Gratifikation: Definition, Anspruch & Steuer

Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Jubiläumszuwendung – Gratifikationen sind Sonderzuwendungen, die Beschäftigte zusätzlich zum regulären Arbeitsentgelt erhalten. Sie dienen der Motivation und Wertschätzung, aber auch der Bindung von Fachkräften. In diesem Lexikon-Eintrag erfährst du, was eine Gratifikation ausmacht, wann ein Anspruch entsteht, wie sie steuerlich behandelt wird und welche Regelungen zu Rückzahlung und Kürzung gelten. Mit Ordio Payroll bereitest du Sonderzahlungen wie Gratifikationen für die Lohnabrechnung vor – so behältst du den Überblick über Entgeltbestandteile.

Ob freiwillig oder tariflich vereinbart: Die rechtliche Einordnung und der Freiwilligkeitsvorbehalt entscheiden über Anspruch und Rückzahlung. Hier erfährst du, worauf du achten musst.

Was ist eine Gratifikation? Definition

Eine Gratifikation ist eine Sonderzuwendung des Arbeitgebers, die er dem Arbeitnehmer zusätzlich zum Arbeitsentgelt gewährt. Typische Beispiele sind Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder Jubiläumszuwendungen. Sie gilt nicht als Schenkung, sondern als Anerkennung für erbrachte Leistung und als Anreiz für die Zukunft.

Gratifikationen werden in der Regel nicht für die vertraglich ohnehin geschuldete Arbeitsleistung gezahlt, sondern zur besonderen Motivation. Sie können für besondere Leistungen, als Auszeichnung für langjährige Unternehmenszugehörigkeit oder als Kombination aus beidem erbracht werden. Von klassischen Gratifikationen grenzt man Bonuszahlungen ab, die an eine konkrete Zielvereinbarung geknüpft sind – hier ist die Auszahlung an eine definierte Leistung gebunden. Mehr dazu im Lexikon: Bonuszahlung.

Anspruch auf Gratifikation

Arbeitnehmer haben grundsätzlich keinen gesetzlichen Anspruch auf eine Gratifikation. Ein Anspruch kann sich aber aus folgenden Gründen ergeben:

• Arbeitsvertrag: Ist eine Gratifikation (z.B. 13. Gehalt) im Arbeitsvertrag vereinbart, hat der Arbeitnehmer einen Anspruch.
• Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung: Steht in einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung eine Regelung, muss der Arbeitgeber die Gratifikation gewähren.
• Gleichbehandlungsgrundsatz: Zahlt der Arbeitgeber willkürlich nur einzelnen Mitarbeitenden Gratifikationen, kann sich daraus ein Anspruch für vergleichbare Beschäftigte ergeben.
• Betriebliche Übung: Hat der Arbeitgeber mindestens dreimal hintereinander vorbehaltlos eine Gratifikation ausgezahlt und blieb die Höhe gleich, entsteht ein Anspruch aus betrieblicher Übung.

Freiwilligkeitsvorbehalt

Arbeitgeber können sich vor einer betrieblichen Übung schützen, indem sie bei Zahlungen festhalten, dass es freiwillige Leistungen unter Ausschluss eines Rechtsanspruchs für die Zukunft sind. Ein solcher Freiwilligkeitsvorbehalt muss im Arbeitsvertrag oder in einer Vereinbarung stehen und dem Transparenzgebot aus § 307 BGB folgen – also verständlich formuliert sein.

So kann das Unternehmen jedes Jahr neu entscheiden, ob eine Gratifikation gezahlt wird, unter welchen Voraussetzungen und an wen. Wichtig: Die Vereinbarung muss schriftlich erfolgen und darf keine versteckten Klauseln enthalten.

Arten und Formen der Gratifikation

Typische Formen der Gratifikation sind:

• Weihnachtsgeld – Sonderzahlung zum Jahresende
• Urlaubsgeld – Zuwendung vor oder während des Urlaubs
• Jubiläumszuwendung – für langjährige Betriebszugehörigkeit
• Projektbonus – für erfolgreich abgeschlossene Projekte

In Tarifverträgen ist die Höhe oft nach Betriebszugehörigkeit gestuft. Beispiel einer typischen Staffelung:

Das 13. Gehalt ist eine Form der Gratifikation – es wird als Sonderzahlung zusätzlich zum regulären Monatsgehalt gezahlt. Der Unterschied zwischen Weihnachtsgeld und Gratifikation: Weihnachtsgeld ist eine spezielle Gratifikation mit festem Anlass; der Oberbegriff Gratifikation umfasst alle Sonderzuwendungen. Ein Bonus hingegen ist oft leistungsbezogen und an Zielvereinbarungen geknüpft.

Ist eine Gratifikation steuerfrei?

Gratifikationen sind nicht steuerfrei. Sie zählen zu den sonstigen Bezügen und sind steuer- sowie sozialabgabenpflichtig. Werden sie nicht fortlaufend mit dem regulären Gehalt gezahlt, führt das oft zu einer höheren Steuerbelastung im Auszahlungsmonat – weil das Jahreseinkommen anteilig steigt.

Eine Alternative für Arbeitgeber sind Sachzuwendungen nach § 8 EStG: Innerhalb der monatlichen Freigrenze von 50 Euro (seit 2022) sind Sachbezüge für Arbeitnehmer steuerfrei; der Arbeitgeber versteuert den geldwerten Vorteil pauschaliert. Anlässlich eines Firmenjubiläums gilt ein Freibetrag von 110 Euro. Mehr dazu: Geldwerter Vorteil.

