Demandes en ligne
Vos collaborateurs soumettent les congés dans l'application
Demande de congés et suivi de validation manager.
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Champ | Valeur |
| 2 | Nom | Müller |
| 3 | Prénom | Max |
| 4 | Service | Service |
| 5 | Du (date) | 01.07.2026 |
| 6 | Au (date) | 15.07.2026 |
| 7 | Jours de congé | 11 |
| 8 | Urlaubsart | Erholungsurlaub |
| 9 | Gesamtanspruch (Tage) | 30 |
Un modèle de demande de congés est un formulaire prêt à l'emploi pour solliciter auprès de votre employeur une période d'absence. Il reprend le nom, le service, les dates, le type de congé et le solde restant afin que les RH puissent valider et organiser la couverture. Les formats courants sont Excel, Word ou PDF selon la politique de l'entreprise.
Les types de congés les plus fréquents en Belgique et au Luxembourg :
Le modèle Ordio fonctionne dans Excel et peut calculer les jours ouvrables entre la date de début et de fin. Pour les équipes plus importantes, Ordio Absences centralise demandes, validations et mises à jour des soldes.
Adapté à l'hôtellerie-restauration, au commerce, aux soins et aux métiers terrain — soumission par e-mail, portail ou impression. Vous pouvez exporter Excel en PDF si votre employeur préfère une mise en page fixe.
En Belgique ou au Luxembourg, vérifiez les mentions obligatoires (dates, type de congé, signature) prévues par votre convention collective ou votre règlement de travail interne.
Un e-mail formel de demande de congés doit être poli, précis et complet : objet, dates, type de congé, organisation du remplacement et demande claire d'approbation. L'e-mail peut compléter un formulaire signé lorsque votre politique interne l'exige.
Trois exemples d'e-mails :
Objet : demande de congés — du [date de début] au [date de fin]
Texte :
Madame, Monsieur [Nom du responsable],
Je souhaite solliciter un congé annuel du [date de début] au [date de fin] ([nombre] jours ouvrables).
Il me reste un solde suffisant. [Nom du collègue] a accepté de prendre en charge les tâches urgentes.
Je vous remercie de me confirmer votre accord.
Cordialement
[Votre nom]
Objet : Demandez urgente de congé — [date]
Texte :
Bonjour [Nom du responsable],
Je dois m'absenter le [date] pour [motif bref si approprié]. Il me reste des jours de congé annuel et [collègue] peut assurer mon poste.
Merci de prendre en compte cette demande à court délai.
Bien à vous
[Votre nom]
Objet : demande de congés — du [début] au [fin] ([nombre] jours ouvrables)
Texte :
Madame, Monsieur [Nom du responsable],
Je sollicite un congé du [date de début] au [date de fin] ([nombre] jours ouvrables au total).
La passation est organisée avec [collègue]. Je consulterai mes e-mails si nécessaire.
Pourriez-vous me confirmer votre accord ?
Cordialement
[Votre nom]
Conservez une confirmation écrite de l'approbation. Joignez le formulaire Ordio complété si les RH ont besoin d'une copie fichier. Avec Ordio Absences, les collaborateurs soumettent dans l'application et reçoivent les mises à jour de statut automatiquement.
Adaptez le votre à votre culture d'entreprise (« Madame, Monsieur » ou « Bonjour ») mais incluez toujours les dates, le nombre de jours, le solde si pertinent et le remplacement.
Une demande de congés complète protège collaborateurs et employeurs : dates claires, type de congé et trace d'approbation réduisent les erreurs de paie et les conflits de planning.
Pour les collaborateurs :
Pour les employeurs :
Le modèle Ordio guide les champs obligatoires et le décompte des jours. Ordio Absences stocke demandes, validations et soldes de façon numérique.
Belgique et Luxembourg : comptez en jours ouvrables lorsque votre contrat ou votre convention collective le prévoit, et respectez les délais de préavis indiqués dans votre règlement de travail ou votre accord d'entreprise.
