Arbeitsbescheinigung vom Arbeitgeber: Formular & Fristen

Kurz gesagt: Die Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III ist das offizielle BA-Formular über Art, Dauer und Entgelt deiner Beschäftigung. Dein Arbeitgeber übermittelt sie seit 2023 in der Regel elektronisch über BEA an die Agentur für Arbeit – nicht an dich privat. Sie dient der Prüfung von Arbeitslosengeld; eine Lohnsteuerbescheinigung und die monatliche Lohnbescheinigung sind andere Dokumente. Stand: Oktober 2026.

Hinweis: Keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind Angaben der Bundesagentur für Arbeit und § 312 SGB III. Bei Insolvenz des Arbeitgebers oder mehreren Jobs hilft die zuständige Agentur.

Du erfährst Schritt für Schritt, wer die Bescheinigung an die Agentur schickt, welche Pflichtangaben ins Formular gehören und wie BEA seit 2023 funktioniert – plus, was du tun kannst, wenn dein Arbeitgeber nicht ausstellt. Arbeitgeber und HR finden die Pflichten und Fristen vor allem bei Pflichtangaben, BEA und Offboarding. Sobald die Entgeltdaten vorliegen, kannst du deinen voraussichtlichen Anspruch mit dem Arbeitslosengeld-Rechner abschätzen.

Was ist eine Arbeitsbescheinigung?

Eine Arbeitsbescheinigung ist das offizielle BA-Formular über Art, Dauer, Entgelt und Beendigung deiner Beschäftigung – nicht dein Arbeitszeugnis und keine laufende Arbeitsbestätigung.

Umgangssprachlich heißt sie auch Arbeitgeberbescheinigung oder Bescheinigung fürs Arbeitsamt. Ohne vollständige Angaben kann die Agentur für Arbeit deinen Arbeitslosengeldantrag nicht abschließend bearbeiten.

Seit dem 1. Januar 2023 stellen Arbeitgeber die Bescheinigung in der Regel elektronisch über das BEA-Verfahren aus. Papier-PDFs gelten nur noch für Beschäftigungen, die bis zum 31. Dezember 2022 endeten.

Die Bescheinigung ist nicht mit einem Arbeitszeugnis oder einer laufenden Arbeitsbestätigung zu verwechseln: Sie geht ausschließlich an die Agentur für Arbeit und dient der Berechnung von Leistungen nach dem SGB III (Arbeitslosengeld) sowie in relevanten Fällen der Prüfung im Zusammenhang mit Bürgergeld. Arbeitgeber erstellen sie in der Regel für die letzten zwölf Monate der Beschäftigung; in besonderen Fällen können auch längere Zeiträume relevant sein.

Wann brauchst du die Bescheinigung?

Typischerweise benötigst du sie, wenn du dich arbeitslos meldest und Arbeitslosengeld beantragst. Auch wenn du zunächst eine Anwartschaftszeit abwarten musst (z. B. weil die letzte Beschäftigung zu kurz war) oder Leistungen nur in Aussicht stehen, sollte die Bescheinigung frühzeitig angefordert werden – sonst verzögert sich die Auszahlung, sobald der Anspruch entsteht. Wenn du nach einer Beschäftigung Bürgergeld beantragst, verlangt die Agentur für Arbeit ebenfalls einen Nachweis über deine letzte Tätigkeit.

Für Arbeitgeber und HR: Ihr seid zur Ausstellung nur verpflichtet, wenn die ehemalige Beschäftigte bzw. der ehemalige Beschäftigte oder die Agentur für Arbeit euch dazu auffordert – nicht automatisch bei jeder Kündigung. Seit 2023 ist die elektronische Übermittlung über BA-BEA Pflicht. Orientierungsfristen liegen bei zwei bis vier Wochen; rechtliche Grundlage ist § 312 SGB III. Bei Offboarding solltet ihr die Bescheinigung zeitnah mit der Lohnabrechnung abstimmen.

