Modèles
Demande de congés gratuit & prêt pour vos équipes
Demande de congés et suivi de validation manager.
- 100 % gratuit
- Prêt pour vos équipes
- Excel et Google Sheets
Qu'est-ce qu'un modèle de demande de congés et quels types existent ?
Un modèle de demande de congés est un formulaire prêt à l'emploi pour solliciter auprès de votre employeur une période d'absence. Il reprend le nom, le service, les dates, le type de congé et le solde restant afin que les RH puissent valider et organiser la couverture. Les formats courants sont Excel, Word ou PDF selon la politique de l'entreprise.
Les types de congés les plus fréquents en France :
- Congés annuels : jours de repos payés prévus par la loi, la convention collective ou le contrat de travail — en général comptés en jours ouvrables.
- Congé maladie : absence pour raison médicale ; les justificatifs et délais dépendent de la législation locale et de la politique interne.
- Congé parental : démarche distincte du congé annuel — vérifiez les droits prévus par la loi du travail et votre accord d'entreprise.
- Congé sans solde : lorsque le solde payé est épuisé ou pour une absence personnelle non rémunérée.
Le modèle Ordio fonctionne dans Excel et peut calculer les jours ouvrables entre la date de début et de fin. Pour les équipes plus importantes, Ordio Absences centralise demandes, validations et mises à jour des soldes.
Adapté à l'hôtellerie-restauration, au commerce, aux soins et aux métiers terrain — soumission par e-mail, portail ou impression. Vous pouvez exporter Excel en PDF si votre employeur préfère une mise en page fixe.
En France, vérifiez les mentions obligatoires (dates, type de congé, signature) prévues par votre convention collective ou votre règlement de travail interne.
Exemple d'e-mail formel pour une demande de congés
Un e-mail formel de demande de congés doit être poli, précis et complet : objet, dates, type de congé, organisation du remplacement et demande claire d'approbation. L'e-mail peut compléter un formulaire signé lorsque votre politique interne l'exige.
Trois exemples d'e-mails :
Exemple 1 : congé annuel standard
Objet : demande de congés — du [date de début] au [date de fin]
Texte :
Madame, Monsieur [Nom du responsable],
Je souhaite solliciter un congé annuel du [date de début] au [date de fin] ([nombre] jours ouvrables).
Il me reste un solde suffisant. [Nom du collègue] a accepté de prendre en charge les tâches urgentes.
Je vous remercie de me confirmer votre accord.
Cordialement
[Votre nom]
Exemple 2 : demandez à court délai
Objet : Demandez urgente de congé — [date]
Texte :
Bonjour [Nom du responsable],
Je dois m'absenter le [date] pour [motif bref si approprié]. Il me reste des jours de congé annuel et [collègue] peut assurer mon poste.
Merci de prendre en compte cette demande à court délai.
Bien à vous
[Votre nom]
Exemple 3 : période plus longue
Objet : demande de congés — du [début] au [fin] ([nombre] jours ouvrables)
Texte :
Madame, Monsieur [Nom du responsable],
Je sollicite un congé du [date de début] au [date de fin] ([nombre] jours ouvrables au total).
La passation est organisée avec [collègue]. Je consulterai mes e-mails si nécessaire.
Pourriez-vous me confirmer votre accord ?
Cordialement
[Votre nom]
Conservez une confirmation écrite de l'approbation. Joignez le formulaire Ordio complété si les RH ont besoin d'une copie fichier. Avec Ordio Absences, les collaborateurs soumettent dans l'application et reçoivent les mises à jour de statut automatiquement.
Adaptez le votre à votre culture d'entreprise (« Madame, Monsieur » ou « Bonjour ») mais incluez toujours les dates, le nombre de jours, le solde si pertinent et le remplacement.
Pourquoi une demande de congés correcte est-elle importante ?
Une demande de congés complète protège collaborateurs et employeurs : dates claires, type de congé et trace d'approbation réduisent les erreurs de paie et les conflits de planning.
Pour les collaborateurs :
- Preuve : une demande approuvée soutient la rémunération et le retour au travail.
- Planification : une soumission anticipée améliore les chances d'obtenir les semaines demandées.
- Clarté du solde : indiquer les congés payés restants évite de dépasser le droit acquis.
Pour les employeurs :
- Effectifs : les responsables peuvent ajuster les plannings avant le début du congé.
- Conformité : des décisions documentées facilitent le respect du Code du travail et de la convention collective.
- Équité : des traces écrites soutiennent un traitement cohérent de l'équipe.
Remplir correctement votre demande de congés : étape par étape
Comment compléter correctement votre demande de congés :
- Coordonnées personnelles : nom complet, service, fonction et matricule si votre entreprise en utilisez un.
- Dates : saisissez les dates de début et de fin. Le modèle peut compter les jours ouvrables — confirmez si les week-ends et jours fériés sont exclus selon votre contrat ou convention collective en France.
- Type de congé : sélectionnez congé annuel, maladie, sans solde ou autre catégorie reconnue par votre employeur.
