Die Inventur in der Gastronomie ist mehr als nur eine gesetzliche Pflicht – sie ist das Fundament für eine erfolgreiche Betriebsführung. Eine systematische Bestandsaufnahme hilft dir nicht nur, gesetzeskonform zu handeln, sondern auch Kosten zu kontrollieren, Verschwendung zu reduzieren und deine Bestellprozesse zu optimieren. Dieser umfassende Leitfaden führt dich Schritt für Schritt durch den gesamten Inventurprozess, gibt dir praktische Tipps und bietet dir eine kostenlose Vorlage zur Unterstützung.
Was ist eine Inventur in der Gastronomie?
Eine Inventur ist die systematische Erfassung und Bewertung aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag. In der Gastronomie umfasst dies alle Waren, die sich im Lager, in der Küche, im Servicebereich und an anderen Orten befinden. Dazu gehören Lebensmittel, Getränke, Reinigungsmittel, Verbrauchsmaterialien und sogar Küchengeräte.
Die Inventur dient verschiedenen Zwecken: Sie erfüllt gesetzliche Anforderungen, ermöglicht eine transparente Bestandskontrolle, hilft bei der Erkennung von Verlusten durch Diebstahl oder Verderb und bildet die Grundlage für eine präzise Kostenkontrolle. Durch regelmäßige Inventuren erhältst du einen genauen Überblick über deinen Warenbestand und kannst frühzeitig auf Abweichungen oder Probleme reagieren.
Welche gesetzlichen Bestimmungen gelten für die Inventur?
In Deutschland regeln die §§ 240 und 241 des Handelsgesetzbuches (HGB) die Durchführung einer Inventur und die Erstellung eines Inventarverzeichnisses. Demnach ist jeder Kaufmann verpflichtet, zum Ende eines jeden Geschäftsjahres eine Inventur durchzuführen und diese in einem Inventarverzeichnis festzuhalten.
Inventurpflicht nach HGB
Für alle Kaufleute ist eine Inventur gesetzlich vorgeschrieben. Dies gilt auch für Gastronomiebetriebe, die als Kaufmann im Sinne des HGB gelten. Die Inventur muss zum Ende jedes Geschäftsjahres durchgeführt werden. Es gibt jedoch Ausnahmen: Einzelkaufleute, die in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren weniger als 600.000 Euro Umsatz und weniger als 60.000 Euro Gewinn erzielen, sind von der Inventurpflicht befreit.
Für die meisten Gastronomiebetriebe gilt jedoch die volle Inventurpflicht. Die Einhaltung dieser Bestimmungen ist wichtig für die rechtliche Absicherung deines Betriebs. Verstöße können zu Bußgeldern oder anderen rechtlichen Konsequenzen führen. Weitere Informationen zu gesetzlichen Vorgaben in der Gastronomie findest du in unserem Ratgeber.
Inventarverzeichnis Anforderungen
Das Inventarverzeichnis muss folgende Angaben enthalten: Art der Gegenstände, Menge, Maßeinheit, Aufbewahrungsort, Einzelbewertung und Gesamtbewertung. Diese Informationen sind gesetzlich vorgeschrieben und helfen dir, einen transparenten Überblick über den Warenbestand zu erhalten. Ein ordnungsgemäß geführtes Inventar ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern verschafft auch einen transparenten Überblick über den Warenbestand und hilft, Über- oder Unterbestände zu vermeiden.
Konsequenzen bei Nichtbeachtung
Werden die gesetzlichen Bestimmungen nicht eingehalten, können verschiedene Konsequenzen drohen: Bußgelder, steuerrechtliche Nachteile oder Probleme bei Betriebsprüfungen. Daher ist es wichtig, die Inventur korrekt durchzuführen und alle erforderlichen Dokumente ordnungsgemäß zu führen. Eine sorgfältige Inventur schützt dich vor rechtlichen Problemen und hilft dir, deinen Betrieb erfolgreich zu führen.
