Bewirtungskosten absetzen: 70 %, Höhe & § 19 EStG

Bewirtungskosten sind Aufwendungen für Speisen, Getränke und Trinkgeld bei betrieblich veranlasster Bewirtung – etwa beim Geschäftsessen. Kurzantwort: Meist sind 70 % steuerlich ansetzbar; Betriebsfeiern und ähnliche Events fallen unter § 19 EStG. Ohne vollständigen Bewirtungsbeleg erkennt das Finanzamt die Kosten oft nicht an. Hier erfährst du, wie du Bewirtungskosten absetzen kannst: Höhe, Angemessenheit, Umsatzsteuer und Abrechnung – die Pflichtangaben auf dem Beleg behandelt unser Schwesterartikel Bewirtungsbeleg.

Was sind Bewirtungskosten?

Bewirtungskosten sind steuerlich die Aufwendungen für Speisen, Getränke und Trinkgeld, wenn du oder dein Unternehmen aus betrieblichen Gründen bewirtest oder bewirtet wirst – typischerweise im Restaurant, beim Catering oder bei einem Geschäftsessen mit Externen oder dem Team.

Nicht jede Verpflegung im Job zählt dazu: Kaffee im Büro oder die Kantine sind andere Themen. Entscheidend sind gemeinsamer Verzehr, dokumentierter Anlass und ein ordentlicher Beleg.

Wer setzt was an? Unternehmen und Selbstständige buchen anerkannte Beträge als Betriebsausgaben oder Werbungskosten. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer setzen Restaurantrechnungen in der Regel nicht selbst ab – sie reichen Belege ein und bekommen eine Erstattung, wenn die Bewirtung betrieblich war.

Bewirtungskosten vs Verpflegungsmehraufwand und Spesen

Im Alltag werden die Begriffe oft vermischt – steuerlich sind es getrennte Posten:

Ein Mittagessen mit Kunden ist Bewirtung (Beleg mit Teilnehmern und Anlass). Verpflegungspauschalen auf Dienstreisen ersetzen keinen Bewirtungsbeleg für ein Restaurantbesuch mit externen Gästen.

Auf einer Dienstreise kann beides vorkommen: tagsüber die Verpflegungspauschale für deine eigene Abwesenheit und abends ein belegtes Geschäftsessen mit einem Kunden vor Ort. Buche und dokumentiere die Posten getrennt – sonst vermischst du Pauschale und 70-%-Bewirtung in einer Position. Der Überblick über Reisekosten insgesamt findest du unter Spesen.

Welche Bewirtungskosten sind absetzbar?

Absetzbar sind nur Kosten, die unmittelbar zum Verzehr von Speisen und Getränken gehören – plus die übliche Bedienung. Dazu zählen Speisen, Getränke und das Trinkgeld für das Bedienungspersonal.

Nicht abzugsfähig sind Kosten für Raummiete, Dekoration, musikalische Unterhaltung oder ähnliche Aufwendungen ohne direkten Bezug zum Verzehr. Bei Seminarraum plus Catering setzt du nur den Catering-Anteil an – die Raummiete separat nicht. Auch Geschenkkörbe oder Mitnahme-Produkte ohne gemeinsamen Verzehr am Tisch sind keine klassischen Bewirtungskosten.

Getränke und Speisen ohne dokumentierten geschäftlichen Anlass (z. B. reine Barrechnung) sind in der Prüfung besonders kritisch – der Bezug muss über den Bewirtungsbeleg nachweisbar sein. Werbewirksame Events mit Buffet, aber ohne erkennbare Geschäftsbesprechung, können teilweise nur den Verzehrsanteil als Bewirtung anerkennen lassen.

Für Selbstständige gelten dieselben Grundsätze wie für Kapitalgesellschaften – der Unterschied liegt nur in der Zuordnung als Werbungskosten statt Betriebsausgaben.

In welcher Höhe sind Bewirtungskosten abzugsfähig?

In der Regel 70 Prozent: Nach § 12 Nr. 1 Satz 2 EStG sind 70 % der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abziehbar, wenn ein geschäftlicher Anlass vorliegt – z. B. Kundengespräch, Teambesprechung im Restaurant oder Lieferantentermin mit Essen.

