Lexikon
Faktura: Definition, Bedeutung & Faktura-Software
Häufige Fragen zu Faktura
Was bedeutet „Faktura" auf Deutsch?
Faktura bedeutet Rechnung – das Wort stammt vom lateinischen factura („das, was gemacht werden soll") und bezeichnet sowohl das ausgestellte Rechnungsdokument als auch den Vorgang der Rechnungsstellung. Im Geschäftsalltag wird der Begriff vor allem in der Buchhaltung und im Rechnungswesen verwendet; in Österreich und der Schweiz auch in der Alltagssprache als reines Synonym für Rechnung.
Was ist eine Faktura im Rechnungswesen und in der Buchhaltung?
Im Rechnungswesen ist die Faktura ein Beleg in der Debitorenbuchhaltung: Sie löst die Buchung „Forderung an Erlöse + Umsatzsteuer" aus und wird beim Zahlungseingang über das Bankkonto ausgeglichen. In der Buchhaltung gilt die Faktura als Ausgangsrechnung mit gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 UStG. Sie unterliegt der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht und muss GoBD-konform archiviert werden.
Was ist eine Faktura-Software und welche Funktionen sollte sie haben?
Eine Faktura-Software erstellt, verwaltet und verbucht Ausgangsrechnungen. Pflicht-Funktionen sind: Rechnungserstellung mit § 14-UStG-Pflichtangaben, automatisch fortlaufende Faktura-Nummern, E-Rechnungs-Export (XRechnung, ZUGFeRD), Mahnwesen, DATEV-Schnittstelle, Stammdatenverwaltung für Kunden und Artikel, Layout-Vorlagen mit Logo und GoBD-konforme Archivierung. Bekannte Anbieter: Lexware, sevDesk, Qonto, Billomat, DATEV Unternehmen online, Microtech, Weclapp.
Was ist der Unterschied zwischen Faktura und Rechnung?
Eine Faktura ist eine Rechnung – beide Begriffe bezeichnen dasselbe Dokument im Sinne des § 14 UStG. „Rechnung" ist der gesetzliche Standardbegriff im deutschen Sprachraum; „Faktura" ist die kaufmännisch-buchhalterische Bezeichnung mit lateinischer Wurzel. Inhalt und Pflichtangaben sind identisch. Faktura kann zusätzlich den Vorgang der Rechnungsstellung sowie die zuständige Abteilung im Unternehmen meinen.
Was ist der Unterschied zwischen Faktura und Fakturierung?
Faktura bezeichnet meist das Rechnungsdokument selbst, Fakturierung dagegen den Vorgang der Rechnungsstellung – also Erstellen, Buchen und Versenden. Allerdings wird Faktura im DACH-Sprachgebrauch auch synonym zu Fakturierung verwendet. Im deutschen Buchhaltungs-Standard dominiert „Fakturierung" als Prozessbegriff; „Faktura" lebt stärker im kaufmännischen Fachjargon, in DATEV-Anwendungen und in Österreich.
Wann muss eine Faktura ausgestellt werden?
Eine Faktura muss spätestens sechs Monate nach Leistungserbringung ausgestellt werden (§ 14 Abs. 2 UStG). Bei B2B-Geschäften besteht eine Rechnungspflicht, im B2C-Bereich nur in bestimmten Konstellationen. Wer projektbasiert arbeitet, fakturiert oft am Monatsende oder nach Projektabschluss; bei Vor- und Teilfakturen kann der Termin auch vor Leistungsbeginn liegen – etwa als Anzahlungsrechnung im Bauwesen oder bei Online-Bestellungen.
Ist die elektronische Faktura ab 2025 verpflichtend?
Ab 2025 müssen alle deutschen B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – die Versandpflicht wird stufenweise eingeführt und hängt von Branche und Umsatz ab. Eine E-Rechnung ist kein einfaches PDF, sondern ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. B2C-Geschäft und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind ausgenommen. Im Zweifel die Steuerberatung einbeziehen.
Wie lange muss eine Faktura aufbewahrt werden?
Fakturen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden – die Frist beginnt mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b UStG, § 147 AO). Die Archivierung muss GoBD-konform sein: unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und für Betriebsprüfungen lesbar. Eine revisionssichere Ablage im Dokumentenmanagement erfüllt diese Anforderungen; Papier-Originale dürfen nach digitalem Scan vernichtet werden.
Was macht die Abteilung Faktura?
Die Abteilung Faktura – häufig auch „Rechnungswesen Ausgangsrechnungen" genannt – verantwortet die Erstellung, Prüfung und den Versand sämtlicher Kundenrechnungen. Sachbearbeiter:innen Faktura prüfen Vertragsdaten, kontrollieren Steuersätze, vergeben fortlaufende Rechnungsnummern und arbeiten eng mit Vertrieb und Buchhaltung zusammen. In kleineren Unternehmen übernimmt diese Aufgabe oft die Buchhaltung mit; in größeren Häusern ist Faktura ein eigenes Team.
Wie schreibt man eine Faktura?
Eine Faktura schreibst du mit allen Pflichtangaben § 14 UStG: Aussteller- und Empfänger-Anschrift, Ausstellungsdatum, fortlaufende Faktura-Nummer, Leistungs-/Lieferdatum, Menge und Art, Netto, Steuersatz, USt-Betrag, Brutto sowie Steuernummer oder USt-IdNr. Die volle Tiefe zu jedem Pflichtfeld – inklusive Sonderfällen – findest du im Lexikon-Eintrag Fakturierung; einfache Rechnungen erstellst du mit dem Mehrwertsteuer-Rechner.
Wird Faktura in Österreich und der Schweiz anders verwendet als in Deutschland?
Ja. In Deutschland ist Faktura ein kaufmännischer Fachbegriff im Rechnungswesen; im Alltag dominiert „Rechnung". In Österreich wird Faktura im Alltagssprachgebrauch als reines Synonym für Rechnung verwendet – Selbstständige und KMU nutzen den Begriff dort regelmäßig. In der Schweiz ist Faktura ebenfalls verbreitet, häufig in der Verbform „fakturieren". Inhaltlich-rechtlich gibt es keine Unterschiede; alle drei Länder haben eigene USt-/MwSt-Rechtsrahmen.
Wird der Begriff Faktura heute noch verwendet?
Ja, der Begriff Faktura ist im DACH-Raum aktiv – allerdings mit unterschiedlicher Häufigkeit. In Deutschland trifft man ihn vor allem in ERP- und Buchhaltungs-Systemen (SAP, DATEV), in Stellenausschreibungen („Sachbearbeiter:in Faktura") und in der Software-Welt als „Faktura-Software". In Österreich und der Schweiz lebt Faktura zusätzlich in der Alltagssprache fort. „Faktur" ohne -a ist dagegen weitgehend ausgestorben.