Welche Inventurverfahren gibt es?
Es gibt verschiedene Inventurverfahren, die in der Gastronomie eingesetzt werden können. Die Wahl des richtigen Verfahrens hängt von der Größe deines Betriebs, der Art der gelagerten Waren und deinen individuellen Anforderungen ab.
Die körperliche Inventur
Bei der körperlichen Inventur wird jeder Artikel physisch gezählt und erfasst. Dies ist das häufigste Verfahren in der Gastronomie, da es die genaueste Methode darstellt. Du zählst jeden Artikel einzeln und dokumentierst die tatsächliche Menge. Dieses Verfahren ist besonders wichtig für verderbliche Waren, da hier Schwund und Verderb schnell erkannt werden können.
Die Buchinventur
Bei der Buchinventur wird der Bestand aus den Büchern ermittelt, ohne dass eine körperliche Zählung stattfindet. Dieses Verfahren ist nur für bestimmte Waren zulässig und setzt eine ordnungsgemäße Lagerbuchführung voraus. In der Gastronomie wird die Buchinventur häufig für nicht-verderbliche Waren wie Geschirr oder Besteck verwendet.
Die Anlangeninventur
Bei der Anlangeninventur wird der Bestand zu Beginn des Geschäftsjahres erfasst und dann durch Zugänge und Abgänge fortgeschrieben. Dieses Verfahren erfordert eine kontinuierliche Dokumentation aller Warenbewegungen und eignet sich besonders für Betriebe mit systematischer Lagerverwaltung.
Welche Inventurarten gibt es?
Neben den Inventurverfahren gibt es auch verschiedene Inventurarten:
Stichtagsinventur
Die Stichtagsinventur wird zu einem bestimmten Zeitpunkt durchgeführt, meist zum Ende des Geschäftsjahres. Sie ist die klassische Form der Inventur und wird von den meisten Gastronomiebetrieben durchgeführt. Der Stichtag kann innerhalb bestimmter Fristen vor- oder nachverlegt werden.
Stichprobeninventur
Bei der Stichprobeninventur werden nur bestimmte Artikel gezählt, nicht der gesamte Bestand. Dieses Verfahren ist nur mit Zustimmung des Finanzamts möglich und eignet sich für Betriebe mit sehr großen Beständen. Die Höchstabweichung liegt oft bei maximal einem Prozent.
Permanente Inventur
Bei der permanenten Inventur wird der Bestand kontinuierlich erfasst und aktualisiert. Alle Artikel müssen mindestens einmal pro Jahr gezählt werden, wobei eine ordnungsgemäße Lagerbuchführung erforderlich ist. Dieses Verfahren eignet sich besonders für Betriebe mit digitalen Inventarsystemen.
Inventur in der Gastronomie: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Eine erfolgreiche Inventur erfordert sorgfältige Planung und systematisches Vorgehen. Hier findest du eine detaillierte Anleitung, die dir hilft, den Prozess effizient zu gestalten.
Vorbereitung
Die Vorbereitung ist entscheidend für den Erfolg deiner Inventur. Beginne mit der Terminfestlegung: Wähle einen Zeitpunkt, an dem wenig Betrieb herrscht, zum Beispiel nach Betriebsschluss oder an einem Ruhetag. Erstelle einen detaillierten Zeitplan und plane ausreichend Zeit ein, berücksichtige dabei auch Pausen für deine Mitarbeiter.
Teile die Aufgaben klar zu: Jeder Mitarbeiter sollte genau wissen, welche Bereiche er zu zählen hat. In größeren Betrieben kann es sinnvoll sein, bestimmte Mitarbeiter mit der Inventur zu beauftragen, um Konsistenz und Genauigkeit zu gewährleisten. Bereite alles vor, was für die Inventur benötigt wird: Inventurlisten oder digitale Geräte, Waagen und Messgeräte, Stifte und Notizblöcke sowie Rechner oder Tablets.