Rechtliche Grundlagen: § 312 SGB III

Nach § 312 SGB III ist der Arbeitgeber verpflichtet, auf Verlangen der Agentur für Arbeit oder der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers eine Arbeitsbescheinigung auszustellen – umgangssprachlich auch Arbeitgeberbescheinigung oder Bescheinigung gemäß § 312 SGB III genannt. Pflichtangaben sind:

• Art der Tätigkeit
• Beginn und Ende der Beschäftigung
• Zeitpunkte von Unterbrechungen
• Grund für die Beendigung
• Höhe des Arbeitsentgelts und sonstiger Geldleistungen

Unvollständige oder falsche Angaben können ein Bußgeld nach § 404 SGB III (bis zu 2.000 Euro) und Schadensersatz nach § 321 SGB III nach sich ziehen. Die Bescheinigung ist damit gesetzlich vorgeschrieben, sobald sie angefordert wird.

Ergänzend regelt § 313 SGB III die Nebeneinkommensbescheinigung – sie wird benötigt, wenn du während des Arbeitslosengeldbezugs nebenher verdienst. Unterbrechungen wie Elternzeit müssen in der Bescheinigung ausgewiesen sein, damit die Agentur Versicherungszeiten korrekt zuordnet – unabhängig davon, ob du parallel Elterngeld beantragst. Für Auslandsfälle gibt es die EU-Arbeitsbescheinigung nach § 312a SGB III; die Agentur für Arbeit fordert sie an, wenn du im europäischen Ausland Leistungen beantragst und deutsche Versicherungszeiten nachgewiesen werden müssen.

Pflicht des Arbeitgebers im Überblick

Der Arbeitgeber muss die Bescheinigung auf dein Verlangen ausstellen, sobald das Arbeitsverhältnis beendet ist und du Arbeitslosengeld beantragen willst – oder wenn die Agentur für Arbeit den Arbeitgeber direkt auffordert. Das gilt unabhängig davon, ob du gekündigt hast, gekündigt wurdest oder ein Aufhebungsvertrag geschlossen wurde. Auch nach Probezeit oder bei befristeten Verträgen kann eine Bescheinigung nötig sein.

Wer schickt die Arbeitsbescheinigung an die Agentur für Arbeit?

Dein Arbeitgeber – meist HR oder Lohnbüro – erstellt und übermittelt die Bescheinigung seit 2023 elektronisch über BEA an die Agentur für Arbeit. Dein Arbeitgeber muss dir kein PDF per privater E-Mail schicken – entscheidend ist die vollständige Übermittlung an die Agentur über BEA.

Steuerberater oder externe Lohnbüros handeln im Auftrag des Arbeitgebers; du forderst die Ausstellung beim Arbeitgeber an.

Du selbst reichst die Bescheinigung in der Regel nicht ein. Die Agentur für Arbeit schickt dir eine Kopie, sobald die elektronische Übermittlung eingegangen ist. Nur wenn dein Arbeitsverhältnis bis zum 31.12.2022 endete, ist noch das ausgefüllte PDF per Post möglich – oder du gibst eine Papierkopie bei der Agentur ab.

Die Agentur fordert die Bescheinigung nicht automatisch beim Arbeitgeber an – du bittest den Arbeitgeber zuerst um Ausstellung, am besten per E-Mail. Eine Übermittlung ohne deine Anforderung beim Arbeitgeber gibt es nicht; erst wenn du (oder die Agentur) die Ausstellung verlangst, geht die Bescheinigung per BEA raus. Verweigert oder verzögert er, kann die Agentur den Arbeitgeber direkt auffordern.

Wer ist im Unternehmen zuständig?

In größeren Unternehmen übernimmt die Personalabteilung oder das Lohnbüro die Ausstellung. In kleinen Betrieben ist oft der Geschäftsführer oder die Geschäftsführerin zuständig. Externe Steuerberater und Lohnbüros handeln im Auftrag des Arbeitgebers – rechtlich verantwortlich bleibt aber der Arbeitgeber. Wenn du unsicher bist, frage zuerst bei HR nach und setze parallel eine kurze Frist.

Wie bekomme ich meine Arbeitsbescheinigung?

Fordere die Arbeitsbescheinigung schriftlich per E-Mail beim (ehemaligen) Arbeitgeber an; er übermittelt sie per BEA an die Agentur – du reichst sie nicht selbst ein.

Wichtig: Die Bescheinigung beantragst du beim Arbeitgeber, nicht bei der Agentur für Arbeit. Setze eine Frist, verweise auf § 312 SGB III und bewahre die E-Mail als Nachweis auf.

