Kleinbetragsrechnung 2026: § 33 UStDV & 250-€-Grenze

Tankquittung, Mittagessen mit Lieferanten, Materialeinkauf im Baumarkt – im Belegalltag stapeln sich kleine Belege, die für Buchhaltung und HR ein gemeinsames Merkmal haben: Sie liegen unter 250 € brutto. Genau für diese Belege hat der Gesetzgeber die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV geschaffen: weniger Pflichtangaben als bei einer normalen Rechnung, aber weiterhin voller Vorsteuerabzug für den Empfänger – sofern alle Pflichtfelder erfüllt sind.

Du erfährst, welche Pflichtangaben bei einer Kleinbetragsrechnung entfallen, wann Kassenbon und Bewirtungsbeleg unter die 250-€-Regel fallen und wann du unabhängig vom Betrag eine vollständige § 14 UStG-Rechnung brauchst. Den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG erläutert der Lexikon-Artikel Vorsteuer ausführlicher; bei Kleinunternehmern gelten andere Regeln. Für die Einordnung in Buchführung und Konten hilft der Leitfaden zur Finanzbuchhaltung. Brutto, Netto und Steuersatz prüfst du mit dem Mehrwertsteuer-Rechner. Gesetzestexte sind direkt verlinkt – der Artikel ersetzt keine Steuerberatung.

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Kurzdefinition: Eine Kleinbetragsrechnung ist eine vereinfachte Form der Rechnung nach § 33 UStDV mit einem Gesamtbetrag bis 250 € brutto. Sie kommt mit weniger Pflichtangaben als § 14 UStG aus, berechtigt den Empfänger aber weiterhin zum Vorsteuerabzug.

Die Kleinbetragsrechnung ist im deutschen Umsatzsteuerrecht eine Bagatellregelung: Bei kleinen Beträgen wäre der Aufwand für eine vollständige Rechnung mit Empfängerangaben, fortlaufender Rechnungsnummer und getrennter Steuerausweisung unverhältnismäßig hoch. Deshalb erlaubt § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung einen reduzierten Pflichtkatalog, ohne dass der wirtschaftliche Zweck einer Rechnung – Nachweis der Leistung und Berechtigung zum Vorsteuerabzug – verloren geht.

Wichtig: In Quellen taucht häufig die Falschnotation „§ 33 UStG“ auf. Korrekt ist § 33 UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung). Das UStG selbst regelt in § 14 die allgemeinen Pflichtangaben; § 33 UStDV ist die Verordnungsermächtigung für vereinfachte Rechnungen, ergänzt durch Sonderregeln für Fahrausweise (§ 34 UStDV) und Anzahlungen.

Aus Sicht eines Unternehmens ist die Kleinbetragsrechnung gleichermaßen Aussteller- und Empfängerthema: Wer kleine Leistungen erbringt – etwa in der Gastronomie, im Einzelhandel oder im Handwerk –, kann einen Beleg ausstellen, der § 33 UStDV genügt. Wer Belege empfängt (Einkauf, HR-Reisekosten, Bewirtung), prüft dieselben Pflichtangaben, bevor er die Vorsteuer aus dem Bruttobetrag herausrechnet und in der Buchhaltung verbucht.

250 € brutto – die Schwelle und ihre Geschichte

Zwei Fragen bestimmen diese Regel: Welcher Betrag zählt bei der Grenze – brutto oder netto? Und woher kommt die Zahl 250 € überhaupt? Die folgenden Unterabschnitte klären die Berechnung und die gesetzliche Anhebung gegenüber der früheren Bagatellgrenze.

Bruttosumme zählt – nicht der Nettobetrag

Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der Rechnung inklusive Umsatzsteuer, also der Bruttobetrag. Liegt dieser bei höchstens 250 €, greift § 33 UStDV; ab 250,01 € brutto müssen die vollständigen Pflichtangaben nach § 14 UStG auf der Rechnung stehen.

Brutto, nicht Netto: Die Schwelle bezieht sich immer auf den Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer. Eine Rechnung über 220 € netto + 19 % USt liegt mit 261,80 € brutto bereits über der Grenze und muss als vollständige § 14 UStG-Rechnung ausgestellt werden.

Von 150 € auf 250 € – Stand 2026

Bis Ende 2016 lag die Schwelle bei 150 € brutto. Mit dem Zweiten Bürokratieentlastungsgesetz wurde sie rückwirkend zum 1. Januar 2017 auf 250 € angehoben. Seitdem ist der Wert unverändert geblieben – auch im Kalenderjahr 2026 gilt unverändert die 250-€-Brutto-Grenze. Eine erneute Anhebung steht derzeit nicht im Raum, sollte aber im Zuge weiterer Bürokratieentlastungsgesetze beobachtet werden.

