Ohne Fakturierung kein Geldfluss – Rechnungen sind die Grundlage jeder Kundenabrechnung. Ob Dienstleistung oder Warenverkauf: Wer Leistungen erbringt, muss diese korrekt abrechnen. In diesem Artikel erfährst du, was Fakturierung bedeutet, welche Pflichtangaben du beachten musst und wie Zeiterfassung als Basis für die Rechnungsstellung dient.
Was ist Fakturierung?
In der Definition bedeutet Fakturierung die Erstellung und Ausstellung von Rechnungen für erbrachte Leistungen – also die Rechnungsstellung gegenüber Kunden. Der Begriff leitet sich vom lateinischen „factura“ (Rechnung) ab. Die Fakturierung umfasst alle Vorgänge von der Rechnungserstellung über die Buchung bis zur Aufbewahrung und gehört damit zum Rechnungswesen.
Was versteht man unter „fakturiert“? Wenn eine Leistung oder Ware fakturiert ist, wurde dafür eine Rechnung ausgestellt – der Vorgang der Fakturierung ist abgeschlossen. Wichtig: Rechnungsstellung und Rechnungslegung sind nicht dasselbe. Rechnungsstellung ist ein Synonym für Fakturierung. Rechnungslegung hingegen ist der Oberbegriff für das gesamte externe Rechnungswesen (Jahresabschluss, Bilanz, GuV) und darf nicht damit verwechselt werden.
Fakturierung vs. Lohnabrechnung
Fakturierung und Lohnabrechnung werden oft in einem Atemzug genannt, bezeichnen aber unterschiedliche Vorgänge:
- Fakturierung: Rechnungen an Kunden (B2B oder B2C) für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen. Ziel: Zahlung vom Kunden einfordern.
- Lohnabrechnung: Entgeltabrechnung für Mitarbeiter – weist Brutto, Abzüge und Netto aus. Mit dem Brutto-Netto-Rechner berechnest du Netto aus Brutto. Ziel: Transparenz über das Arbeitsentgelt.
Beide sind Teil der betrieblichen Abrechnungsprozesse, richten sich aber an unterschiedliche Adressaten und erfüllen unterschiedliche Zwecke.
Pflichtangaben auf Rechnungen (§ 14 UStG)
Damit eine Rechnung rechtsgültig ist, schreibt § 14 UStG bestimmte Pflichtangaben vor. Fehlen diese, kann das Finanzamt die Rechnung beanstanden – mit Folgen wie Nachzahlungen oder Bußgeldern.
Standardrechnungen (über 250 € brutto)
Laut § 14 Abs. 4 UStG und § 14a Abs. 5 UStG müssen folgende Angaben enthalten sein:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
- Leistungsdatum bzw. Zeitraum der Lieferung oder Leistung
- Mengen und Art der gelieferten Waren bzw. erbrachten Leistungen mit Einzelpreisen
- Nettobetrag, Steuersatz, darauf entfallende Umsatzsteuer und Bruttobetrag
- Steuernummer oder USt-Identifikationsnummer des Unternehmens
- Bei Steuerbefreiung: entsprechender Hinweis
- Hinweis auf Aufbewahrungspflicht (10 Jahre)
Kleinbetragsrechnungen (bis 250 € brutto)
Bei Kleinbetragsrechnungen gelten reduzierte Anforderungen: Name und Anschrift des Unternehmens, Ausstellungsdatum, Mengen und Beschreibungen, Nettobetrag mit Steuersatz und Bruttobetrag sowie ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung reichen aus.
Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und einmalig vergeben werden – keine doppelten Nummern, keine Lücken. Der Gesetzgeber gibt für die Fakturierung eine Frist von sechs Monaten vor – die Rechnung muss spätestens bis zum Ablauf des sechsten Monats nach Leistungserbringung ausgestellt werden.
Vorfakturierung und Nachfakturierung
Man unterscheidet zwei Arten der Fakturierung:
| Aspekt | Vorfakturierung | Nachfakturierung |
|---|---|---|
| Zeitpunkt | Rechnung vor der Lieferung oder Leistungserbringung | Rechnung nach vollständiger Erbringung |
| Typische Branchen | Online-Versandhandel, Einzelhandel, Abo-Modelle | Beratung, Projekte, Agenturen, Handwerk |
| Vorteil | Schneller Zahlungseingang, weniger Liquiditätsrisiko | Rechnung entspricht exakt der erbrachten Leistung |
Vorfakturierung eignet sich, wenn die Leistung oder Ware bereits definiert ist – z.B. im Online-Versandhandel, wenn die Ware bestellt und sofort berechnet wird. Nachfakturierung ist üblich bei Projekten, Beratung oder größeren Aufträgen, bei denen erst am Ende abgerechnet wird. Welche Art du wählst, hängt von deinem Geschäftsmodell und den Vereinbarungen mit dem Kunden ab. Bei Dienstleistungen nach Stunden ist die Nachfakturierung oft sinnvoller: Erst die erfassten Stunden sammeln, dann abrechnen.
