Vorkasse: BGB §§ 320–321, USt & Buchhaltung SKR04

Vorkasse im B2B bedeutet: Dein Kunde zahlt den vereinbarten Preis oder eine Anzahlung, bevor du die Hauptleistung erbringst oder die Ware übergibst. Damit verschiebst du das Ausfallrisiko und verbesserst die Liquidität bei Individualfertigung, Projektgeschäft oder unsicherer Bonität. Die Modalität musst du transparent im Angebot und Vertrag festhalten.

Vollständige Vorkasse begleicht den Kaufpreis vor Lieferung. Eine Anzahlung ist eine Teilzahlung vor der Schlussrechnung, die du später verrechnest. Vorauszahlung wird im Sprachgebrauch oft synonym verwendet, steuerlich aber wie eine Anzahlung behandelt, wenn sie auf eine konkrete Lieferung oder Leistung bezogen ist. Vertrag und Rechnung sollten den Zweck eindeutig benennen.

Bei gegenseitigen Verträgen kannst du als Verkäufer nach § 320 BGB unter Umständen mit der Einrede des nicht erfüllten Vertrags die eigene Leistung verweigern, solange der Kunde seine Zahlung nicht erbracht hat – sofern ihr das vertraglich so vereinbart habt und keine anderen Regeln greifen. Ergänzend kann § 321 BGB bei erheblicher Zahlungsunsicherheit eine Anpassung ermöglichen.

Die Unsicherheitseinrede setzt voraus, dass nach Vertragsschluss die Leistungsbereitschaft des anderen Teils erheblich gefährdet erscheint und der Gläubiger keine ausreichende Sicherheit stellt. Sie ist kein Alltagsinstrument bei jedem Zahlungsverzug, sondern eine Ausnahme für echte wirtschaftliche Verschlechterung. Konkrete Ansprüche solltest du anwaltlich prüfen.

Deine Vorausrechnung muss als solche erkennbar sein und den Teilzahlungsbetrag eindeutig der späteren Gesamtleistung zuordnen. Konkrete Pflichtangaben hängen vom Einzelfall und Steuersatz ab; sie entsprechen grundsätzlich den Anforderungen an ordnungsgemäße Rechnungen inklusive Steuerausweis und fortlaufender Rechnungsnummer. Bei Unsicherheit stimme dich mit deiner Steuerberatung ab; Grundlagen zur Rechnungsstellung findest du auch unter Fakturierung.

Bei Lieferungen und sonstigen Leistungen entsteht die Umsatzsteuerschuld mit der Vereinnahmung des Entgelts – auch wenn nur eine Anzahlung fließt. Sobald du den Betrag erhältst, wird für den vereinnahmten Teilbetrag Steuer fällig. Die Schlussrechnung gleicht den Gesamtpreis und die bereits abgeführte Steuer später aus; zum Vorsteuerabzug beim Kunden passt unsere Erklärung zur Vorsteuer.

Ohne Lieferung kann dein Kunde nach Umständen vom Vertrag zurücktreten und Rückzahlung verlangen (§ 326 BGB im Grundsatz). Parallel prüfst du Gutschriften oder Rechnungskorrekturen nach § 17 UStG, wenn bereits vereinnahmte Beträge zurückerstattet werden. Dokumentiere jeden Schritt belegbasiert und halte Bank- und ERP-Belege synchron.

Üblich ist der Zahlungseingang zunächst gegen ein Transitkonto wie 1718, bis die Schlussrechnung vorliegt und du Erlös sowie USt final ausweisen kannst. Die Verbindlichkeit aus erhaltenen Anzahlungen führst du auf 3260 und löst sie beim Ausgleich mit der Schlussrechnung gegen Bank und Erlöskonten auf. Konkrete Konten können je nach ERP abweichen – stimme die Kontierung mit deinem Steuerberater ab und dokumentiere Auftragsnummer und Belegdatum.

Als Käufer aktivierst du geleistete Anzahlungen typischerweise auf Vorschusskonten wie 0498 oder je nach Einrichtung 0490, bis Ware oder Leistung belegt ist und die Schlussrechnung vorliegt. Mit der Schlussrechnung verrechnest du die Anzahlung mit der Verbindlichkeit gegen den Lieferanten (z. B. SKR04 3300). Wichtig ist eine durchgängige Auftragsreferenz; Details zur Kreditorenseite findest du auch im Lexikon zur Kreditorenbuchhaltung.

Vorkasse nutzt du bei hohem Vorleistungsrisiko oder schwacher Bonität. Kauf auf Rechnung passt bei vertrauenswürdigen Stammkunden mit stabiler Liquidität. Ratenzahlung ist eine Tilgungsvereinbarung nach Ausfallgefahr oder Liquiditätskrise – nicht dasselbe wie Vorkasse. Die Entscheidung sollte Vertrieb und Finance gemeinsam treffen.

Verkäufer gewinnen Liquidität und verringern Forderungsausfall vor Produktion; Nachteil kann eine schwächere Conversion sein. Käufer nehmen ein Vorschussrisiko bis zur Leistung auf sich, profitieren aber oft von Lieferanten, die ohne Vorkasse gar nicht liefern würden. Seriositätsprüfung und klare Liefertermine mindern das Risiko.

Nenne Fälligkeit, Zahlungsmittel, Währung, Bankverbindung und den Zeitpunkt, ab dem die Leistung freigegeben wird (z. B. nach Gutgeschrieben-Status). Ergänze Folgen bei verspäteter Zahlung und verweise auf AGB. Kurze, eindeutige Sätze sind vor Gericht und im Inkasso leichter durchsetzbar als vage Formulierungen.

Strukturierte E-Rechnungen werden im B2B zunehmend Pflichtformat. Bereits die erste Vorausrechnung sollte maschinell auswertbar sein – etwa als XRechnung oder ZUGFeRD – damit Kunde und Finanzamt die Daten ohne Medienbruch verarbeiten können. Das erhöht die Akzeptanz bei Großkunden und beschleunigt den Vorsteuerabzug.

Lieferanten-Vorkasse regelt den Kaufvertrag zwischen zwei Unternehmen oder einem Unternehmen und einem Kunden und gehört zu Einkauf und Finanzbuchhaltung. Ein Gehaltsvorschuss ist dagegen eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer innerhalb der Lohnabrechnung – mit anderen Pflichten, Akten und Abrechnungslogiken. Vermische die Themen nicht: Nutze für Payroll andere Vorlagen und Freigaben als für Lieferantenaufträge.

Eine Bestellung wird verbindlich, wenn ein wirksamer Vertrag zustande gekommen ist – Angebot und Annahme stimmen überein. Im B2C kann ein Widerrufsrecht bestehen, das erst endet, wenn eine Ausnahme greift oder die Widerrufsfrist abgelaufen ist. Im B2B gelten primär Vertrag und AGB; Rücktrittsrechte entstehen nach gesetzlichen Leistungsstörungsregeln oder Vereinbarung.