Durchführung
Bei der Durchführung solltest du systematisch vorgehen. Zähle jeden Artikel in deiner Bestandsliste und notiere die Menge sofort. Es ist wichtig, so genau wie möglich zu sein. Vergiss nicht, auch geöffnete Packungen oder Behälter zu berücksichtigen und die Menge entsprechend zu schätzen. Gehe Bereich für Bereich vor: Beginne mit dem Lager, dann die Küche, das Getränkelager und schließlich den Servicebereich.
Führe Kontrollzählungen durch, besonders bei wertvollen Artikeln oder wenn du größere Abweichungen feststellst. Dokumentiere alle Ergebnisse sofort und vermeide es, Zählungen später zu rekonstruieren. Bei Unklarheiten solltest du lieber noch einmal zählen, als Fehler zu riskieren.
Nachbereitung
Nach der Inventur aktualisiere deine Bestandsliste mit den aktuellen Zahlen. Vergleiche den aktuellen Bestand mit dem Bestand vor der Inventur und analysiere Differenzen. Notiere auch, wie viel von jedem Artikel seit der letzten Inventur verkauft wurde. Durch diese Art der Bestandsführung erhältst du einen genauen Überblick über die Schnell- und Langsamdreher.
Bewerte alle Artikel nach den gewählten Bewertungsmethoden und dokumentiere die Ergebnisse im Inventarverzeichnis. Analysiere Inventurdifferenzen und identifiziere deren Ursachen. Dies hilft dir, Schwachstellen zu erkennen und zukünftige Inventuren zu optimieren.
Was gehört in eine Inventurliste?
Eine umfassende Inventurliste ist das Rückgrat einer effektiven Bestandsaufnahme. Sie sollte alle Artikel enthalten, die du regelmäßig bestellst und auf Lager hast. Beginne damit, alle Artikel aufzulisten, die du regelmäßig für deinen Betrieb einkaufst: Lebensmittel, Getränke, Reinigungsmittel, Verbrauchsmaterialien und sogar Küchengeräte.
Für jeden Artikel solltest du folgende Informationen notieren: den Namen, die Einheit (z. B. Kilogramm, Liter oder Stück), den aktuellen Bestand, die übliche Bestellmenge und den Lieferanten. Um die Liste noch effektiver zu gestalten, kannst du weitere Spalten hinzufügen: Preis pro Einheit, Gesamtwert, Lagerbedingungen (z. B. gekühlt oder gefroren) und das Mindesthaltbarkeitsdatum. Dies hilft dir, die Kosten besser zu kontrollieren, Lebensmittelverschwendung zu vermeiden und die Qualität deiner Produkte zu gewährleisten.
Kostenlose Inventurvorlage für die Gastronomie
Um dir den Prozess zu erleichtern, haben wir eine spezielle Inventurvorlage für die Gastronomie erstellt. Diese Vorlage enthält alle wichtigen Spalten und hilft dir, eine umfassende Bestandsliste zu erstellen. Hier kannst du unsere kostenlose Inventurvorlage für die Gastronomie herunterladen.
Die Vorlage ist als Excel-Datei verfügbar und kann individuell an deine Bedürfnisse angepasst werden. Sie enthält vordefinierte Spalten für alle wichtigen Informationen und hilft dir, den Inventurprozess zu strukturieren. Du kannst die Vorlage für verschiedene Inventurarten verwenden und sie nach jeder Inventur aktualisieren.
Inventurliste Beispiel
Eine typische Inventurliste für die Gastronomie könnte folgende Artikel enthalten: Mehl (in Kilogramm), Eier (in Stück), Milch (in Litern), verschiedene Getränke (in Flaschen oder Fässern), Reinigungsmittel (in Flaschen oder Beuteln) und Verbrauchsmaterialien wie Servietten oder Besteck. Für jeden Artikel werden der aktuelle Bestand, der Preis pro Einheit und der Gesamtwert dokumentiert.