So gehst du typischerweise vor:

1. Schriftlich beim Arbeitgeber anfordern – per E-Mail oder Brief, damit du einen Nachweis hast.
2. Ansprechpartner klären – meist Personalabteilung, Lohnbüro oder Steuerberater; in kleinen Betrieben der Vorgesetzte.
3. Frist setzen – zwei Wochen sind üblich; verweise auf § 312 SGB III.
4. Agentur informieren – wenn der Arbeitgeber nicht reagiert, kann die Agentur für Arbeit den Arbeitgeber direkt auffordern.

Viele Arbeitgeber nutzen zertifizierte Lohnsoftware (z. B. DATEV), die die Bescheinigung automatisch erstellt und über BEA übermittelt. Du erhältst dann eine Kopie für deine Unterlagen.

Mehrere Jobs: Bescheinigung vom vorletzten Arbeitgeber

Hattest du in den letzten zwei Jahren mehrere Stellen, kann die Agentur für Arbeit auch eine Bescheinigung vom vorletzten Arbeitgeber benötigen – nicht nur vom letzten Job. Fordere sie deshalb bei jedem ehemaligen Arbeitgeber an, von dem die Agentur Versicherungszeiten prüfen will. Fehlt eine Bescheinigung, verzögert sich die Berechnung deines Anspruchs auf Arbeitslosengeld.

Schriftliche Anforderung: Was reingehört

Eine E-Mail an HR reicht oft aus. Nenne darin deinen Namen, Personalnummer, Beschäftigungszeitraum und das Enddatum des Arbeitsverhältnisses. Bitte ausdrücklich um die elektronische Übermittlung der Arbeitsbescheinigung an die Agentur für Arbeit und um eine Kopie für dich. Verweise auf § 312 SGB III und setze eine Frist – zum Beispiel 14 Tage. Bewahre die E-Mail als Nachweis auf.

Arbeitslos melden: Reihenfolge

Melde dich parallel oder unmittelbar nach dem Ausscheiden bei der Agentur für Arbeit arbeitslos – die Bescheinigung kann etwas später nachgereicht werden, verzögert aber die Leistungszahlung. Nutze den Arbeitslosengeld-Rechner, um deinen voraussichtlichen Anspruch einzuschätzen, sobald die Entgeltdaten aus der Bescheinigung vorliegen.

Arbeitsbescheinigung ausstellen: Pflichtangaben im Formular

Im Formular trägt der Arbeitgeber die Daten ein, die die Agentur für Arbeit zur Berechnung des Arbeitslosengeldes braucht. Fehler in einem Feld können die Leistungshöhe verfälschen oder den Antrag blockieren – deshalb lohnt sich ein Abgleich mit der letzten Lohnabrechnung. Die wichtigsten Felder:

Offizielle Vordrucke und Ausfüllhinweise stellt die Bundesagentur für Arbeit bereit. Für die interne Erfassung kannst du als Arbeitgeber die kostenlose Arbeitsbescheinigung-Vorlage nutzen.

Entgelt und Sonderzahlungen korrekt angeben

Die Agentur für Arbeit benötigt das durchschnittliche Arbeitsentgelt der letzten Monate – inklusive lohnsteuerpflichtiger Sonderzahlungen, Überstundenvergütung und steuerfreier Zuschläge, soweit sie die Bemessungsgrundlage beeinflussen. Dein Arbeitgeber sollte die Werte aus der Lohnabrechnung übernehmen, nicht schätzen – mit digitaler Lohnabrechnung lassen sich Entgelte und BEA-Übermittlung aus einer Datenquelle speisen. Fehler bei Zuschlägen sind häufig; ein Abgleich mit dem Zuschlagsrechner oder Brutto-Netto-Rechner hilft bei der Plausibilitätskontrolle.

Wie schreibe ich eine Arbeitsbescheinigung?

Der Arbeitgeber „schreibt“ die Bescheinigung nicht frei – er füllt den offiziellen Vordruck aus oder erzeugt ihn in zertifizierter Software. Handschriftliche Ergänzungen sind bei Papierform möglich, müssen aber leserlich sein. In BEA-Software werden die Felder aus den Lohnstammdaten befüllt; vor dem Versand sollten die Angaben geprüft werden. Ausfüllhinweise der Bundesagentur für Arbeit erklären jedes Feld im Detail.

