Was ist das Zeiterfassungsgesetz?

Das Zeiterfassungsgesetz bezieht sich auf die Regelungen zur Erfassung der Arbeitszeit von Arbeitnehmern in Deutschland. Diese Regelungen sind Teil des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) und sollen sicherstellen, dass Arbeitnehmer ihre gesetzlichen Ruhe- und Pausenzeiten einhalten können. Das Arbeitszeiterfassungsgesetz legt fest, wie Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen und dokumentieren müssen. Diese Aufzeichnungen sind wichtig, um die Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeitbestimmungen zu überprüfen.

Ist Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben?

Ja, seit dem BAG-Urteil 2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat im September 2022 die Entscheidungsgründe zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung veröffentlicht. Die Erfassung muss nicht zwingend elektronisch erfolgen - auch andere Systeme sind zulässig, wenn sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Auch bei Vertrauensarbeitszeit und mobiler Arbeit müssen die Arbeitszeiten erfasst werden.

Was sind die Vorgaben für die Aufzeichnung der Arbeitszeit?

Für die Aufzeichnung der Arbeitszeit gelten folgende Vorgaben: Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie die Dauer der Pausen müssen erfasst werden. Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz drohen Bußgelder und im schlimmsten Fall sogar strafrechtliche Konsequenzen für den Arbeitgeber. Die Zeiterfassung muss lückenlos erfolgen und alle Überstunden dokumentieren.

Was sind rechtliche Grauzonen beim Zeiterfassungsgesetz?

Einige rechtliche Grauzonen beim Zeiterfassungsgesetz sind: Die genaue Art der Zeiterfassung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, was zu unterschiedlichen Interpretationen führen kann. Die Verantwortung für die korrekte Erfassung der Arbeitszeiten liegt sowohl bei Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern, was in einigen Fällen zu Unklarheiten führen kann. Flexible Arbeitszeitmodelle, wie Gleitzeit oder Homeoffice, können die Zeiterfassung erschweren und somit für rechtliche Unklarheiten sorgen. Um rechtliche Grauzonen zu vermeiden, empfiehlt es sich, auf eine effiziente und genaue Methode der Zeiterfassung zu setzen.

Darf der Arbeitgeber die Zeiterfassung an Arbeitnehmer delegieren?

Ja, das BAG hat entschieden, dass Arbeitgeber die Zeiterfassung an ihre Arbeitnehmer delegieren dürfen. Allerdings müssen sie dabei sicherstellen, dass die tatsächliche und korrekte Arbeitszeiterfassung gewährleistet ist. Dies bedeutet, dass Arbeitgeber in der Verantwortung bleiben, die Einhaltung der Arbeitszeitgesetze zu überwachen und sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten korrekt erfassen. Die Delegation ermöglicht eine flexible Arbeitsweise auf Vertrauensbasis, aber die Arbeitszeiten müssen dennoch erfasst werden.

Was gilt für Vertrauensarbeitszeit und mobile Arbeit?

Die Entscheidung des BAG ermöglicht weiterhin eine flexible Arbeitsweise auf Vertrauensbasis. Das bedeutet, dass Beschäftigte ihre Arbeitszeit selbst einteilen und gestalten können. Allerdings müssen nun auch bei Vertrauensarbeitszeit und mobiler Arbeit die Arbeitszeiten erfasst werden. Dies stellt sicher, dass die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden und die Arbeitnehmer ihre Rechte und Pflichten kennen. Die Zeiterfassung muss auch bei flexiblen Arbeitszeitmodellen gewährleistet sein.

Ab wann gilt die Zeiterfassungspflicht in Deutschland?

Die Zeiterfassungspflicht gilt seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21). Die Entscheidungsgründe wurden im September 2022 veröffentlicht. Rechtsgrundlage sind das EuGH-Urteil von 2019 und das deutsche Arbeitszeitgesetz (ArbZG) in Verbindung mit dem Arbeitsschutzgesetz. Ein eigenständiges Zeiterfassungsgesetz ist für 2026 geplant - die Pflicht besteht aber bereits heute.

Welche Konsequenzen drohen bei Verstößen gegen das Zeiterfassungsgesetz?

Bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz drohen Bußgelder und im schlimmsten Fall sogar strafrechtliche Konsequenzen für den Arbeitgeber. Es ist wichtig, dass Arbeitgeber die gesetzlichen Vorgaben einhalten und die Arbeitszeiten korrekt erfassen und dokumentieren. Um rechtliche Probleme zu vermeiden, empfiehlt es sich, auf eine effiziente und genaue Methode der Zeiterfassung zu setzen. Ein elektronisches Zeiterfassungssystem wie Ordio kann dabei helfen, die Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes zu erfüllen.

Wie funktioniert Zeiterfassung per App?

Eine Zeiterfassungs-App ermöglicht es Arbeitnehmern, ihre Arbeitszeiten schnell und einfach per Smartphone oder Tablet zu erfassen. Die Daten werden automatisch an das Personalwesen oder den Vorgesetzten übermittelt. So können Arbeitszeiten präzise dokumentiert und Abrechnungen korrekt erstellt werden. Tools wie Ordio erleichtern die Dokumentation der Arbeitszeiten. Auch die Mitarbeiter können per App ihre Arbeitszeit viel einfacher und ohne viel Aufwand erfassen. Das ist vor allem für Deskless Worker ein großer Vorteil.

Warum ist das Arbeitszeitgesetz wichtig?

Das Arbeitszeitgesetz ist wichtig, weil es die Gesundheit und das Wohlbefinden der Arbeitnehmer schützt, die Vereinbarkeit von Familie und Beruf fördert, Überstunden und Ausbeutung verhindert und die Sicherheit am Arbeitsplatz gewährleistet. Es stellt sicher, dass Arbeitnehmer nicht übermäßig lange arbeiten und ausreichende Ruhezeiten und Pausen erhalten. Ein ausgeruhter Arbeitnehmer ist ein sicherer Arbeitnehmer. Müdigkeit und Erschöpfung können die Konzentration beeinträchtigen und das Risiko von Arbeitsunfällen erhöhen.

Was müssen Arbeitgeber beim Zeiterfassungsgesetz beachten?

Arbeitgeber müssen beim Zeiterfassungsgesetz beachten, dass sie seit dem BAG-Urteil 2022 verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Die Erfassung muss nicht elektronisch erfolgen - auch andere Systeme sind zulässig. Sie können die Zeiterfassung an ihre Arbeitnehmer delegieren, müssen aber sicherstellen, dass die tatsächliche und korrekte Arbeitszeiterfassung gewährleistet ist. Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Bei Verstößen drohen Bußgelder und strafrechtliche Konsequenzen. Es ist wichtig, sich mit dem Thema Zeiterfassung auseinanderzusetzen und eine passende Lösung zu finden.

Welche Lösung gibt es für die Zeiterfassung?

Um rechtliche Grauzonen und mögliche Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz zu vermeiden, empfiehlt es sich, auf eine effiziente und genaue Methode der Zeiterfassung zu setzen. Ordio bietet hierfür eine benutzerfreundliche Zeiterfassungs-App, die sowohl Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern zahlreiche Vorteile bietet. Mit Ordio können Arbeitszeiten schnell, einfach und genau erfasst und ausgewertet werden. Das minimiert die Fehleranfälligkeit und sorgt für Transparenz und Rechtssicherheit im Unternehmen. Ein elektronisches Zeiterfassungssystem wie Ordio kann dabei helfen, die Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes zu erfüllen.

Zeiterfassung Gesetz: Pflichten & Umsetzung

Q: Ist elektronische Zeiterfassung Pflicht?

Grundsätzlich besteht keine gesetzliche Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung. Allerdings hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) im September 2022 die Entscheidungsgründe zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung veröffentlicht. Laut BAG-Entscheidung müssen Arbeitszeiten nicht zwingend elektronisch erfasst werden. Arbeitgeber können auch andere Systeme nutzen, solange diese den Datenschutz, die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmenden gewährleisten. Dennoch kann die elektronische Erfassung der Arbeitszeiten eine praktische und effiziente Methode sein.

