Sonderurlaub: Anspruch, § 616 BGB & Anlässe für HR

Sonderurlaub ist die bezahlte oder unbezahlte Freistellung von der Arbeit aus persönlichen Gründen – etwa bei Hochzeit, Todesfall in der Familie, Geburt des eigenen Kindes, Umzug, Arztbesuch oder Betreuung eines kranken Kindes. Der Begriff ist rechtlich nicht definiert; die Hauptgrundlage bildet § 616 BGB. Im öffentlichen Dienst regeln TVöD § 28 und § 29 konkrete Anlässe und Dauer.

In diesem Lexikon-Eintrag erfährst du, wann du Anspruch auf Sonderurlaub hast, welche Voraussetzungen § 616 BGB nennt, welche Anlässe typischerweise anerkannt werden und wie du Sonderurlaub beantragst. Mit Ordio Abwesenheiten verwaltest du Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Sonderurlaub digital – so behältst du den Überblick.

Was ist Sonderurlaub? Definition

Sonderurlaub (auch: bezahlte oder unbezahlte Arbeitsbefreiung) bezeichnet die Freistellung von der Arbeitspflicht aus persönlichen Gründen. Anders als der reguläre Urlaubsanspruch nach dem Bundesurlaubsgesetz geht es beim Sonderurlaub um kurzfristige, unvorhersehbare Ereignisse, die deine Anwesenheit an einem bestimmten Tag erfordern.

Typische Anlässe sind: eigene Hochzeit, Geburt des eigenen Kindes, Todesfall oder Beerdigung naher Angehöriger, Umzug (insbesondere betrieblich veranlasst), Arztbesuch, Betreuung eines kranken Kindes oder staatsbürgerliche Pflichten (z.B. Gerichtstermin als Zeuge). Sonderurlaub kann bezahlt (mit Entgeltfortzahlung) oder unbezahlt gewährt werden – je nach Anlass und Rechtsgrundlage.

Wichtig: Der Begriff „Sonderurlaub“ ist im Gesetz nicht definiert. Die arbeitsgerichtliche Rechtsprechung hat die Anspruchsgrundlagen entwickelt; zentral ist § 616 BGB für die bezahlte Freistellung. Tarifverträge wie der TVöD legen für den öffentlichen Dienst konkrete Anlässe und Tage fest. Anders als beim Sabbatical (längere unbezahlte Auszeit) geht es beim Sonderurlaub um kurze, anlassbezogene Freistellungen.

§ 616 BGB – Voraussetzungen und Anspruch

Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub nach § 616 BGB besteht, wenn Arbeitnehmende unverschuldet aus dringenden persönlichen Gründen vorübergehend an der Arbeitsleistung verhindert sind. Das Gesetz nennt drei Voraussetzungen:

1. Verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit: Die Abwesenheit darf nur kurz sein – in der Regel ein bis wenige Tage. Was „nicht erheblich“ ist, hängt vom Einzelfall ab; die Rechtsprechung orientiert sich an der Dauer des Anlasses (z.B. 1 Tag für Hochzeit, 1–2 Tage für Beerdigung).
2. In der Person liegender Grund: Der Grund muss in deiner Person liegen – z.B. Hochzeit, Geburt, Todesfall eines Angehörigen, Umzug, Arztbesuch. Nicht erfasst sind rein betriebliche oder wirtschaftliche Gründe.
3. Ohne Verschulden: Du darfst die Verhinderung nicht selbst verschuldet haben. Bei einem Unfall durch Alkohol am Steuer wäre der Anspruch z.B. gefährdet.

Erfüllst du alle drei Voraussetzungen, hat der Arbeitgeber die Arbeitsleistung zu vergüten (Entgeltfortzahlung). Der Anspruch kann jedoch im Arbeitsvertrag oder durch Tarifvertrag ausgeschlossen werden – dazu mehr im Abschnitt Abdingbarkeit. Bei längerer Abwesenheit (z.B. Pflege eines kranken Kindes über mehrere Wochen) greift nicht § 616 BGB, sondern Lohnfortzahlung bzw. Kinderkrankengeld nach § 45 SGB V.

