Ein Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers, mit der er sich an den Kosten für den Arbeitsweg beteiligt. Im Gegensatz zur Pendlerpauschale – die der Arbeitnehmer selbst in der Steuererklärung geltend macht – zahlt der Arbeitgeber den Zuschuss direkt mit dem Gehalt. Bei richtiger Ausgestaltung kann der Arbeitgeber ihn mit 15 % pauschal versteuern; für den Arbeitnehmer bleibt er dann steuer- und sozialversicherungsfrei. In diesem Artikel erfährst du, was ein Fahrtkostenzuschuss ist, wie du ihn berechnest, wann er steuerfrei ist und wie er sich von der Pendlerpauschale unterscheidet. Außerdem: die Besonderheiten für Minijobber und Azubis.

Was ist ein Fahrtkostenzuschuss?

Ein Fahrtkostenzuschuss ist eine zusätzlich zum Gehalt gezahlte Arbeitgeberleistung für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Sie zählt zu den geldwerten Vorteilen und ist grundsätzlich steuerpflichtig – der Arbeitgeber kann sie aber pauschal mit 15 % versteuern (§ 40 Abs. 2 EStG). In diesem Fall bleibt der Zuschuss für den Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei, solange er den Betrag nicht übersteigt, den der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen könnte.

Wichtig: Es besteht kein Rechtsanspruch auf einen Fahrtkostenzuschuss. Die Zahlung ist freiwillig und wird oft als Corporate Benefit oder in Gehaltsverhandlungen vereinbart. Der Arbeitgeber entscheidet, ob und in welcher Höhe er den Zuschuss gewährt. Die Orientierung an der Entfernungspauschale (0,38 €/km ab 2026) ist üblich, aber nicht zwingend.

Fahrtkostenzuschuss vs. Pendlerpauschale vs. Reisekostenabrechnung

Die drei Begriffe werden oft verwechselt. Hier die Abgrenzung:

  • Fahrtkostenzuschuss: Der Arbeitgeber zahlt einen Zuschuss für den Arbeitsweg. Der Arbeitnehmer erhält den Betrag monatlich mit dem Gehalt. Steuerlich: Pauschalversteuerung 15 % möglich.
  • Pendlerpauschale: Der Arbeitnehmer setzt die Fahrtkosten in der Steuererklärung als Werbungskosten ab. Kein Geld vom Arbeitgeber – die Entlastung erfolgt über die Steuererklärung. Geregelt in § 9 EStG.
  • Reisekostenabrechnung: Betrifft Dienstreisen – also Fahrten zu anderen Orten als der ersten Arbeitsstätte. Fahrtkosten, Übernachtung und Verpflegungsmehraufwand werden nach Spesen-Regeln erstattet.

Kann man Fahrtkostenzuschuss und Pendlerpauschale kombinieren? Ja. Erhält der Arbeitnehmer einen Fahrtkostenzuschuss, kann er die Pendlerpauschale dennoch in der Steuererklärung geltend machen. Der Arbeitnehmer muss den Fahrtkostenzuschuss angeben – das Finanzamt zieht ihn von den Werbungskosten ab und rechnet nur die Differenz an. Für die Reisekostenabrechnung bei Dienstreisen gelten andere Regeln als für den täglichen Arbeitsweg.

Rechtliche Grundlagen – § 40 EStG

Die steuerliche Behandlung des Fahrtkostenzuschusses ist in § 40 Abs. 2 EStG geregelt. Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer für Fahrtkostenzuschüsse mit einem Pauschsteuersatz von 15 % erheben, soweit die Zuschüsse den Betrag nicht übersteigen, den der Arbeitnehmer als Werbungskosten abziehbar hätte. Die Pauschalversteuerung ist nur möglich, wenn der Zuschuss zusätzlich zum vereinbarten Bruttolohn gezahlt wird – eine Umwandlung von Gehaltsteilen in Fahrtkostenzuschuss ist nicht zulässig.

