Die Gastronomie steht vor großen Herausforderungen: steigende Kosten, Personalmangel und wachsende Anforderungen an Compliance. Digitalisierung ist der Schlüssel, um diesen Druck zu reduzieren. Aber Vorsicht: Ohne eine klare Strategie kannst du schnell mehr Fehler in der Digitalisierung schaffen, als du löst.

Fehler #1: Manuelle und digitale Prozesse mischen

Stell dir vor, du führst ein digitales Zeiterfassungstool ein, hältst aber zur Sicherheit weiterhin Papierlisten. Was passiert? Chaos. Daten liegen an zwei Orten, die Übersicht geht verloren, und am Ende nutzt niemand das neue System konsequent.

Warum dieser Fehler auftritt: Viele Betriebe halten aus Sicherheitsgründen an alten Prozessen fest, während sie neue einführen. Die Angst vor Datenverlust oder technischen Problemen führt dazu, dass parallel gearbeitet wird. Das Ergebnis: Doppelte Arbeit, Verwirrung im Team und letztendlich nutzt niemand das neue System richtig.

Die Konsequenzen: Wenn Daten an zwei Orten liegen, entstehen schnell Widersprüche. Mitarbeiter wissen nicht, welches System die „Wahrheit“ enthält, und du musst beide Systeme pflegen. Das kostet Zeit, führt zu Fehlern und frustriert das Team. Am Ende wird oft das alte System weiter genutzt, weil es vertrauter ist.

Besser: Entscheide dich klar für eine digitale Lösung, die alle Daten zentral erfasst. So sparst du Zeit und verhinderst doppelte Arbeit. Setze einen klaren Cut-off-Termin, ab dem nur noch das digitale System genutzt wird. Biete Schulungen an, damit alle Mitarbeiter das neue System sicher nutzen können.

Best Practice: Plane eine Übergangsphase von 2-4 Wochen, in der beide Systeme parallel laufen, um sicherzustellen, dass alles funktioniert. Danach stellst du komplett auf das digitale System um. Moderne Lösungen wie Ordio bieten Backup-Funktionen und Datensicherung, sodass du keine Angst vor Datenverlust haben musst.

Fehler #2: Veraltete Daten übernehmen

Die Digitalisierung kann nur so gut sein wie die Daten, mit denen du startest. Wenn du alte Mitarbeiterdaten oder ungenaue Schichtpläne digitalisierst, machst du dir das Leben schwer.

Warum dieser Fehler auftritt: Bei der Einführung eines neuen Systems will man schnell starten und übernimmt daher oft bestehende Daten ohne gründliche Prüfung. Doch alte Daten enthalten häufig Fehler, unvollständige Informationen oder veraltete Regelungen, die dann im neuen System weiterleben.

Die Konsequenzen: Veraltete Daten führen zu falschen Planungen, frustrierten Mitarbeitern und zusätzlichem Aufwand für Korrekturen. Wenn Mitarbeiter merken, dass ihre Daten falsch sind, verlieren sie schnell das Vertrauen in das neue System. Das kann dazu führen, dass die Digitalisierung von Anfang an zum Scheitern verurteilt ist.

Beispiel: Übernimmst du alte Schichtpläne mit falschen Verfügbarkeiten, führt das zu Frust – und du verlierst das Vertrauen deines Teams. Ein Mitarbeiter, der eigentlich nicht mehr samstags arbeiten kann, wird weiterhin für Samstag eingeplant, was zu Konflikten führt.

Besser: Aktualisiere deine Daten vor der Einführung digitaler Tools und starte mit einem sauberen System. Nimm dir die Zeit, alle Mitarbeiterdaten zu überprüfen, Verfügbarkeiten zu aktualisieren und alte Regelungen zu überarbeiten. Das mag aufwendig erscheinen, spart aber langfristig Zeit und Nerven.

Best Practice: Plane vor der Einführung eines neuen Systems eine Datenbereinigung ein. Gehe alle Mitarbeiterdaten durch, aktualisiere Kontaktdaten, Verfügbarkeiten und Arbeitszeiten. Nutze die Gelegenheit, auch veraltete Regelungen zu überarbeiten. So startest du mit einem sauberen System, das von Anfang an funktioniert.

Fehler #3: Blind kopieren statt anpassen

Natürlich macht es Sinn, von erfolgreichen Kollegen zu lernen – ihre Best Practices können dir wertvolle Einblicke geben. Aber was bei einem Kollegen funktioniert, muss nicht automatisch auch für deinen Betrieb passen. Jede Gastronomie hat ihre eigenen Abläufe, Herausforderungen und Prioritäten.