Ein praktisches Beispiel: Wenn du 50 Kilogramm Mehl zu je 1,20 Euro hast, beträgt der Gesamtwert 60 Euro. Diese Informationen helfen dir nicht nur bei der Inventur, sondern auch bei der Kostenkontrolle und Bestellplanung. Weitere Tipps zur Kostenkontrolle im Restaurant findest du in unserem Ratgeber.
Inventarsysteme: Digital vs. manuell
Die Wahl des richtigen Inventarsystems ist ein wichtiger Schritt bei der Organisation deiner Gastronomie. Es gibt sowohl manuelle als auch digitale Systeme, jedes mit eigenen Vor- und Nachteilen.
Manuelle Systeme
Manuelle Systeme erfordern, dass du jedes Produkt physisch zählst und die Menge in eine Liste oder ein Register einträgst. Dies kann zeitaufwändig sein, ermöglicht jedoch eine direkte Kontrolle und ein umfassendes Verständnis des Lagerbestands. Excel-Tabellen oder Papierlisten sind typische Beispiele für manuelle Systeme.
Vorteile: Einfache Handhabung, keine technischen Voraussetzungen, direkte Kontrolle. Nachteile: Zeitaufwändig, fehleranfällig, keine automatischen Auswertungen. Manuelle Systeme eignen sich besonders für kleinere Betriebe mit überschaubarem Warenbestand.
Digitale Systeme
Digitale Systeme können den Inventurprozess erheblich vereinfachen. Sie ermöglichen es dir, den Lagerbestand in Echtzeit zu verfolgen, automatische Bestellungen auszulösen, wenn der Lagerbestand unter ein bestimmtes Niveau fällt, und Trends zu analysieren, um zukünftige Bestellungen zu planen.
Vorteile: Schneller, weniger fehleranfällig, automatische Auswertungen, Echtzeit-Tracking. Nachteile: Technische Voraussetzungen, Kosten, Einarbeitungszeit. Digitale Systeme eignen sich besonders für größere Betriebe oder solche mit komplexem Warenbestand. Weitere Informationen zur Digitalisierung im Restaurant findest du in unserem Ratgeber.
Software-Vergleich
Bei der Auswahl einer Inventursoftware solltest du auf folgende Funktionen achten: Bestandsverwaltung in Echtzeit, automatische Bestellvorschläge, Integration mit Kassensystemen, mobile Nutzung für Inventur vor Ort und Auswertungen und Reports. Tools wie Ordio bieten Bestellfunktionen, mit denen du Bestellungen direkt aus der Software heraus aufgeben und verwalten kannst. Dies kann den Bestellprozess vereinfachen und dir helfen, effizienter zu arbeiten.
Vergleiche verschiedene Lösungen und wähle diejenige, die am besten zu deinem Betrieb passt. Berücksichtige dabei nicht nur die Kosten, sondern auch die Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit und den Support. Weitere Tipps zur Vermeidung häufiger Fehler bei der Digitalisierung findest du in unserem Ratgeber.
Inventur in verschiedenen Gastronomiebereichen
Die Inventur unterscheidet sich je nach Bereich deines Betriebs. Hier findest du spezifische Hinweise für die wichtigsten Bereiche.
Inventur in der Küche
Die Inventur in der Küche umfasst alle Lebensmittel, die für die Zubereitung von Speisen benötigt werden. Besondere Aufmerksamkeit sollte auf verderbliche Waren gelegt werden. Überprüfe das Mindesthaltbarkeitsdatum und sortiere abgelaufene Waren aus. Dokumentiere geöffnete Packungen und schätze die verbleibende Menge realistisch ein.
Bei Tiefkühlware solltest du auf die Lagertemperatur achten und dokumentieren, wie lange die Ware bereits gelagert wurde. Bei trockenen Lebensmitteln wie Mehl oder Zucker ist es wichtig, die Verpackungen auf Beschädigungen zu überprüfen und die Menge genau zu wiegen.
