Stundennachweis: Definition, Pflicht & Vorlage

Seit dem BAG-Beschluss vom September 2022 und dem Mindestlohngesetz (MiLoG) müssen Arbeitgeber die tägliche Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden erfassen. Ein Stundennachweis dokumentiert Beginn, Ende und Dauer der geleisteten Arbeitsstunden – auf Papier, in Excel oder digital. In diesem Artikel erfährst du, was ein Stundennachweis ist, wann er Pflicht ist, was er enthalten muss und wie du ihn richtig führst. Mit Ordio erledigst du die Zeiterfassung digital – die Arbeitszeiterfassung erstellt den Stundennachweis automatisch.

Was ist ein Stundennachweis? Definition

Ein Stundennachweis ist die Dokumentation der geleisteten Arbeitsstunden eines Arbeitnehmers. Er erfasst für jeden Arbeitstag Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – in der Regel ohne Pausen. Der Stundennachweis dient als Nachweis für die Lohnabrechnung, die Einhaltung des Arbeitszeiterfassungsgesetzes, die Compliance und bei Prüfungen durch Behörden. Er kann handschriftlich auf Papier, in Excel oder mit digitaler Zeiterfassungssoftware geführt werden.

Rechtlich verlangt das BAG-Urteil von 2022 eine objektive, verlässliche und zugängliche Erfassung. Der Stundennachweis erfüllt diese Anforderung – egal ob als Stundenzettel auf Papier, als Excel-Tabelle oder als Ausdruck aus einer Zeiterfassungssoftware. Oft wird der Begriff synonym mit Stundenzettel verwendet – wobei Stundenzettel häufig die Papierform meint. Beide bezeichnen dieselbe Sache: die Aufzeichnung der Arbeitszeit zur Erfüllung gesetzlicher und betrieblicher Anforderungen.

Stundennachweis vs. Stundenzettel – Synonym

Stundennachweis und Stundenzettel bezeichnen dasselbe: die Dokumentation der Arbeitszeit. Der Stundenzettel ist meist die Papierform – ein Formular, das du ausfüllst und unterschreibst. Der Stundennachweis ist der übergeordnete Begriff für jede Form der Arbeitszeitdokumentation, ob analog oder digital. In der Praxis werden beide Begriffe synonym verwendet.

Rechtlich und inhaltlich gibt es keinen Unterschied: Beide erfassen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Ob du von Stundenzettel oder Stundennachweis sprichst – die gesetzlichen Anforderungen (MiLoG, ArbZG, BAG) gelten gleichermaßen.

Stundennachweis vs. Tätigkeitsnachweis – Abgrenzung

Ein Stundennachweis dokumentiert Stunden – wann du angefangen und aufgehört hast. Ein Tätigkeitsnachweis dokumentiert erledigte Aufgaben. Tätigkeitsnachweise sind vor allem bei Dienstleistern, Handwerkern und Freelancern üblich: Sie listen auf, was gemacht wurde (z. B. „Reparatur XY“, „Beratung Kunde Z“). Der Stundennachweis hingegen erfasst nur die Zeit – unabhängig davon, welche Tätigkeit ausgeübt wurde.

Für die gesetzliche Arbeitszeiterfassungspflicht ist der Stundennachweis relevant; der Tätigkeitsnachweis erfüllt diese Pflicht in der Regel nicht. Das BAG verlangt die Erfassung von Beginn, Ende und Dauer – nicht von Einzeltätigkeiten. Wenn du sowohl Stunden als auch Tätigkeiten dokumentierst, solltest du beides getrennt führen.

Wozu dient ein Stundennachweis?

Ein Stundennachweis dient mehreren Zwecken: Er sichert die Rechtsposition von Arbeitgeber und Arbeitnehmer, ermöglicht eine korrekte Lohnabrechnung, dokumentiert Überstunden und Minusstunden und erfüllt die gesetzliche Aufzeichnungspflicht. Bei Prüfungen durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) oder die Minijob-Zentrale muss der Arbeitgeber die Arbeitszeiten nachweisen können. Ohne Stundennachweis drohen Bußgelder und Nachforderungen.

Für Arbeitnehmer schafft der Stundennachweis Transparenz: Du siehst, wann du gearbeitet hast und wie viele Stunden auf deinem Konto stehen. Bei Streitigkeiten um Überstunden oder Lohn ist der Stundennachweis ein zentrales Beweismittel. Für Arbeitgeber reduziert er das Risiko von Nachforderungen und schützt bei Betriebsprüfungen.

Ist ein Stundennachweis Pflicht?

Ja – in vielen Fällen. Die Pflicht ergibt sich aus mehreren Rechtsquellen:

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat mit seinem Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) die Arbeitszeiterfassungspflicht für alle Arbeitgeber eingeführt – ohne Übergangsfrist. Das BAG legt nicht fest, wie die Erfassung erfolgen muss: Stundenzettel auf Papier, Excel oder digitale Zeiterfassung sind zulässig. Wichtig ist, dass die Daten objektiv, verlässlich und zugänglich sind.

Die Branchen des § 2a SchwarzArbG (Bau, Gaststätten, Spedition, Transport, Logistik, Forstwirtschaft, Messebau, Gebäudereinigung u. a.) haben zusätzlich eine verschärfte Pflicht nach MiLoG § 17 – hier muss die Aufzeichnung spätestens bis zum siebten Kalendertag nach der Leistung erfolgen. Ausnahme: Minijobber in Privathaushalten sind von der MiLoG-Pflicht ausgenommen, unterliegen aber weiterhin der allgemeinen BAG-Pflicht.

