Kalkulator delegacji
Kalkulator delegacji: podróż służbowa i rozliczenie 2026
Odpowiedź: Wpisujesz datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu, rodzaj podróży (krajowa lub zagraniczna), opcjonalnie posiłki i koszty.
Ten kalkulator delegacji liczy rozliczenie delegacji i podróży służbowej: dieta krajowa (45 zł) i delegacja zagraniczna, ryczałty, km, nocleg i zaliczka. Wybierz tryb pracownika (pełne rozliczenie) lub przedsiębiorcy (sama dieta). Samą dietę bez km i ryczałtów policzysz w kalkulatorze diety służbowej. Łączy się z ewidencją czasu pracy, grafikiem i dniami roboczymi przy planowaniu wyjazdu.
Co to jest delegacja służbowa?
Podróż służbowa (w praktyce HR często nazywana delegacją) to wyjazd pracownika poza miejsce wykonywania pracy lub siedzibę firmy, na polecenie pracodawcy, w celu wykonania zadań. Przysługują m.in. dieta delegacyjna, zwrot przejazdu, noclegu i innych udokumentowanych kosztów.
Wysokości diet i ryczałtów dla pracowników wynikają z rozporządzenia w sprawie należności delegacyjnych (m.in. 45 zł diety krajowej od 2023 r.). Ten kalkulator liczy rozliczenie delegacji zgodnie z tymi stawkami, nie zastępuje regulaminu wynagradzania ani polityki podróży firmy.
W trybie przedsiębiorca pokazujemy wyłącznie dietę (KUP), bez kilometrówki służbowej pracownika.
Dieta krajowa 2026, ile wynosi?
W 2026 r. dieta krajowa wynosi 45 zł za każdą pełną dobę (powyżej 12 h). Poniżej 8 h podróży dieta nie przysługuje.
| Czas podróży (krajowa) | Ułamek diety | Kwota 2026 |
|---|---|---|
| Poniżej 8 h | 0% | 0 zł |
| Od 8 h do 12 h | 50% | 22,50 zł |
| Powyżej 12 h (pełna doba) | 100% | 45 zł |
Wyjeżdżając za granicę wybierz kraj, stawka dzienna w walucie kraju jest przeliczana na złotówki według kursu z rozporządzenia (w kalkulatorze: stawka × ułamek doby). Synonimy w wyszukiwarce: kalkulator podróży służbowej, rozliczenie delegacji.
Delegacja zagraniczna, kalkulator diety i rozliczenia
W trybie zagraniczna stosujemy stawkę dzienną z załącznika do rozporządzenia dla wybranego kraju (w kalkulatorze: kwota w walucie kraju + przeliczenie na PLN według tabeli rozporządzenia). To odpowiada zapytaniom typu delegacja zagraniczna kalkulator, bez osobnego URL jak u części konkurentów.
| Czas (zagraniczna, niepełna doba) | Ułamek diety | Przykład |
|---|---|---|
| Do 8 godzin | ⅓ diety | np. ⅓ stawki dziennej kraju |
| Powyżej 8 h do 12 h | ½ diety | połowa stawki dziennej |
| Powyżej 12 h | 100% | pełna stawka dzienna |
Czas podróży liczymy w okresach 24 h od startu (jak w delegacji krajowej). W v1 jedna podróż = jeden kraj, mieszane trasy kraj/zagranica z godzinami na granicy planujemy w kolejnej wersji kalkulatora.
Przykład rozliczenia delegacji (kadry)
Pracownik wyjeżdża 2.06.2026, 8:00 i wraca 2.06.2026, 21:00 (13 h, krajowa). Bez posiłków: dieta 45 zł. Do tego przejazd własnym autem 100 km (0,89 zł/km = 89 zł) i bilety 50 zł. łączna należność 184 zł przed zaliczką (ten sam wynik co w kalkulatorze powyżej).
Przy wyjeździe wielodniowym kalkulator dzieli czas na okresy 24 h i pokazuje tabelę diet w wyniku.
Ryczałty za nocleg i komunikację miejscową
Ryczałt za nocleg (bez faktury) to 150% diety krajowej za noc, w 2026 r. 67,50 zł. Ryczałt za dojazdy komunikacją miejscową to 20% diety za dzień. 9 zł.
Możesz zamiast ryczałtu wpisać fakturę za nocleg lub rzeczywiste bilety komunikacji, kalkulator sumuje wybrane pozycje w trybie pracownika.
Kilometrówka w delegacji, stawki za km 2026
Przejazd własnym pojazdem (za zgodą pracodawcy) rozliczasz przez liczbę km × stawkę, to nie to samo co kilometrówka podatkowa JDG. W kalkulatorze dodaj też bilety (pociąg, autobus, lot).
| Pojazd | Stawka 2026 |
|---|---|
| Samochód osobowy do 900 cm³ | 0,89 zł/km |
| Samochód osobowy powyżej 900 cm³ | 1,15 zł/km |
| Motocykl | 0,69 zł/km |
| Motorower | 0,42 zł/km |
Stawki pochodzą z obwieszczenia Ministra Infrastruktury, stawki kilometrowe i dietę 45 zł aktualizujemy z obwieszczeń na 2026 r.
Jak korzystać z kalkulatora delegacji
Wybierz tryb rozliczenia
Pracownik, pełne rozliczenie delegacji; przedsiębiorca, tylko dieta (bez km i ryczałtów w sumie).
Podaj wyjazd i powrót
Daty i godziny wyjazdu oraz powrotu; dla delegacji zagranicznej wybierz kraj docelowy.