Die Zeiterfassungspflicht verpflichtet Arbeitgeber, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Sie basiert auf dem EuGH-Urteil von 2019 und dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 – nicht auf einem eigenständigen Gesetz. Ein geplantes Zeiterfassungsgesetz mit gestuften Übergangsfristen wird für 2026 erwartet. Viele Arbeitgeber fragen sich: Ab wann gilt die Zeiterfassungspflicht? Ist sie auch bei Vertrauensarbeitszeit und Homeoffice Pflicht? Und was muss genau dokumentiert werden? Hier erfährst du, was du als Arbeitgeber wissen musst.

Sucheinstiege wie „Ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?“ oder „ab wann Zeiterfassung Pflicht?“ beantworten wir im Ratgeber Arbeitszeiterfassung Pflicht – dieser Beitrag bleibt stärker auf Gesetzesrahmen, Reform und Begriffe fokussiert.

Hier findest du eine Vorlage und Ratgeber zur Zeiterfassung:

Einführung: Zeiterfassungspflicht im Überblick

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Die Rechtsgrundlage bildet das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) in Verbindung mit dem Arbeitsschutzgesetz. Das Arbeitszeiterfassungsgesetz ist kein eigenständiges Gesetz, sondern die Gesamtheit der Regelungen zur Erfassung der Arbeitszeit.

Die Zeiterfassungspflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße – auch Kleinbetriebe sind betroffen. Sie dient dem Gesundheitsschutz, der Einhaltung von Pausenzeiten und Ruhezeiten sowie der Transparenz bei Überstunden. Das ArbZG begrenzt die werktägliche Arbeitszeit auf acht Stunden, erlaubt bis zu zehn Stunden unter bestimmten Voraussetzungen und schreibt Ruhepausen sowie eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden vor. Ohne Zeiterfassung lässt sich die Einhaltung dieser Vorgaben nicht nachweisen. Die Aufsichtsbehörden (Gewerbeaufsicht, Arbeitsschutzämter) können bei Kontrollen die Vorlage der Aufzeichnungen verlangen – fehlende oder unvollständige Dokumentation kann zu Bußgeldern führen.

Mit Ordio kannst du die Anforderungen rechtssicher und unkompliziert umsetzen. Die digitale Zeiterfassung spart Zeit, reduziert Fehler und schafft Transparenz für Arbeitgeber und Beschäftigte.

Rechtsgrundlage: ArbZG, BAG und EuGH

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung leitet sich aus mehreren Quellen ab:

EuGH-Urteil (Mai 2019): Der Europäische Gerichtshof entschied, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann. Die Richtlinie 2003/88/EG über die Arbeitszeitgestaltung verpflichtet die Mitgliedstaaten, die Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften zu gewährleisten.
BAG-Beschluss (13. September 2022, 1 ABR 22/21): Das Bundesarbeitsgericht bestätigte die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland. Die Entscheidungsgründe wurden im September 2022 veröffentlicht. Das BAG leitete die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG (Arbeitsschutzgesetz) ab – Arbeitgeber müssen die Arbeitszeiten erfassen, um den Gesundheitsschutz der Beschäftigten zu gewährleisten.
ArbZG und ArbSchG: Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) bilden die nationale Rechtsgrundlage. Ein eigenständiges „Zeiterfassungsgesetz“ existiert bislang nicht – die Pflicht ergibt sich aus der Auslegung der bestehenden Gesetze durch EuGH und BAG.

Der Koalitionsvertrag 2025 plant ein Zeiterfassungsgesetz mit gestuften Übergangsfristen nach Betriebsgröße und elektronischer Zeiterfassung als Standard. Der Gesetzentwurf wird für das erste Halbjahr 2026 erwartet. Kleinstbetriebe mit unter 10 Beschäftigten sollen möglicherweise länger Zeit für die Umstellung erhalten. Unabhängig davon gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits heute – Unternehmen sollten nicht warten, bis ein neues Gesetz in Kraft tritt. Wer jetzt ein System einführt, ist unabhängig vom Ausgang der Gesetzgebung auf der sicheren Seite.

Was muss bei der Zeiterfassung dokumentiert werden?

