Ordio - die Zukunft der Schichtplanung
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Ein Bewirtungsbeleg ist ein Nachweis für eine geschäftlich oder betrieblich veranlasste Bewirtung, die in Deutschland steuerlich geltend gemacht wird. Sie sind vor allem dann wichtig, wenn du als Arbeitgeber oder als Selbstständiger deine Bewirtungskosten von der Steuer absetzen möchtest. Doch was genau sind Bewirtungsbelege und worauf musst du achten?
Was muss auf dem Bewirtungsbeleg stehen?
Nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG muss ein Bewirtungsbeleg folgende Angaben enthalten, damit die Aufwendungen vom Finanzamt als Betriebsausgaben oder Werbungskosten anerkannt werden.
- Datum und Ort der Bewirtung: Der Bewirtungsbeleg sollte das genaue Datum und den Ort der Bewirtung enthalten. Dies ist wichtig für die Nachvollziehbarkeit und eventuelle Rückfragen der Finanzbehörden.
- Die Namen aller teilnehmenden Personen: Alle Personen, die an der Bewirtung teilgenommen haben, müssen auf dem Beleg namentlich aufgeführt werden. Dazu gehören sowohl die eigenen Daten als auch die Namen der Gäste oder Geschäftspartner, die an der Bewirtung teilgenommen haben.
- Der geschäftliche Anlass der Bewirtung: Der geschäftliche Anlass der Bewirtung sollte eindeutig und detailliert auf dem Beleg vermerkt sein. Ob es sich um ein Kundengespräch, ein Geschäftstreffen oder eine Teambesprechung handelt, das Finanzamt möchte genau wissen, warum die Bewirtung stattgefunden hat.
- Die Höhe der Ausgaben: Die Gesamtkosten der Bewirtung müssen genau angegeben werden. Dazu gehören die Kosten für Speisen, Getränke und eventuelle Trinkgelder.
Welche Bewirtungskosten sind absetzbar?
Als Betriebsausgaben oder Werbungskosten sind nur die Bewirtungskosten abziehbar, die unmittelbar mit dem Verzehr von Speisen und Getränken und den damit zusammenhängenden Dienstleistungen zusammenhängen. Das bedeutet, dass die Kosten für die verabreichten Speisen und Getränke sowie das Trinkgeld für das Bedienungspersonal grundsätzlich abzugsfähig sind. Nicht abzugsfähig sind dagegen Kosten für Raummiete, Dekoration, musikalische Unterhaltung oder ähnliche Aufwendungen, die nicht unmittelbar mit dem Verzehr von Speisen und Getränken zusammenhängen.
In welcher Höhe sind Bewirtungskosten abzugsfähig?
Grundsätzlich sind nach § 12 Nr. 1 Satz 2 EStG 70 Prozent der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abziehbar, wenn ein geschäftlicher Anlass vorliegt, z.B. Kundengespräch, Teambesprechung, Geschäftsveranstaltung.
Es gibt jedoch auch Sonderfälle, in denen eine 100%ige Abzugsfähigkeit der Bewirtungskosten möglich ist, z.B. bei Betriebsveranstaltungen. Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen, die für alle oder bestimmte Gruppen von Arbeitnehmern eines Unternehmens organisiert werden. Solche Veranstaltungen können zu 100 Prozent als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden, sofern sie allen Arbeitnehmern zugänglich sind und keinen unverhältnismäßig luxuriösen Charakter haben. Damit können Arbeitgeber z.B. Weihnachtsfeiern oder Betriebsausflüge steuerlich voll absetzen.
Verhältnismäßigkeit der Bewirtungskosten
Die Angemessenheit der Bewirtungskosten ist ein entscheidender Faktor für die steuerliche Anerkennung und den Abzug als Betriebsausgaben oder Werbungskosten. Die Finanzverwaltung erwartet, dass die Bewirtungskosten in einem angemessenen Verhältnis zum Anlass und zur Anzahl der teilnehmenden Personen stehen. Die Art und Weise der Bewirtung muss dem geschäftlichen oder beruflichen Anlass angemessen sein und die Kosten müssen einen unmittelbaren betrieblichen Anlass haben. Die Steuerbehörden können unangemessene oder luxuriöse Ausgaben als unangemessen betrachten. Dies kann dazu führen, dass die Ausgaben nicht steuerlich absetzbar sind.
FAQs
1. Was ist ein Bewirtungsbeleg?
Ein Bewirtungsbeleg ist ein steuerlich abzugsfähiger Nachweis über eine geschäftlich oder betrieblich veranlasste Bewirtung in Deutschland. Er ist vor allem für Arbeitgeber und Selbstständige wichtig, die ihre Bewirtungskosten von der Steuer absetzen wollen.
2. Was muss der Bewirtungsbeleg enthalten?
Der Bewirtungsbeleg muss das genaue Datum und den Ort der Bewirtung enthalten. Darüber hinaus sind die Namen aller teilnehmenden Personen und der geschäftliche Anlass der Bewirtung anzugeben. Die Höhe der Ausgaben für Speisen, Getränke und Trinkgelder ist ebenfalls anzugeben.