Comment compléter correctement votre demande de congés :
Erreurs fréquentes : signature manquante, mauvais format de date, absence de nom de remplaçant, ou confusion entre jours calendaires et jours ouvrables. Le modèle Ordio limite ces erreurs grâce à des champs étiquetés et des formules. Ordio Absences préremplit les soldes lorsque c'est configuré.
La soumission et l'approbation fonctionnent mieux avec un délai suffisant, des informations complètes et un remplacement réaliste.
Soumettez au moins deux à quatre semaines à l'avance pour un congé annuel standard, sauf politique contraire. Les périodes de pointe (été, fin d'année, vacances scolaires) peuvent exiger un préavis de deux à trois mois dans le règlement de travail. En cas de maladie urgente, informez dès que possible selon la procédure interne.
Les responsables doivent répondre par écrit (e-mail ou notification système). Un « d'accord » verbal seul est risqué pour la paie. En cas de refus, demandez des dates alternatives — l'employeur peut fixer des règles de planification dans le respect du droit aux congés annuels.
Les motifs de refus ou de report peuvent inclure :
Ordio Absences affiche les calendriers d'équipe, accélère l'approbation et met à jour les soldes automatiquement.
Pour soumettre un congé correctement, suivez la procédure de votre employeur et la législation applicable en Belgique ou au Luxembourg.
La demande peut être :
Confirmez si une signature est obligatoire et si l'e-mail seul vaut notification écrite.
| Type de congé | Préavis typique | Remarques |
|---|---|---|
| Congé en période de pointe | 1 à 3 mois | Règlement de travail ou planning annuel |
| Congé annuel standard | 2 à 4 semaines | Permet d'organiser le remplacement |
| Court délai | Dès que possible | À discuter avec le responsable |
| Congé parental | Selon la loi et l'accord d'entreprise | Procédure distincte du congé annuel |
Les collaborateurs ont droit à des congés annuels (minimum légal, souvent vingt jours pour un régime de cinq jours par semaine — vérifiez votre secteur). L'employeur peut fixer des règles de planification dans le respect de la loi et de la convention collective. Comptez en jours ouvrables lorsque le contrat le prévoit.
Le Code du travail prévoit un minimum de congés annuels (vingt-six jours ouvrables pour un temps plein, sous réserve des règles applicables). L'employeur peut imposer des modalités de demande et de report dans le cadre légal et contractuel.
Le modèle de demande de congés Ordio prend en charge les champs et calculs de jours pour la Belgique et le Luxembourg. Pour les équipes multi-sites, le flux numérique conserve une piste d'audit unique. Planifiez vos absences de façon responsable avec votre responsable et les RH.
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Suivi des droits et jours restants sans tableurs parallèles
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Vous remplissez un modèle de demande de congés : indiquez votre nom, votre service, la période de congés (dates de début et de fin), le type de congés et le nombre de jours de congés restants. Le modèle calcule automatiquement le nombre de jours de congé. Il ne vous reste plus qu’à signer la demande et à la remettre à votre employeur – de préférence 4 à 6 semaines avant la date de début des congés souhaitée. Le modèle Ordio vous guide pas à pas à travers tous les champs à remplir.
Un modèle de demande de congé contient toutes les informations obligatoires prévues par la réglementation des congés en Belgique et au Luxembourg : nom, service, fonction, période de congé, type de congé (congé de repos, congé spécial), nombre de jours de congé et solde de jours de congé. Vous pouvez utiliser un modèle comme celui proposé par Ordio : il est conforme à la réglementation des congés (BE/LU) et intègre des calculs automatiques. Remplissez tous les champs, signez le formulaire et déposez votre demande en temps utile.
L'employeur dispose d'un délai pouvant aller jusqu'à 3 mois pour se prononcer sur l'acceptation ou le refus de la demande. Dans la pratique, la réponse est généralement donnée en quelques jours ou semaines. Important : sans confirmation écrite, le congé n'est pas considéré comme accordé. Si vous n'avez pas de réponse au bout de 2 à 3 semaines, vous devriez vous renseigner. En cas de refus, l'employeur doit en indiquer les motifs.