Pflichtangaben § 33 UStDV im Vergleich zu § 14 UStG

Der Mehrwert der Kleinbetragsrechnung liegt im reduzierten Pflichtkatalog. Die folgende Tabelle zeigt, welche Angaben bei einer Rechnung nach § 14 UStG zwingend sind und welche bei einer Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV entfallen können.

§ 14 Abs. 4 UStG und die Rolle der § 33 UStDV

Im Alltag taucht die Frage auf, was § 14 Abs. 4 UStG mit der Kleinbetragsrechnung zu tun hat: Absatz 4 bündelt die Mindestangaben für normale Rechnungen (Name/Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Netto/USt-Aufschlüsselung usw.). Die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV ist keine zweite Rechtsgrundlage neben § 14, sondern eine Vereinfachung für Bagatellbeträge bis 250 € brutto – solange du unter der Schwelle bleibst und keine Ausschlussfälle greifen, genügt der verkürzte Pflichtkatalog.

Die fünf Pflichtfelder

Pflicht bei einer Kleinbetragsrechnung sind nur diese fünf Felder:

1. vollständiger Name und Anschrift des Ausstellers
2. Ausstellungsdatum
3. Menge und Art der gelieferten Ware oder Umfang und Art der Leistung
4. der Bruttobetrag in einer Summe
5. der anzuwendende Steuersatz (zum Beispiel „inkl. 19 % USt“) oder bei Steuerbefreiung ein entsprechender Hinweis

Was im Vergleich zur Standardrechnung wegfällt, sind Empfängerangaben, Steuernummer/USt-IdNr, fortlaufende Rechnungsnummer, Lieferzeitpunkt und die getrennte Netto-/Steuer-Aufschlüsselung.

Empfängerseitig zählt vor allem die korrekte Angabe des Steuersatzes. Fehlt er, ist die Rechnung formal mangelhaft – und der Vorsteuerabzug kann verwehrt werden, selbst wenn die Steuer faktisch gezahlt wurde. Mit dem Mehrwertsteuer-Rechner kannst du den Brutto-, Netto- und Steueranteil schnell nachvollziehen.

Vorsteuerabzug bei Kleinbetragsrechnungen

Eine Kleinbetragsrechnung berechtigt den unternehmerischen Empfänger zum vollen Vorsteuerabzug, sofern die Pflichtangaben des § 33 UStDV vorliegen, der Beleg für unternehmerische Umsätze anfällt und der Steuersatz klar erkennbar ist. Reine Privatausgaben, Mischfälle oder fehlende betriebliche Zuordnung bleiben unabhängig von der Form — der Abzug scheitert nicht an der §-33-Form, sondern an den allgemeinen Voraussetzungen des § 15 UStG (dazu im Detail Vorsteuer).

Buchhalterisch: Die Vorsteuer aus der Kleinbetragsrechnung buchst du mit dem Bruttobetrag des Belegs; der abziehbare Vorsteuerbetrag ergibt sich aus dem ausgewiesenen Satz. Fehlt der Steuersatz, fehlt auch die belastbare Aufteilung in Netto- und USt-Anteil — typischer Anlass für Rückfragen in der Kreditorenbuchhaltung oder beim Jahresabschluss.

Vorsteuer aus dem Bruttobetrag

Die Vorsteuer wird aus dem Bruttobetrag herausgerechnet: Bei 19 % USt teilst du den Bruttobetrag durch 1,19, um den Nettoanteil zu erhalten; die Differenz zur Bruttosumme ist die Vorsteuer. Liegt der ermäßigte Steuersatz von 7 % vor (typisch bei bestimmten Lebensmitteln oder Büchern), rechnest du mit 1,07. Ohne ausgewiesenen Satz lässt sich die Vorsteuer nicht zuverlässig abgrenzen – dann droht der gleiche Formalmangel wie bei einem fehlenden Steuersatz.

Klassische Stolpersteine in der Belegprüfung sind ein fehlender oder unklarer Steuersatz („inkl. MwSt“ ohne Prozent), eine zu allgemeine Leistungsbeschreibung („Diverses“ oder „Verzehr“) und Belege ohne erkennbaren Aussteller. Die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nach § 15 UStG stehen im Artikel Vorsteuer; für Kleinbetragsrechnungen gilt der Grundsatz: Pflichtangaben § 33 UStDV stimmen, dann ist die Vorsteuer aus dem Bruttobetrag abziehbar.