Warum dieser Fehler auftritt: Wenn ein Kollege erfolgreich digitalisiert hat, ist es verlockend, einfach das gleiche System zu übernehmen. Doch jeder Betrieb ist anders: unterschiedliche Größe, verschiedene Schichtmodelle, andere Anforderungen. Was für ein kleines Café funktioniert, kann für ein großes Restaurant völlig ungeeignet sein.

Die Konsequenzen: Ein System, das nicht zu deinen Anforderungen passt, führt zu Frustration und zusätzlichem Aufwand. Funktionen, die du brauchst, fehlen, während andere Funktionen vorhanden sind, die du nicht benötigst. Das Team wird das System nicht richtig nutzen, und du musst mit Workarounds arbeiten.

Beispiel: Ein kleines Café setzt erfolgreich ein digitales Schichtplanungstool ein, aber in deinem größeren Betrieb mit vielen Mitarbeitern fehlen Funktionen wie Abwesenheitsmanagement oder Zeiterfassung. Du musst dann zusätzliche Tools nutzen oder manuell arbeiten, was den Vorteil der Digitalisierung zunichtemacht.

Besser: Lass dich inspirieren, aber prüfe immer, ob ein Tool zu den individuellen Anforderungen deines Betriebs passt. Kombiniere Best Practices mit deinen eigenen Bedürfnissen, um die beste Lösung zu finden. Erstelle eine Liste deiner Anforderungen und prüfe, welche Tools diese erfüllen.

Best Practice: Bevor du ein Tool auswählst, liste deine konkreten Anforderungen auf: Wie viele Mitarbeiter hast du? Welche Schichtmodelle nutzt du? Brauchst du Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Personalakte? Teste dann verschiedene Tools und wähle das aus, das am besten zu deinen Bedürfnissen passt. Moderne Lösungen wie Ordio bieten umfassende Funktionen, die für Betriebe jeder Größe geeignet sind.

Fehler #4: Digitalisierung ohne klares Ziel

Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Es geht darum, deinen Betrieb effizienter, transparenter und stressfreier zu machen. Ohne klare Ziele verlierst du schnell den Fokus.

Warum dieser Fehler auftritt: Viele Betriebe digitalisieren, weil es „modern“ ist oder weil andere es auch tun. Doch ohne klare Ziele weiß niemand, warum das System eingeführt wird und wie es genutzt werden soll. Das führt dazu, dass das System nicht richtig genutzt wird oder sogar abgelehnt wird.

Die Konsequenzen: Ohne klare Ziele kannst du nicht messen, ob die Digitalisierung erfolgreich ist. Du investierst Zeit und Geld, siehst aber keine konkreten Verbesserungen. Das Team versteht nicht, warum das neue System wichtig ist, und nutzt es nicht konsequent.

Beispiel: Du implementierst ein Dokumentenmanagementsystem, aber niemand weiß, wie es in den Arbeitsalltag integriert werden soll. Ergebnis: Das System wird kaum genutzt, und du hast Zeit und Geld investiert, ohne einen Nutzen zu sehen.

Besser: Lege konkrete Ziele fest, z. B. „30 % weniger Zeit für die Schichtplanung“ oder „vollständige Transparenz bei Arbeitszeiten für alle Mitarbeiter“. Definiere messbare KPIs und überprüfe regelmäßig, ob du diese Ziele erreichst. Kommuniziere die Ziele klar an dein Team, damit alle verstehen, warum die Digitalisierung wichtig ist.

Best Practice: Bevor du ein neues System einführst, definiere SMART-Ziele: Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant und Terminiert. Beispiel: „Bis Ende des Quartals reduzieren wir die Zeit für die Schichtplanung von 10 auf 7 Stunden pro Woche durch digitale Planungstools.“ So hast du ein klares Ziel und kannst den Erfolg messen.

Weitere häufige Fehler

Neben den vier Hauptfehlern gibt es weitere häufige Probleme bei der Digitalisierung:

Fehler #5: Das Team nicht einbinden

Digitalisierung funktioniert nur, wenn das gesamte Team mitzieht. Wenn du das Team nicht von Anfang an einbindest, wird das neue System abgelehnt oder nicht richtig genutzt. Binde dein Team in die Auswahl der Tools ein, höre auf ihre Bedürfnisse und biete Schulungen an.

Fehler #6: Zu schnell zu viel ändern

Viele Betriebe wollen alles auf einmal digitalisieren. Das überfordert das Team und führt zu Chaos. Besser: Schritt für Schritt vorgehen. Beginne mit einem Bereich, erweitere dann schrittweise. So kann sich das Team an die Veränderungen gewöhnen.