Beendigungsgrund und Unterbrechungen richtig eintragen

Beim Beendigungsgrund unterscheidet die Agentur für Arbeit zwischen Kündigung durch Arbeitgeber oder Arbeitnehmer, Aufhebungsvertrag, befristetem Vertragsende und betriebsbedingter Kündigung. Ein falscher Code kann die Sperrzeit beim Arbeitslosengeld beeinflussen. Unterbrechungen wie Elternzeit, unbezahlte Freistellung oder Kurzarbeit müssen mit Beginn und Ende eingetragen sein – sonst stimmen Versicherungszeiten und Entgelte in der Berechnung nicht.

BEA: elektronische Übermittlung seit 2023

Stand 2026: Seit dem 1. Januar 2023 müssen Arbeitgeber Arbeits- und Nebeneinkommensbescheinigungen elektronisch über BA-BEA („Bescheinigungen elektronisch annehmen“) an die Agentur für Arbeit übermitteln.

BEA ist das Verfahren der Bundesagentur für Arbeit für die digitale Übermittlung von Arbeitsbescheinigungen. Der Arbeitgeber benötigt dafür zertifizierte Lohnsoftware (z. B. DATEV, Lexware) mit Zugang zum BA-BEA-System. Die Software erstellt die Bescheinigung aus den Lohndaten und sendet sie verschlüsselt an die Agentur.

Ablauf in vier Schritten:

1. Bescheinigung in der zertifizierten Software erstellen
2. Automatische elektronische Übermittlung über BEA
3. Bestätigung an den Arbeitgeber
4. Kopie für dich bei der Agentur für Arbeit

BEA selbst ist für Arbeitgeber kostenlos; Kosten entstehen nur für die Lohnsoftware. Ohne eigene Lohnsoftware kann der Arbeitgeber die Bescheinigung über das Portal sv.net (BEA-fähig) einreichen – Details zur Registrierung bei der Bundesagentur für Arbeit (BEA). Viele Betriebe nutzen ohnehin zertifizierte Programme für die monatliche Lohnabrechnung – dann ist keine zusätzliche Software nötig. Als Arbeitnehmer musst du bei BEA-Nutzung nichts tun: Die Übermittlung läuft im Hintergrund, und du erhältst eine Kopie der Bescheinigung von der Agentur für Arbeit.

Für Nebeneinkommen während des Bezugs von Arbeitslosengeld gibt es zusätzlich die Nebeneinkommensbescheinigung nach § 313 SGB III – auch sie wird seit 2023 über BEA übermittelt.

Nebeneinkommensbescheinigung (§ 313 SGB III)

Verdienst du während des Arbeitslosengeldbezugs nebenher, meldet dein Arbeitgeber das laufende Entgelt über die Nebeneinkommensbescheinigung – nicht über die Abschluss-Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III. Sie wird in der Regel monatlich über BEA übermittelt, damit die Agentur prüfen kann, ob sich dein Arbeitslosengeld wegen des Nebenverdienstes kürzt. Die Arbeitsbescheinigung nach Beschäftigungsende und die Nebeneinkommensbescheinigung während des Bezugs sind also zwei getrennte Formulare.

Papierform: Nur noch für Beschäftigungen, die bis 31.12.2022 endeten. Dann steht das PDF Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III zum Download bereit.

Welche Software ist BEA-fähig?

Üblich sind zertifizierte Lohnprogramme von Anbietern wie DATEV, Lexware, Sage oder branchenspezifischen Payroll-Lösungen. Die Software muss beim BA-BEA-Verfahren registriert sein. Informationen zur Anmeldung und technischen Einrichtung findest du auf der BEA-Informationsseite der Bundesagentur.

Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

BEA spart Ausdruck und Postweg, reduziert Tippfehler und liefert der Agentur strukturierte Daten – der Arbeitslosengeldantrag lässt sich schneller bearbeiten. Für HR-Teams empfiehlt sich die Einbindung in den Offboarding-Prozess zusammen mit Zeugnis und Zugangssperren.