Sonderfälle: Kassenbon, Bewirtung, Tankquittung, Fahrausweis

Im operativen Alltag begegnen dir vier Belegtypen besonders häufig. Sie können – mit Einschränkungen – einer Kleinbetragsrechnung entsprechen oder sie ergänzen gesonderte Regeln.

Kassenbon im Einzelhandel und in der Gastronomie

Ein Kassenbon zählt als Kleinbetragsrechnung, wenn er die Pflichtangaben des § 33 UStDV trägt – Aussteller, Datum, Ware/Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz. Liegt der Bruttobetrag bei höchstens 250 €, ist der Vorsteuerabzug möglich. Über 250 € brauchst du eine ordentliche Rechnung mit Empfängerangaben.

Praxis: Wenn an der Kasse nur ein kurzer Bon ohne Steuersatz aus dem Drucker kommt, sofort nach einer ordnungsgemäßen Rechnung fragen, bevor du den Markt verlässt – nachträglich fehlen oft Kassensystem-Zugriff und Ansprechpartner. Mehrere Einkaufszeilen auf einem gesamten Kassenzettel (eine Summe am Ende) bewerten die Finanzverwaltung in der Regel als eine Rechnung: Maßgeblich ist der Endbetrag auf dem Beleg, nicht jede Einzelzeile.

Bewirtungsbeleg und Restaurant

Bis 250 € brutto reicht die maschinelle Rechnung mit § 33-Pflichtangaben; ab 250,01 € verlangt das Finanzamt eine vollständige § 14-Rechnung mit Empfängerangaben sowie zusätzlich die Bewirtungsangaben (Anlass, Teilnehmer, Datum) auf einem Eigenbeleg oder der Rückseite. Details zur steuerlichen Bewirtung stehen unter Bewirtungskosten.

Auf dem Bon tauchen je nach Speisen und Getränken unterschiedliche Steuersätze (z. B. 7 % und 19 %) auf – wichtig ist, dass der Kassenbeleg pro Satz oder in der Summe erkennbar bleibt, damit die Vorsteuer zugeordnet werden kann. Überschreiten Getränke und Speisen gemeinsam die 250-€-Grenze, ist die Fakturierung als volle §-14-Rechnung auf Firmendaten zu veranlassen; für die Abzugsfähigkeit der Bewirtung selbst gelten die dort beschriebenen Prozent- und Höhenregeln.

Tankquittung und Fahrtkosten

Tankquittungen entsprechen meist den § 33-Anforderungen, weil Aussteller, Datum, Menge/Kraftstoffart und Bruttobetrag mit Steuersatz aufgedruckt sind. In der Spesen- oder Dienstreise-Abrechnung (inkl. Verpflegungsmehraufwand) ergänzt der Mitarbeiter häufig handschriftlich die Bezeichnung des Arbeitgebers und den Anlass – für die Buchhaltung sollten diese Ergänzungen lesbar und nachvollziehbar sein.

Fahrausweise (§ 34 UStDV)

Fahrausweise unterliegen der eigenen Sonderregelung in § 34 UStDV. Sie berechtigen unabhängig von der 250-€-Grenze zum Vorsteuerabzug, wenn sie Aussteller, Entgelt mit Steuersatz und – bei innerdeutschen Fahrten – die Tarifentfernung enthalten. Der Steuersatz darf auch über die Verkehrsmittelangabe abgeleitet werden.

Das betrifft typischerweise Tickets der Deutschen Bahn, Fahrscheine im ÖPNV oder Taxenquittungen mit Rechnungsmerkmalen. § 34 UStDV steht neben § 33 UStDV: Für eine klassische Wareneinkaufsrechnung zählt die 250-€-Bagatellgrenze; für Verkehrsleistungen greifen die verkürzten Fahrausweis-Pflichtangaben auch bei höheren Beträgen, sofern die Voraussetzungen des § 34 erfüllt sind.

Quittung ohne Steuersatz

Häufig wird nach der Quittung gefragt: Eine reine Empfangsbestätigung ohne Steuersatz ist keine Kleinbetragsrechnung – sie dokumentiert nur den Zahlungsfluss, ersetzt aber keinen Beleg für den Vorsteuerabzug.

Wann die Kleinbetragsrechnung nicht zulässig ist

§ 33 Satz 2 UStDV nennt Konstellationen, in denen die vereinfachte Rechnungsform nicht angewendet werden darf. Dann gilt der vollständige Pflichtkatalog des § 14 UStG – auch dann, wenn der Bruttobetrag unter 250 € liegt.

Innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 6a UStG)

Lieferungen an Unternehmer im EU-Ausland, die steuerlich als innergemeinschaftliche Lieferung behandelt werden, erfordern eine eindeutige Zuordnung zu USt-IdNr., Lieferort und Leistung – der verkürzte Pflichtkatalog der Kleinbetragsrechnung reicht hier nicht, selbst wenn der Rechnungsbetrag unter 250 € liegt.

Typisch betroffen: Ausstellungen von B2B-Warenlieferungen an eine ausländische USt-IdNr. Der Gesetzgeber will Steuerschuldnerschaft und Nachweise im grenzüberschreitenden Verkehr klar nachvollziehbar halten; die Bagatellregelung würde dem widersprechen.

Versandhandel und Fernverkäufe (§ 3c UStG)

Bestimmte Beförderungs- und Versendungslieferungen im Fernabsatz, bei denen § 3c UStG zur Anwendung kommt (u. a. Lieferketten mit grenzüberschreitendem Bezug), sind in Satz 2 UStDV ausdrücklich ausgenommen. Praktisch betrifft das vor allem konfigurierte E-Commerce- und Versandmodelle, nicht den klassischen Einkauf vor Ort mit Kassenbon.

Kurz: Wer am selben Tag im Baumarkt mitnimmt, bleibt in der Regel in § 33 – wer paketweise über Grenzen und spezielle Fernabsatzregeln verkauft, braucht die volle Rechnung nach § 14 UStG.

Reverse Charge (§ 13b UStG)

Wenn der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet (Reverse Charge), muss die Rechnung den gesetzlich vorgeschriebenen Hinweis tragen – etwa zur Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Diese Konstellation ist mit einer anonym wirkenden Kleinbetragsrechnung ohne klare B2B-Kontextangaben nicht vereinbar.

Beispiele aus der Praxis: viele grenzüberschreitende Dienstleistungen oder bestimmte branchenspezifische Schuldnerwechsel. Hier ist immer die vollständige §-14-Rechnung zu führen; eine Bagatellvereinfachung würde die Zuordnung der Steuerschuld verwischen.

Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)

Kleinunternehmer weisen keine ausgewiesene Umsatzsteuer aus. Die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV setzt hingegen einen Steuersatz oder einen klaren Steuerbefreiungshinweis voraus — bei Kleinunternehmern passt die Kombination aus „vereinfachter Form“ und „Steuersatz“ in der Regel nicht zur Rechtslage.

Stattdessen verwenden Kleinunternehmer die eigenständige Rechnungsform mit Verweis auf § 19 UStG (z. B. Hinweis, dass keine USt ausgewiesen wird). Das gilt unabhängig vom Betrag — auch bei 11 € nicht mit § 33 „übersteuern“.

In Grenzfällen (etwa bei gemischten Leistungen oder neuen Lieferketten) lohnt die Abstimmung mit dem Steuerberater – nicht jede Konstellation ist eindeutig, und Korrekturen im Nachgang kosten mehr als die Prüfminute beim Eingang.

Aufbewahrung und Digitalisierung: GoBD-konform 10 Jahre archivieren

Auch Kleinbetragsrechnungen unterliegen der allgemeinen Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Ausstellung gemäß § 14b UStG in Verbindung mit § 147 AO. Wer Belege heute ablegt, sollte deshalb nicht nur an die nächste Buchungsperiode denken, sondern an die Betriebsprüfung in fünf bis zehn Jahren.

Thermopapier und Lesbarkeit

Besonders kritisch sind Thermopapier-Kassenbons: Sie verblassen oft schon nach wenigen Monaten, und ein verblasster Beleg ist im Streitfall mit dem Finanzamt nicht mehr lesbar. Die saubere Lösung: direkt nach Erhalt fotografieren oder scannen (ausreichende Auflösung, Schrift und Beträge vollständig), Datei mit Datum und Geschäftsvorfall benennen und in ein revisionssicher geführtes Ablagesystem überführen. Nur „irgendwo ablegen“ genügt nicht, wenn der Originalbon später unleserlich ist.

GoBD-Grundsätze für digitale Belege

• Unveränderbarkeit: Belege müssen nach der Ablage gegen nachträgliche Änderungen geschützt sein.
• Nachvollziehbarkeit: Jede Buchung muss sich vom Beleg über die Verbuchung bis zum Jahresabschluss zurückverfolgen lassen.
• Vollständigkeit: Es darf keine Belege „außerhalb des Systems“ geben – auch der einzelne Tankquittungs-Bon gehört in die Ablage.

