Neue Filiale eröffnen: So planst du dein Personal für die ersten 90 Tage

Kurzantwort: Wenn du eine zweite Filiale eröffnest oder einen weiteren Standort anbindest, planst du Personal in drei Blöcken: ab etwa 12 Wochen vorher Bedarf und Verträge, in der Eröffnungswoche bewusst mit Puffer besetzen, in den ersten 90 Tagen Plan- und Ist-Stunden vergleichen und nachsteuern.

Hinweis: Keine Rechtsberatung. Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und Branchenregeln können abweichen. Stand November 2026. Rechtliche Angaben in der Veröffentlichungswoche erneut prüfen.

Du eröffnest eine weitere Filiale oder ein zweites Restaurant in einem bestehenden Netzwerk. Dieser Ratgeber (Kollaboration Ordio × Lumiform) zeigt dir einen Zeitplan für Personalplanung von etwa zwölf Wochen vorher bis Tag 90 nach der Eröffnung: Phasen, Checklisten, Rechtliches und Stellen, an denen Plan und Realität zusammenlaufen.

Hinweis zur Kollaboration: Der Abschnitt zu Filial-Audits verweist auf unseren Partner Lumiform. Ordio-Checklisten in diesem Text gelten nur für Schichtübergabe und Onboarding, nicht für Audit-Workflows.

Die 90 Tage beginnen am Eröffnungstag und laufen bis Tag 90. Die Wochen davor zählen zum gleichen Zeitplan. Anders als bei „Laden eröffnen“-Ratgebern für Erstgründungen geht es hier um Personal in einem laufenden Betrieb: Kernteam, Springer, Einarbeitung und Schichtplan über Standorte hinweg.

Wer schon ein Schichtplan-System an Standort eins nutzt, erweitert es für Standort zwei. Wer noch mit Excel plant, sollte spätestens in Phase drei auf ein gemeinsames Tool wechseln, sonst verlierst du in Woche eins den Überblick über Verfügbarkeiten und Mehrarbeit.

Suchanfragen wie „restaurant eröffnen“ oder „laden eröffnen“ meinen oft den ersten Betrieb mit Businessplan und Finanzierung. Dieser Text setzt voraus, dass du bereits Personal führst und nur die neue Location sauber anbindest.

Du kannst die Phasen auch auf ein neues Lager mit Schichtbetrieb oder eine zusätzliche Gastro-Filiale ohne neues Konzept anwenden. Entscheidend ist, dass du aus einem laufenden Team heraus planst und nicht bei null anfängst.

Personalplanung für eine neue Filiale: die Phasen im Überblick

Du planst Personal für eine neue Filiale in sieben Meilensteinen: von zwölf Wochen vorher bis Tag 90 nach der Eröffnung. Jeder Schritt hat ein klares Ziel, damit Recruiting, Einarbeitung und Schichtplan nicht erst in der Eröffnungswoche zusammenfallen.

Wer den Plan intern teilt, sollte die Tabelle in Confluence oder eurem Projekttool spiegeln und Verantwortliche pro Zeile benennen.

Die Tabelle ist dein gemeinsamer Zeitplan für HR, Filialleitung und Operations. Teile sie im Projekttool und halte Verantwortliche pro Zeile fest. So bleibt Personalplanung sichtbar neben Bau, IT und Marketing, statt als Nachtrag zu gelten.

12 bis 8 Wochen vorher: Personalbedarf und Rollen festlegen

In dieser Phase legst du fest, wie viele Köpfe du brauchst und welche Rollen die Filiale ab Tag 1 abdecken. Ohne Stellenplan und Filialleitung wird jede spätere Schichtplanung zum Feuerlöschen.

Formel: Wochenstunden = Summe (Stunden je Zeitfenster × geplante Besetzung) + Vor- und Nachbereitung + Puffer. Köpfe = Wochenstunden ÷ durchschnittliche Vertragsstunden. Vertiefung: Personalbedarfsplanung.

