délai indicatif | Remarques |
|---|---|---|
| Souhait de dates (salarié) | ~1 mois à l'avance | Usage courant ; règlement ou CCN peut exiger plus |
| Congé en période de pointe | 1 à 3 mois | Planning annuel ou règlement interne |
| Congé annuel standard | 2 à 4 semaines | Marge pour organiser le remplacement |
| Notification des dates (employeur) | 2 mois / 1 mois | Après fixation — période principale ou fractionnement |
| Court délai | Dès que possible | À discuter avec le responsable |
| Congé parental | Selon la loi et l'accord d'entreprise | Procédure distincte — voir modèle dédié |
Formes de demande acceptées
En pratique, la demande peut prendre l'une de ces formes :
- Formulaire Excel ou Google Sheets complété (modèle Ordio avec calcul des jours ouvrables)
- E-mail reprenant dates, type, solde et remplaçant — avec confirmation écrite de l'employeur
- SIRH ou application (par ex. Ordio Absences)
- Formulaire papier signé lorsque votre entreprise l'exige encore
Le modèle Excel Ordio convient lorsque vous devez joindre un fichier aux RH ou archiver une version PDF signée. Vérifiez si une signature manuscrite ou électronique est obligatoire.
À ne pas confondre : le délai pour formuler votre demande (souvent ~1 mois) n'est pas le délai de notification par l'employeur une fois les dates fixées (2 mois ou 1 mois selon les cas). Il ne s'agit pas d'un délai d'« approbation » de trois mois comme on le lit parfois pour d'autres pays.
France
En droit commun, vous acquérez 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables par an à temps plein (semaine de cinq jours). Les conventions collectives peuvent prévoir davantage. Comptez en jours ouvrables lorsque votre contrat ou votre CCN le prévoit.
L'employeur organise la prise des congés après consultation ; il doit notifier les dates au salarié dans les délais prévus par le Code du travail (notamment deux mois avant le départ, ou un mois dans certains cas de fractionnement). Ce modèle ne constitue pas un conseil juridique — vérifiez votre règlement interne.
Pour le droit aux congés, la période de référence et l'indemnisation, consultez aussi notre guide congés payés. Le modèle Ordio prend en charge les champs et calculs de jours pour la France. Pour les équipes multi-sites, le flux numérique conserve une piste d'audit unique.
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Validations, soldes et planning alignés en un seul outil
Demandes en ligne
Vos collaborateurs soumettent les congés dans l'application
Soldes à jour
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Planning aligné
Les absences approuvées se reflètent dans le planning
Validation mobile
Les managers approuvent en déplacement
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Questions fréquentes sur Demande de congés
Comment rédiger une demande de congé ?
Téléchargez le modèle Ordio en Excel ou ouvrez-le dans Google Sheets : formulaire prêt à l'emploi avec calcul des jours ouvrables. Remplissez nom, service, période, type de congé et solde, signez et transmettez à votre employeur — idéalement environ un mois avant les dates souhaitées (ou plus si votre règlement l'exige).
Comment structurer un modèle de demande de congés Excel ?
Prévoyez des rubriques fixes : identité, service, dates de début et de fin, type de congé, jours ouvrables calculés, solde restant, remplaçant, signature et date. Le modèle Ordio intègre déjà ces champs et les formules — vous l'adaptez au règlement interne, puis vous déposez le fichier complété.
Quel délai l'employeur a-t-il pour fixer les dates de congés ?
En France, l'employeur fixe les dates après consultation — ce n'est pas un simple « oui/non » sur vos souhaits. Il doit notifier le salarié au plus tard deux mois avant le départ (un mois dans certains cas de fractionnement). En pratique, une réponse arrive souvent sous quelques jours ou semaines. Sans confirmation écrite, ne partez pas en congé : relancez poliment après deux à trois semaines. En cas de refus, l'employeur indique les motifs.
Comment remplir une demande de congé ?
Renseignez identité et service, choisissez les dates et le type de congé, contrôlez le solde sur votre fiche de paie, indiquez le remplaçant, puis signez et datez. Le modèle calcule les jours ouvrables entre les deux dates — vérifiez l'unité (ouvrables vs calendaires) avec votre employeur.
Comment rédiger un modèle d'e-mail pour une demande de congés ?
Un e-mail de demande de congés doit comporter un objet daté, la période en jours ouvrables, le solde restant, le nom du remplaçant et une demande de confirmation des dates. Cinq à sept phrases suffisent. Même par mail, gardez la réponse écrite de l'employeur — les exemples du modèle Ordio couvrent les cas standard, urgent et longue durée.
Que doit contenir une demande de congés ?
Checklist : identité et service, dates et type de congé, jours ouvrables, solde cohérent avec la paie, remplaçant identifié, signature et date, copie conservée. Informez votre employeur de vos souhaits environ un mois à l'avance lorsque c'est possible.
Comment utiliser le formulaire congés Excel Ordio ?
Téléchargez le classeur (Excel ou Google Sheets), complétez chaque rubrique et laissez le modèle calculer les jours ouvrables. Contrôlez le solde sur votre dernière fiche de paie, indiquez le remplaçant, datez et signez. Envoyez le fichier ou une version PDF exportée selon la procédure interne.
Comment rédiger une lettre de demande de congés ?
Même contenu que le formulaire : formule d'appel, dates, jours ouvrables, solde, remplaçant et demande de confirmation des dates. Vous pouvez exporter le modèle Excel en PDF ou rédiger une lettre séparée — l'essentiel est la trace écrite signée ou confirmée par l'employeur.
Dans quels cas l'employeur peut-il refuser une demande de congé ?
L'employeur peut refuser ou reporter si des impératifs opérationnels l'exigent (effectif insuffisant en haute saison, chevauchements avec d'autres absences) ou si la demande arrive trop tard pour replanifier. Il doit motiver sa décision ; vous pouvez proposer d'autres dates. Un planificateur d'équipe aide à anticiper les conflits.
À combien de jours de congés ai-je droit ?
En droit commun, vous acquérez 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables par an à temps plein (semaine de cinq jours). Les conventions collectives et les contrats peuvent prévoir davantage. Le nombre exact dépend de votre statut et de votre CCN. Le modèle Ordio vous aide à suivre votre solde restant.
Dois-je déposer ma demande de congés par écrit ?
Oui — en France, une demande de congé doit en principe être formulée par écrit pour éviter les malentendus ; un accord verbal seul ne suffit pas. Elle peut prendre la forme d'un formulaire (Excel, PDF), d'un e-mail complet ou d'une demande dans votre SIRH. Une signature ou une confirmation écrite de l'employeur sécurise la prise de congé. Le modèle Ordio regroupe les champs usuels pour faciliter cette formalisation.