Zeiterfassung als Grundlage für Fakturierung
Bei Dienstleistungen und Projektarbeit sind erfasste Arbeitsstunden die Basis für die Rechnungsstellung. Die Zeiterfassung liefert die Daten, die du für die Fakturierung brauchst: Wer hat wie viele Stunden an welchem Projekt gearbeitet? Mit welchen Stundensätzen wird abgerechnet? Mit einer digitalen Zeiterfassung verkürzt du den Weg von der Stundenerfassung bis zur Rechnung (time-to-invoice) und reduzierst Fehler bei der Übertragung.
Beispiel: Ein Beratungsunternehmen erfasst pro Mitarbeiter und Projekt die Arbeitsstunden. Am Monatsende werden die Stunden für jeden Kunden aggregiert. Mit diesen Daten kann die Rechnung erstellt werden – ohne manuelle Übertragung oder Doppelerfassung. Besonders bei Spesen und Reisekosten ist die Verknüpfung von Zeiterfassung und Fakturierung sinnvoll – erfasste Dienstreisen lassen sich direkt in Rechnungen überführen. Ordio unterstützt dich mit Zeiterfassung und Schichtplanung – die erfassten Stunden können als Grundlage für die Abrechnung an Kunden dienen.
Fakturierungsprozess und Ablauf
Wann musst du fakturieren? Grundsätzlich bei jeder Leistung an ein Unternehmen oder eine juristische Person. Gegenüber Privatpersonen ist die Rechnungsstellung freiwillig, sofern keine besonderen Vereinbarungen bestehen.
Der typische Ablauf umfasst:
- Leistung erfassen: Zeiterfassung, Projektstunden oder Warenlieferung dokumentieren. Ohne korrekte Erfassung fehlt die Grundlage für die Rechnung.
- Rechnung erstellen: Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG einhalten. Rechnungsnummer fortlaufend vergeben.
- Rechnung verbuchen und übermitteln: Rechnung in der Buchhaltung erfassen und an den Kunden senden – per E-Mail, Post oder über ein Portal.
- Rechnung aufbewahren: Zehn Jahre Aufbewahrungspflicht – unabhängig davon, ob elektronisch oder in Papierform.
Die Fakturierung erfüllt mehrere Aufgaben: Sie dient als Zahlungsaufforderung, als Beleg für das Finanzamt und als Grundlage für die Buchhaltung. Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden – unabhängig davon, ob sie elektronisch oder in Papierform vorliegen.
E-Rechnung und XRechnung
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung in digitalem Format, die elektronisch erstellt und übermittelt wird. § 14 Abs. 3 UStG regelt die Anforderungen: Die Rechnung muss in unveränderlicher Form übermittelt werden – eine Word-Datei ist nicht zulässig, PDF mit Signatur oder strukturierte Formate wie XRechnung hingegen schon. Die Übermittlung per E-Mail ist zulässig, sofern die Echtheit und Unversehrtheit gewährleistet sind.
Ab 2025 gilt für B2B-Geschäfte die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung in bestimmten Fällen – betroffen sind u.a. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Die XRechnung ist ein deutscher Standard für maschinenlesbare Rechnungen. Eine einfache PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im engeren Sinne, kann aber unter Voraussetzungen den Anforderungen genügen. ZUGFeRD kombiniert PDF mit maschinenlesbaren XML-Daten und erfüllt die XRechnung-Anforderungen. Mehr zur Finanzbuchhaltung findest du im Leitfaden zur Finanzbuchhaltung.
Ordio: Zeiterfassung und MwSt-Rechner (Rechnung Generator)
Ordio ist keine Fakturierungssoftware, sondern unterstützt dich mit Zeiterfassung, Schichtplanung und Abwesenheitsverwaltung. Die erfassten Arbeitszeiten bilden eine solide Grundlage für die Abrechnung an Kunden – besonders wenn du projektbasiert oder nach Stunden abrechnest.
Zusätzlich bietet der Mehrwertsteuer-Rechner einen Rechnung Generator, mit dem du einfache Rechnungen erstellen kannst. Für die Archivierung von Belegen und Rechnungen eignet sich das Dokumentenmanagement.
Fazit
Fakturierung bedeutet Rechnungsstellung an Kunden für erbrachte Leistungen. Die Pflichtangaben nach § 14 UStG solltest du stets einhalten – fehlerhafte Rechnungen können Nachzahlungen und Bußgelder nach sich ziehen.
Vorfakturierung und Nachfakturierung unterscheiden sich durch den Zeitpunkt der Rechnungserstellung. Zeiterfassung ist die Basis für die Abrechnung von Dienstleistungen – Ordio unterstützt dich dabei mit Zeiterfassung und einem MwSt-Rechner inklusive Rechnung Generator.
