Urlaubsanträge per E-Mail, Krankmeldungen auf Papier – in vielen Betrieben ist das Abwesenheitsmanagement noch Chaos. Dabei regelt es sämtliche Formen der Mitarbeiterabwesenheit: von Urlaub über Krankheit bis zu Sonderurlaub und Elternzeit. Ohne strukturierte Erfassung und Planung fehlt die Transparenz, Vertretungen werden kurzfristig improvisiert und die Personalplanung leidet.
In diesem Lexikon-Eintrag erfährst du, was Abwesenheitsmanagement genau bedeutet, wie es sich von Fehlzeitenmanagement und Absentismus unterscheidet, welche Arten von Abwesenheiten es gibt und wie du mit digitalen Tools wie Ordio alle Abwesenheiten zentral verwaltest. Mit Ordio Abwesenheiten und Zeiterfassung behältst du den Überblick – transparent und gesetzeskonform.
Was ist Abwesenheitsmanagement? Definition
Abwesenheitsmanagement bezeichnet die Erfassung, Planung, Dokumentation und Verwaltung aller Formen der Mitarbeiterabwesenheit in einem Unternehmen. Es ist ein zentraler Aufgabenbereich der Personalabteilung und umfasst sowohl planbare Abwesenheiten (Urlaub, Sonderurlaub, Elternzeit) als auch ungeplante (Krankheit, Arbeitsunfall). Ziel ist es, Ausfälle zu steuern, Transparenz zu schaffen und die Betriebskontinuität zu sichern. Ohne zentrale Erfassung fehlt die Übersicht – Vertretungen werden kurzfristig improvisiert und Urlaubsansprüche können falsch berechnet werden.
Früher wurden Urlaubslisten von Hand geführt und Krankmeldungen in der Personalakte abgelegt. Heute profitieren HR-Teams von Software zur Erfassung, Genehmigung und automatisierten Weiterverarbeitung – z.B. Anbindung an die Lohnabrechnung. Im Idealfall ist das Abwesenheitsmanagement in ein ganzheitliches HR-Tool eingebettet, das auch Zeiterfassung, Dienstplanung und digitale Personalakte abdeckt.
Abwesenheitsmanagement unterscheidet grundsätzlich zwischen planbaren und Ad-hoc-Abwesenheiten. Planbare Abwesenheiten lassen sich im Voraus eintragen und genehmigen; Ad-hoc-Abwesenheiten treten kurzfristig ein und erfordern schnelle Erfassung. Beide Kategorien gehören in ein einheitliches System – nur so hast du die volle Übersicht für Teams und Projekte.
Ziele des Abwesenheitsmanagements
Ein strukturiertes Abwesenheitsmanagement verfolgt mehrere Ziele:
- Betriebskontinuität: Vertretungen planen, Engpässe vermeiden, Projekte nicht gefährden.
- Transparenz: Alle Beteiligten sehen, wer wann abwesend ist – Führungskräfte, HR und Kollegen.
- Gesetzliche Compliance: Urlaubsansprüche korrekt berechnen, Lohnfortzahlung bei Krankheit einhalten, Resturlaub nach Bundesurlaubsgesetz verwalten.
- Kostensenkung: Weniger Verwaltungsaufwand, weniger kurzfristige Ausfälle durch bessere Planung.
Ohne klares Abwesenheitsmanagement entstehen Doppelbuchungen, vergessene Genehmigungen und Nachfragen zum Resturlaub. Ein digitales System reduziert den manuellen Aufwand und schafft Nachvollziehbarkeit bei Streitfällen. Mit digitaler Verwaltung wie Ordio werden Anträge zentral erfasst, Führungskräfte benachrichtigt und der Urlaubsanspruch automatisch berechnet – inkl. Urlaubs-Rechner für die korrekte Berechnung.
Abwesenheitsmanagement vs. Fehlzeitenmanagement vs. Absentismus
Die Begriffe werden oft verwechselt, unterscheiden sich aber in ihrem Fokus:
- Abwesenheitsmanagement: Der Oberbegriff – umfasst alle Abwesenheiten (planbar und ungeplant). Fokus: Erfassung, Planung, Dokumentation, Verwaltung.
- Fehlzeitenmanagement: Der Prozess zur Reduktion ungeplanter Fehlzeiten – Kennzahlen, Bradford-Faktor, Rückkehrgespräche, BEM. Fokus: Analyse und Senkung von Krankheitstagen und Absentismus. Siehe Fehlzeitenmanagement.