Sonderurlaub bei familiären Ereignissen (Hochzeit, Geburt, Todesfall)

Bei familiären Ereignissen wird Sonderurlaub in der Regel anerkannt. Die arbeitsgerichtliche Rechtsprechung und viele Tarifverträge legen folgende Orientierungswerte fest:

• Eigene Hochzeit: 1 Tag bezahlter Sonderurlaub ist üblich. Teilnahme als Trauzeuge oder Gast begründet in der Regel keinen Anspruch.
• Geburt des eigenen Kindes: 1 Tag bezahlter Sonderurlaub für Väter und nichtgebärende Elternteile. Für die Mutter gelten Mutterschutz und ggf. Elternzeit.
• Todesfall und Beerdigung: 1–2 Tage je nach Nähe des Verstorbenen. Anerkannt sind typischerweise: Ehepartner, Kinder, Eltern, Geschwister, Großeltern, Schwiegereltern. Bei entfernteren Verwandten oder engen Freunden ist die Rechtsprechung uneinheitlich; oft wird 1 Tag gewährt.

Für Enkelkinder bei Todesfall der Großeltern: Die Rechtsprechung bejaht teilweise einen Anspruch auf 1 Tag, da die Beziehung oft eng ist. Im Zweifel hilft eine betriebliche oder tarifliche Regelung. Bei der Beerdigung eines engen Freundes oder eines entfernteren Verwandten (z.B. Onkel, Tante) ist die Rechtslage uneinheitlich; manche Arbeitgeber gewähren 1 Tag aus Kulanz.

Wichtig: § 616 BGB nennt keine konkreten Tage. Die Dauer richtet sich nach dem Einzelfall – typischerweise 1 Tag für Hochzeit und Geburt, 1–2 Tage für Todesfälle im engen Kreis. Im TVöD und TV-L sind die Tage dagegen fest definiert (siehe Abschnitt TVöD).

Sonderurlaub bei Umzug, Arztbesuch und Behörde

Umzug: Ein gesetzlicher Anspruch auf Sonderurlaub bei Umzug besteht nur eingeschränkt. Bei einem betrieblich veranlassten Umzug (Dienstantritt an neuem Standort) wird in der Regel 1 Tag gewährt. Bei einem privaten Umzug ist die Rechtslage uneinheitlich; viele Arbeitgeber gewähren 1 Tag aus Kulanz oder per Betriebsvereinbarung. Der Arbeitgeber kann Sonderurlaub wegen Umzug ablehnen, wenn kein tariflicher oder betrieblicher Anspruch besteht.

Arztbesuch: Für planbare Arzttermine wird in der Regel kein Sonderurlaub nach § 616 BGB anerkannt – du solltest den Termin außerhalb der Arbeitszeit legen oder Urlaub nehmen. Bei akuten, unaufschiebbaren Terminen (z.B. Notfall) kann ein Anspruch bestehen. Die Rechtsprechung ist hier zurückhaltend.

Behörde und Gericht: Für staatsbürgerliche Pflichten (z.B. Zeuge vor Gericht, Wahlhelfer) besteht oft ein Anspruch auf bezahlte Freistellung. Die Dauer richtet sich nach dem konkreten Anlass.

Sonderurlaub bei krankem Kind (§ 45 SGB V, Kinderkrankengeld)

Wenn dein Kind krank ist und du es betreuen musst, greifen zwei verschiedene Regelungen:

Kurzfristig (1–2 Tage): § 616 BGB kann einen Anspruch auf bezahlte Freistellung begründen, wenn das Kind akut erkrankt ist und du unverschuldet der Arbeit fernbleiben musst. Die Dauer ist auf „verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit“ begrenzt.

Längerfristig: Nach § 45 SGB V haben gesetzlich versicherte Eltern Anspruch auf Kinderkrankengeld. Die Krankenkasse zahlt, wenn ein Kind unter 12 Jahren krank ist und keine andere Person die Betreuung übernehmen kann. Die Anzahl der Tage pro Kind und Jahr beträgt 2026:

• 15 Tage pro Kind (bis 12 Jahre) für Alleinerziehende mit einem Kind
• 30 Tage pro Kind für Alleinerziehende mit mehreren Kindern (max. 65 Tage gesamt)
• 35 Tage pro Kind für Eltern mit einem Kind (max. 70 Tage pro Elternteil)
• 70 Tage pro Kind für Eltern mit mehreren Kindern (max. 70 Tage pro Elternteil)

Für Kinder mit Behinderung gelten abweichende Regelungen. Der Arbeitgeber zahlt in dieser Zeit nicht – die Krankenkasse springt ein. Mehr zur Krankmeldung und zum Umgang mit Fehlzeiten findest du im Lexikon.