Saisissez vos données personnelles (nom, service, poste), définissez la période de congé (dates de début et de fin), sélectionnez le type de congé (congé annuel, congé spécial), vérifiez le solde de vos jours de congé, précisez qui vous remplacera, puis ajoutez la date et votre signature. Le modèle Ordio calcule automatiquement les jours de congé et vous indique le nombre de jours restants. Déposez votre demande en temps utile, idéalement 4 à 6 semaines à l'avance.
Un e-mail formel de demande de congés doit comporter un objet (par exemple « Demande de congés du [date] au [date] »), une formule de politesse, la période de congés, le nombre de jours de congés, le solde de jours de congés, le nom du remplaçant et une demande d'autorisation. Soyez concis et courtois : 5 à 7 phrases suffisent. Important : même pour les demandes par e-mail, vous devez recevoir une confirmation écrite. Le modèle Ordio contient des exemples d’e-mails formels.
En pratique, la réponse arrive souvent sous quelques jours ou semaines. Sans confirmation écrite, le congé n'est pas considéré comme accordé : relancez poliment après 2 à 3 semaines. En cas de refus, l'employeur doit motiver sa décision ; vous pouvez proposer d'autres dates.
Une demande de congé correcte doit contenir toutes les informations obligatoires : nom, service, période de congé (dates de début et de fin), type de congé, nombre de jours de congé et solde de congés restant. Important : n'oubliez pas de signer – sans signature, la demande n’est pas valable. Soumettez votre demande suffisamment à l’avance (4 à 6 semaines avant) et organisez votre remplacement au préalable. Le modèle Ordio vous aide à remplir correctement toutes les informations.
Téléchargez le modèle (Word, PDF ou Excel), ouvrez-le et remplissez tous les champs : nom, service, période de congé, type de congé. Le modèle Excel d'Ordio calcule automatiquement le nombre de jours de congé entre la date de début et la date de fin. Vérifiez le solde de vos jours de congé, indiquez la date et apposez votre signature. Soumettez votre demande à votre employeur en temps utile, idéalement 4 à 6 semaines avant la date de début souhaitée de vos congés.
Une lettre de demande de congés doit être formelle, clairement structurée et contenir toutes les informations pertinentes. Utilisez un modèle comprenant tous les champs obligatoires : nom, service, période de congés, type de congés, nombre de jours de congés. La formule d'appel doit être professionnelle (Cher/Chère [supérieur(e)] ou Bonjour [nom], selon la culture d'entreprise). Demandez l'autorisation et ajoutez la date ainsi que votre signature. Le modèle Ordio contient tous les champs nécessaires.
L'employeur peut refuser le congé si des impératifs opérationnels urgents s'y opposent (par exemple, un manque de personnel pendant la haute saison), si d'autres salariés sont déjà en congé et qu'il n'est pas possible de les remplacer, ou si la demande est introduite trop tardivement et que la planification ne peut plus être modifiée. En cas de refus, l'employeur doit en indiquer les motifs. Vous avez le droit de prendre vos congés à une autre période.
Conformément à la réglementation des congés en Belgique et au Luxembourg, vous bénéficiez en principe d'au moins 20 jours ouvrés de congés par an pour une semaine de 5 jours (24 jours pour une semaine de 6 jours). Les conventions collectives et les contrats peuvent prévoir davantage de jours (par exemple 28 à 30 jours). Le nombre exact dépend de votre contrat de travail, de la convention collective ou de l'accord d'entreprise. Le modèle Ordio vous aide à suivre vos jours de congés restants.
Oui — en Belgique et au Luxembourg, une demande de congé doit en principe être formulée par écrit pour éviter les malentendus ; les accords verbaux seuls ne suffisent pas. La demande peut être soumise sous forme de formulaire rempli (Word, PDF, Excel), d’e-mail contenant toutes les informations requises ou de demande numérique via un logiciel. Important : la demande doit être signée. Pour les demandes numériques, une signature électronique ou une confirmation suffit. Le modèle Ordio répond à toutes les exigences légales.
Indiquez vos coordonnées pour un accès immédiat au modèle Excel ou Google Sheets en français (Belgique / Luxembourg).
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