Beispiel (Illustration, kein Branchenbenchmark): Café, 6 Tage, 12 Stunden geöffnet, im Schnitt 2,5 Personen parallel ≈ 180 Stunden. Plus 1 Stunde Öffnen/Schließen mit 2 Personen täglich ≈ 12 Stunden. Plus 15 % Puffer für Urlaub und Krankheit ≈ 221 Stunden. Bei 30 Vertragsstunden im Schnitt sind das etwa 7 bis 8 Köpfe.

Zweites Beispiel Einzelhandel: Modefiliale, 6 Tage, 10 bis 20 Uhr, tagsüber 2 Verkauf plus 1 Kasse in Stoßzeiten, samstags 3 plus 1 Kasse ≈ 190 Stunden Fläche. Dazu Lager und Wareneingang am Morgen ≈ 24 Stunden. Mit 15 % Puffer landest du bei etwa 246 Stunden, also 8 bis 9 Köpfe bei 30 Stunden Schnitt. Die Formel ist gleich, nur die Zeitfenster sind andere.

Benenne ein Kernteam aus bestehenden Standorten (mit Rückkehrdatum) und besetze Filialleitung plus Stellvertretung. Für Minijobs: Minijob-Rechner. Bei Engpässen: Personalmangel im Einzelhandel. Stellenprofile: Stellenbeschreibung-Vorlage.

Die Zweigstelle beim Gewerbeamt anzeigen gehört in dieselbe Phase (§14 GewO). Mit Betriebsrat: frühzeitig einbinden (§87 BetrVG).

Im Einzelhandel zählt neben Verkaufsfläche oft Lager und Kasse getrennt. Plane Schichten für Wareneingang, Regalpflege und Kundenservice extra, nicht nur „Shop offen“. Bei Gastronomie: Küche, Service und Spüle getrennt modellieren, sonst unterschätzt du Spitzen am Wochenende.

Filialleitung und Stellvertretung koordinieren Recruiting, Einarbeitung und später Audits mit dem Zentralteam. Stellenanzeigen großer Ketten zu „Filialleiter Aufgaben“ zielen oft auf Dauerjobs, nicht auf dein Eröffnungsprojekt.

Wenn du Personal aus anderen Standorten entlehnst, dokumentiere schriftlich Rückkehrdatum und Erstattung von Fahrtkosten. Ohne Klarheit verlierst du erfahrene Kräfte dauerhaft an die neue Filiale.

Plane in dieser Phase auch Kommunikation an das bestehende Team: Wer geht wie lange zur neuen Filiale, wer springt ein, welche Mehrarbeit ist abgegolten? Transparenz verhindert Neid und ungeplante Kündigungen kurz vor dem Launch.

Für die Headcount-Frage in FAQs gilt: zähle Rollen, nicht nur Vollzeitäquivalente. Ein Mix aus Teilzeit, Minijob und Springer braucht mehr Köpfe als eine reine Vollzeitbesetzung bei gleichen Öffnungszeiten.

8 bis 4 Wochen vorher: Recruiting, Verträge und Pflichtunterlagen

In den vier Wochen vor Eröffnung brauchst du unterschriebene Verträge und vollständige Pflichtakten. Ohne diese Basis starten Einarbeitung und Probelauf nicht. Gastro und Einzelhandel unterscheiden sich vor allem bei Sofortmeldung und Gesundheitszeugnis, nicht beim Nachweis der Arbeitsbedingungen.

Recruiting in Gastro: neue Mitarbeiter gewinnen. Pflichtdokumente strukturiert ablegen: digitale Personalakte (Ordio-Checklisten hier nur für Onboarding-Unterlagen, nicht für Filial-Audits).

Starte Stellenanzeigen, sobald Rollen und Entgeltrahmen stehen. Vier Wochen Vorlauf reichen nur, wenn du schon Kandidaten in der Pipeline hast. Für ungelernte Rollen lohnt sich ein Probearbeitstag in der bestehenden Filiale, bevor der Vertrag unterschrieben wird. Formalitäten zur Neueinstellung solltest du parallel vorbereiten.

Sammle Unterlagen zentral: Personalausweis-Kopie, Steuer-ID, Sozialversicherungsnachweis, ggf. Aufenthaltstitel, Gesundheitszeugnis, Belehrung. Fehlende Dokumente blockieren den ersten Einsatz genauso wie fehlende Schulung.

