Krankmeldung – Pflichten, Fristen & Form

Eine Krankmeldung ist Pflicht – doch viele wissen nicht, wann und wie sie sich beim Arbeitgeber melden müssen. Fehler können Abmahnung, Gehaltskürzung oder den Verlust des Anspruchs auf Entgeltfortzahlung nach sich ziehen.

Du erfährst hier alles Wichtige: Was eine Krankmeldung ist, wann und wie du dich melden musst, welche Formen zulässig sind und wie sie sich von der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung unterscheidet. Mit praktischen Tipps und einer klaren Übersicht für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Was ist eine Krankmeldung?

Eine Krankmeldung ist die unverzügliche Mitteilung eines Arbeitnehmers an den Arbeitgeber, dass er arbeitsunfähig ist. Sie erfüllt die gesetzliche Anzeigepflicht und ist Voraussetzung für den Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Im Gegensatz zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) handelt es sich bei der Krankmeldung um eine reine Meldung – kein ärztlicher Nachweis ist erforderlich. Der Arbeitgeber erfährt nur, dass du krank bist und wie lange die Arbeitsunfähigkeit voraussichtlich andauert; eine Diagnose musst du nicht nennen.

Rechtliche Grundlage

Die gesetzliche Grundlage für die Krankmeldung liegt im Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG). Nach § 5 EFZG ist der Arbeitnehmer verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. „Unverzüglich“ bedeutet ohne schuldhafte Verzögerung – in der Praxis also am ersten Krankheitstag, idealerweise vor Arbeitsbeginn oder zu Beginn der Arbeitszeit. Die Anzeigepflicht ist eine Nebenpflicht aus dem Arbeitsvertrag; wer sie verletzt, riskiert den Verlust des Anspruchs auf Entgeltfortzahlung.

Der Arbeitgeber kann zudem verlangen, dass die Mitteilung in einer bestimmten Form erfolgt – z.B. per Telefon an einen bestimmten Ansprechpartner oder per E-Mail. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können konkrete Regelungen enthalten. Diese müssen beachtet werden. Die Vorgaben dürfen aber nicht unzumutbar sein: Wenn du z.B. stark erkältet bist und kaum sprechen kannst, kann eine E-Mail unter Umständen ausreichen – das hängt vom Einzelfall ab. Im Zweifel den Arbeitgeber fragen oder in der Betriebsvereinbarung nachschauen.

Wann und wie muss ich mich krank melden?

Du musst dich unverzüglich krank melden – also sofort, ohne schuldhafte Verzögerung. In der Praxis heißt das: am ersten Krankheitstag, idealerweise vor Arbeitsbeginn oder zu Beginn der üblichen Arbeitszeit. So hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, rechtzeitig Ersatz zu organisieren oder die Arbeit umzuplanen. Eine verspätete Meldung kann betriebliche Probleme verursachen und rechtliche Konsequenzen haben.

Die W-Regeln beim Krankmelden

Viele Betriebe orientieren sich an den sogenannten W-Regeln:

• Wann: Unverzüglich, am ersten Krankheitstag, vor Arbeitsbeginn
• Wie: Wie vom Arbeitgeber vorgegeben (Telefon, E-Mail, digitales System)
• Wo: An den vorgesehenen Ansprechpartner (Personalabteilung, Vorgesetzter, Zentrale)
• Wer: Du selbst – oder eine Person, die in deinem Auftrag meldet (z.B. Partner, wenn du nicht ansprechbar bist)

Zusätzlich solltest du die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit mitteilen. Das hilft dem Arbeitgeber bei der Planung. Wenn du am ersten Tag noch nicht zum Arzt kannst, reicht zunächst die Meldung; die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird in der Regel erst ab dem vierten Tag benötigt (siehe unten). Kannst du dich selbst nicht melden – z.B. weil du bewusstlos oder schwer krank bist – darf eine Vertrauensperson (Partner, Verwandter) in deinem Auftrag melden. Die Meldung muss aber klar erkennbar in deinem Namen erfolgen; der Arbeitgeber sollte den Namen des Meldenden erfahren, um die Authentizität zu prüfen.