- Absentismus: Ein Verhalten – gewohnheitsmäßige, überdurchschnittlich hohe Abwesenheit ohne triftigen Grund. Abwesenheitsmanagement erfasst es; Fehlzeitenmanagement adressiert es.
In der Praxis ergänzen sich Abwesenheitsmanagement und Fehlzeitenmanagement: Das eine verwaltet alle Abwesenheiten zentral; das andere analysiert und reduziert ungeplante Fehlzeiten. Beide brauchen dieselbe Datenbasis – z.B. aus Ordio Abwesenheiten und Zeiterfassung.
Arten von Abwesenheiten
Abwesenheiten lassen sich in planbare und Ad-hoc-Abwesenheiten einteilen. Die Einteilung hilft dir, Genehmigungsprozesse und Erfassungslogik zu strukturieren.
Planbare Abwesenheiten
Planbare Abwesenheiten werden im Voraus beantragt und genehmigt. Dazu zählen Urlaub, Sonderurlaub, Sabbatical, Elternzeit und Bildungsurlaub. Sie lassen sich in den Dienstplan eintragen und ermöglichen frühzeitige Vertretungsplanung.
Ad-hoc-Abwesenheiten
Ad-hoc-Abwesenheiten treten kurzfristig ein – z.B. Krankheit, Arbeitsunfall oder Arztbesuch. Sie erfordern schnelle Erfassung und ggf. Nachreichung von Attesten. Ein zentrales System wie Ordio Abwesenheiten erfasst beide Kategorien einheitlich. Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Arten im Überblick zusammen.
| Art | Typ | Beispiel |
|---|---|---|
| Erholungsurlaub | Planbar | Urlaubsanspruch nach BUrlG (mind. 24 Werktage) |
| Sonderurlaub | Planbar | Sonderurlaub (Hochzeit, Trauerfall, Umzug, Geburt) |
| Sabbatical | Planbar | Unbezahlte Auszeit, oft mehrere Monate |
| Elternzeit / Mutterschutz | Planbar | Gesetzlich geregelte Abwesenheit |
| Bildungsurlaub | Planbar | Weiterbildung, Ländersache (außer Bayern, Sachsen) |
| Krankheit | Ad-hoc | Krankmeldung, Lohnfortzahlung 6 Wochen |
| Arbeitsunfall / Wegeunfall | Ad-hoc | Unfall mit Arbeitsunfähigkeit |
| Arztbesuch / Pflege | Ad-hoc | Kurzfristige Abwesenheit |
Der Urlaubsanspruch ist gesetzlich im Bundesurlaubsgesetz geregelt; Sonderurlaub bei familiären Ereignissen wird oft im Tarifvertrag oder der Betriebsvereinbarung festgelegt. Bei Krankheit gilt die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall (§ 3 EFZG) für die ersten sechs Wochen – danach übernimmt die Krankenkasse. Alle diese Abwesenheitsarten müssen im Abwesenheitsmanagement erfasst und dokumentiert werden.
Gesetzliche Grundlagen
Für Abwesenheiten gelten zentrale gesetzliche Regelungen:
- Bundesurlaubsgesetz (BUrlG): Mindestens 24 Werktage Erholungsurlaub pro Jahr bei Vollzeit; Anspruch nach 6 Monaten Beschäftigung. Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt werden; Resturlaub kann unter bestimmten Voraussetzungen bis zum 31. März des Folgejahres übertragen werden (§ 7 BUrlG).
- Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG): Bei Arbeitsunfähigkeit zahlt der Arbeitgeber bis zu 6 Wochen Lohnfortzahlung (§ 3 EFZG). Danach übernimmt die Krankenkasse das Krankengeld.
- Feiertage: Gesetzliche Feiertage sind arbeitsfrei; sie sollten im Abwesenheitsmanagement hinterlegt sein, damit HR die freien Tage im Blick hat.
Bei Krankheit kann der Arbeitgeber ab dem ersten Tag eine Attestpflicht verlangen – oder ab dem dritten Tag (häufig in Arbeits- oder Tarifverträgen geregelt). Der Resturlaub nach § 7 BUrlG kann bis zum 31. März des Folgejahres übertragen werden, wenn z.B. Krankheit die Urlaubnahme verhindert hat. Für die korrekte Berechnung des Urlaubsanspruchs – z.B. bei Teilzeit oder Wechsel – hilft der Urlaubsanspruch-Rechner. Ordio unterstützt dich bei der Verwaltung aller Abwesenheiten inkl. gesetzlicher Feiertage und automatischer Resturlaubsberechnung.