Abzugsfähigkeit im Überblick:

• Geschäftsessen mit Kunden oder Partnern: 70 %
• Teambesprechung im Restaurant: 70 %
• Betriebsausflug, Weihnachtsfeier, Jubiläumsfeier (unter § 19 EStG): bis 100 % als Betriebsausgabe, ggf. Sachbezug beim Arbeitnehmer
• Einzelbewirtung ohne geschäftlichen Bezug: 0 %

Die verbreitete Formulierung „100 %-Bewirtung“ gilt nicht pauschal für jedes Geschäftsessen mit Kunden. Außerhalb anerkannter Betriebsveranstaltungen bleibt es bei der 70-%-Kürzung nach § 12 EStG – auch wenn die Rechnung voll bezahlt wurde.

Betriebsveranstaltungen nach § 19 EStG

Für Betriebsveranstaltungen (z. B. Weihnachtsfeier, Sommerfest) gelten Sonderregeln: Aufwendungen bis 110 € je teilnehmende Person und Veranstaltung können als Betriebsausgaben anerkannt werden; pro Kalenderjahr sind in der Regel zwei solcher Veranstaltungen möglich. Der Betrag oberhalb der Freigrenze kann beim Arbeitnehmer als Sachbezug versteuert werden – die 70-%-Kürzung nach § 12 EStG greift hier nicht in derselben Weise wie beim klassischen Geschäftsessen.

Die Veranstaltung muss allen (oder einer klar definierten Gruppe von) Arbeitnehmern zugänglich sein und darf keinen unverhältnismäßig luxuriösen Charakter haben. Dokumentiere Teilnehmerzahl, Anlass und Kosten – Details zur Belegführung: Bewirtungsbeleg.

Bei Verpflegung auf Dienstreisen gelten zusätzlich die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand – nicht verwechseln mit der Restaurant-Bewirtung vor Ort.

Umsatzsteuer und Vorsteuer bei Bewirtung

Wichtig zu unterscheiden: Die 70-%-Regel für die Einkommensteuer ist nicht dasselbe wie der Vorsteuerabzug. Bei der Umsatzsteuer darfst du die Vorsteuer aus Bewirtungsrechnungen in der Regel ebenfalls nur zu 70 % abziehen – der Rest ist kein Vorsteuerabzug. Das gilt unabhängig davon, wie du die 30 % nicht abzugsfähigen ESt-Kosten in der Buchhaltung darstellst.

Rechenbeispiel Umsatzsteuer: Restaurantrechnung 119 € brutto (100 € netto + 19 € MwSt.). ESt: 70 % von 119 € = 83,30 € abzugsfähig. Vorsteuer: 70 % von 19 € = 13,30 € – die restlichen 5,70 € USt sind nicht als Vorsteuer abziehbar. Netto und Brutto bei der 30-%-ESt-Kürzung immer vom Bruttobetrag ausgehen (siehe FAQ).

Über die Aufschlüsselung von Brutto und Netto informiert der Mehrwertsteuer-Rechner; vertieft: Vorsteuer und Kleinbetragsrechnung bei kleinen Rechnungsbeträgen.

Bist du nicht vorsteuerabzugsberechtigt (z. B. Kleinunternehmer nach § 19 UStG – nicht zu verwechseln mit § 19 EStG bei Betriebsveranstaltungen), entfällt der Vorsteuerabzug. Die 70-%-Kürzung bei der Einkommensteuer kann dich als Selbstständige:r trotzdem betreffen, wenn die Bewirtung als Werbungskosten anerkannt wird.

Was bedeutet Angemessenheit der Bewirtungskosten?

Angemessen sind Bewirtungskosten, wenn Betrag, Anlass und Teilnehmerzahl zusammenpassen – es gibt keine feste Euro-Grenze pro Person. Die Finanzverwaltung bewertet Branche, Region und Tageszeit mit: Ein Business-Lunch unter der Woche wird anders gesehen als ein Abendessen mit mehrgängigem Menü.

Praxisbeispiele zur Angemessenheit:

• Mittagessen zu zweit für 80 €: oft plausibel; 400 € zu zweit kann hinterfragt werden.
• Acht Personen in der Teambesprechung: höherer Betrag pro Kopf als beim Zweiergespräch vertretbar.
• Luxus-Location oder teure Weine ohne Geschäftsmehrwert: Risiko für Kürzung.
• Wiederholte Premium-Besuche mit demselben Kunden ohne dokumentierten Projektfortschritt: zusätzliche Prüffragen.

Formuliere den Anlass konkret („Vertragsverhandlung Rahmenvertrag Q4“ statt „Essen“). Bei Beträgen über 100 € pro Person hilft eine kurze Notiz zum Gesprächsthema – sie erhöht die Plausibilität in der Betriebsprüfung.