3. Welche Bewirtungskosten sind abzugsfähig?
Abzugsfähig sind nur Bewirtungskosten, die in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Verzehr von Speisen und Getränken und den damit verbundenen Dienstleistungen (einschließlich Trinkgelder) stehen. Kosten für Raummiete, Dekoration oder musikalische Unterhaltung sind nicht abzugsfähig.
4. In welcher Höhe sind Bewirtungskosten abzugsfähig?
Grundsätzlich können 70 Prozent der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abgezogen werden, wenn ein geschäftlicher Anlass vorliegt. Es gibt jedoch Ausnahmen, z.B. Betriebsveranstaltungen, bei denen 100 Prozent der Kosten abzugsfähig sind.
5. Was bedeutet “Verhältnismäßigkeit der Bewirtungskosten”?
Verhältnismäßigkeit bedeutet, dass die Bewirtungskosten in einem angemessenen Verhältnis zum Anlass und zur Anzahl der teilnehmenden Personen stehen müssen. Unverhältnismäßige oder luxuriöse Ausgaben können als unangemessen gelten und sind nicht abzugsfähig.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.
FAQ
Zu den Bewirtungskosten zählen alle Ausgaben für Speisen, Getränke und damit verbundene Dienstleistungen, die im Rahmen eines geschäftlichen Anlasses entstehen – z. B. bei einem Restaurantbesuch mit Kund:innen, Geschäftspartner:innen oder Bewerber:innen. Auch Trinkgelder, Raumkosten oder Dekoration können unter bestimmten Voraussetzungen dazugehören.
Bewirtungskosten im geschäftlichen Kontext sind zu 70 % steuerlich absetzbar, sofern sie ordnungsgemäß dokumentiert und betrieblich veranlasst sind. Die verbleibenden 30 % gelten als nicht abzugsfähig, da sie als private Lebensführung angesehen werden. Interne Bewirtungen (z. B. Kantine) oder Aufwendungen bei Betriebsveranstaltungen können unter bestimmten Bedingungen sogar zu 100 % abzugsfähig sein.
Ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg muss enthalten:
– Vollständige Rechnung mit Datum, Ort und Steuernummer
– Name des Gastgebers
– Teilnehmende Personen
– Anlass der Bewirtung
– Eigenhändige Unterschrift des/der Bewirtenden
Ohne diese Angaben erkennt das Finanzamt den Abzug nicht an – eine einfache Quittung reicht nicht aus.
Nicht anerkannt werden:
– Private Bewirtungen ohne geschäftlichen Anlass
– Unzureichend dokumentierte Rechnungen
– Luxusausgaben oder übertriebene Aufwendungen
– Bewirtungen ohne erkennbaren wirtschaftlichen Zusammenhang zum Betrieb
Wichtig: Auch Bewirtungen mit Familienangehörigen oder Freund:innen sind meist nicht abzugsfähig, wenn sie nicht nachweislich betrieblich veranlasst sind.
Solche Bewirtungen sind in der Regel nicht steuerlich absetzbar, da das Finanzamt von einer privaten Veranlassung ausgeht. Nur wenn ein nachweislich betrieblicher Kontext besteht – z. B. ein Familienmitglied ist zugleich Geschäftspartner – kann ein Abzug möglich sein. Eine detaillierte Dokumentation ist hier besonders wichtig.
100 % abzugsfähig sind Bewirtungskosten nur in bestimmten Fällen:
– Bei internen Betriebsveranstaltungen (z. B. Weihnachtsfeier, Teamevent)
– Bei Bewirtung eigener Mitarbeitender
– Wenn die Bewirtung ausnahmsweise nicht als Repräsentationsaufwand gilt, sondern als notwendige Betriebsausgabe (z. B. Catering für eine interne Schulung)
Wenn die Bewirtung betrieblich und intern erfolgt – z. B. gegenüber Mitarbeitenden oder im Rahmen von Schulungen und Events – sind die Kosten voll steuerlich absetzbar. Auch bestimmte Berufsgruppen (z. B. Außendienst, Lkw-Fahrer) profitieren ggf. von 100 % Abzug.
Alle Kosten für Essen, Getränke, Service und Umfeld, sofern sie aus geschäftlichem Anlass entstehen. Auch Trinkgelder und Nebenkosten können darunter fallen, wenn sie belegt und begründet werden.
In klassischen Geschäftsessen mit Externen (z. B. Kund:innen, Partner:innen) erkennt das Finanzamt nur 70 % der Kosten als Betriebsausgabe an – dies gilt auch für Bewirtungen im Restaurant oder Hotel.
Im Normalfall sind 70 % der Ausgaben abzugsfähig, sofern die Dokumentation korrekt ist. Bei internen Anlässen oder Mitarbeitenden-Verpflegung kann der Abzug auf 100 % steigen.
Es gibt keine gesetzlich fixierte Obergrenze, aber die Kosten müssen angemessen und verhältnismäßig sein. Ein 5-Gänge-Menü mit Champagner für 300 € pro Person bei einem normalen Kundentermin wird vom Finanzamt kritisch geprüft – ein Geschäftsessen im Rahmen üblicher Kosten (20–60 € pro Person) ist meist unproblematisch.