TVöD – Sonderurlaub im öffentlichen Dienst

Im öffentlichen Dienst regeln TVöD § 28 (Sonderurlaub) und § 29 (Arbeitsbefreiung) die Freistellung. § 28 betrifft unbezahlten Sonderurlaub bei wichtigem Grund; § 29 betrifft die bezahlte Arbeitsbefreiung bei bestimmten Anlässen.

Nach § 29 TVöD stehen Beschäftigten bei folgenden Anlässen bezahlte freie Tage zu:

Die genaue Ausgestaltung kann je nach Dienstherr und ergänzenden Regelungen variieren. Für unbezahlten Sonderurlaub (z.B. Fortbildung, Pflege Angehöriger) gilt § 28 TVöD – hier wird auf die Fortzahlung des Entgelts verzichtet. Beamte und Beschäftigte im öffentlichen Dienst haben damit klare, vorhersehbare Ansprüche – anders als in der Privatwirtschaft, wo oft nur § 616 BGB oder betriebliche Regelungen gelten.

Abdingbarkeit und Vereinbarung

Der Anspruch aus § 616 BGB kann im Arbeitsvertrag ausgeschlossen werden. Viele Arbeitgeber schließen ihn pauschal aus oder ersetzen ihn durch eine betriebliche oder tarifliche Regelung mit festen Tagen pro Anlass. Ein solcher Ausschluss ist wirksam, wenn er klar formuliert ist.

Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können den § 616 BGB-Anspruch ersetzen oder ergänzen. Im TVöD z.B. gilt § 29 anstelle der Einzelfallprüfung nach § 616 BGB. Wichtig: Auch bei Ausschluss des § 616 BGB gilt der Gleichbehandlungsgrundsatz – der Arbeitgeber darf nicht willkürlich Sonderurlaub gewähren oder verweigern.

Für Auszubildende und Beamte gelten teilweise Sonderregelungen; Azubis haben oft einen Anspruch analog zu Arbeitnehmern, Beamte unterliegen den beamtenrechtlichen Vorschriften.

Sonderurlaub beantragen – Tipps für HR

Als Arbeitnehmer solltest du Sonderurlaub rechtzeitig und schriftlich beantragen. Nenne den Anlass und die voraussichtliche Dauer. Der Arbeitgeber kann einen Nachweis verlangen – z.B. Traueranzeige, Einladung zur Hochzeit, Geburtsurkunde oder Bescheinigung des Umzugsunternehmens.

Für HR-Verantwortliche gilt:

1. Prüfe, ob ein gesetzlicher, tariflicher oder betrieblicher Anspruch besteht.
2. Fordere bei Bedarf Nachweise an – ohne übermäßige Bürokratie.
3. Dokumentiere genehmigte Sonderurlaube in der Personalakte.
4. Verwende eine zentrale Abwesenheitsverwaltung, um Urlaub, Krankheit und Sonderurlaub im Blick zu behalten.

Mit Ordio Abwesenheiten erfassst du Sonderurlaub, Urlaubsanträge und Krankmeldungen an einem Ort. So behältst du den Überblick über Fehlzeiten und Bescheinigungen. Optional kannst du den Urlaubsanspruch-Rechner nutzen, um den regulären Urlaubsanspruch zu berechnen – Sonderurlaub wird davon nicht abgezogen.

Fazit

Sonderurlaub ist die Freistellung von der Arbeit aus persönlichen Gründen – bezahlt oder unbezahlt. Die Hauptgrundlage bildet § 616 BGB mit den drei Voraussetzungen: verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit, in der Person liegender Grund, ohne Verschulden. Typische Anlässe sind Hochzeit, Geburt, Todesfall, Umzug und krankes Kind. Im TVöD sind konkrete Tage pro Anlass festgelegt. Der Anspruch kann vertraglich ausgeschlossen werden. Beantrage Sonderurlaub rechtzeitig mit Nachweis – und verwalte Abwesenheiten zentral mit Ordio.

Stand der Angaben: 2026.