Höhe und Berechnung der Gratifikation

Für die Höhe einer Gratifikation gibt es keine verbindlichen Regeln. Sie richtet sich nach der Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten – im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung. Der Arbeitgeber kann Pauschalbeträge zahlen oder die Höhe prozentual am Monatslohn orientieren.

Wichtig: Der Gleichbehandlungsgrundsatz gilt. Wer eine Gratifikation fest vereinbart hat, muss alle vergleichbaren Mitarbeitenden gleich behandeln. Eine unterschiedliche Abstufung ist nur bei sachlichem Grund zulässig – z.B. nach Betriebszugehörigkeit, Familienstand oder Anzahl der Kinder.

Rückzahlung der Gratifikation bei Kündigung

Unter bestimmten Umständen kann der Arbeitgeber eine kürzlich ausgezahlte Gratifikation zurückfordern. Dafür muss im Arbeitsvertrag eine ausdrückliche Rückzahlungsklausel stehen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 27.06.2018 (10 AZR 290/17) folgende Grundsätze festgelegt:

• Kleingratifikation bis 100 Euro: Rückzahlungsklauseln sind unzulässig.
• Rückzahlungsfrist: Vereinbarungen, die über den 30. Juni des Folgejahres hinausgehen, sind grundsätzlich nichtig.
• Gratifikation unter einem Bruttomonatsgehalt: Rückzahlungsklauseln sind zulässig, wenn der Arbeitnehmer vor dem 31. März des Folgejahres ausscheidet.
• Gratifikation mindestens in Höhe eines Bruttomonatsgehalts: Stichtage je nach Kündigungsfrist (z.B. 30. Juni bei Quartalsfrist, 30. April bei gesetzlicher Frist).

Ohne schriftliche Rückzahlungsvereinbarung hat der Arbeitgeber keinen Anspruch auf Rückzahlung. Scheidet die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer nach dem 30. Juni des Folgejahres aus, muss sie oder er das Weihnachtsgeld des Vorjahres nicht zurückzahlen.

Kürzung der Gratifikation bei Fehlzeiten

Arbeitgeber können eine Gratifikation kürzen, wenn der Beschäftigte wegen Fehlzeiten (z.B. Krankheit) über einen längeren Zeitraum keine Arbeitsleistung erbracht hat. Voraussetzung: Eine entsprechende Regelung steht im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung.

Nach § 4a Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) darf die Kürzung für jeden Tag der Arbeitsunfähigkeit ein Viertel des Tagesentgelts nicht überschreiten – berechnet aus dem Jahresdurchschnitt. Ohne vertragliche Regelung ist die Kürzung nur bei leistungsbezogenen Gratifikationen zulässig; bei reiner Betriebstreue-Prämie ist eine Kürzung nicht möglich.

Gratifikation und Betriebszugehörigkeit

Es liegt im Ermessen des Unternehmens, Gratifikationen nach bestimmten Kriterien abzustufen. So kann sich die Höhe aus der Dauer der Betriebszugehörigkeit, der Anzahl der Kinder oder dem Familienstand ergeben. In Tarifverträgen ist die Staffelung nach Betriebszugehörigkeit üblich – wie in der Tabelle oben dargestellt.

Eine unterschiedliche Behandlung ist nur bei sachlichem Grund zulässig. Der Arbeitgeber darf Beschäftigte nach eigenem Ermessen in Gruppen einteilen – z.B. nach Zugehörigkeitsdauer. So können Angestellte mit drei Jahren Betriebszugehörigkeit eine höhere Sonderzuwendung erhalten als solche mit einem halben Jahr, wenn die Gruppen ausschließlich nach diesem Kriterium gebildet werden.

Gratifikation in der Lohnabrechnung

Gratifikationen erscheinen in der Lohnabrechnung als sonstige Bezüge. Sie werden bei der Lohnsteuerberechnung zum regulären Jahresentgelt addiert; die Differenzsteuer fällt auf die Einmalzahlung an. Im schlimmsten Fall führt das zu einer höheren Steuerklasse im Auszahlungsmonat – weil das Monatseinkommen anteilig steigt.

Mit Ordio Payroll bereitest du Sonderzahlungen für die Entgeltabrechnung vor – Stunden und Schichten fließen automatisch ein, sodass Gratifikationen und andere Zuschläge korrekt abgebildet werden. So behältst du den Überblick über alle Entgeltbestandteile.

Fazit: Gratifikation im Überblick

Eine Gratifikation ist eine Sonderzuwendung zusätzlich zum regulären Arbeitsentgelt. Die wichtigsten Punkte:

• Kein gesetzlicher Anspruch – Anspruch entsteht aus Vertrag, Tarif, betrieblicher Übung oder Gleichbehandlungsgrundsatz
• Freiwilligkeitsvorbehalt schützt vor betrieblicher Übung; muss § 307 BGB entsprechen
• Nicht steuerfrei – sonstige Bezüge, steuer- und sozialabgabenpflichtig; Alternative: Sachzuwendung bis 50 €/Monat (§ 8 EStG), Jubiläum 110 €
• Rückzahlung: BAG 10 AZR 290/17 – Kleingratifikation bis 100 € unzulässig; Frist max. 30. Juni Folgejahr
• Kürzung: § 4a EFZG – max. 1/4 Tagesentgelt pro Fehltag; Regelung im Vertrag erforderlich

Mit Ordio Payroll behältst du Sonderzahlungen wie Gratifikationen im Blick und bereitest sie sauber für die Lohnabrechnung vor.

Stand der Angaben: 2026.