Für die Gastronomie und Branchen mit vielen Geschäftsessen lohnt sich eine feste Ablage (monatlich sortiert) und sofortige Anlassangabe auf der Rechnung. Bewirtungen auf Dienstreisen erfasst du in der Reisekostenabrechnung separat von Pauschalen. HR und Buchhaltung sollten in einer kurzen internen Richtlinie festhalten, welche Beträge ohne Zusatzfreigabe gebucht werden dürfen.

Welche Bewirtungsanlässe erkennt das Finanzamt an?

Das Finanzamt akzeptiert Anlässe, bei denen du den betrieblichen Zweck nachweisen kannst. Typisch sind Kundengespräche, Vertragsverhandlungen, Lieferantentermine, Teambesprechungen, Schulungen mit Externen oder Messen. Auch Bewirtungen bei Jobinterviews oder in der Einarbeitung können anerkannt werden, wenn der Zusammenhang dokumentiert ist.

Catering und Bürobewirtung: Geliefertes Catering ins Büro oder in den Seminarraum kann Bewirtungskosten sein, wenn Speisen und Getränke vor Ort verzehrt werden und der geschäftliche Anlass dokumentiert ist – trenne weiterhin Catering von reiner Raummiete. Ein reines Lieferessen ohne gemeinsamen Termin mit Geschäftspartnern ist steuerlich riskant.

Betriebsausgaben vs Werbungskosten: Als Arbeitgeber buchst du Bewirtungskosten als Betriebsausgaben; als Selbstständige:r oder Freiberufler:in als Werbungskosten – die Beleganforderungen sind gleich.

Private oder rein gesellschaftliche Treffen ohne dokumentierten betrieblichen Zweck sind nicht abzugsfähig – auch mit Geschäftskontakten am Tisch.

Typische Ablehnungsgründe: rein private Feiern (Geburtstag, Hochzeit), Sport- oder Kulturevents ohne erkennbare Geschäftsbesprechung, Bewirtung von Familienangehörigen ohne Firmenbezug oder Essen „nach Feierabend“ ohne dokumentiertes Arbeitsgespräch. Auch ein Kunde am Tisch rettet den Abzug nicht, wenn der Anlass offensichtlich privat ist.

Wie rechnet man Bewirtungskosten ab?

Beispiel Geschäftsessen: Rechnung 120 € brutto, geschäftlicher Anlass dokumentiert → 120 € × 0,7 = 84 € abzugsfähig; 36 € (30 %) trägst du selbst. Berechnung immer auf Bruttobasis (inkl. MwSt.).

Beispiel Betriebsveranstaltung: 500 € Gesamtkosten für 20 Mitarbeitende (25 € pro Person) – unter der § 19-Freigrenze; als Betriebsausgabe voll ansetzbar, sofern Voraussetzungen erfüllt (nicht mit pauschaler 70-%-Kürzung wie beim Kundenessen verwechseln).

Buche den abzugsfähigen Anteil getrennt von den nicht abzugsfähigen 30 %, damit Jahresabschluss und Steuererklärung konsistent bleiben.

Bewirtungskosten absetzen – Ablauf für HR und Buchhaltung:

1. Beleg und Zahlungsnachweis prüfen (Pflichtfelder: siehe Bewirtungsbeleg).
2. Anlass und Teilnehmer dokumentieren; Angemessenheit kurz bewerten.
3. Abzugsfähigen ESt-Anteil (meist 70 % brutto) und Vorsteuer (70 % der USt) berechnen.
4. In der Buchhaltung verbuchen; nicht abzugsfähige 30 % separat führen.
5. Bei Vorschuss der Mitarbeitenden: Erstattung nur für den betrieblich anerkannten Aufwand – keine private „100 %-Erstattung“ der Gesamtrechnung.

Buchung in der Finanzbuchhaltung

In der Praxis verbuchst du die vollen Bruttokosten und führst den nicht abzugsfähigen Anteil (30 %) über ein neutrales oder gesondertes Konto – die Kontierung hängt vom Kontenrahmen (z. B. SKR03) ab. Dein Steuerberater gibt die passenden Konten vor. Viele Unternehmen nutzen ein Bewirtungskonto für den Gesamtaufwand und buchen den nicht abzugsfähigen Teil periodisch oder pro Beleg gegen ein Aufwandskonto.