Form der Meldung: Telefon, E-Mail, digital

Eine gesetzliche Formvorschrift für die Krankmeldung gibt es nicht. Die Meldung kann telefonisch, per E-Mail, per SMS oder WhatsApp erfolgen – vorausgesetzt, der Arbeitgeber akzeptiert diese Form. Die häufigste und oft bevorzugte Form ist das Telefonat, weil es persönlich und schnell ist. Viele Arbeitgeber erwarten insbesondere am ersten Tag einen Anruf, um sicherzustellen, dass die Meldung wirklich von dir kommt.

E-Mail und WhatsApp sind in vielen Betrieben inzwischen akzeptiert – vor allem, wenn du dich stark krank fühlst und ein Telefonat nicht zumutbar ist. Bei ansteckenden Krankheiten (z.B. starke Erkältung, Magen-Darm) hat die schriftliche Meldung den Vorteil, dass du niemanden ansteckst. Wichtig: Prüfe vorher, ob dein Arbeitgeber diese Formen zulässt. Manche Betriebe verlangen ausdrücklich einen Anruf.

Wichtig: Der Arbeitgeber kann die Form und den Adressaten verbindlich vorgeben. Steht im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder im Tarifvertrag, dass die Meldung telefonisch an die Personalabteilung erfolgen muss, musst du dich daran halten. Eine E-Mail an einen beliebigen Kollegen reicht dann nicht aus. Wenn du dich nicht an die Vorgaben hältst, kann die Meldung als nicht erfolgt gelten – mit den entsprechenden Konsequenzen.

Die Meldung sollte nachweisbar sein. Bei einem Telefonat ist das Problem, dass du im Nachhinein schwer beweisen kannst, wann und an wen du angerufen hast. E-Mail oder ein digitales Abwesenheitssystem haben den Vorteil, dass die Meldung dokumentiert ist. Viele Arbeitgeber nutzen Software wie Ordio für die Abwesenheitsverwaltung – dort kannst du dich krank melden und die Meldung ist automatisch nachvollziehbar. Die Dokumentation hilft auch bei der Personalakte, wenn Fehlzeiten erfasst werden.

Was muss eine Krankmeldung enthalten?

Eine Krankmeldung muss folgende Angaben enthalten:

• Dass du arbeitsunfähig bist
• Den Beginn der Arbeitsunfähigkeit (in der Regel der Tag der Meldung)
• Die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit

Eine Diagnose oder Angaben zur Art der Erkrankung sind nicht erforderlich. Der Arbeitgeber hat keinen Anspruch darauf, zu erfahren, woran du erkrankt bist. Das schützt deine Privatsphäre und ist auch bei der elektronischen AU (eAU) so geregelt – der Arbeitgeber erhält nur die Information, dass du arbeitsunfähig bist und wie lange.

Beispiel für eine mündliche Krankmeldung am Telefon: „Guten Morgen, hier ist [Name]. Ich bin krank und kann heute nicht zur Arbeit kommen. Ich schätze, ich werde voraussichtlich bis [Datum] ausfallen. Ich hole mir die Bescheinigung vom Arzt und informiere Sie, sobald ich sie habe.“

Beispiel für eine schriftliche Krankmeldung per E-Mail: „Betreff: Krankmeldung – [Name]. Sehr geehrte Damen und Herren, ich teile Ihnen mit, dass ich ab heute, [Datum], arbeitsunfähig erkrankt bin. Die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit beträgt voraussichtlich [X] Tage. Ich werde mich beim Arzt eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung holen und Sie informieren, sobald diese vorliegt. Mit freundlichen Grüßen, [Name].“ Kurz und sachlich reicht aus – keine Details zur Erkrankung nötig.

Krankmeldung vs. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Krankmeldung und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) werden oft verwechselt – sie sind aber zwei verschiedene Dinge. Die Krankmeldung ist der erste Schritt: Du informierst den Arbeitgeber. Die AU ist der zweite Schritt: Ein Arzt bestätigt schriftlich (bzw. elektronisch), dass du arbeitsunfähig bist. Beide sind nötig für den vollen Anspruch auf Entgeltfortzahlung – die Meldung allein reicht ab dem vierten Tag nicht aus.