Die Aufzeichnungspflicht umfasst folgende Angaben:

Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit – wann der Arbeitnehmer mit der Arbeit beginnt und sie beendet. Bei Schichtarbeit sind die jeweiligen Schichtzeiten zu erfassen. Auch bei Gleitzeit und Homeoffice müssen die tatsächlichen Arbeitszeiten dokumentiert werden.
Dauer der Pausen – Ruhepausen gemäß ArbZG (mind. 30 Min. bei 6–9 Std., 45 Min. bei über 9 Std.). Pausen unter 15 Minuten zählen nicht. Die Pausen können in Blöcken genommen werden, müssen aber insgesamt die Mindestdauer erreichen.
Aufbewahrung – die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Bei Verstößen kann die Aufsichtsbehörde Einsicht verlangen. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnung entstanden ist.

Zusätzlich können tarifvertragliche oder betriebliche Regelungen weitere Anforderungen vorsehen – etwa die Erfassung von Überstunden oder die Dokumentation von Rufbereitschaft. Prüfe daher immer auch deine branchenspezifischen Vorgaben.

Was erfassen?	Anforderung
Beginn der Arbeitszeit	Täglich, objektiv und verlässlich
Ende der Arbeitszeit	Täglich, objektiv und verlässlich
Pausendauer	Mind. 30 Min. (6–9 Std.), 45 Min. (über 9 Std.)
Aufbewahrung	Mind. 2 Jahre ab Ende des Entstehungsjahres

Die genaue Art der Erfassung (elektronisch, Stundenzettel, App) ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass die Daten objektiv, verlässlich und zugänglich sind. Die Aufzeichnungen müssen so geführt werden, dass die Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften überprüfbar ist. Bei flexiblen Arbeitszeitmodellen wie Gleitzeit oder Homeoffice gilt die Pflicht ebenfalls.

Eine digitale Zeiterfassung wie Ordio erfüllt diese Anforderungen und reduziert Fehler. Die Daten werden automatisch gespeichert, sind manipulationssicher und können bei Bedarf exportiert werden.

Elektronische Zeiterfassung: Pflicht oder nicht?

Derzeit besteht keine gesetzliche Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung. Das BAG hat ausdrücklich festgestellt, dass Arbeitszeiten nicht zwingend elektronisch erfasst werden müssen. Arbeitgeber können auch Stundenzettel, Excel-Listen oder andere Systeme nutzen, solange Datenschutz, Sicherheit und Gesundheitsschutz gewährleistet sind.

Vorteile der elektronischen Zeiterfassung: Sie ist weniger fehleranfällig als manuelle Stundenzettel, ermöglicht eine automatische Auswertung und erfüllt die Anforderungen an Objektivität und Zugänglichkeit in der Regel besser. Zudem können Überstunden und Pausen automatisch erkannt werden. Bei einer App-Lösung erfassen die Mitarbeiter ihre Zeiten selbst – der Arbeitgeber bleibt aber in der Verantwortung und muss sicherstellen, dass die Erfassung korrekt erfolgt. Eine regelmäßige Stichprobenkontrolle kann sinnvoll sein.

Allerdings kann die elektronische Zeiterfassung tarifvertraglich oder durch den Betriebsrat vereinbart werden. Der geplante Gesetzentwurf 2026 sieht vor, dass Kleinstbetriebe (unter 10 Beschäftigten) weiterhin manuelle Aufzeichnungen nutzen dürfen, während größere Unternehmen digitale, manipulationssichere Systeme einführen müssen. Wer heute bereits auf eine digitale Lösung setzt, ist für die Zukunft gut vorbereitet.

Minutengenaue Zeiterfassung: Was ist vorgeschrieben?

Eine minutengenaue Zeiterfassung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. In der Praxis sind Aufzeichnungen im 15-Minuten-Takt üblich und zulässig. Entscheidend ist, dass die tatsächliche Arbeitszeit hinreichend genau erfasst wird – insbesondere für die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten (max. 8 Std. werktäglich, ausnahmsweise bis 10 Std.) und Ruhezeiten (mind. 11 Std. zwischen Arbeitstagen).

