Kalkulator delegacji
Kalkulator delegacji: podróż służbowa i rozliczenie 2026
Ten kalkulator delegacji liczy rozliczenie delegacji i podróży służbowej: dieta krajowa (45 zł) i delegacja zagraniczna, ryczałty, km, nocleg i zaliczka. Wybierz tryb pracownika (pełne rozliczenie) lub przedsiębiorcy (sama dieta). Samą dietę bez km i ryczałtów policzysz w kalkulatorze diety służbowej. Łączy się z ewidencją czasu pracy, grafikiem i dniami roboczymi przy planowaniu wyjazdu.
Co to jest delegacja służbowa?
Podróż służbowa (w praktyce HR często nazywana delegacją) to wyjazd pracownika poza miejsce wykonywania pracy lub siedzibę firmy — na polecenie pracodawcy, w celu wykonania zadań. Przysługują m.in. dieta delegacyjna, zwrot przejazdu, noclegu i innych udokumentowanych kosztów.
Wysokości diet i ryczałtów dla pracowników wynikają z rozporządzenia w sprawie należności delegacyjnych (m.in. 45 zł diety krajowej od 2023 r.). Ten kalkulator liczy rozliczenie delegacji zgodnie z tymi stawkami — nie zastępuje regulaminu wynagradzania ani polityki podróży firmy.
W trybie przedsiębiorca pokazujemy wyłącznie dietę (KUP) — bez kilometrówki służbowej pracownika.
Dieta krajowa 2026 — ile wynosi?
W 2026 r. dieta krajowa wynosi 45 zł za każdą pełną dobę (powyżej 12 h). Poniżej 8 h podróży dieta nie przysługuje.
| Czas podróży (krajowa) | Ułamek diety | Kwota 2026 |
|---|---|---|
| Poniżej 8 h | 0% | 0 zł |
| Od 8 h do 12 h | 50% | 22,50 zł |
| Powyżej 12 h (pełna doba) | 100% | 45 zł |
Wyjeżdżając za granicę wybierz kraj — stawka dzienna w walucie kraju jest przeliczana na złotówki według kursu z rozporządzenia (w kalkulatorze: stawka × ułamek doby). Synonimy w wyszukiwarce: kalkulator podróży służbowej, rozliczenie delegacji.
Delegacja zagraniczna — kalkulator diety i rozliczenia
W trybie zagraniczna stosujemy stawkę dzienną z załącznika do rozporządzenia dla wybranego kraju (w kalkulatorze: kwota w walucie kraju + przeliczenie na PLN według tabeli rozporządzenia). To odpowiada zapytaniom typu delegacja zagraniczna kalkulator — bez osobnego URL jak u części konkurentów.
| Czas (zagraniczna, niepełna doba) | Ułamek diety | Przykład |
|---|---|---|
| Do 8 godzin | ⅓ diety | np. ⅓ stawki dziennej kraju |
| Powyżej 8 h do 12 h | ½ diety | połowa stawki dziennej |
| Powyżej 12 h | 100% | pełna stawka dzienna |
Czas podróży liczymy w okresach 24 h od startu (jak w delegacji krajowej). W v1 jedna podróż = jeden kraj — mieszane trasy kraj/zagranica z godzinami na granicy planujemy w kolejnej wersji kalkulatora.
Przykład rozliczenia delegacji (kadry)
Pracownik wyjeżdża 2.06.2026, 8:00 i wraca 2.06.2026, 21:00 (13 h, krajowa). Bez posiłków: dieta 45 zł. Do tego przejazd własnym autem 100 km (0,89 zł/km = 89 zł) i bilety 50 zł — łączna należność 184 zł przed zaliczką (ten sam wynik co w kalkulatorze powyżej).
Przy wyjeździe wielodniowym kalkulator dzieli czas na okresy 24 h i pokazuje tabelę diet w wyniku.
Ryczałty za nocleg i komunikację miejscową
Ryczałt za nocleg (bez faktury) to 150% diety krajowej za noc — w 2026 r. 67,50 zł. Ryczałt za dojazdy komunikacją miejscową to 20% diety za dzień — 9 zł.
Możesz zamiast ryczałtu wpisać fakturę za nocleg lub rzeczywiste bilety komunikacji — kalkulator sumuje wybrane pozycje w trybie pracownika.
Kilometrówka w delegacji — stawki za km 2026
Przejazd własnym pojazdem (za zgodą pracodawcy) rozliczasz przez liczbę km × stawkę — to nie to samo co kilometrówka podatkowa JDG. W kalkulatorze dodaj też bilety (pociąg, autobus, lot).
| Pojazd | Stawka 2026 |
|---|---|
| Samochód osobowy do 900 cm³ | 0,89 zł/km |
| Samochód osobowy powyżej 900 cm³ | 1,15 zł/km |
| Motocykl | 0,69 zł/km |
| Motorower | 0,42 zł/km |
Stawki pochodzą z obwieszczenia Ministra Infrastruktury — silnik Ordio weryfikuje je razem z dietą 45 zł w tools:validate-constants.
Jak korzystać z kalkulatora delegacji
Wybierz tryb rozliczenia
Pracownik — pełne rozliczenie delegacji; przedsiębiorca — tylko dieta (bez km i ryczałtów w sumie).
Podaj wyjazd i powrót
Daty i godziny wyjazdu oraz powrotu; dla delegacji zagranicznej wybierz kraj docelowy.