Uzupełnij posiłki i koszty
Obniżenie diety za zapewnione posiłki, km, bilety, nocleg, zaliczkę.
Eksportuj wynik
CSV lub PDF z rozbiciem diety, kosztów i kwoty do wypłaty.
Pracownik czy przedsiębiorca?
Dla pracownika kalkulator sumuje dietę, przejazd (km lub bilety), nocleg, komunikację miejscową i inne koszty, a następnie odejmuje zaliczkę, wynik to kwota do wypłaty.
Dla przedsiębiorcy (dieta z tytułu prowadzenia działalności) pokazujemy wyłącznie dietę, bez kilometrówki służbowej w tym narzędziu. Koszty samochodu służbowego JDG to osobny temat księgowy.
Rozliczenie delegacji u pracodawcy
Po powrocie pracownik zwykle składa rozliczenie delegacji z rachunkami, biletami i zestawieniem diet, często w terminie 14 dni od zakończenia podróży (zgodnie z regulaminem lub zwyczajem w firmie). Kalkulator Ordio podaje kwoty do wypłaty; dokumenty podróży nadal sporządza pracodawca lub pracownik według polityki HR.
Jeśli wyjazd generuje godziny nadliczbowe, rozlicz je osobno w kalkulatorze nadgodzin.
Delegacje w grafiku i rozliczeniach
Po obliczeniu delegacji zaplanuj wyjazd w grafiku pracy, rejestruj godziny w ewidencji czasu pracy i sprawdź koszt zatrudnienia w kalkulatorze kosztu pracownika.
Więcej darmowych narzędzi
Odkryj kolejne kalkulatory do czasu pracy, wynagrodzeń i HR.
Najczęściej zadawane pytania o kalkulatora delegacji
Jak działa kalkulator delegacji?
Wpisujesz datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu, rodzaj podróży (krajowa lub zagraniczna), opcjonalnie posiłki i koszty. Kalkulator liczy okresy 24 h, stosuje ułamki diety (½ lub 1), odejmuje posiłki i, w trybie pracownika, dodaje km, ryczałty i bilety.
Ile wynosi dieta krajowa w 2026 roku?
45 zł za pełną dobę delegacji krajowej (powyżej 12 h). Połowa diety (22,50 zł) przy czasie od 8 do 12 h.
Kiedy przysługuje połowa diety (8–12 godzin)?
Gdy łączny czas podróży wynosi co najmniej 8 h, ale nie przekracza 12 h, za każdy taki okres (w podziale na doby 24 h) naliczana jest 50% stawki dziennej.
Jak liczy się dieta przy wyjeździe wielodniowym?
Podróż dzielimy na kolejne okresy 24 h od momentu wyjazdu. Każda pełna doba to 100% diety, ostatni niepełny odcinek, według czasu (0 / 50% / 100%). Posiłki obniżają dietę proporcjonalnie do liczby dni.
Jak obniża się dieta za zapewnione posiłki?
Za śniadanie odejmujemy 25% stawki dziennej, za obiad 50%, za kolację 25%, za każdy zapewniony posiłek. W kalkulatorze v1 podajesz łączną liczbę posiłków w całej delegacji; obniżka nie przekracza sumy diet.
Ile wynosi ryczałt za nocleg i za dojazdy komunikacją miejscową?
Nocleg: 150% diety krajowej za noc (67,50 zł w 2026). Komunikacja miejscowa: 20% diety za dzień (9 zł). Możesz wpisać też kwoty z faktur zamiast ryczałtów.
Jak rozliczyć delegację zagraniczną?
Wybierz kraj docelowy, stosujemy stawkę z załącznika i ułamek doby: do 8 h → ⅓, 8–12 h → ½, powyżej 12 h → 100%. Wynik w PLN według kursu z rozporządzenia. W trybie pracownika dodaj przejazd, nocleg i zaliczkę jak w delegacji krajowej.
Jak liczy się czas podróży zagranicznej?
Od godziny rozpoczęcia wyjazdu (np. wyjazd z siedziby lub miejsca zamieszkania, zgodnie z polityką firmy) do godziny zakończenia podróży powrotnej. Granice państw w wersji 1 nie dzielą automatycznie mieszanych tras, planuj osobne odcinki w v1.1.
Czy dieta zagraniczna jest w euro i jak przeliczyć na złotówki?
Stawki za granicą podawane są w walucie kraju; rozporządzenie wskazuje sposób przeliczenia na PLN. Kalkulator używa kursu z tabeli rozporządzenia dla wybranego kraju (nie kursu NBP z dnia wyjazdu, to plan na v1.1).
Jakie stawki km obowiązują w delegacji?
W 2026 r. m.in. 0,89 zł/km (samochód do 900 cm³), 1,15 zł/km (powyżej 900 cm³), 0,69 zł/km (motocykl), 0,42 zł/km (motorower). Dotyczy trybu pracownika; do sumy możesz dodać bilety kolejowe lub lotnicze.
Czym różni się rozliczenie pracownika od diety przedsiębiorcy?
Pracownik: dieta + zwrot kosztów (km, nocleg, bilety) − zaliczka. Przedsiębiorca: w tym narzędziu tylko kwota diety do ewidencji kosztów, bez kilometrówki i ryczałtów służbowych pracownika.
Czy wynik kalkulatora zastępuje poradę kadrową?
Nie, wynik ma charakter informacyjny. Ostateczne rozliczenie zależy od regulaminu wynagradzania, umowy, dokumentów podróży i interpretacji przepisów. W sporach skonsultuj się z działem HR, księgowością lub prawnikiem.