Im Ordio-Stack landen Belege im Dokumentenmanagement, mitarbeiterbezogene Belege wie Bewirtung, Reisekosten oder Dienstreisen in der digitalen Personalakte (strukturiert nach dem Inhalt einer Personalakte). Der Bezug zur Lohnabrechnung läuft über Ordio Payroll. Umsatzsteuer auf Belegen rechnest du mit dem Mehrwertsteuer-Rechner; Brutto und Netto beim Arbeitsentgelt sind eine andere Rechenlogik – hier hilft der Brutto-Netto-Rechner, ohne die USt-Pflichtangaben zu verwechseln.

Teams mit Außendienst oder Schichtbetrieb koordinieren Einsätze über den Dienstplan, dokumentieren Arbeitszeiten mit der Zeiterfassung; geplante Abwesenheiten bleiben unter Abwesenheiten verwaltbar – ergänzend zur Belegablage, aber im selben HR-Kontext.

Muster und häufige Fehler beim Erstellen einer Kleinbetragsrechnung

Eine korrekte Kleinbetragsrechnung lässt sich in fünf Zeilen abbilden:

Muster (vereinfacht):
Müller GmbH, Beispielstraße 1, 10115 Berlin
Datum: 06.05.2026
2 × Notizblock A5
Gesamtbetrag: 11,90 €
inkl. 19 % USt

Im Belegalltag tauchen dabei immer wieder dieselben Fehler auf, die den Vorsteuerabzug beim Empfänger gefährden:

1. Der Steuersatz fehlt – statt „inkl. 19 % USt“ steht nur „inkl. MwSt“ oder gar nichts.
2. Der Bruttobetrag liegt über 250 €, aber die Pflichtangaben sind nur nach § 33 UStDV ausgefüllt – der Beleg kippt formal in § 14 UStG.
3. Das Ausstellungsdatum fehlt oder ist mit dem Lieferdatum verwechselt.
4. Die Leistungsbeschreibung ist zu unspezifisch („Diverses“, „Verzehr“) und lässt die Leistung nicht eindeutig erkennen.
5. Der Empfänger trägt sich selbst handschriftlich ein, der Aussteller ist aber gar nicht oder nur als Kürzel sichtbar.
6. Der Aussteller ist Kleinunternehmer nach § 19 UStG und nutzt trotzdem die § 33-Form mit Steuersatz – die Rechnung gehört in eine eigene Form mit § 19-Hinweis.

Vorlagen für vollständige Rechnungen findest du unter Vorlagen; für eine Kleinbetragsrechnung reicht in den meisten Fällen ein gut konfigurierter Kassen- oder Beleg-Drucker, der die fünf Pflichtfelder automatisch ausweist.

Fazit: Kleinbetragsrechnung pragmatisch nutzen

Die Kleinbetragsrechnung ist die Bagatell-Erleichterung des deutschen Umsatzsteuerrechts: Bis 250 € brutto reicht ein reduzierter Pflichtkatalog nach § 33 UStDV, der dem Empfänger trotzdem den vollen Vorsteuerabzug erlaubt — wenn Aussteller, Datum, Leistung, Brutto und Steuersatz stimmen und kein Satz-2-Ausschluss aus § 33 UStDV dazwischenfunkt.

Drei Praxisanker:

1. Beim Einkauf früh prüfen, ob der Endbetrag brutto wirklich unter der Schwelle bleibt und ob der Steuersatz lesbar ist.
2. Beim Ausstellen Kasse oder Belegdrucker so einstellen, dass die fünf Pflichtfelder automatisch erscheinen – das reduziert Korrekturposten.
3. Belege revisionssicher ablegen, besonders Thermopapier, damit die GoBD-Prüfung Jahre später noch belegbar ist.

In Sonderfällen wie Bewirtung, Reverse Charge oder bei Kleinunternehmer-Rechnungen greift die Vereinfachung nicht. Wenn du Belege aus Reisekosten, Bewirtung oder Mitarbeitereinkäufen sauber digital ablegst – etwa über das Dokumentenmanagement und die digitale Personalakte mit Anschluss an Ordio Payroll –, hast du die Kleinbetragsrechnung bei der nächsten Betriebsprüfung mit wenigen Klicks zur Hand. Brutto-, Netto- und Steueranteile rechnest du bei Bedarf mit dem Mehrwertsteuer-Rechner nach. Vertiefend helfen die Artikel zu Vorsteuer, Fakturierung und Kleinunternehmerregelung.