Inventur im Getränkelager
Im Getränkelager werden alle alkoholischen und nicht-alkoholischen Getränke erfasst. Hier ist besonders auf die korrekte Zählung von Flaschen und Fässern zu achten. Bei angebrochenen Flaschen solltest du den Füllstand schätzen oder dokumentieren. Bei Fässern ist es wichtig, den aktuellen Füllstand zu überprüfen.
Besondere Aufmerksamkeit erfordern hochwertige Spirituosen und Weine. Diese sollten einzeln gezählt und dokumentiert werden. Achte auch auf die Lagerbedingungen: Kühlschränke sollten die richtige Temperatur haben, und Wein sollte bei geeigneten Temperaturen gelagert werden.
Inventur im Servicebereich
Im Servicebereich werden Verbrauchsmaterialien wie Servietten, Besteck, Geschirr und Reinigungsmittel erfasst. Diese Artikel sind oft weniger wertvoll, aber wichtig für den reibungslosen Betrieb. Dokumentiere auch beschädigte oder fehlende Artikel, um rechtzeitig nachbestellen zu können.
Bei Geschirr und Besteck solltest du auf Vollständigkeit achten und fehlende Teile dokumentieren. Bei Reinigungsmitteln ist es wichtig, die Verbrauchsmenge zu überwachen und rechtzeitig nachzubestellen.
Inventur in Restaurant, Café, Bar
Die Inventur unterscheidet sich je nach Betriebstyp: In Restaurants liegt der Fokus auf Lebensmitteln und Getränken, in Cafés besonders auf Kaffee und Backwaren, in Bars auf alkoholischen Getränken und Mixgetränken. Passe deine Inventurliste entsprechend an und berücksichtige die spezifischen Anforderungen deines Betriebs.
Best Practices und häufige Fehler
Eine erfolgreiche Inventur erfordert nicht nur systematisches Vorgehen, sondern auch die Vermeidung häufiger Fehler. Hier findest du Best Practices und Tipps zur Fehlervermeidung.
Best Practices
Führe regelmäßige Inventuren durch: Die Häufigkeit kann von Betrieb zu Betrieb variieren, je nach Größe und Art der gelagerten Produkte. Einige Restaurants führen wöchentlich Inventuren durch, andere monatlich oder vierteljährlich. Wichtig ist, einen Zeitplan zu finden, der für deinen Betrieb am besten funktioniert.
Gehe systematisch vor: Beginne mit einem Bereich und arbeite dich durch alle Bereiche. Verwende Checklisten, um sicherzustellen, dass nichts vergessen wird. Dokumentiere alle Ergebnisse sofort und vermeide es, Zählungen später zu rekonstruieren.
Beziehe dein Team ein: Inventur ist eine Teamleistung. Schulungen helfen, dass alle Mitarbeiter den Prozess verstehen und korrekt durchführen. Gute Kommunikation und Unterstützung sind wichtig, um das Engagement und die Genauigkeit zu erhöhen. Weitere Tipps zur Mitarbeitergewinnung und -entwicklung findest du in unserem Ratgeber.
Häufige Fehler vermeiden
Bei der Inventur können verschiedene Fehler auftreten: Unvollständige Zählung, falsche Mengen, vergessene Bereiche oder fehlende Dokumentation. Um diese Fehler zu vermeiden, solltest du systematisch vorgehen, jeden Bereich kontrollieren, Ergebnisse sofort dokumentieren und Kontrollzählungen durchführen.
Besonders häufig werden geöffnete Packungen übersehen oder falsch geschätzt. Nimm dir Zeit für eine realistische Schätzung und dokumentiere Unsicherheiten. Bei wertvollen Artikeln solltest du immer eine Kontrollzählung durchführen.