PDF-Formulare und Ausfüllhinweise

Für ältere Beschäftigungsverhältnisse (Ende bis 31.12.2022) oder als Orientierung beim Ausfüllen gelten diese Regeln:

Für die Übermittlung an die Agentur ist seit 2023 die elektronische Bescheinigung über BEA maßgeblich – ein unverschlüsselter PDF-Anhang per E-Mail ersetzt BEA nicht und ist aus Datenschutzsicht riskant. Ausfüllhinweise der Bundesagentur findest du als PDF auf der Seite zur Arbeitsbescheinigung. Bei Unsicherheiten hilft die telefonische Beratung der Agentur für Arbeit.

Wo finde ich das Formular Arbeitsbescheinigung?

Offizielle Vordrucke liegen auf der BA-Unternehmensseite zur Arbeitsbescheinigung zum Download bereit – für Papierfälle das PDF Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III (ba032120). Für die interne Vorbereitung kannst du zusätzlich die Ordio-Vorlage Arbeitsbescheinigung nutzen; maßgeblich für die Agentur ist aber immer der BA-Vordruck bzw. die BEA-Übermittlung aus zertifizierter Software.

Formular-PDF vs. BEA – Entscheidungshilfe

Endete das Arbeitsverhältnis nach dem 31.12.2022, ist BEA Pflicht – ein reines PDF per Post reicht nicht mehr. Endete es früher, kann der Arbeitgeber freiwillig BEA nutzen oder das PDF verwenden. Als Arbeitnehmer musst du in beiden Fällen nichts einreichen; der Arbeitgeber übermittelt bzw. reicht die Bescheinigung ein.

Fristen für Arbeitgeber

Eine gesetzliche Höchstfrist in Tagen gibt es nicht – der Arbeitgeber muss die Bescheinigung unverzüglich ausstellen, sobald sie angefordert wird. Die Agentur für Arbeit nennt Orientierungsfristen:

• Zwei Wochen – bei üblichen Beschäftigungsverhältnissen
• Vier Wochen – bei komplexen Fällen (z. B. mehrere Unterbrechungen, Sonderzahlungen)

Diese Fristen sind nicht bindend, sollten aber eingehalten werden, damit dein Arbeitslosengeldantrag nicht verzögert wird. Fordere die Bescheinigung am besten direkt nach dem letzten Arbeitstag an – je früher die Daten bei der Agentur für Arbeit eingehen, desto schneller kann dein Antrag bearbeitet werden.

Rückwirkend ausstellen: wie lange geht das?

Eine gesetzliche Höchstfrist für die rückwirkende Ausstellung gibt es nicht – der Arbeitgeber muss die Bescheinigung unverzüglich nachstellen, sobald sie angefordert wird. Verspätet nachgereichte Bescheinigungen sind möglich; sie verzögern aber die Auszahlung von Arbeitslosengeld. Bei längerer Verzögerung drohen dem Arbeitgeber Bußgeld nach § 404 SGB III und Schadensersatz nach § 321 SGB III.

Wann solltest du als Arbeitnehmer anfordern?

Fordere die Bescheinigung unmittelbar nach dem letzten Arbeitstag an – spätestens wenn du dich arbeitslos meldest. Kennst du das Beschäftigungsende schon früher, kannst du die Anforderung per E-Mail schon vorher senden; der Arbeitgeber darf sie aber erst nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausstellen. Je früher die Daten bei der Agentur für Arbeit ankommen, desto eher kann dein Anspruch auf Arbeitslosengeld geprüft und ausgezahlt werden.

Was passiert bei Verzögerung?

Fehlt die Bescheinigung, bleibt der Arbeitslosengeldantrag oft in der Warteschleife – die Auszahlung beginnt erst, wenn die Entgeltdaten vorliegen. Deshalb lohnt sich die schriftliche Erinnerung an den Arbeitgeber und frühzeitiges Einschalten der Agentur. Für Arbeitgeber gilt: Verzögerungen ohne triftigen Grund können Bußgeld und Schadensersatz auslösen.

Was tun, wenn der Arbeitgeber nicht ausstellt?

Wenn dein Arbeitgeber die Arbeitsbescheinigung verweigert – auch der alte Arbeitgeber nach Betriebsschließung oder längerer Pause – verzögert sich dein Arbeitslosengeld. Du kannst in drei Schritten vorgehen:

1. Schriftliche Aufforderung mit Frist – verweise auf § 312 SGB III und setze z. B. zwei Wochen Frist.
2. Agentur für Arbeit einschalten – die Agentur kann den Arbeitgeber direkt auffordern und bei Verweigerung ein Bußgeld verhängen (bis 2.000 Euro, § 404 SGB III).
3. Schadensersatz prüfen – bei Nachteilen durch die Verzögerung hast du Anspruch nach § 321 SGB III.