Wird der Fahrtkostenzuschuss pauschal versteuert, mindert der pauschal besteuerte Betrag die nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG abziehbaren Werbungskosten des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber hat die als pauschal besteuert geltend gemachte Leistung zu bescheinigen. Details zur Pauschalversteuerung findest du im separaten Lexikon-Artikel.

Höhe und Berechnung

Die Berechnung orientiert sich an der Entfernungspauschale. Ab dem 1. Januar 2026 gilt einheitlich 0,38 € pro Kilometer der einfachen Strecke. Hin- und Rückweg werden getrennt berechnet – die Formel berücksichtigt die einfache Entfernung und die Arbeitstage.

Fahrtkostenzuschuss = Entfernung (einfache Strecke in km) × 0,38 € × 2 (Hin- und Rückweg) × Arbeitstage

Bedeutung: Monatlicher oder jährlicher Zuschuss pro Arbeitnehmer; orientiert sich an der Pendlerpauschale.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer wohnt 25 km von der Arbeitsstätte entfernt und arbeitet 20 Tage im Monat vor Ort. Fahrtkostenzuschuss = 25 × 0,38 € × 2 × 20 = 380 € pro Monat. Bei 220 Arbeitstagen im Jahr: 25 × 0,38 € × 2 × 220 = 4.180 € pro Jahr.

Für die Nutzung des eigenen Pkw gilt keine Höchstgrenze. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln, Fahrrad oder Motorrad ist die absetzbare Entfernungspauschale auf 4.500 € pro Jahr begrenzt – der Fahrtkostenzuschuss darf diesen Betrag nicht übersteigen, wenn die Pauschalversteuerung greifen soll. Übersteigt der Zuschuss die Pendlerpauschale, muss der übersteigende Betrag individuell versteuert werden.

Pauschalversteuerung 15 %

Der Arbeitgeber kann den Fahrtkostenzuschuss mit 15 % pauschal versteuern. In diesem Fall trägt der Arbeitgeber die Lohnsteuer (inkl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer); der Arbeitnehmer erhält den Zuschuss netto – also steuer- und sozialversicherungsfrei. Die Pauschalversteuerung ist nur möglich, wenn der Zuschuss die Pendlerpauschale nicht übersteigt.

Häufige Fragen: „Ist der Fahrtkostenzuschuss von 44 € oder 50 € steuerfrei?“ – Ja, wenn der Arbeitgeber ihn pauschal versteuert und der Betrag innerhalb der zulässigen Entfernungspauschale liegt. „Ist der Fahrtkostenzuschuss mit 25 % versteuert?“ – Nein, die Pauschalsatz für Fahrtkostenzuschuss beträgt 15 % (§ 40 Abs. 2 EStG), nicht 25 %. Die 25 %-Pauschale gilt für andere Sachbezüge (z.B. Mahlzeiten).

Pauschalsätze für Fahrtkostenzuschuss und vergleichbare Leistungen
LeistungPauschalsatzRechtsgrundlage
Fahrtkostenzuschuss (privater Pkw)15 %§ 40 Abs. 2 EStG
Jobticket (bis 50 €/Monat)steuerfrei§ 3 Nr. 16 EStG

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Wer hat Anspruch auf einen Fahrtkostenzuschuss?

Es besteht kein gesetzlicher Anspruch auf einen Fahrtkostenzuschuss. Die Gewährung ist freiwillig und liegt im Ermessen des Arbeitgebers. Typischerweise erhalten Arbeitnehmer einen Fahrtkostenzuschuss auf zwei Wegen:

  1. Gehaltsverhandlung: Der Arbeitnehmer vereinbart den Zuschuss als Alternative oder Ergänzung zu einer Gehaltserhöhung.
  2. Corporate Benefit: Der Arbeitgeber gewährt den Zuschuss von sich aus als Mitarbeitervorteil – z.B. zur Mitarbeiterbindung im Fachkräftemangel.