Bewertung der Inventur
Nach der Zählung müssen alle Artikel bewertet werden. Die Bewertung erfolgt nach verschiedenen Methoden:
- Anschaffungskosten: Bewertung zu den Anschaffungskosten, die du beim Einkauf gezahlt hast.
- Durchschnittskosten: Bewertung zu Durchschnittskosten, berechnet aus allen Einkäufen eines Artikels.
- FIFO: First In, First Out – älteste Waren zuerst, besonders wichtig für verderbliche Waren.
- LIFO: Last In, First Out – neueste Waren zuerst, weniger gebräuchlich in der Gastronomie.
Die Wahl der Bewertungsmethode hängt von deinen individuellen Anforderungen ab. In der Gastronomie wird häufig die FIFO-Methode verwendet, da sie besonders für verderbliche Waren geeignet ist.
Inventurdifferenzen und deren Ursachen
Inventurdifferenzen sind Abweichungen zwischen dem Buchbestand und dem tatsächlichen Bestand. Mögliche Ursachen sind Diebstahl, Verderb, Fehler bei der Zählung, Fehler bei der Dokumentation oder natürlicher Schwund.
Analysiere Differenzen systematisch: Bei größeren Abweichungen solltest du die Ursache identifizieren und Maßnahmen zur Vermeidung ergreifen. Dokumentiere alle Differenzen und ihre vermuteten Ursachen, um Trends zu erkennen und zukünftige Inventuren zu optimieren.
Bestellprozesse optimieren
Mit einer stets aktuellen Bestandsliste und umfassenden Abverkaufsdaten kannst du deine Bestellprozesse effizient gestalten. Du kannst genau bestimmen, wann und wie viel du nachbestellen musst, Trends erkennen und vorausschauend bestellen. Dieser datengestützte Ansatz hilft dir, Überbestände, die zu Lebensmittelverschwendung führen können, und Fehlbestände, die deine Kunden enttäuschen könnten, zu vermeiden.
Tools wie Ordio können dabei helfen. Sie bieten Bestellfunktionen, mit denen du Bestellungen direkt aus der Software heraus aufgeben und verwalten kannst. Dies kann den Bestellprozess vereinfachen und dir helfen, effizienter zu arbeiten. Weitere Informationen zur Personalkostenplanung in der Gastronomie findest du in unserem Lexikon.
Mitarbeiterengagement und Schulung
Inventur und Lagerhaltung sind in der Gastronomie nicht nur eine Verwaltungsaufgabe, sondern eine Teamleistung. Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter den Prozess verstehen und daran beteiligt sind. Sie sind oft diejenigen, die den Bestand tatsächlich verwalten und die Auswirkungen von Bestandsproblemen am stärksten zu spüren bekommen.
Investiere daher in regelmäßige Schulungen, um sicherzustellen, dass alle über die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen, um die Bestandsaufnahme und das Bestandsmanagement effektiv durchzuführen. Gute Kommunikation und Unterstützung sind ebenfalls wichtig, um das Engagement und die Genauigkeit in diesem wichtigen Bereich zu erhöhen. Ein engagiertes und gut ausgebildetes Team ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Bestandsmanagement.
Fazit
Die Inventur ist für den Erfolg deines Gastronomiebetriebes von zentraler Bedeutung. Durch die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen, die Wahl des richtigen Inventarsystems, die Erstellung und regelmäßige Aktualisierung einer detaillierten Inventarliste sowie ein effizientes Bestellwesen kannst du die Effizienz und Rentabilität deines Betriebes steigern. Darüber hinaus sind das Engagement und die Schulung deines Teams entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung.
Um dir den Prozess zu erleichtern, kannst du unsere kostenlose Inventurvorlage für die Gastronomie verwenden. Mit einer systematischen Herangehensweise und den richtigen Tools kannst du deine Inventur effizient gestalten und von den vielen Vorteilen profitieren.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.