Bei gemischten Rechnungen (Catering plus Raummiete) splittest du die Positionen vor der Buchung. Für laufende Spesen und Reisekosten nutzt du dieselbe Belegdisziplin wie bei Bewirtungen. In der Kostenstellenrechnung kannst du Bewirtungen nach Vertrieb, Projekt oder Standort zuordnen – das erleichtert spätere Auswertungen und Prüfungen.

Wenn Mitarbeitende privat vorgestreckt haben, erstattest du nur den betrieblich anerkannten Anteil; die 30 % nicht abzugsfähigen Kosten trägt der Arbeitgeber wirtschaftlich, nicht der Arbeitnehmer – sofern die Bewirtung betrieblich veranlasst war.

Beispiel SKR03 (vereinfacht): Brutto-Rechnung 119 € auf Bewirtungsaufwand (Gesamtbetrag). Den nicht abzugsfähigen ESt-Anteil (30 % von 119 € = 35,70 €) buchst du gesondert – oft als nicht abziehbare Bewirtung oder neutraler Aufwand, wie dein Steuerberater vorgibt. Den Vorsteueranteil (13,30 € bei 19 % USt) nur mit 70 %-Quote auf das Vorsteuerkonto – nicht die volle 19 €. So bleiben Jahresabschluss, USt-Voranmeldung und ESt-Bescheid konsistent.

Welche Fehler solltest du bei Bewirtungskosten vermeiden?

Vermerke den Anlass direkt auf der Rechnung, wenn das Restaurant mitspielt; sonst ergänze ihn unmittelbar nach dem Essen (nicht Wochen später). Welche Felder auf dem Beleg stehen müssen, erklärt der Lexikon-Artikel Bewirtungsbeleg.

In der Betriebsprüfung werden fehlende oder widersprüchliche Angaben oft pauschal beanstandet – lieber einmal sauber dokumentieren als nachträglich begründen. Interne Freigabeschwellen (z. B. ab 75 € pro Person) reduzieren Rückfragen zwischen HR und Buchhaltung.

Belege und Aufbewahrung

Für den steuerlichen Abzug brauchst du einen vollständigen Bewirtungsbeleg (Datum, Ort, Teilnehmer, Anlass, Betrag, Zahlungsnachweis) – Checkliste im Lexikon Bewirtungsbeleg. Aufbewahrung grundsätzlich zehn Jahre nach § 147 AO; ohne Belege bei einer Betriebsprüfung kann der Abzug verwehrt werden.

Lege Belege nach Geschäftsjahr oder Kostenstelle ab. Digitale Ablage ist möglich, wenn GoBD-Anforderungen erfüllt sind: Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Zugriff für Prüfer müssen gewährleistet sein. Kreditkartenbelege allein reichen nicht – die Bewirtungsangaben müssen zum Zahlungsnachweis passen.

Wenn du mit eRechnung oder Scan-Workflow arbeitest, speichere die Bewirtungsangaben (Teilnehmer, Anlass) als strukturierten Zusatz zum Zahlungsbeleg – nicht nur die PDF-Rechnung ohne Kontext.

Ab 250 € können zusätzliche Anforderungen an die Rechnung gelten; die Abgrenzung zur Kleinbetragsrechnung und zur ordnungsgemäßen Rechnung nach § 14 UStG erläutert der Beleg-Artikel – hier reicht der Hinweis: Bei höheren Beträgen lohnt sich eine vollständige Rechnung mit allen Pflichtangaben.

Definiere in der Spesenrichtlinie, bis wann Mitarbeitende Bewirtungsbelege einreichen müssen (z. B. innerhalb von 14 Tagen nach dem Termin) – das erleichtert die monatliche Buchung und verhindert Jahresend-Staus. Originale oder GoBD-konforme digitale Kopien müssen dem Zahlungsauszug zuordenbar bleiben.

Fazit

Bewirtungskosten absetzen klappt mit klaren Regeln: 70 % bei Geschäftsessen, § 19 EStG bei Betriebsveranstaltungen, Angemessenheit prüfen und Einkommensteuer nicht mit Umsatzsteuer verwechseln. Belege und Anlass gehören von Anfang an dazu – bei Unklarheiten zu Pflichtangaben sieh im Lexikon Bewirtungsbeleg nach oder frag deine Steuerberatung.

In HR und Buchhaltung hilft eine einheitliche Spesen- und Bewirtungsrichtlinie: weniger Rückfragen, schnellere Erstattung, saubere Prüfung. Ordio unterstützt dich dabei, Zeiten und Belege im Betrieb strukturiert zu erfassen.