Die Krankmeldung erfüllst du mit einem Anruf oder einer E-Mail. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung („gelber Schein“, heute meist elektronisch als eAU) holst du dir beim Arzt. Sie bestätigt, dass du arbeitsunfähig bist und wie lange. Seit 2023 ruft der Arbeitgeber die eAU bei der Krankenkasse ab – du musst keine Papierbescheinigung mehr einreichen. Details zur AU und eAU findest du im Lexikonartikel zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.

Elektronische AU (eAU) – kurz

Seit dem 1. Januar 2023 gilt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) als Standard. Der Arzt übermittelt die AU digital an die Krankenkasse; der Arbeitgeber ruft die Daten dort ab – über sein Abrechnungssystem oder das SV-Meldeportal. Du musst keine Papierbescheinigung mehr beim Arbeitgeber einreichen. Das vereinfacht den Ablauf für alle Beteiligten.

Deine Pflicht bleibt: Den Arbeitgeber über die Arbeitsunfähigkeit und das Vorliegen einer AU zu informieren. Der Arbeitgeber holt sich die Details selbst. Bei technischen Störungen oder in Ausnahmefällen (z.B. Erkrankung des Kindes, Privatversicherte) kann weiterhin eine Papierbescheinigung ausgestellt werden. Seit 2025 ist die telefonische Krankschreibung dauerhaft möglich: Bei Bagatellerkrankungen (z.B. Erkältung) kann der Arzt per Telefon eine AU ausstellen, ohne dass du in die Praxis musst. Die eAU wird dann wie gewohnt an die Krankenkasse übermittelt. Mehr zur eAU, zu Fristen und zu Sonderfällen findest du im Artikel zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.

Was passiert bei verspäteter oder fehlerhafter Krankmeldung?

Wenn du dich nicht rechtzeitig oder nicht in der vorgeschriebenen Form krank meldest, kann der Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung verweigern – zumindest für die Tage, an denen die Meldung fehlte. Du hast dann keinen Anspruch auf Lohn für diese Zeit. Zusätzlich kann eine Abmahnung ausgesprochen werden; bei wiederholten Verstößen sogar eine verhaltensbedingte Kündigung. In der Probezeit kann eine fehlerhafte Krankmeldung schneller zu einer Kündigung führen.

Bevor der Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung verweigert, muss er dir in der Regel eine angemessene Nachfrist zur Nachreichung geben. Nur wenn du auch nach dieser Frist keine ordnungsgemäße Meldung oder Bescheinigung vorlegst, kann er die Zahlung einstellen. Eine verspätete Meldung führt also nicht automatisch zum vollständigen Verlust – aber sie kann Probleme verursachen und sollte unbedingt vermieden werden.

Wichtig: Die telefonische Krankmeldung ersetzt nicht die AU. Wenn die Krankheit länger als drei Kalendertage dauert, brauchst du eine arbeitsärztliche Bescheinigung. Ohne diese kann der Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung ab dem vierten Tag verweigern – auch wenn du dich am ersten Tag korrekt gemeldet hast. Die Entgeltfortzahlung beträgt in der Regel bis zu sechs Wochen; danach springt die Krankenkasse mit Krankengeld ein.

Rechte und Pflichten von Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Pflichten des Arbeitnehmers

Du musst die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich mitteilen und die voraussichtliche Dauer angeben. Wenn die Krankheit länger als drei Kalendertage dauert, musst du eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegen (bzw. den Arbeitgeber über das Vorliegen der eAU informieren). Dauert die Krankheit länger als in der AU angegeben, musst du unverzüglich eine Folgebescheinigung einreichen. Bei längerer Krankheit gilt das für jede Verlängerung.

Rechte des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber darf die Form und den Adressaten der Krankmeldung vorgeben – z.B. Telefon an die Personalabteilung oder E-Mail an eine bestimmte Adresse. Er kann eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auch vor dem vierten Tag verlangen, wenn das im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung vereinbart ist. Bei begründeten Zweifeln an der Arbeitsunfähigkeit kann er die Entgeltfortzahlung vorläufig einstellen und weitere Nachweise verlangen – z.B. eine Prüfung durch den Medizinischen Dienst der Krankenkassen (MDK). Einen Anspruch auf die Diagnose hat der Arbeitgeber nicht; die AU enthält nur Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit, nicht die Erkrankung selbst. Das schützt deine Privatsphäre und ist datenschutzrechtlich so vorgesehen.