Was muss im Stundennachweis stehen?

Ein Stundennachweis muss mindestens folgende Angaben enthalten:

• Datum
• Beginn der Arbeitszeit
• Ende der Arbeitszeit
• Gesamtdauer der täglichen Arbeitszeit (ohne Pausen)
• Pausenzeiten (getrennt erfasst)
• Unterschrift des Arbeitnehmers (und ggf. des Vorgesetzten)

So schreibst du einen Stundennachweis: Trage für jeden Arbeitstag die Zeiten ein, berechne die Netto-Arbeitszeit (abzüglich Pausen) – z. B. mit dem Arbeitszeitrechner – und lasse den Stundenzettel von dir und ggf. dem Vorgesetzten unterschreiben. Bei digitaler Zeiterfassung erfolgt die Erfassung automatisch; die Unterschrift kann durch Bestätigung im System ersetzt werden. Ein Stundennachweis muss übersichtlich sein – Behörden und Arbeitnehmer müssen die Einträge nachvollziehen können. Bei Pausenzeiten gilt: Sie müssen getrennt von der Arbeitszeit erfasst werden, da sie nicht zur bezahlten Arbeitszeit zählen.

Aufbewahrungspflicht – 2 Jahre

Stundennachweise müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden – das gilt für MiLoG § 17 und ArbZG § 16. Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum siebten Kalendertag nach der Leistung erfolgen. Die Unterlagen müssen fälschungssicher und auf Abruf verfügbar sein. Bei Verstößen können Bußgelder verhängt werden.

Digitale Zeiterfassungssysteme speichern die Daten automatisch und erfüllen die Aufbewahrungspflicht in der Regel. Bei Papier oder Excel solltest du Backups anlegen und die Dateien vor versehentlichem Löschen schützen. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnung entstanden ist.

Arten: analog, Excel, digitale Zeiterfassung

Stundennachweise können in verschiedenen Formen geführt werden:

• Analog (Papier/Stundenzettel): Klassisches Formular, handschriftlich ausgefüllt. Einfach und ohne Technik, aber fehleranfällig, zeitaufwendig und anfällig für Verlust oder Beschädigung. Für Kleinbetriebe mit wenigen Mitarbeitenden manchmal ausreichend.
• Excel: Tabellenvorlage auf dem PC. Flexibel anpassbar, aber manuell und anfällig für Fehler, Doppeleingaben oder Datenverlust. Gut für den Übergang oder als Backup – für dauerhafte Nutzung mit vielen Mitarbeitenden oft unpraktisch.
• Digitale Zeiterfassung: Software oder App wie Ordio. Automatische Erfassung, weniger Fehler, Integration in Lohnabrechnung und Arbeitszeitkonto. Empfohlen für Gleitzeit, Homeoffice, Arbeitszeitmodelle und Teams. Erfüllt die BAG-Anforderungen (objektiv, verlässlich, zugänglich) in der Regel am besten.

Die Wahl zwischen Stundenzettel, Excel oder digitaler Lösung hängt von der Betriebsgröße, den Arbeitszeitmodellen und dem Verwaltungsaufwand ab. Für Betriebe mit Schichtarbeit, Gleitzeit oder mobilem Arbeiten ist eine digitale Zeiterfassung meist die sinnvollste Option.

Stundennachweis Vorlage und Excel

Für den Einstieg eignen sich kostenlose Vorlagen. Du findest Stundenzettel-Vorlagen als PDF oder Excel – z. B. die Stundenzettel-Excel-Vorlage von Ordio. Sie enthält alle Pflichtangaben (Datum, Beginn, Ende, Pausen, Unterschrift) und ist sofort nutzbar. Excel-Vorlagen sind flexibel anpassbar – du kannst Spalten ergänzen oder das Layout an deine Branche anpassen.

Für dauerhafte Nutzung und weniger Aufwand ist jedoch eine digitale Zeiterfassung sinnvoller: Sie erstellt den Stundennachweis automatisch, vermeidet Doppeleingaben und integriert sich in die Lohnabrechnung. Wenn du bereits mit Zeiterfassung in Excel arbeitest, kannst du schrittweise auf eine Softwarelösung umstellen – der Stundennachweis bleibt dabei rechtlich gleichwertig.

Muss der Arbeitgeber den Stundennachweis aushändigen?

Nach § 83 Abs. 1 BetrVG hat der Arbeitnehmer ein Recht auf Einsicht in seine Personalakte. Die Personalakte umfasst auch die Arbeitszeitdokumentation – also den Stundennachweis. Der Arbeitgeber muss die Unterlagen nicht aktiv aushändigen, aber auf Verlangen Einsicht gewähren.

Der Arbeitnehmer kann eine Kopie verlangen, wenn er ein berechtigtes Interesse hat – z. B. für die Steuererklärung, einen Rechtsstreit oder die Dokumentation von Überstunden. Die Einsichtnahme muss in der Regel während der Arbeitszeit und am Arbeitsplatz möglich sein. Bei digitaler Zeiterfassung kann der Arbeitnehmer oft selbst auf seine Daten zugreifen – das erfüllt die Anforderung ebenfalls.

Fazit

Der Stundennachweis ist seit dem BAG-Beschluss 2022 und dem MiLoG für die meisten Arbeitgeber Pflicht. Er dokumentiert Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – auf Papier, in Excel oder digital. Eine digitale Zeiterfassung wie Ordio erfüllt die Anforderungen zuverlässig und spart dir Zeit. Mit der Stundenzettel-Excel-Vorlage hast du eine kostenlose Alternative für den Einstieg.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.