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Eine strukturierte Arbeitsorganisation hat zum Ziel, die Arbeitsabläufe zu optimieren. Sie beschreibt, wie die Arbeit nach Art, Umfang und Bedingungen gestaltet ist. Dazu gehören die Art der Arbeitsaufgaben, die Aufgabenverteilung zwischen Menschen und Betriebsmitteln, die Zusammenarbeit zwischen Menschen, die Arbeitsform und die Arbeitszeit. Zusammengefasst: Arbeitsgestaltung bedeutet, Arbeit zu strukturieren und zu koordinieren.
Definition
Arbeitsorganisation ist definitionsgemäß die strukturierte Gestaltung eines Arbeitsprozesses. In diesem Sinne umfasst der Organisationsbegriff sowohl die Art der Tätigkeit und den Umfang der Aufgabe als auch die Bedingungen des Arbeitselements. Im Kern bezeichnet der Begriff somit die Koordination des Zusammenwirkens von Arbeitnehmern mit Arbeits-, Informations- und Betriebsmitteln innerhalb der durch Arbeitsanweisungen vorgegebenen Rahmenbedingungen.
Ziel ist es, die Effizienz und Produktivität des Unternehmens zu erhalten und zu verbessern. Der einfachste Weg, dies zu erreichen, ist die Optimierung und Nutzung der vorhandenen Ressourcen und Fähigkeiten. Die Wechselwirkung, die sich aus den verschiedenen Einflussstrukturen ergibt, ist der Schlüssel zum Verständnis der entscheidenden Aspekte für die Strukturierung und Koordinierung der Arbeit.
Das Organigramm stellt die Struktur einer Organisation dar. Es ist eine bildliche Skizze, die deutlich macht, wer wofür zuständig ist, wer wem vorgesetzt ist und wie der Ablauf in der Organisation vorgesehen ist.
Arbeitsorganisation und Arbeitsgestaltung
Die Arbeitsorganisation ist eines der Ergebnisse der Arbeitsgestaltung. Sie umfasst neben der Arbeitsorganisation auch Arbeitsabläufe und Aufgabeninhalte. Insbesondere führt die Arbeitsorganisation Kompetenz- und Arbeitszeitpläne sowie Aufzeichnungen über alle ausgeführten Aufgaben.
Die Arbeitsgestaltung plant dann auf der Grundlage der Arbeitsorganisation den betriebsspezifischen Arbeitsprozess. Ankerpunkt aller Überlegungen ist natürlich der einzelne Arbeitsplatz, dessen Lage und Ausstattung einen entscheidenden Einfluss auf die jeweiligen Potenziale und den Aufgabenrahmen hat.
Ob Homeoffice oder Schichtarbeit vor Ort, die jeweiligen Gegebenheiten sind bei der Arbeitsorganisation entsprechend zu berücksichtigen, da sie direkten Einfluss auf die tatsächlich zu erledigenden Aufgaben haben.
Der Übergang von einer Präsenz– zu einer Ergebniskultur führt zu einer Neubewertung der Arbeitsorganisation, die statt einer Prozesskontrolle einer Ergebniskontrolle unterzogen werden muss.
Was bedeutet Arbeitsorganisation?
Die Arbeitsorganisation umfasst den gesamten Arbeitsablauf in einem Unternehmen. Sie schafft eine effektive und effiziente Struktur, um den Arbeitsalltag nachhaltig zu gestalten und alle Abläufe möglichst optimal aufeinander abzustimmen.
Durch die genaue Strukturierung und Koordination der Arbeit wird nicht nur die Produktivität genau bestimmt, sondern es werden auch alle Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung voll ausgeschöpft.
Durch die Festlegung der einzelnen Arbeitsschritte und die sinnvolle Verteilung der jeweiligen Aufgaben auf verschiedene Mitarbeiter ist jeder einzelne Mitarbeiter genau über seine Tätigkeit und seine Aufgaben informiert. Die präzise Planung führt zu optimierten Abläufen und zielgerichteterem Arbeiten.
In einem Arbeitsorganisationsteil wird festgehalten:
- die Art der Tätigkeit
- die Aufgaben und deren Umfang
- die Bedingungen, unter denen die Arbeit ausgeführt wird
Entsprechend der Ergebnisorientierung moderner Arbeitsstrukturen ist das Ziel jeder Stufe der Arbeitsorganisation, zielführende Maßnahmen für einen optimalen Arbeitsablauf zu identifizieren und umzusetzen.