Sonderfälle

Erkrankung am Wochenende oder Feiertag

Auch am Wochenende oder an Feiertagen solltest du dich krank melden, sobald du weißt, dass du am nächsten Arbeitstag nicht kommen kannst. Wenn der vierte Krankheitstag auf einen Sonn- oder Feiertag fällt, verlängert sich die Frist für die Vorlage der AU auf den nächsten Werktag. Die Meldepflicht selbst besteht aber unabhängig vom Wochentag.

Erkrankung während des Urlaubs

Wenn du im Urlaub erkrankst, solltest du den Arbeitgeber unverzüglich informieren und eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung einreichen. Unter bestimmten Voraussetzungen werden die Urlaubstage nicht angerechnet – dafür ist die AU erforderlich. Ohne Nachweis bleibt der Urlaub verbraucht. Die Krankmeldung und AU müssen dem Arbeitgeber so schnell wie möglich vorliegen; am besten noch während des Urlaubs, spätestens aber unmittelbar nach der Rückkehr.

Kinderkrankheit

Wenn dein Kind krank ist und du es betreuen musst, gelten besondere Regelungen. Du musst dich beim Arbeitgeber abmelden und ggf. eine Bescheinigung vorlegen, dass das Kind krank ist und eine Betreuung erforderlich ist. Die eAU ist für Kinderkrankheit noch nicht flächendeckend verfügbar; oft ist eine Papierbescheinigung nötig. Mehr dazu findest du im Artikel zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.

Minijobber

Für Minijob-Beschäftigte gelten die gleichen Regelungen wie für andere Arbeitnehmer: Anzeigepflicht unverzüglich, AU ab dem vierten Tag (wenn nicht anders vereinbart). Die eAU gilt auch für Minijobber.

Homeoffice und mobile Arbeit

Arbeitest du im Homeoffice oder mobil, gelten die gleichen Pflichten. Du musst dich auch dann krank melden, wenn du ohnehin von zu Hause arbeitest. Die Meldung ist genauso unverzüglich erforderlich. Der Arbeitgeber muss wissen, dass du an dem Tag nicht arbeitsfähig bist – unabhängig vom Arbeitsort.

Krankmeldung in der Praxis

Eine kurze Checkliste für den Krankheitsfall:

• Arbeitsunfähigkeit so früh wie möglich melden – idealerweise vor Arbeitsbeginn
• Form und Adressat beachten (Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung)
• Voraussichtliche Dauer angeben
• Arztbesuch spätestens am dritten Krankheitstag – AU ab viertem Tag
• Bei längerer Krankheit: Folgebescheinigung rechtzeitig vorlegen

Für Arbeitgeber empfiehlt es sich, klare Regelungen in einer Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag festzulegen: Welche Form der Meldung ist erwünscht? An wen soll gemeldet werden? Ab wann wird eine AU verlangt? Das vermeidet Missverständnisse und schafft Rechtssicherheit. Auch die Nutzung einer digitalen Abwesenheitsverwaltung vereinfacht die Dokumentation – Krankmeldungen und Bescheinigungen sind zentral abrufbar und können der Personalakte zugeordnet werden.

Mit Ordio digitalisierst du die Abwesenheitsverwaltung – Krankmeldungen können direkt im System erfasst werden, und du behältst den Überblick über Fehlzeiten und Bescheinigungen.

Fazit

Die Krankmeldung ist die unverzügliche Mitteilung deiner Arbeitsunfähigkeit an den Arbeitgeber – gesetzlich vorgeschrieben in § 5 EFZG. Du musst dich am ersten Krankheitstag, idealerweise vor Arbeitsbeginn, melden und die voraussichtliche Dauer angeben. Der Arbeitgeber kann Form und Adressat vorgeben. Ab dem vierten Tag brauchst du eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung; seit 2023 holt der Arbeitgeber die eAU bei der Krankenkasse ab. Bei verspäteter oder fehlerhafter Meldung riskierst du Abmahnung und den Verlust der Entgeltfortzahlung – also melde dich rechtzeitig und korrekt.

Stand der Angaben: 2026.