Der Ansprechpartner ist meist die Personalabteilung; in der Praxis hilft oft das Lohnbüro. Orientierung zur internen Zuständigkeit findest du im Organigramm deines ehemaligen Arbeitgebers.

Muster für die schriftliche Aufforderung

Eine E-Mail genügt – orientiere dich an den Angaben unter „Schriftliche Anforderung“ oben. Setze hier eine kürzere Frist (z. B. 14 Tage), verweise ausdrücklich auf § 312 SGB III und BEA, und speichere die E-Mail sowie jede Erinnerung. Die Nachweise helfen, wenn du die Agentur einschaltest oder Schadensersatz nach § 321 SGB III prüfst.

Typische Verzögerungsgründe

Häufige Ursachen: Der Vorgesetzte hat die Anfrage nicht weitergeleitet, das Lohnbüro wartet auf Abschluss der letzten Abrechnung, oder der Arbeitgeber verwechselt Arbeitsbescheinigung und Arbeitszeugnis. Erinnere freundlich aber bestimmt an die gesetzliche Pflicht. Wenn der Arbeitgeber insolvent ist oder nicht mehr erreichbar, informiere die Agentur für Arbeit umgehend – sie hat Erfahrung mit solchen Fällen.

Alter Arbeitgeber stellt keine Bescheinigung aus

Gerade wenn der Betrieb geschlossen wurde oder der Ansprechpartner fehlt, zählt jeder schriftliche Nachweis deiner Anforderung. Die Agentur kann den ehemaligen Arbeitgeber direkt anschreiben. In Extremfällen werden Daten aus Sozialversicherungsunterlagen oder Steuerabgaben ermittelt – das dauert länger. Deshalb: früh anfordern, Fristen setzen, alles dokumentieren.

Was tun, wenn die Arbeitsbescheinigung fehlerhaft ist?

Falsche Entgelte oder Daten können zu einer niedrigeren Arbeitslosengeld-Berechnung führen. Gehe so vor:

1. Fehler schriftlich dokumentieren
2. Arbeitgeber um Korrektur bitten
3. Bei Verweigerung die Agentur für Arbeit informieren

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, fehlerhafte Angaben zu berichtigen. Ohne korrekte Bescheinigung kann die Agentur den Antrag nicht abschließend bearbeiten. Typische Fehlerquellen sind falsch ausgewiesene Feiertagszuschläge, nicht erfasste Überstunden oder ein verwechseltes Enddatum der Beschäftigung.

Wichtig: Eine bloße E-Mail mit „korrekten Zahlen“ ersetzt keine offizielle Berichtigungsbescheinigung – die Agentur braucht den formalen BEA- oder Papiernachweis.

Korrektur und Berichtigung

Seit 2023 läuft die Korrektur in der Regel über BEA: Der Arbeitgeber stellt eine berichtigte Bescheinigung in der Lohnsoftware aus und übermittelt sie erneut elektronisch. Bei Papierformularen reicht eine handschriftlich korrigierte und neu unterschriebene Fassung – im Zweifel sollte der Arbeitgeber ein neues Formular ausfüllen. Dokumentiere die Abweichung schriftlich (z. B. Screenshot der falschen Angabe, Abgleich mit deiner Lohnabrechnung) und setze eine kurze Frist für die Berichtigung.

Häufige Fehler im Überblick

Grundsätzlich brauchst du die Arbeitsbescheinigung für Arbeitslosengeld. Nur in Ausnahmefällen – wenn der Arbeitgeber verweigert und die Agentur alternative Nachweise beschafft – kann die Bearbeitung vorübergehend ohne Bescheinigung starten. Dringe deshalb immer auf eine vollständige und korrekte Bescheinigung.

