Övertid

Övertid är arbetstid som överstiger den ordinarie arbetstiden — enligt 10 § arbetstidslagen (ATL, SFS 1982:673) när det finns särskilt behov av ökad arbetstid. Lagen sätter tak per år, månad och fyraveckorsperiod. Som arbetsgivare behöver du veta när övertid får tas ut, hur den skiljer sig från mertid och OB-tillägg, och hur du dokumenterar timmar enligt 11 §.

Många söker reglerna ur medarbetarperspektiv — här vänder vi oss till dig som arbetsgivare eller HR i skiftverksamhet: lagens huvudregler, kollektivavtalens roll för övertidsersättning, och hur schema och tidrapport håller dig inom ramarna. För bindande detaljer: Arbetsmiljöverket, Riksdagen och lagen.nu.

Obs: Det här är allmän HR-information — inte juridisk rådgivning. Kontrollera alltid aktuell lagtext, ditt kollektivavtal och vid behov en arbetsrättsjurist.

Vad är övertid?

Kort sagt: Övertid är arbete utöver den ordinarie arbetstiden vid heltidsanställning — när det finns särskilt behov av ökad arbetstid. Den ska vara beordrad eller godkänd av arbetsgivaren och får inte schemaläggas som en vanlig del av arbetstiden.

Med ordinarie arbetstid menas den arbetstid som gäller enligt anställningsavtal och kollektivavtal — ofta 40 timmar per vecka i genomsnitt. Allt arbete utöver det som räknas som ordinarie tid, och som uppfyller lagens och avtalets villkor för övertid, klassas som övertid.

Övertid är inte samma sak som att någon jobbar ”lite extra” utan formellt beslut. I skift i restaurang, butik eller vård riskerar du att extrapass registreras fel — som vanlig tid, som mertid eller som OB — vilket ger fel lön och svår uppföljning mot årstaket.

Hela regelverket kring arbetstid, jour och veckovila finns i vår ordlista om arbetstidslagen. Den här sidan fokuserar på övertid — definition, tak, beordran och ersättning. För mertid (deltid inom heltidsram) se ordlistan om mertid. Roller med förtroendearbetstid omfattas ofta inte av ATL och har i regel ingen övertidsersättning.

Övertid enligt arbetstidslagen

Kort sagt: Allmän övertid får tas ut med högst 200 timmar per kalenderår och anställd. Extra övertid får tas ut med högst 150 timmar till om särskilda skäl finns och situationen inte gått att lösa på annat rimligt sätt.

ATL sätter tak för hur mycket övertid du som arbetsgivare får ta ut. Utöver årstaken finns periodtak: normalt högst 48 timmar under en fyraveckorsperiod eller 50 timmar under en kalendermånad — även om det finns övertid ”kvar” på årsbudgeten.

Exempel på periodtak: En medarbetare har jobbat 42 övertidstimmar de senaste fyra veckorna och bara 30 timmar den här månaden — årsbudgeten är långt ifrån slut, men en ny beordran på 10 timmar denna vecka kan bryta månadstaket på 50 timmar. Bygg uppföljning per person och per rullande period, inte bara mot 31 december.

Nödfallsövertid är en särskild form som får tas ut vid akuta händelser (till exempel natur- eller olyckshändelse som orsakar avbrott eller överhängande fara) — i den utsträckning omständigheterna kräver. Den lokala fackliga organisationen ska underrättas. Nödfall ersätter inte vanlig planering; dokumentera händelsen och timmarna separat i tidrapporten.

Kollektivavtal kan ha andra tak — ofta 150 timmar allmän övertid per år i stället för 200. Kolla alltid ert avtal innan du sätter interna budgetar. Sammanlagd arbetstid (ordinarie + övertid) får normalt vara högst 48 timmar per vecka i genomsnitt under en begränsad period.

Övertid befriar dig inte från dygnsvila, veckovila eller raster. Ett sent stängningspass följt av tidig öppning kan bryta viloregler även om övertiden i sig är tillåten.

Övertid, mertid, OB och jour — skillnaden

Fyra begrepp som ofta blandas i schema och lönespecifikation:

En timme kan i teorin ge både OB och övertid om avtalet tillåter det — men de är separata poster i lönespecifikationen. OB gäller ordinarie arbete på obekväm tid; övertid gäller extra tid utöver ordinarie gräns. Jour räknas som arbetstid men är en egen kategori — inte övertid bara för att passet är längre än planerat. Läs mer om OB i vår ordlista om OB-tillägg.

Mertid gäller deltidsanställda som jobbar utöver schemalagd deltid men inom heltidsramen — till exempel 30 → 38 timmar/vecka. Definition, 200-timmarsgräns, beordran, mertidsersättning och 2026-reform finns i ordlistan om mertid. Här fokuserar vi på övertid vid heltid eller när heltidsgränsen passeras.

Hur mycket övertid får man jobba?