Prozess und Ablauf
Ein typischer Abwesenheitsmanagement-Prozess umfasst:
- Erfassung: Mitarbeitende stellen Anträge (Urlaub, Sonderurlaub) digital oder auf Papier. Bei Krankheit erfolgt die Krankmeldung gemäß Arbeitsvertrag – inkl. Attest, falls vereinbart.
- Genehmigung: Führungskräfte prüfen und genehmigen Anträge – unter Berücksichtigung von Urlaubssperren, Teamverfügbarkeit und Vertretungsregeln. Ablehnungen sollten begründet und dokumentiert werden.
- Dokumentation: Alle Abwesenheiten werden zentral erfasst und für Lohnabrechnung, Reporting und Teamplanung bereitgestellt. Nach längerer Krankheit können Rückkehrgespräche sinnvoll sein.
- Planung: Teams und Projekte sehen, wer wann verfügbar ist; Vertretungen können frühzeitig organisiert werden.
In der Praxis bedeutet das: Ein Mitarbeiter mit 10 Urlaubstagen und 3 Krankheitstagen im Quartal hat 13 erfasste Abwesenheitstage – die Führungskraft sieht sofort, wer verfügbar ist und kann Vertretungen planen. Moderne Software wie Ordio ermöglicht Employee Self Service: Mitarbeitende beantragen Abwesenheiten selbst, Führungskräfte geben per Klick frei. HR behält den Überblick über alle Fehltage – ohne manuelle Excel-Listen. Das spart Zeit und reduziert Fehler. Für die operative Personalplanung ist Abwesenheitsmanagement zudem ein Kernmodul des Workforce Management.
Abwesenheitsmanagement mit Software
Software für Abwesenheitsmanagement bietet zahlreiche Vorteile:
- Transparenz: Alle Abwesenheiten in einem Tool, Kalenderübersicht, Team- und Abteilungssicht.
- Automatisierung: Urlaubsanspruch berechnen, Resturlaub übertragen, Benachrichtigungen bei Attestpflicht.
- Anbindung Lohnabrechnung: Abwesenheitsdaten fließen direkt in die Gehaltsabrechnung – z.B. bei Sabbatical, Elternzeit oder unbezahltem Urlaub. Für die Planung von Elternzeit hilft der Elterngeld-Rechner bei der Berechnung des Elterngelds.
- Rechtssicherheit: Dokumentation aller Genehmigungen und Ablehnungen, Nachvollziehbarkeit bei Streitfällen.
Mit Ordio Abwesenheiten verwaltest du Urlaub, Krankmeldungen, Sonderurlaub und weitere Abwesenheitsarten zentral. Die Integration mit Zeiterfassung und Dienstplanung sorgt dafür, dass du immer weißt, wer verfügbar ist – wichtig besonders im Schichtbetrieb. Ordio unterstützt flexible Genehmigungsprozesse, Urlaubssperren und die Anzeige des Resturlaubs pro Mitarbeiter. So vermeidest du Doppelbuchungen und hast alle Abwesenheitsdaten für Lohnabrechnung und Fehlzeitenanalyse an einem Ort.
Fazit
Abwesenheitsmanagement ist die zentrale HR-Aufgabe, alle Formen der Mitarbeiterabwesenheit zu erfassen, zu planen und zu dokumentieren. Es umfasst Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub, Elternzeit und weitere Arten – sowohl planbar als auch ad-hoc. Ein strukturiertes Vorgehen sichert Betriebskontinuität, Transparenz und gesetzliche Compliance. Mit digitaler Software wie Ordio wird das Abwesenheitsmanagement effizient: Anträge digital, Genehmigungen mit einem Klick, automatische Anbindung an Lohnabrechnung und Zeiterfassung.
Wer noch mit Excel-Listen oder E-Mail-Anträgen arbeitet, sollte den Umstieg auf eine zentrale Lösung prüfen. Die gesetzlichen Anforderungen – BUrlG, EFZG, Resturlaub – bleiben komplex; ein Tool wie Ordio Abwesenheiten reduziert Fehler und spart Zeit. Für Schichtbetriebe in Gastronomie, Pflege oder Einzelhandel ist die Integration mit Dienstplanung und Zeiterfassung besonders wertvoll – dort hängen Verfügbarkeit und Personaleinsatz direkt zusammen.