Fehler #7: Keine Schulungen anbieten

Neue Systeme erfordern Schulungen. Wenn du keine Schulungen anbietest, nutzt das Team das System nicht richtig oder macht Fehler. Investiere in Schulungen und Support, damit alle das System sicher nutzen können.

Fehler #8: Keine Erfolgsmessung

Ohne Erfolgsmessung weißt du nicht, ob die Digitalisierung funktioniert. Definiere KPIs und überprüfe regelmäßig, ob du deine Ziele erreichst. Nur so kannst du sicherstellen, dass die Digitalisierung erfolgreich ist.

Was Digitalisierung richtig macht

Wenn du die typischen Fehler vermeidest, bietet die Digitalisierung enorme Vorteile:

  • Zeitersparnis: Automatisierte Schichtplanung reduziert Planungsaufwand um 30 %.
  • Weniger Fehler: Digitale Zeiterfassung senkt Erfassungsfehler um bis zu 60 %.
  • Flexibilität: Verfügbarkeiten und Abwesenheiten werden automatisch berücksichtigt – keine Überraschungen mehr im Schichtplan.
  • Transparenz: Alle Daten zentral verfügbar, ob auf dem Laptop im Büro oder über die App unterwegs.
  • Rechtssicherheit: Automatische Einhaltung gesetzlicher Vorgaben schützt vor rechtlichen Problemen.
  • Mitarbeiterzufriedenheit: Moderne Tools erhöhen die Attraktivität als Arbeitgeber und reduzieren Fluktuation.

Also stell dir vor: keine Papierlisten mehr für die Schichtplanung, keine Änderungen per WhatsApp, Anruf und E-Mail. Mit einer digitalen Schichtplanungs-App läuft alles zentral: Mitarbeiter sehen ihre Schichten in Echtzeit, tauschen Schichten über die App, und der Betriebsleiter hat jederzeit den Überblick. Der Effekt? 50 % weniger Zeitaufwand und zufriedene Mitarbeiter.

Messbare Ergebnisse: Restaurants, die erfolgreich digitalisiert haben, berichten von durchschnittlich 30-50% Zeitersparnis bei administrativen Aufgaben, 40-60% weniger Fehlern bei der Abrechnung und deutlich höherer Mitarbeiterzufriedenheit. Die Investition in digitale Tools zahlt sich meist bereits nach 3-6 Monaten aus.

Best Practices für erfolgreiche Digitalisierung

Um die häufigsten Fehler zu vermeiden, solltest du folgende Best Practices befolgen:

  • Starte mit einem klaren Ziel: Definiere, was du erreichen willst, bevor du ein System auswählst.
  • Binde dein Team ein: Lass dein Team bei der Auswahl der Tools mitentscheiden und höre auf ihre Bedürfnisse.
  • Gehe Schritt für Schritt vor: Digitalisiere nicht alles auf einmal, sondern beginne mit einem Bereich.
  • Bereinige deine Daten: Starte mit sauberen, aktuellen Daten, nicht mit veralteten Informationen.
  • Biete Schulungen an: Investiere in Schulungen und Support, damit alle das System sicher nutzen können.
  • Messe den Erfolg: Definiere KPIs und überprüfe regelmäßig, ob du deine Ziele erreichst.
  • Nutze integrierte Lösungen: Wähle Tools, die mehrere Funktionen kombinieren, statt viele einzelne Systeme zu nutzen.

Moderne Lösungen wie Ordio kombinieren alle wichtigen Funktionen in einer App: Schichtplanung, Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Personalakte und Lohnabrechnung. So musst du nicht mehrere Systeme verwalten und kannst die Vorteile der Digitalisierung voll ausschöpfen.

Fazit: Digitalisierung erfolgreich umsetzen

Digitalisierung ist kein Selbstläufer – sie erfordert Planung, Engagement und die richtige Herangehensweise. Die häufigsten Fehler entstehen nicht durch die Technik selbst, sondern durch die Art und Weise, wie Digitalisierung eingeführt wird.

Wenn du die typischen Fehler vermeidest – manuelle und digitale Prozesse mischen, veraltete Daten übernehmen, blind kopieren statt anpassen, Digitalisierung ohne klares Ziel – kannst du die Vorteile der Digitalisierung voll ausschöpfen: Zeitersparnis, weniger Fehler, mehr Flexibilität und höhere Mitarbeiterzufriedenheit.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, Schritt für Schritt vorzugehen, dein Team einzubinden und klare Ziele zu definieren. Mit der richtigen Herangehensweise wird Digitalisierung zum Erfolgsfaktor für dein Restaurant.

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