Nicht nur der Produktionsablauf wird durch Strukturierung und Koordination beeinflusst
Erfolgreiche Arbeitsorganisation beschränkt sich nicht nur auf die koordinative Abstimmung von Produktionsabläufen, erfolgreiche Arbeitsorganisation dient vor allem der besseren und reibungslosen Zusammenarbeit aller Mitarbeiter und Betriebsstrukturen. Die gute Abstimmung aller Abläufe und der gegenseitige Informationsaustausch ist ein allgemeingültiger Regelungsaspekt, dessen Bedeutung weitreichende innerbetriebliche Konsequenzen hat.
- Durch die bessere Strukturierung und Koordination der Arbeit wird das Unternehmen effizienter. Denn erst durch die verbesserte Organisation und die daraus resultierenden Interaktionspotenziale werden die einzelnen Segmentierungen innerhalb der unternehmensinternen Prozesse sichtbar.
- Eine sorgfältige Strukturierung und Koordination der Arbeit ermöglicht reibungslose und effiziente Arbeitsabläufe. Dies gilt auch für Arbeitszeiten, Arbeitsformen, den Einsatz von Informationsmaterial oder arbeitserleichternden Hilfsmitteln. Die gesamte betriebliche Organisation wird durch die Planung von der individuellen bis zur betrieblichen Ebene bestimmt.
- Die Unternehmensziele spiegeln sich in der strukturierten und koordinierten Gestaltung von Arbeitsprozessen wider, die letztlich die Grundlage aller Vorüberlegungen bilden. Nur durch die bewusste Steuerung der einzelnen Prozessschritte können die vorgegebenen Ziele erreicht werden.
Wie nutzt die Arbeitsorganisation einem Unternehmen genau?
Die Arbeitsorganisation koordiniert die zeitlichen, personellen und räumlichen Ressourcen. Mit ihrer Hilfe ist eine optimale Verteilung der anfallenden Aufgaben möglich. Der Einsatz der Mitarbeiter ist so, dass sie ihre zur Verfügung stehende Arbeitskraft sinnvoll einsetzen können. Das Ergebnis sind optimale Bedingungen für eine wirtschaftlich sinnvolle Koordination des Zusammenwirkens von Mensch, Umwelt und Maschine.
Wie wird die Arbeitsorganisation durchgeführt?
Um alle Abläufe in einem Unternehmen möglichst effizient planen und organisieren zu können, ist es sinnvoll, alle anfallenden Arbeitsschritte und Aufgaben in einer Art Landkarte oder Lageplan festzulegen und zu visualisieren. Dieser Kartentyp wird als Prozesslandkarte bezeichnet.
Bei der ergebnisorientierten Arbeitsorganisation werden zunächst alle Funktionen und Zuständigkeiten im Unternehmen ermittelt, um dann anhand der ermittelten Eckdaten die Stellenbeschreibung eines bestehenden oder potenziellen Mitarbeiters zu definieren.
Die Aufgabenverteilung und die Verantwortlichkeiten der einzelnen Bereiche werden durch Aufzeichnungen miteinander verknüpft. Diese Arbeitsabläufe werden dann in einem Modell dargestellt, um alle Prozesse abzubilden und zu definieren.
Die Arbeitsorganisation ist unumgänglich, ohne würde ein Unternehmen nicht funktionieren!
Ob Jobsharing, Homeoffice, Jobrotation (Schichtarbeit) oder der Prozessablauf in der Produktion, alles wird durch die Arbeitsorganisation geregelt. Sobald man den Betrieb betritt, läuft der in der Arbeitsorganisation festgelegte Plan ab. Damit ist jeder Handgriff und jeder Ablauf genau geregelt und mögliche Fehlerquellen werden reduziert oder grundsätzlich ausgeschlossen.
Die Arbeitsorganisation regelt:
- Arbeitszeiten
- Kontrolle der erbrachten Leistungen
- Pausen
- Motivation der Mitarbeiter
- Aufgabenverteilung
- Zusammenarbeit
und vieles mehr.