Arbeitsbescheinigung vs. Arbeitszeugnis, Arbeitsbestätigung und Arbeitsnachweis

Diese Dokumente klingen ähnlich, haben aber unterschiedliche Empfänger und Zwecke. Entscheidend ist: Nur die Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III geht an die Agentur für Arbeit und dient der Leistungsberechnung – nicht das Zeugnis für Bewerbungen und nicht die laufende Bestätigung für Vermieter oder Banken.

Für ein Arbeitszeugnis kannst du die kostenlose Arbeitszeugnis-Vorlage nutzen. Die Arbeitsbescheinigung ist für die Agentur für Arbeit Pflicht – das Arbeitszeugnis ist üblich, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben.

Arbeitsbestätigung: Nachweis während der laufenden Anstellung

Eine Arbeitsbestätigung bestätigt, dass du aktuell beschäftigt bist – typischerweise mit Firmenstempel, Eintrittsdatum und ggf. Bruttoentgelt. Sie brauchst du für Wohnungsbewerbungen, Kita-Plätze oder Kredite. Sie ersetzt die Arbeitsbescheinigung nicht: Erst nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses stellt der Arbeitgeber die Bescheinigung für die Agentur für Arbeit aus.

Arbeitszeugnis und Arbeitsbescheinigung parallel

Viele Arbeitgeber übergeben beim Offboarding Zeugnis und Arbeitsbescheinigung zusammen – rechtlich sind das getrennte Dokumente. Das Zeugnis bewertet deine Leistung; die Arbeitsbescheinigung liefert Entgeltdaten für Arbeitslosengeld. Fehlt eines von beiden, kannst du jedes gesondert anfordern.

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) – kein Ersatz

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) bestätigt Krankheit während der laufenden Anstellung und geht an den Arbeitgeber – nicht an die Agentur für Arbeit. Sie hat nichts mit der Arbeitsbescheinigung nach Beschäftigungsende zu tun.

Der Begriff Arbeitsnachweis ist im Alltag mehrdeutig: mal meint man interne Stundenlisten oder Tätigkeitsnachweise, mal die BA-Bescheinigung. Für Arbeitslosengeld und Bürgergeld nach einer Beschäftigung ist fachlich die Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III maßgeblich.

Arbeitsbescheinigung für Bürgergeld

Wenn du Bürgergeld beantragst und zuvor beschäftigt warst, brauchst du ebenfalls eine Arbeitsbescheinigung vom letzten Arbeitgeber. Die Pflichtangaben sind dieselben wie beim Arbeitslosengeld – die Bundesagentur für Arbeit speichert die Daten und stellt sie dem Jobcenter zur Verfügung, damit deine Erwerbsbiografie bei der Bedürftigkeitsprüfung berücksichtigt werden kann.

Der Arbeitgeber übermittelt die Bescheinigung auf dein Verlangen; seit 2023 läuft das elektronisch über BEA. Ohne Nachweis über die letzte Beschäftigung kann die Auszahlung von Bürgergeld verzögert werden. Den voraussichtlichen Regelsatz kannst du mit dem Bürgergeld-Rechner abschätzen.

Bürgergeld vs. Arbeitslosengeld – gleiches Formular?

Ja: Für die letzte Beschäftigung nutzt du dieselbe Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III – unabhängig davon, ob du danach Arbeitslosengeld (SGB III) oder Bürgergeld (SGB II) beantragst. Entscheidend sind die Pflichtangaben zu Tätigkeit, Entgelt und Beendigungsgrund. Das Jobcenter wertet die Daten im Rahmen der Bedürftigkeitsprüfung aus; die Bescheinigung geht weiterhin über den Arbeitgeber an die Agentur für Arbeit.

§ 312 SGB III vs. § 57 SGB II – nicht verwechseln

Die Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III dokumentiert deine beendete Beschäftigung für Arbeitslosengeld oder Bürgergeld nach dem Job. Während du Bürgergeld beziehst und nebenher arbeitest, kann das Jobcenter zusätzlich eine laufende Arbeitgeberbescheinigung nach § 57 SGB II verlangen – das ist ein anderer Nachweis für aktuelles Einkommen, nicht der Abschluss der letzten Stelle.

Ablauf beim Bürgergeld-Antrag

Beantragst du Bürgergeld nach einer Beschäftigung, fordere die Bescheinigung wie beim ALG-Antrag beim Arbeitgeber an – schriftlich per E-Mail mit Frist. Melde dem Jobcenter mit, dass die Übermittlung läuft. Liegt die Bescheinigung schon vor, weil du zuvor Arbeitslosengeld beantragt hattest, musst du sie nicht erneut einreichen; die Agentur für Arbeit speichert die Daten zentral.