Kort sagt: Följ tre nivåer samtidigt: årstak (200 h allmän + 150 h extra enligt ATL), periodtak (48 h/4 veckor eller 50 h/månad) och veckogenomsnitt (sammanlagd arbetstid, ofta max 48 h). Kollektivavtal sätter ofta lägre gräns än lagen.

Vilka regler gäller vid övertid? I praktiken tre lager: arbetstidslagen (tak, beordran, särskilda skäl), kollektivavtal (lägre tak, ersättning, fackligt godkännande) och er interna policy (vem får beordra, hur dokumentation ska se ut). Med kollektivavtal gäller normalt avtalets lägre gräns — till exempel 150 timmar per år i många industriavtal. Utan avtal utgår du från ATL:s 200 + 150 timmar, men sätt ändå interna riktlinjer så övertid inte blir standardlösning vid luckor i schemat.

Som arbetsgivare bör du följa upp:

Med kollektivavtal kan extra övertid kräva fackligt godkännande utöver ett visst antal timmar — dokumentera beslutet skriftligt.

Vad händer efter 200 timmar? Utan särskilda skäl och eventuellt fackligt godkännande får du inte ta ut mer allmän övertid det året. Extra övertid (upp till 150 timmar till) kräver att situationen inte gått att lösa på annat rimligt sätt — till exempel oväntad sjukdomskurva eller maskinhaveri.

Extra övertid och fackligt godkännande: När allmän övertidsbudget är slut men verksamheten fortfarande har akut behov kan extra övertid bli aktuell. Många kollektivavtal kräver att arbetsgivaren underrättar facket eller inhämtar godkännande innan timmar tas ut över avtalad gräns. Spara protokoll eller skriftligt ok från facklig kontaktperson tillsammans med incidentbeskrivningen — särskilt om du senare behöver visa att alternativ (vikarie, omfördelning, tillfällig bemanning) utretts.

Beordrad övertid och särskilda skäl

Övertid ska vara beordrad i förväg eller godkänd i efterhand av arbetsgivaren. Den får inte ligga som fast schema-post varje fredag — då är det ordinarie planering, inte övertid.

Det krävs särskilda skäl — något oförutsett som gör att verksamheten behöver extra insatser. Planerad underbemanning för att spara kostnader räknas normalt inte som särskilda skäl. Vid akut behov kan beordran ske med kort varsel; vid kvälls- eller helgarbete kan beordran i vissa fall ske samma dag om akut behov uppstår i verksamheten (följ avtal och praxis).

Medarbetarens skyldighet att arbeta övertid kan regleras i kollektivavtal eller anställningsavtal. Som chef dokumenterar du vem som beordrade, när och varför — så att du kan visa underlag vid tillsyn eller lönerevision.

Kan medarbetaren neka beordrad övertid?

Ofta ja — men reglerna sitter i kollektivavtal och anställningsavtal, inte i en enda ATL-paragraf. Vissa avtal tillåter vägran vid familjeskäl, vid sjukdom eller om beordran kom för sent. I andra avtal kan vägran vara begränsad när verksamheten står still. Som arbetsgivare bör du planera vikarier och rullande schema så att övertid blir undantag. Vid tvist: läs avtalet, involvera facklig part vid behov och spara skriftligt underlag för varför övertiden behövdes.

Hur långt i förväg måste övertid beordras?

ATL anger inte en fast antal timmar eller dagar. I praktiken ska beordran ske i rimlig tid i förväg så att medarbetaren kan planera — kollektivavtal anger ibland minimiförvarning (till exempel 24–48 timmar vid planerad övertid). Vid akut oförutsett behov (sjukdom, maskinhaveri, plötsligt avbrott) kan beordran ske med kort varsel eller godkännas i efterhand, men du måste fortfarande visa särskilda skäl och dokumentera beslutet. Som chef: skicka beordran skriftligt (mail, app, schema-notering) med datum, tidsintervall och anledning — inte bara muntligt i korridoren.

Övertidsersättning

ATL reglerar hur mycket övertid får tas ut — inte hur mycket den ska betalas. Beräkning, enkel/kvalificerad övertid, kollektivavtal, komptid vs kontant och OB-stacking finns i ordlistan om övertidsersättning. För att räkna ut övertidsersättning i kronor, använd övertidskalkylatorn.

Anteckningsskyldighet (11 §)

Enligt 11 § arbetstidslagen ska du som arbetsgivare föra anteckningar om jourtid, övertid och mertid. Arbetstagaren och fackliga organisationer på arbetsstället har rätt att ta del av anteckningarna.

Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 1982:17 preciserar vilka uppgifter anteckningarna ska innehålla per medarbetare. Per person och kalenderår bör du kunna visa:

• Antal timmar ordinarie arbetstid, övertid, mertid och jour
• Fördelning över kalenderår (månad eller vecka räcker ofta som underlag)
• Vilka dagar övertid, mertid eller jour inträffade
• Separata koder i tidrapporten och underlag för beordran eller godkännande
• Möjlighet att exportera årsöversikt — till exempel inför lönerevision eller tillsyn

Utan tillförlitlig tidrapport blir det svårt både att följa 200/150-taken och att visa efterlevnad vid tillsyn. Digital tidrapportering ersätter inte juridiken — men gör avvikelser synliga tidigare.