Als saubere Basis für eine funktionierende Arbeitsorganisation sind vollständige Personaldaten aller Mitarbeiter eine Grundvoraussetzung. Angefangen bei den Stammdaten, die stets aktuell sein sollten und die zu Beginn mit Hilfe eines digitalen Personalfragebogens erstellt werden.
Was bedeutet individuelle Arbeitsorganisation?
Aber nicht nur der unternehmerische Aspekt spielt bei der Arbeitsorganisation eine wichtige Rolle. Eine gut geplante Arbeitsweise erhöht einerseits die Produktivität und verringert andererseits den Stressfaktor am Arbeitsplatz.
Arbeitspläne dienen dazu, die anstehenden Aufgaben zusammenzufassen und zu priorisieren. So wie ein aufgeräumter Schreibtisch übersichtlich ist und nichts gesucht werden muss, so ist auch eine Ablaufplanung von großem Vorteil.
Die Arbeitsorganisation sorgt dafür, dass alles nach Plan läuft und Fehler und Stress reduziert werden. Arbeitsorganisation ist nicht nur sinnvoll, sondern hat auch einen effektiven Nutzen für das Unternehmen.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.
FAQ
Arbeitsorganisation beschreibt die strukturierte Planung, Koordination und Steuerung von Arbeitsprozessen innerhalb eines Unternehmens. Ziel ist es, Abläufe effizient, transparent und möglichst reibungslos zu gestalten – sowohl auf individueller als auch auf betrieblicher Ebene.
Die Hauptziele sind:
– Effizienzsteigerung durch klare Prozesse
– Transparenz und Nachvollziehbarkeit
– Motivation und Produktivität durch strukturierte Abläufe
– Ressourcenschonung, z. B. durch bessere Zeitauslastung
– Verbesserte Zusammenarbeit zwischen Abteilungen
Eine gute Organisation schafft Freiräume für Innovation und vermeidet Doppelarbeit.
Verbesserungen gelingen durch:
– Regelmäßige Analyse bestehender Abläufe
– Einbindung der Mitarbeitenden in die Planung
– Einführung moderner Tools zur digitalen Prozesssteuerung
– Klare Kommunikationswege und Zuständigkeiten
– Regelmäßige Retrospektiven zur Identifikation von Optimierungspotenzial
Schon kleine Anpassungen können große Wirkung entfalten – etwa bei der Schichtplanung, Dokumentation oder internen Abstimmung.
Zur Arbeitsorganisation zählen:
– Aufbauorganisation: Wer macht was?
– Ablauforganisation: Wann passiert was?
– Kommunikationsstrukturen
– Planungs- und Steuerungstools
– Arbeitszeitmodelle und Ressourcenplanung
Sie umfasst sowohl die Mikroebene (individuelle Aufgabenorganisation) als auch die Makroebene (Prozesse im Unternehmen).
Arbeitsorganisation bezieht sich auf die strukturelle und prozessuale Planung der Arbeit – z. B. Arbeitsabläufe, Zeitmanagement und Zuständigkeiten.
Arbeitsgestaltung hingegen betrifft die inhaltliche Ausführung der Arbeit – z. B. ergonomische Gestaltung, Aufgabenvielfalt, Handlungsspielräume oder Pausenregelungen.
Beide Aspekte greifen ineinander und beeinflussen maßgeblich das Wohlbefinden und die Leistung der Mitarbeitenden.
Digitale Tools unterstützen dabei, Arbeitsprozesse effizient zu strukturieren und zu koordinieren. Beispiele sind:
Projektmanagement-Tools: Asana, Trello, Notion
Schicht- und Zeiterfassungssoftware: Ordio
Kommunikationsplattformen: Slack, Microsoft Teams
Wissensmanagement: Confluence, Google Workspace
Die Wahl des richtigen Tools hängt von der Teamgröße, Branche und Arbeitsweise ab.
Die Methode 5S aus dem Lean Management umfasst:
1. Sortieren
2. Systematisieren
3. Säubern
4. Standardisieren
5. Selbstdisziplin fördern
Sie hilft dabei, Ordnung und Effizienz am Arbeitsplatz zu etablieren.
Typische Organisationsformen sind:
– Funktionale Organisation
– Prozessorientierte Organisation
– Matrixorganisation
– Projektorientierte Arbeitsweise
Je nach Größe und Struktur des Unternehmens werden diese kombiniert oder angepasst.