Bei Personaleinsatzplanung Einzelhandel und wechselnden Öffnungszeiten zum Launch: Verträge mit flexiblen Kernzeiten vereinbaren, aber Schriftform für Mehrarbeit und Zuschläge nicht vergessen. Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung prüfen lassen.

Für Gastro plane die Sofortmeldung in den Onboarding-Workflow ein, bevor jemand an der Theke steht. Im Einzelhandel gelten andere Meldewege, trotzdem sollte HR wissen, welcher Standort welche Filiale anstellt, damit Lohn und Dienstplan zusammenpassen.

4 Wochen bis Eröffnung: Einarbeitung und Probelauf

Vier Wochen vor Eröffnung trainierst du das Team in einer bestehenden Filiale, damit Fehler nicht beim ersten echten Kunden passieren. Du dokumentierst Fortschritt je Rolle, planst Begleit-Schichten und hältst mindestens einen Probelauf mit voller Soll-Besetzung.

Lege je Rolle einen Einarbeitungsplan fest. Vorlagen: Onboarding-Checkliste, Onboarding Gastronomie. Unter 18 Jahren: Jugendarbeitsschutz.

Was ist ein Soft Opening?

Ein Soft Opening ist ein Probebetrieb mit eingeschränktem Publikum oder verkürzten Zeiten vor der offiziellen Eröffnung. Für die Personalplanung heißt das: Schichten testen, Puffer beobachten und Übergaben schärfen, bevor der volle Andrang kommt.

Plan beim Soft Opening dieselbe Rollenstruktur wie am Eröffnungstag, nur mit weniger Gästen oder kürzeren Zeiten. So siehst du, ob deine Bedarfsrechnung aus Phase eins trägt, ohne das Team zu überfordern.

Rotiere erfahrene Teamleiter durch jede Schicht des Probelaufs. Neue Mitarbeitende sollen Fehler machen dürfen, ohne dass der Betrieb stillsteht. Notiere Abweichungen (zu wenig Service, zu lange Wartezeit, fehlende Ware) direkt im Einarbeitungsplan.

Richte Zugänge zur Schichtplan-App ein, bevor jemand allein arbeitet. Verfügbarkeiten und Abwesenheiten müssen im System sichtbar sein, sonst planst du am Eröffnungstag noch per WhatsApp.

Vertiefung zur Einarbeitung im Lexikon. In der Gastronomie braucht die Küche oft längere Begleitung als Service oder Theke.

Eröffnungswoche: bewusst mit Puffer besetzen

In der Eröffnungswoche planst du über dem Zielwert, besonders in Spitzenzeiten. Mindestens eine erfahrene Kraft pro Schicht und Springer auf Abruf verhindern, dass neue Teams allein auf der Fläche stehen.

Schichtplan für mehrere Standorte: Schichtplan. Regeln: Dienstplan und Gesetz, Ruhezeiten, Zeiterfassung Gastronomie.

Ein Dienstplan Einzelhandel zum Launch enthält oft verlängerte Öffnungszeiten und zusätzliche Reinigungsschichten. Plane diese explizit, nicht als „Rest“ am Tagesende.

Kommuniziere Puffer offen im Team: Überbesetzung ist temporär, kein Dauerzustand. Nach der Woche reduzierst du schrittweise, sobald Plan und Ist zusammenpassen.

Führe kurze Debriefings nach jeder Spitzen-Schicht: Was fehlte, welche Rolle war unterbesetzt, welche Übergabe brach? Notizen fließen in Woche zwei bis vier des Dienstplans.

Puffer schrittweise abbauen (qualitativ, kein Branchenbenchmark):

Die Tabelle ersetzt keine Kostenrechnung. Sie hilft Area Managern, Erwartungen im Team zu setzen und Überstunden früh zu sehen.

Tag 1 bis 30: stabilisieren und nachsteuern

Vergleiche wöchentlich Plan und Ist-Stunden, baue den Eröffnungspuffer schrittweise ab und leite Audit-Erkenntnisse in konkrete Schichten oder Schulungen um.