- Solde : notez les jours restants d'après votre dernière fiche de paie ou votre système RH avant de demander.
- Remplacement : indiquez qui prend en charge les tâches ou les clients pendant votre absence.
- Signature et date : ajoutez une signature (manuscrite ou électronique si acceptée) et la date de soumission.
- Soumettre tôt : respectez le préavis du règlement de travail (souvent deux semaines ou plus pour les périodes chargées).
Erreurs fréquentes : signature manquante, mauvais format de date, absence de nom de remplaçant, ou confusion entre jours calendaires et jours ouvrables. Le modèle Ordio limite ces erreurs grâce à des champs étiquetés et des formules. Ordio Absences préremplit les soldes lorsque c'est configuré.
Conseils pour soumettre et approuver une demande de congés
La soumission et l'approbation fonctionnent mieux avec un délai suffisant, des informations complètes et un remplacement réaliste.
Quand soumettre
Soumettez au moins deux à quatre semaines à l'avance pour un congé annuel standard, sauf politique contraire. Les périodes de pointe (été, fin d'année, vacances scolaires) peuvent exiger un préavis de deux à trois mois dans le règlement de travail. En cas de maladie urgente, informez dès que possible selon la procédure interne.
Après la soumission
Les responsables doivent répondre par écrit (e-mail ou notification système). Un « d'accord » verbal seul est risqué pour la paie. En cas de refus, demandez des dates alternatives — l'employeur peut fixer des règles de planification dans le respect du droit aux congés annuels.
Les motifs de refus ou de report peuvent inclure :
- Trop de collègues déjà absents — utilisez un modèle de planificateur de congés pour repérer les chevauchements tôt
- Projet critique ou période commerciale chargée
- Solde insuffisant ou remplacement manquant — alignez-vous avec la planification d'équipe avant d'approuver
Conseils pour l'approbation
- Soumettez tôt pour les vacances scolaires et les semaines de jours fériés.
- Convenez du remplacement avant d'envoyer le formulaire.
- Évitez les périodes d'interdiction indiquées dans le règlement de travail.
- Proposez des semaines alternatives si le premier choix est complet.
Ordio Absences affiche les calendriers d'équipe, accélère l'approbation et met à jour les soldes automatiquement.
Soumettre une demande de congés correctement : formulaire, délais et bases légales
| Type de congé | Préavis typique | Remarques |
|---|---|---|
| Congé en période de pointe | 1 à 3 mois | Règlement de travail ou planning annuel |
| Congé annuel standard | 2 à 4 semaines | Permet d'organiser le remplacement |
| Court délai | Dès que possible | À discuter avec le responsable |
| Congé parental | Selon la loi et l'accord d'entreprise | Procédure distincte du congé annuel |
France
Les collaborateurs ont droit à des congés annuels (minimum légal, souvent vingt jours pour un régime de cinq jours par semaine — vérifiez votre secteur). L'employeur peut fixer des règles de planification dans le respect de la loi et de la convention collective. Comptez en jours ouvrables lorsque le contrat le prévoit.
Le Code du travail prévoit un minimum de congés annuels (vingt-six jours ouvrables pour un temps plein, sous réserve des règles applicables). L'employeur peut imposer des modalités de demande et de report dans le cadre légal et contractuel.
Le modèle de demande de congés Ordio prend en charge les champs et calculs de jours pour la France. Pour les équipes multi-sites, le flux numérique conserve une piste d'audit unique. Planifiez vos absences de façon responsable avec votre responsable et les RH.
Digitalisez les demandes de congé avec Ordio
Validations, soldes et planning alignés en un seul outil
Demandes en ligne
Vos collaborateurs soumettent les congés dans l'application
Soldes à jour
Suivi des droits et jours restants sans tableurs parallèles
Planning aligné
Les absences approuvées se reflètent dans le planning
Validation mobile
Les managers approuvent en déplacement
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Questions fréquentes sur Demande de congés
Comment rédiger une demande de congé ?
Vous remplissez un modèle de demande de congés : indiquez votre nom, votre service, la période de congés (dates de début et de fin), le type de congés et le nombre de jours de congés restants. Le modèle calcule automatiquement le nombre de jours de congé. Il ne vous reste plus qu’à signer la demande et à la remettre à votre employeur – de préférence 4 à 6 semaines avant la date de début des congés souhaitée. Le modèle Ordio vous guide pas à pas à travers tous les champs à remplir.
Comment rédiger un modèle de demande de congés ?
Un modèle de demande de congé contient toutes les informations obligatoires prévues par la réglementation des congés en France : nom, service, fonction, période de congé, type de congé (congé de repos, congé spécial), nombre de jours de congé et solde de jours de congé. Vous pouvez utiliser un modèle comme celui proposé par Ordio : il est conforme à la réglementation des congés (France) et intègre des calculs automatiques. Remplissez tous les champs, signez le formulaire et déposez votre demande en temps utile.
