Modèle de demande de congés gratuit pour Word, PDF et Excel

Un modèle de demande de congés est un formulaire prêt à l'emploi pour solliciter auprès de votre employeur une période d'absence. Il reprend le nom, le service, les dates, le type de congé et le solde restant afin que les RH puissent valider et organiser la couverture. Les formats courants sont Excel, Word ou PDF selon la politique de l'entreprise.

Notre formulaire congés Excel gratuit (ou copie Google Sheets) est un modèle de demande de congés pour une personne : vous renseignez les champs, le fichier calcule les jours ouvrables et vous conservez une trace pour votre manager ou les RH. Pour visualiser les absences de toute l'équipe, utilisez plutôt notre planificateur de congés Excel, ce n'est pas la même chose qu'un formulaire individuel.

Les types de congés les plus fréquents en France :

• Congés annuels: jours de repos payés prévus par la loi, la convention collective ou le contrat de travail, en général comptés en jours ouvrables (voir notre guide congés payés).
• Congé maladie: absence pour raison médicale ; les justificatifs et délais relèvent du Code du travail et de la politique interne.
• Congé parental: démarche distincte du congé annuel, utilisez notre modèle de demande de congé parental pour la notification à l'employeur.
• Congé sans solde: lorsque le solde payé est épuisé ou pour une absence personnelle non rémunérée.

Le modèle Ordio fonctionne dans Excel et calcule les jours ouvrables entre la date de début et de fin. Pour centraliser demandes, validations et soldes à l'échelle de l'entreprise, Ordio Absences complète le téléchargement Excel.

Adapté à l'hôtellerie-restauration, au commerce, aux soins et aux métiers terrain, soumission par e-mail, portail ou impression. Vous pouvez exporter le classeur en PDF si votre employeur préfère une mise en page fixe.

En France, vérifiez les mentions attendues (dates, type de congé, signature) dans votre convention collective ou votre règlement intérieur. Ce contenu est informatif et ne remplace pas un conseil juridique.

Une demande de congés par e-mail doit être polie, précise et complète : objet, dates, type de congé, organisation du remplacement et demande de validation écrite. L'e-mail peut compléter le formulaire Excel signé lorsque votre politique interne l'exige.

Si votre employeur exige un document signé, joignez le classeur complété (ou une version PDF exportée) à votre message et demandez un accusé de réception.

Trois exemples d'e-mails prêts à adapter :

Objet: Demande de congés, du [date de début] au [date de fin]

Texte: Madame, Monsieur [Nom du responsable], Je souhaite solliciter un congé annuel du [date de début] au [date de fin] ([nombre] jours ouvrables). Il me reste un solde suffisant. [Nom du collègue] a accepté de prendre en charge les tâches urgentes. Je vous remercie de me confirmer les dates retenues. Cordialement [Votre nom]

Pourquoi une demande de congés correcte est-elle importante ?

Une demande de congés complète protège collaborateurs et employeurs : dates claires, type de congé et trace écrite réduisent les erreurs de paie et les tensions sur le planning.

Pour les managers, un formulaire homogène accélère le traitement et limite les oublis (solde, remplaçant, signature), surtout lorsque plusieurs demandes arrivent avant l'été ou les vacances scolaires.

• Effectifs: les responsables ajustent le planning avant le début du congé.
• Conformité: des décisions documentées facilitent le respect du Code du travail et de la convention collective.
• Équité: des traces écrites soutiennent un traitement cohérent de l'équipe.
• Paie: une demande datée et signée facilite le contrôle du solde avant clôture mensuelle.

Les équipes qui coordonnent plusieurs absences combinent souvent ce formulaire avec un planificateur de congés et un planning d'équipe partagé.

Quand soumettre

Informez en principe votre employeur de vos souhaits de dates au moins un mois à l'avance (sauf urgence). Beaucoup d'entreprises demandent aussi deux à quatre semaines de marge avant la période visée pour organiser le remplacement. En période de pointe (été, fin d'année, vacances scolaires), le règlement intérieur peut imposer un préavis plus long.

• Traitez tôt les demandes pour les vacances scolaires et les semaines de jours fériés.
• Vérifiez le remplacement avant de confirmer les dates.
• Respectez les périodes d'interdiction prévues au règlement intérieur.
• Proposez des alternatives si la première période n'est pas tenable.
• Archivez la décision (PDF ou e-mail) pour la paie et le planning.

Ordio Absences regroupe calendrier d'équipe, validation et soldes à jour.

Exemple : une demande à cheval sur deux périodes

Inès souhaite partir du 26 octobre au 6 novembre 2026. Cela représente 10 jours ouvrés, moins le 1er novembre qui tombe un dimanche et ne change donc rien : 10 jours ouvrés à décompter. Si son entreprise compte en jours ouvrables, les samedis entrent aussi dans le décompte. Vérifiez quel mode de calcul votre convention collective ou votre entreprise utilise avant d’envoyer la demande.

Délais à connaître

L’employeur ne peut pas modifier l’ordre et les dates de départ moins d’un mois avant la date prévue, sauf circonstances exceptionnelles (art. L3141-16). Déposez donc vos demandes d’été tôt : l’ordre des départs est souvent fixé au printemps.

Après un arrêt maladie

Depuis la loi du 22 avril 2024, un arrêt maladie non professionnel ouvre droit à 2 jours ouvrables de congés par mois, dans la limite de 24 jours par période de référence (art. L3141-5-1). Pensez à vérifier que votre solde en tient compte.

Si la réponse tarde

Sans réponse une semaine avant le départ, relancez par écrit et gardez la trace de l’échange. Un accord oral peut suffire en pratique, mais seule une validation écrite, par e-mail ou dans le modèle, évite les malentendus. Conservez la demande validée jusqu’à la fin de la période de prise des congés.