Lege fest, wer jeden Montag Plan und Ist vergleicht (Filialleitung plus HR oder Area Manager). Ein einfaches Sheet reicht: Soll-Stunden je Rolle, Ist aus der Zeiterfassung, Abweichung in Prozent, Maßnahme bis Freitag. So bleibt Nachsteuerung sichtbar, statt nur im Schichtplan-Excel zu verschwinden. Abweichungen über zehn Prozent deuten auf falsche Besetzungsannahmen oder schwache Einarbeitung hin, nicht nur auf hohes Kundenaufkommen. Die Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz dokumentierst du fortlaufend (§43 Abs. 4 IfSG).

Audits zeigen, wo die neue Filiale vom Standard abweicht. Viele Befunde hängen mit Besetzung oder Einarbeitung zusammen. Im Partnerartikel von Lumiform geht es darum, wie Manager neue Filialen mit Audits begleiten (URL zum Detailartikel folgt nach Veröffentlichung durch Lumiform).

Platzhalter: Zitat Lumiform (Name, Rolle) folgt nach Freigabe durch Tiffany Chen.

Beispiel für die Zusammenarbeit: Ein Audit findet unvollständige Schließ-Checklisten in Spätschichten. Die Korrekturmaßnahme in Lumiform wird im Dienstplan sichtbar: zusätzliche Übergabe-Minuten oder eine kurze Einweisungsschicht. Ordio-Checklisten nutzt du für Schichtübergabe und Onboarding, nicht für Audit-Workflows.

Wenn du mehrere Standorte hast, achte auf Schichttausch zwischen Filialen nur mit klarer Freigabe. Sonst fehlen erfahrene Kräfte am Ursprungsstandort genau dann, wenn die neue Filiale noch unsicher läuft. Dokumentiere Freigaben schriftlich, damit der Stammstandort nicht unbemerkt unterbesetzt wird.

Tag 31 bis 60: Schichtleitungen übernehmen

Ab Woche fünf soll die Filiale ohne Dauer-Eingriff aus der Zentrale laufen. Du übergibst Schichtleitungen Verantwortung, holst das Kernteam zurück und nutzt feste Schichtübergaben, damit Wissen auf der Fläche bleibt. Probezeitenden hältst du im Blick (Probezeit, max. 6 Monate, 2 Wochen Kündigungsfrist, §622 BGB).

Der Alltag soll ohne ständigen Eingriff aus der Zentrale laufen. Kurze Rückfragen ja, dauerhafte Springer aus dem Stammhaus nein.

Schichtübergaben strukturierst du mit einer festen Checkliste, die jede Schicht gleich nutzt. Ordio-Checklisten eignen sich dafür, nicht für externe Audit-Pflichten.

In der Übergabe gehören mindestens: Kassenstand oder Tagesumsatz-Kurzinfo, offene Aufgaben, Mängel an Ware oder Geräten, Personalengpässe der nächsten Schicht. Vier bis sechs Punkte reichen, wenn jede Schicht dieselbe Liste nutzt.

Benenne Schichtleitungen schriftlich (Öffnen, Schließen, Eskalation bei Krankheit) und halte die Namen im Standort sichtbar. Filialleitung bleibt verantwortlich; neue Kräfte wissen sofort, an wen sie sich wenden, ohne die Zentrale anzurufen.

Kernteam-Mitarbeitende, die du entliehen hast, kehrst du planmäßig zurück. Ersetze sie durch fest eingearbeitete Kräfte vor Ort, damit Wissen in der Filiale bleibt.

Erste Feedbackgespräche nach sechs Wochen: passt Rolle, Arbeitszeit, Einarbeitung? Notiere anstehende Probezeitenden und halte Kündigungsfristen im Blick.

Tag 61 bis 90: in den Regelbetrieb überführen

In den letzten 30 Tagen gehst du von „Eröffnungsmodus“ zu Standardbesetzung: Kennzahlen wöchentlich lesen, offene Schichten reduzieren und ein Playbook für die nächste Filiale schreiben. Überstunden und hohe Springer-Quote sind Warnsignale, nicht Betriebsnormalität.