Das ArbZG schreibt keine bestimmte Genauigkeit vor. Ein 15-Minuten-Raster reicht in der Regel aus, um Verstöße zu erkennen und die Einhaltung der Vorgaben nachzuweisen. Bei Überstundenabrechnungen kann eine genauere Erfassung sinnvoll sein – hier entscheidet der Einzelfall. Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen können strengere Vorgaben enthalten; prüfe daher immer die für dich geltenden Regelungen.

Excel-Stundenzettel oder manuelle Listen sind grundsätzlich zulässig, sofern sie die erforderlichen Angaben enthalten. Für eine effiziente und fehlerarme Umsetzung empfiehlt sich jedoch eine digitale Lösung – ob als App oder Software. Ordio erfasst die Zeiten automatisch und vermeidet Rundungsfehler.

Vertrauensarbeitszeit und Homeoffice

Die Zeiterfassungspflicht gilt auch bei Vertrauensarbeitszeit und bei mobiler Arbeit bzw. Homeoffice. Das BAG hat klargestellt: Die flexible Arbeitsweise bleibt möglich, aber die Arbeitszeiten müssen erfasst werden. Arbeitgeber dürfen die Erfassung an die Arbeitnehmer delegieren, tragen aber die Verantwortung für die korrekte Umsetzung. Wer keine Zeiterfassung einführt, riskiert Bußgelder und Beweislastnachteile bei Überstundenklagen.

Bei Vertrauensarbeitszeit vertrauen Arbeitgeber darauf, dass ihre Mitarbeiter die vereinbarte Arbeitszeit einhalten – ohne Kontrolle. Die Zeiterfassungspflicht ändert daran nichts: Die Vertrauenskultur bleibt, aber die Arbeitszeiten müssen dokumentiert werden. Das schützt sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer. Für den Arbeitgeber bedeutet die Dokumentation Rechtssicherheit bei Überstundenforderungen; für den Arbeitnehmer schafft sie Transparenz und Nachweisbarkeit. Die Erfassung kann an die Beschäftigten delegiert werden – sie tragen ihre Zeiten selbst ein, der Arbeitgeber überwacht die Einhaltung.

Für Beschäftigte im Homeoffice oder unterwegs eignet sich eine Zeiterfassungs-App wie Ordio: Sie erfassen ihre Arbeitszeit per Smartphone oder Tablet in wenigen Sekunden – ohne Papierkram. Die App funktioniert ortsunabhängig und synchronisiert die Daten automatisch.

Zeiterfassung pro Branche: Gastronomie, Einzelhandel, Pflege

Die Zeiterfassungspflicht gilt branchenübergreifend. Besondere Anforderungen ergeben sich aus den jeweiligen Arbeitsbedingungen:

Gastronomie

In der Gastronomie mit Schichtarbeit, Wochenend- und Feiertagsarbeit ist die Einhaltung von Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten besonders wichtig. Die Zeiterfassung muss Schichtwechsel, Pausen und Überstunden abbilden. Bei Spätschichten und Rufbereitschaft sind die tatsächlichen Arbeitszeiten zu erfassen. Besonders kritisch: die 11-Stunden-Ruhezeit zwischen Arbeitstagen und die Einhaltung der Pausenzeiten bei langen Schichten. Eine App-Lösung wie Ordio eignet sich gut für Mitarbeiter an wechselnden Arbeitsorten – vom Service bis zur Küche. Die mobile Erfassung funktioniert auch in Filialen ohne feste Arbeitsplätze.

Einzelhandel

Im Einzelhandel mit wechselnden Öffnungszeiten und Teilzeitkräften hilft eine digitale Zeiterfassung, die Planung zu vereinfachen und Verstöße zu vermeiden. Die Erfassung an der Kasse oder im Lager muss zuverlässig funktionieren. Viele Einzelhändler setzen auf Stempeluhr oder App – beides ist zulässig, wenn die Daten vollständig und korrekt sind. Bei Aushilfen und Minijobbern ist die korrekte Erfassung besonders wichtig, um die Grenzen des Minijobs einzuhalten und Abrechnungsfehler zu vermeiden.