Beschäftigungsarten: Vollzeit, Teilzeit, Minijob, befristet

Die Pflichtangaben sind in allen Formen gleich – entscheidend ist, dass die Art der Beschäftigung eindeutig gekennzeichnet ist. Hattest du parallel einen Minijob oder mehrere kurze Jobs, kann die Agentur für Arbeit Bescheinigungen von mehreren Arbeitgebern brauchen. Folgende Varianten sind im Alltag am häufigsten:

Vollzeitbeschäftigung

Bei Vollzeit wird die Standard-Arbeitsbescheinigung verwendet. Alle Pflichtangaben zu Tätigkeit, Entgelt und Beschäftigungsdauer müssen vollständig sein – inklusive Sonderzahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld, sofern sie im relevanten Zeitraum gezahlt wurden.

Teilzeitbeschäftigung

Die Bescheinigung muss als Teilzeit gekennzeichnet sein. Der Arbeitgeber trägt die wöchentliche Arbeitszeit ein – das ist entscheidend für die Berechnung des Arbeitslosengeldes und die Prüfung der Versicherungspflicht.

Minijob

Bei einem Minijob sind zusätzliche Angaben zur Art der Beschäftigung nötig: geringfügige Beschäftigung oder kurzfristige Beschäftigung. Der Begriff „450-Euro-Job“ ist veraltet – seit der Minijob-Reform gelten andere Grenzen. Nutze für die Einordnung den Minijob-Rechner.

Befristete Beschäftigung

Bei befristeten Verträgen muss die Befristung und das Enddatum der Befristung im Formular stehen. Das unterscheidet sich von einer ordentlichen Kündigung eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses – der Beendigungsgrund muss eindeutig sein. Endet der Vertrag in der Probezeit, ist das ebenfalls als Beendigungsgrund auszuweisen.

Mehrere Beschäftigungen und Werkstudenten

Warst du neben der Hauptbeschäftigung Werkstudent oder in einem Nebenjob tätig, braucht die Agentur für Arbeit in der Regel nur die Bescheinigung der letzten sozialversicherungspflichtigen Stelle – bei Lücken oder kurzen Wechseln aber auch vom vorletzten Arbeitgeber. Kennzeichne jede Beschäftigungsart korrekt; vermischte Angaben verzögern die Prüfung der Versicherungszeiten.

Bei der Ausstellung und Speicherung personenbezogener Daten gelten die Vorgaben der DSGVO; Aufbewahrung und Zugriff sollten in der Personalakte bzw. im Dokumentenmanagement geregelt sein. Bei BEA erfolgt die Übermittlung verschlüsselt.

Fazit

Die Arbeitsbescheinigung vom Arbeitgeber ist der zentrale Nachweis für Arbeitslosengeld und oft auch für Bürgergeld nach einer Beschäftigung – nicht zu verwechseln mit Lohnsteuerbescheinigung oder Arbeitszeugnis (siehe Vergleichstabelle im Artikel). Fordere sie schriftlich beim Arbeitgeber an, sobald dein Arbeitsverhältnis endet – die elektronische Übermittlung über BEA läuft in der Regel ohne dein Zutun. Reagiert der Arbeitgeber nicht, hilft die Agentur für Arbeit mit Aufforderung und Bußgeldandrohung.

Als HR-Team bindet ihr die Ausstellung sinnvoll ins Offboarding ein: BEA-Zugang prüfen, Entgeltdaten bis zum Austritt abschließen, Zuständigkeit zwischen HR und Lohnbüro festlegen und die Abstimmung mit der letzten Lohnabrechnung dokumentieren – etwa in der digitalen Personalakte. Eine Vorlage hilft bei der internen Kommunikation, ersetzt aber nicht BEA.

Für Arbeitnehmer: Nach der Kündigung schriftlich anfordern, Frist setzen und bei Bedarf die Agentur informieren. Den voraussichtlichen Anspruch kannst du mit dem Arbeitslosengeld-Rechner abschätzen; beim Bürgergeld analog den Bürgergeld-Rechner.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.