Uzupełnij posiłki i koszty
Obniżenie diety za zapewnione posiłki, km, bilety, nocleg, zaliczkę.
Eksportuj wynik
CSV lub PDF z rozbiciem diety, kosztów i kwoty do wypłaty.
Pracownik czy przedsiębiorca?
Dla pracownika kalkulator sumuje dietę, przejazd (km lub bilety), nocleg, komunikację miejscową i inne koszty, a następnie odejmuje zaliczkę — wynik to kwota do wypłaty.
Dla przedsiębiorcy (dieta z tytułu prowadzenia działalności) pokazujemy wyłącznie dietę — bez kilometrówki służbowej w tym narzędziu. Koszty samochodu służbowego JDG to osobny temat księgowy.
Rozliczenie delegacji u pracodawcy
Po powrocie pracownik zwykle składa rozliczenie delegacji z rachunkami, biletami i zestawieniem diet — często w terminie 14 dni od zakończenia podróży (zgodnie z regulaminem lub zwyczajem w firmie). Kalkulator Ordio podaje kwoty do wypłaty; dokumenty podróży nadal sporządza pracodawca lub pracownik według polityki HR.
Jeśli wyjazd generuje godziny nadliczbowe, rozlicz je osobno w kalkulatorze nadgodzin.
Delegacje w grafiku i rozliczeniach
Po obliczeniu delegacji zaplanuj wyjazd w grafiku pracy, rejestruj godziny w ewidencji czasu pracy i sprawdź koszt zatrudnienia w kalkulatorze kosztu pracownika.
More free tools
Discover more calculators for time tracking, payroll, and HR.
Najczęściej zadawane pytania o kalkulatora delegacji
Jak działa kalkulator delegacji?
Wpisujesz datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu, rodzaj podróży (krajowa lub zagraniczna), opcjonalnie posiłki i koszty. Silnik liczy okresy 24 h, stosuje ułamki diety (½ lub 1), odejmuje posiłki i — w trybie pracownika — dodaje km, ryczałty i bilety.
Ile wynosi dieta krajowa w 2026 roku?
45 zł za pełną dobę delegacji krajowej (powyżej 12 h). Połowa diety (22,50 zł) przy czasie od 8 do 12 h.
Kiedy przysługuje połowa diety (8–12 godzin)?
Gdy łączny czas podróży wynosi co najmniej 8 h, ale nie przekracza 12 h — za każdy taki okres (w podziale na doby 24 h) naliczana jest 50% stawki dziennej.
Jak liczy się dieta przy wyjeździe wielodniowym?
Podróż dzielimy na kolejne okresy 24 h od momentu wyjazdu. Każda pełna doba to 100% diety, ostatni niepełny odcinek — według czasu (0 / 50% / 100%). Posiłki obniżają dietę proporcjonalnie do liczby dni.
Jak obniża się dieta za zapewnione posiłki?
Za śniadanie odejmujemy 25% stawki dziennej, za obiad 50%, za kolację 25% — za każdy zapewniony posiłek. W kalkulatorze v1 podajesz łączną liczbę posiłków w całej delegacji; obniżka nie przekracza sumy diet.
Ile wynosi ryczałt za nocleg i za dojazdy komunikacją miejscową?
Nocleg: 150% diety krajowej za noc (67,50 zł w 2026). Komunikacja miejscowa: 20% diety za dzień (9 zł). Możesz wpisać też kwoty z faktur zamiast ryczałtów.
Jak rozliczyć delegację zagraniczną?
Wybierz kraj docelowy — stosujemy stawkę z załącznika i ułamek doby: do 8 h → ⅓, 8–12 h → ½, powyżej 12 h → 100%. Wynik w PLN według kursu z rozporządzenia. W trybie pracownika dodaj przejazd, nocleg i zaliczkę jak w delegacji krajowej.
Jak liczy się czas podróży zagranicznej?
Od godziny rozpoczęcia wyjazdu (np. wyjazd z siedziby lub miejsca zamieszkania — zgodnie z polityką firmy) do godziny zakończenia podróży powrotnej. Granice państw w wersji 1 nie dzielą automatycznie mieszanych tras — planuj osobne odcinki w v1.1.
Czy dieta zagraniczna jest w euro i jak przeliczyć na złotówki?
Stawki za granicą podawane są w walucie kraju; rozporządzenie wskazuje sposób przeliczenia na PLN. Kalkulator używa kursu z tabeli rozporządzenia dla wybranego kraju (nie kursu NBP z dnia wyjazdu — to plan na v1.1).
Jakie stawki km obowiązują w delegacji?
W 2026 r. m.in. 0,89 zł/km (samochód do 900 cm³), 1,15 zł/km (powyżej 900 cm³), 0,69 zł/km (motocykl), 0,42 zł/km (motorower). Dotyczy trybu pracownika; do sumy możesz dodać bilety kolejowe lub lotnicze.
Czym różni się rozliczenie pracownika od diety przedsiębiorcy?
Pracownik: dieta + zwrot kosztów (km, nocleg, bilety) − zaliczka. Przedsiębiorca: w tym narzędziu tylko kwota diety do ewidencji kosztów — bez kilometrówki i ryczałtów służbowych pracownika.
Czy wynik kalkulatora zastępuje poradę kadrową?
Nie — wynik ma charakter informacyjny. Ostateczne rozliczenie zależy od regulaminu wynagradzania, umowy, dokumentów podróży i interpretacji przepisów. W sporach skonsultuj się z działem HR, księgowością lub prawnikiem.