Pflege

In der Pflege gelten zusätzlich das Pflegegesetz und Personalschlüssel. Die Zeiterfassung unterstützt die Dokumentation und den Nachweis der Arbeitszeiten für Aufsichtsbehörden. Bei Rufbereitschaft und Bereitschaftsdienst sind die Zeiten getrennt zu erfassen, da unterschiedliche rechtliche Regelungen gelten – Rufbereitschaft zählt nur anteilig als Arbeitszeit. Die Zeiterfassung muss den besonderen Arbeitsbedingungen in Kliniken und Pflegeheimen Rechnung tragen: Schichtwechsel, Nachtdienste und die Einhaltung der Ruhezeiten sind besonders wichtig für die Gesundheit der Beschäftigten.

Sanktionen und Bußgelder bei Verstößen

Verstöße gegen die Zeiterfassungspflicht können mit Bußgeldern bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Das ArbZG sieht in § 22 Abs. 1 Nr. 2 Bußgeldvorschriften für Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht vor. Wiederholte Verstöße können zu höheren Sanktionen führen. Zudem trägt der Arbeitgeber ohne Dokumentation die Beweislast in Rechtsstreitigkeiten um Überstunden – fehlende Aufzeichnungen können zu seinem Nachteil ausgelegt werden. In der Praxis bedeutet das: Ohne Zeiterfassung muss der Arbeitgeber im Streitfall die vom Arbeitnehmer behaupteten Überstunden im Zweifel zahlen. Das kann teuer werden, wenn Mitarbeiter jahrelang Überstunden geltend machen.

Die Gewerbeaufsicht kann per Bescheid die Einführung eines Zeiterfassungssystems anordnen. Verwaltungsgerichte haben dies bestätigt – Behörden dürfen die Einführung anordnen, auch ohne dass ein eigenständiges Zeiterfassungsgesetz in Kraft ist. Wer der Anordnung nicht nachkommt, riskiert Zwangsgelder. Verstöße kannst du bei der zuständigen Gewerbeaufsicht oder dem Arbeitsschutzamt melden. Arbeitnehmer können sich auch an ihren Anwalt für Arbeitsrecht wenden, wenn sie den Eindruck haben, dass die Zeiterfassung bewusst umgangen wird, um Überstunden zu verschleiern.

Rechte der Arbeitnehmer

Arbeitnehmer haben ein Recht auf Einsicht in ihre Arbeitszeitaufzeichnungen. Sie können prüfen, ob ihre Arbeitszeiten korrekt erfasst wurden und ob Überstunden dokumentiert sind. Der Betriebsrat hat Mitbestimmungsrechte bei der Einführung und Ausgestaltung der Zeiterfassung – etwa bei der Wahl des Systems oder der Regelung zur Delegation an die Beschäftigten. Ohne Betriebsrat entscheidet der Arbeitgeber allein, muss aber die gesetzlichen Anforderungen einhalten.

Bei Verstößen können sich Beschäftigte an den Betriebsrat, die Gewerbeaufsicht oder an einen Anwalt für Arbeitsrecht wenden. Die Zeiterfassung dient auch dem Schutz der Arbeitnehmer – sie schafft Transparenz und verhindert überlange Arbeitszeiten. Wer seine Arbeitszeiten nicht einsehen kann oder den Eindruck hat, dass sie nicht korrekt erfasst werden, sollte zunächst das Gespräch mit dem Vorgesetzten oder dem Betriebsrat suchen. Bei systematischen Verstößen kann eine Meldung bei der Gewerbeaufsicht sinnvoll sein.

Checkliste: Zeiterfassung einführen

Bevor du ein Zeiterfassungssystem einführst, solltest du folgende Punkte klären:

System wählen: Elektronisch (App, Software, Stempeluhr) oder manuell (Stundenzettel, Excel)? Für die meisten Betriebe empfiehlt sich eine digitale Lösung – sie reduziert Fehler und spart Verwaltungsaufwand. Bei mobilen Mitarbeitern (Gastronomie, Handwerk, Außendienst) ist eine App oft die beste Wahl.
Betriebsrat einbinden: Bei einem Betriebsrat bestehen Mitbestimmungsrechte – kläre die Einführung frühzeitig. Der Betriebsrat kann die Einführung nicht verhindern, aber die Ausgestaltung mitbestimmen (z.B. Wahl des Systems, Regelung zur Selbsterfassung).
Mitarbeiter informieren: Erkläre den Hintergrund (gesetzliche Pflicht) und die Vorteile (Transparenz, faire Abrechnung). Viele Beschäftigte haben zunächst Bedenken – eine klare Kommunikation hilft, Akzeptanz zu schaffen.
Datenschutz beachten: Die Zeiterfassung muss DSGVO-konform sein. Nur die erforderlichen Daten erfassen (Beginn, Ende, Pausen). Standortdaten sind nur nötig, wenn sie für die Arbeitszeit relevant sind. Eine Datenschutzinformation für die Beschäftigten ist erforderlich.
Aufbewahrung sicherstellen: Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden – digital oder in Papierform. Bei digitalen Systemen: Backup und Zugriff auf die Daten sichern. Die Aufsichtsbehörde kann bei Bedarf Einsicht verlangen.

Rechtliche Grauzonen: Die genaue Art der Zeiterfassung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, was zu unterschiedlichen Interpretationen führen kann. Bei flexiblen Arbeitszeitmodellen wie Gleitzeit oder Homeoffice kann die Zeiterfassung erschweren – eine App-Lösung macht das einfacher. Die Verantwortung für die korrekte Erfassung liegt beim Arbeitgeber, auch wenn er die Erfassung an die Arbeitnehmer delegiert.

Zeiterfassung per App: Praktische Umsetzung

Eine Zeiterfassungs-App wie Ordio ermöglicht es, die gesetzlichen Anforderungen einfach zu erfüllen. Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten per Smartphone oder Tablet – ideal für Deskless Worker in Gastronomie, Einzelhandel oder Handwerk. Die Daten werden automatisch an die Personalabteilung übermittelt, Abrechnungen und Dienstpläne bleiben synchron. Kein Papierkram, keine manuellen Übertragungsfehler.

Ordio verbindet Zeiterfassung mit Schichtplanung und vereinfacht so die tägliche Personalverwaltung. Die App ist DSGVO-konform und erfüllt die Anforderungen an Datenschutz und Manipulationssicherheit. Pausen und Überstunden werden automatisch erkannt, die Aufzeichnungen können bei Bedarf exportiert und für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist archiviert werden. So erfüllst du die Zeiterfassungspflicht ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand. Die Integration mit Lohnabrechnung und Dienstplanung spart doppelte Dateneingabe und reduziert Fehlerquellen. Für weitere Vergleiche von Zeiterfassungslösungen siehe unseren Zeiterfassung Software Vergleich.

Fazit: Zeiterfassungspflicht umsetzen

Die Zeiterfassungspflicht gilt seit dem BAG-Beschluss 2022 für alle Arbeitgeber – unabhängig von Branche und Unternehmensgröße. Du musst Beginn, Ende und Pausen der Arbeitszeit erfassen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren. Die Erfassung kann elektronisch oder manuell erfolgen; eine digitale Lösung wie Ordio spart Zeit, reduziert Fehler und erfüllt die Anforderungen an Objektivität und Zugänglichkeit.

Wichtig: Auch bei Vertrauensarbeitszeit und Homeoffice gilt die Pflicht. Minutengenaue Erfassung ist nicht vorgeschrieben – ein 15-Minuten-Raster reicht. Verstöße können mit Bußgeldern bis 30.000 Euro geahndet werden; ohne Dokumentation trägst du die Beweislast bei Überstundenklagen. Ein geplantes Zeiterfassungsgesetz 2026 könnte die Anforderungen verschärfen – wer heute bereits ein System hat, ist vorbereitet. Nutze die Checkliste oben, um die Einführung strukturiert anzugehen, und setze auf eine Lösung, die zu deiner Branche und deinen Mitarbeitern passt.

Setze die Zeiterfassungspflicht jetzt um und sichere dich rechtlich ab. Mit Ordio erfüllst du die Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes und schaffst Transparenz für deine Mitarbeiter. Weitere Informationen findest du in unserem Zeiterfassung-Ratgeber und in der Vorlage zur Zeiterfassung.

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