Mehrere Filialen im Plan: Schichtplanung für Filialen. Für offene Schichten und Vorschläge: Nano (Schichtvorlagen für die nächste Eröffnung wiederverwenden).

Mit Nano kannst du wiederkehrende Eröffnungswochen-Schichten als Vorlage speichern, wenn du die zweite oder dritte Filiale planst. Du passt nur Besetzung und Öffnungszeiten an, statt den Dienstplan neu zu erfinden.

„Mit Ordio konnte ich einen zweiten Laden eröffnen, ohne den Überblick zu verlieren.“ · Maren Ernst, ERNST Kaffeeröster (Kundenstimme)

Über 2.500+ Betriebe nutzen Ordio im Schichtbetrieb.

Die KPI-Tabelle oben liefert keine Branchen-Benchmarks von uns, sondern Orientierung, welche Signale du wöchentlich lesen solltest. Ein Anstieg offener Schichten plus steigender Überstunden bedeutet: nachbesetzen oder Einarbeitung nachschärfen, nicht nur „durchhalten“.

Dokumentiere am Ende der 90 Tage ein kurzes Playbook: besetzte Rollen, typische Stoßzeiten, Lessons Learned aus Soft Opening und Eröffnungswoche. Die nächste Filiale startet damit schneller.

Checkliste Filialeröffnung: Personal für die neue Filiale

Diese Checkliste Filialeröffnung bündelt die Personal-Meilensteine aus dem Zeitplan. Du kannst sie 1:1 als Projektliste nutzen.

1. 12 bis 8 Wochen: Öffnungszeiten und Mindestbesetzung je Zeitfenster; Stunden und Köpfe; Filialleitung; Kernteam mit Rückkehrdatum; Gewerbeanzeige; Betriebsrat.
2. 8 bis 4 Wochen: Verträge und Nachweise; Gastro: Sofortmeldung, Gesundheitszeugnis; Personalakte anlegen.
3. 4 Wochen bis Eröffnung: Einarbeitungsplan je Rolle; App; Verfügbarkeiten; Dienstplan erste 2 Wochen; Probelauf.
4. Eröffnungswoche: Puffer; Zeiterfassung ab Tag 1; Pausen/Ruhezeiten prüfen; Debriefing nach Schichten.
5. Tag 1 bis 90: Wöchentlich Plan vs. Ist; Belehrung dokumentieren; Audit-Maßnahmen in Schichten; Feedback; Playbook für nächste Filiale.

Downloads: Onboarding-Checkliste, Schichtplan Excel.

Nutze die Checkliste als Projektliste im wöchentlichen Eröffnungs-Meeting mit Filialleitung, HR und Operations. Hake Punkte ab, sobald Nachweise vorliegen (Vertrag, Zeugnis, Einarbeitungsprotokoll). So siehst du früh, ob Einarbeitung oder Eröffnungswoche nachsteuern müssen.

Weise pro Phase eine verantwortliche Person zu: HR für Verträge, Filialleitung für Einarbeitung, Operations für Probelauf und Eröffnungswoche. Ein Name in der Checkliste reicht, damit nichts zwischen Stühlen fällt.

Onboarding-Checklisten von Ordio decken Übergabe und Einarbeitung ab. Filial-Audits und Standard-Compliance begleitest du mit Lumiform im Partnerartikel, nicht mit denselben Vorlagen.

Fazit

Eine neue Filiale scheitert selten am Konzept, oft an zu spätem Recruiting und fehlendem Puffer in Woche eins. Mit dem siebenstufigen Zeitplan, klaren Fristen und wöchentlichem Plan-Ist-Vergleich bleibst du auch bei der zweiten oder dritten Location handlungsfähig.

Halte Tabellen und Checklisten aktuell, wenn sich Gesetze oder eure Standardbesetzung ändern. Dann findet dein Team den Plan auch Monate später noch, wenn jemand nach Personalplanung für die Filialeröffnung sucht.

Partnerseite Lumiform ergänzt den Personal-Fokus um Audits nach der Eröffnung. Ordio bleibt bei Schichtplan, Zeiterfassung, Personalakte und Onboarding-Checklisten.

Teste Ordio für den neuen Standort: Schichtplan und Zeiterfassung in einem System.