Facklig organisation på arbetsstället kan begära utdrag. Spara beordringsunderlag (mail, schema, incidentlogg) tillsammans med tidrapporterna så att du kan visa att timmarna inte bara ”hopade fram” i lönesystemet i efterhand. Vid tillsyn från Arbetsmiljöverket är spårbarhet ofta det som avgör om övertiden var tillåten — inte bara om totalsumman stämde.

Övertid i skiftverksamhet

Klassiska situationer där övertid blir aktuell i skift:

• Sjukfrånvaro utan vikarie — du beordrar någon att stanna eller komma in extra
• Oväntat högt kundflöde som kräver förlängt pass
• Stängning som drar ut på tiden efter planerat schema
• Inhopp mellan pass som passerar heltidsgränsen

Exempel (restaurang): Kocken är heltidsanställd (40 h/vecka). Efter två sjukpass beordrar du hen stanna två timmar extra på lördag. Om veckans ordinarie tid redan är fylld blir de två timmarna övertid — inte bara ”extra stäng”. Registrera som övertid, kontrollera periodtak och följ avtalets ersättningsnivå.

Exempel (butik): Deltidsanställd (24 h/vecka) jobbar 32 timmar en vecka. Timmarna 25–32 är mertid; timmar utöver 40 vore övertid. Blanda inte ihop mertid och övertid i samma lönekod.

Exempel (vård och omsorg): En undersköterska på heltid har redan 38 ordinarie timmar den veckan. Ett sent avlösande pass på 3 timmar på söndag kan bli både kvalificerad övertid (enligt avtal) och kräva kontroll mot veckovila och periodtak. Planera inte bara ”vem kan täcka passet” — kontrollera om personen redan närmar sig 48 timmar övertid på fyra veckor.

Vanliga misstag för arbetsgivare

• Registrera extrapass som ordinarie tid — årstaket blir osynligt
• Schemalägga ”fast övertid” varje vecka utan särskilda skäl
• Glömma periodtak (48 h/4 v) när årsbudget fortfarande har marginal
• Blanda jour, OB och övertid i samma tidkod
• Sakna skriftligt underlag för extra övertid som kräver fackligt godkännande
• Ignorera dygnsvila när någon jobbar övertid sent och öppnar tidigt nästa dag

Checklista innan du beordrar övertid

1. Finns särskilda skäl — inte bara planerad sparövertid?
2. Har personen marginal mot periodtak och årstak?
3. Bryter passet mot dygnsvila eller veckovila?
4. Är beordran skriftlig med tid, datum och anledning?
5. Stämmer rätt ersättningskategori (enkel/kvalificerad, mertid vs övertid)?
6. Krävs fackligt godkännande för extra övertid i ert avtal?

Schema, tidrapport och uppföljning

För dig som arbetsgivare i skift hänger övertid ihop med hur du planerar och följer upp. En enkel rutin som funkar i praktiken:

1. Publicera ordinarie pass i schemat med start- och sluttid — inte bara datum
2. Beordra övertid skriftligt; uppdatera schema eller spara separat beslut
3. Registrera faktisk tid med rätt kod (övertid, mertid, jour, OB) i tidrapporten
4. Veckovis: jämför plan mot faktisk tid och rullande övertidssaldo per person
5. Månadsvis: exportera 11 §-underlag och stäm av mot lönesystemet innan utbetalning

Utan den här kedjan blir det lätt att extrapass ”försvinner” i ordinarie tid — och att årstaket spricker utan att någon märker det förrän lönekörningen eller en tillsyn.

Behöver du jämföra appar för dokumentation kan vår guide om tidrapporteringsappar ge sammanhang — men kärnreglerna för övertid står i arbetstidslagen och ert kollektivavtal.

Ordio ersätter inte arbetsrättsjurist eller lönesystemets beräkningar. Däremot hjälper Ordio skiftteam att hålla schema och tid samlade — så att övertid, mertid och jour syns innan årstaket spricker.

Sammanfattning

Övertid innebär:

• Arbete utöver ordinarie arbetstid vid heltid — beordrat eller godkänt, med särskilda skäl
• ATL-tak: 200 h allmän + 150 h extra övertid per år (kollektivavtal kan ha lägre tak)
• Periodtak 48 h/4 veckor eller 50 h/månad gäller parallellt
• Mertid gäller deltid som jobbar över sin ordinarie tid men inom heltidsram
• Övertidsersättning styrs av avtal — inte av ATL
• 11 § kräver anteckningar om övertid, mertid och jour
• Beordran ska vara skriftlig med särskilda skäl — inte fast veckorutin
• Viloregler gäller parallellt — övertid ersätter inte dygns- eller veckovila

Kontrollera kollektivavtal, håll schema och tidrapport i linje, och länka vidare till arbetstidslagen för hela ATL-översikten.