Dans quel délai une demande de congé doit-elle être approuvée ?
L'employeur dispose d'un délai pouvant aller jusqu'à 3 mois pour se prononcer sur l'acceptation ou le refus de la demande. Dans la pratique, la réponse est généralement donnée en quelques jours ou semaines. Important : sans confirmation écrite, le congé n'est pas considéré comme accordé. Si vous n'avez pas de réponse au bout de 2 à 3 semaines, vous devriez vous renseigner. En cas de refus, l'employeur doit en indiquer les motifs.
Comment remplir une demande de congé ?
Saisissez vos données personnelles (nom, service, poste), définissez la période de congé (dates de début et de fin), sélectionnez le type de congé (congé annuel, congé spécial), vérifiez le solde de vos jours de congé, précisez qui vous remplacera, puis ajoutez la date et votre signature. Le modèle Ordio calcule automatiquement les jours de congé et vous indique le nombre de jours restants. Déposez votre demande en temps utile, idéalement 4 à 6 semaines à l'avance.
Comment rédiger un modèle d'e-mail pour une demande de congés ?
Un e-mail formel de demande de congés doit comporter un objet (par exemple « Demande de congés du [date] au [date] »), une formule de politesse, la période de congés, le nombre de jours de congés, le solde de jours de congés, le nom du remplaçant et une demande d'autorisation. Soyez concis et courtois : 5 à 7 phrases suffisent. Important : même pour les demandes par e-mail, vous devez recevoir une confirmation écrite. Le modèle Ordio contient des exemples d’e-mails formels.
Combien de temps l'employeur a-t-il pour répondre à une demande de congé ?
En pratique, la réponse arrive souvent sous quelques jours ou semaines. Sans confirmation écrite, le congé n'est pas considéré comme accordé : relancez poliment après 2 à 3 semaines. En cas de refus, l'employeur doit motiver sa décision ; vous pouvez proposer d'autres dates.
Comment rédiger correctement une demande de congé ?
Une demande de congé correcte doit contenir toutes les informations obligatoires : nom, service, période de congé (dates de début et de fin), type de congé, nombre de jours de congé et solde de congés restant. Important : n'oubliez pas de signer – sans signature, la demande n’est pas valable. Soumettez votre demande suffisamment à l’avance (4 à 6 semaines avant) et organisez votre remplacement au préalable. Le modèle Ordio vous aide à remplir correctement toutes les informations.
Comment remplir un modèle de demande de congés ?
Téléchargez le modèle (Word, PDF ou Excel), ouvrez-le et remplissez tous les champs : nom, service, période de congé, type de congé. Le modèle Excel d'Ordio calcule automatiquement le nombre de jours de congé entre la date de début et la date de fin. Vérifiez le solde de vos jours de congé, indiquez la date et apposez votre signature. Soumettez votre demande à votre employeur en temps utile, idéalement 4 à 6 semaines avant la date de début souhaitée de vos congés.
Comment rédiger une lettre de demande de congés ?
Une lettre de demande de congés doit être formelle, clairement structurée et contenir toutes les informations pertinentes. Utilisez un modèle comprenant tous les champs obligatoires : nom, service, période de congés, type de congés, nombre de jours de congés. La formule d'appel doit être professionnelle (Cher/Chère [supérieur(e)] ou Bonjour [nom], selon la culture d'entreprise). Demandez l'autorisation et ajoutez la date ainsi que votre signature. Le modèle Ordio contient tous les champs nécessaires.
Dans quels cas l'employeur peut-il refuser une demande de congé ?
L'employeur peut refuser le congé si des impératifs opérationnels urgents s'y opposent (par exemple, un manque de personnel pendant la haute saison), si d'autres salariés sont déjà en congé et qu'il n'est pas possible de les remplacer, ou si la demande est introduite trop tardivement et que la planification ne peut plus être modifiée. En cas de refus, l'employeur doit en indiquer les motifs. Vous avez le droit de prendre vos congés à une autre période.
À combien de jours de congés ai-je droit ?
Conformément à la réglementation des congés en France, vous bénéficiez en principe d'au moins 20 jours ouvrés de congés par an pour une semaine de 5 jours (24 jours pour une semaine de 6 jours). Les conventions collectives et les contrats peuvent prévoir davantage de jours (par exemple 28 à 30 jours). Le nombre exact dépend de votre contrat de travail, de la convention collective ou de l'accord d'entreprise. Le modèle Ordio vous aide à suivre vos jours de congés restants.
Dois-je déposer ma demande de congés par écrit ?
Oui — en France, une demande de congé doit en principe être formulée par écrit pour éviter les malentendus ; les accords verbaux seuls ne suffisent pas. La demande peut être soumise sous forme de formulaire rempli (Word, PDF, Excel), d’e-mail contenant toutes les informations requises ou de demande numérique via un logiciel. Important : la demande doit être signée. Pour les demandes numériques, une signature électronique ou une confirmation suffit. Le modèle Ordio répond à toutes les exigences légales.