„Wie beantrage ich einen Fahrtkostenzuschuss?“ – Es gibt keinen festen Antrag. Du sprichst ihn in der Gehaltsverhandlung an oder fragst deinen Arbeitgeber, ob ein Fahrtkostenzuschuss als Benefit möglich ist. Der Arbeitgeber entscheidet, ob und in welcher Höhe er den Zuschuss gewährt. „Wo beantrage ich?“ – Beim Arbeitgeber, nicht beim Finanzamt.

Fahrtkostenzuschuss für Minijobber und Azubis

Für Minijobber kann ein Fahrtkostenzuschuss einen entscheidenden Unterschied machen. Der Fahrtkostenzuschuss gehört zu den Vergünstigungen, die steuer- und abgabenfrei sind. Er zählt nicht zur 603-€-Grenze des Minijobs – der Arbeitgeber kann die Grenze also legal überschreiten, indem er einen Fahrtkostenzuschuss gewährt. Die Berechnung erfolgt ebenfalls mit der Kilometerpauschale (0,38 €/km ab 2026) und den Arbeitstagen.

Für Auszubildende gilt Ähnliches: Ein Fahrtkostenzuschuss kann steuerfrei gewährt werden, wenn er die Voraussetzungen der Pauschalversteuerung erfüllt. Viele Unternehmen nutzen den Zuschuss, um Azubis mit langem Anfahrtsweg zu unterstützen – ohne die Ausbildungsvergütung zu erhöhen.

Vor- und Nachteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Der Fahrtkostenzuschuss bringt für beide Seiten Vor- und Nachteile mit sich. Für Arbeitnehmer ist die wichtigste Frage: Lohnt sich der Zuschuss gegenüber der reinen Pendlerpauschale? Für Arbeitgeber geht es um die Balance zwischen Mitarbeiterbindung und Verwaltungsaufwand. Welche Nachteile hat der Fahrtkostenzuschuss für Arbeitnehmer und Arbeitgeber? Die folgenden Übersichten helfen dir bei der Entscheidung.

Vorteile für Arbeitnehmer

  • Mehr Netto vom Brutto: Bei Pauschalversteuerung 15 % erhältst du den Zuschuss steuer- und sozialversicherungsfrei – monatlich ausgezahlt mit dem Gehalt.
  • Sofortige Entlastung: Die finanzielle Entlastung erfolgt direkt, nicht erst mit der Steuererklärung wie bei der Pendlerpauschale.
  • Gehaltsalternative: In Gehaltsverhandlungen kann der Zuschuss eine Alternative zur Gehaltserhöhung sein – oft netto vorteilhafter, weil keine Sozialversicherung anfällt.
  • Besonders für Minijobber und Azubis: Der Zuschuss zählt nicht zur 603-€-Grenze des Minijobs und kann die Ausbildungsvergütung sinnvoll ergänzen.

Nachteile für Arbeitnehmer

Welche Nachteile hat der Fahrtkostenzuschuss für Arbeitnehmer? Der Zuschuss mindert den Anspruch auf die Pendlerpauschale in der Steuererklärung. Du musst den Fahrtkostenzuschuss angeben – das Finanzamt zieht ihn von den Werbungskosten ab und rechnet nur die Differenz an. Wer keinen Fahrtkostenzuschuss erhält, kann die volle Pendlerpauschale geltend machen. Zudem besteht kein Rechtsanspruch – der Arbeitgeber kann den Zuschuss jederzeit reduzieren oder einstellen.

  • Minderung Pendlerpauschale: Der Zuschuss wird von den abziehbaren Werbungskosten abgezogen; der Steuervorteil aus der Pendlerpauschale sinkt entsprechend.
  • Kein Rechtsanspruch: Die Gewährung ist freiwillig und kann jederzeit geändert oder beendet werden.
  • Abhängigkeit vom Arbeitgeber: Bei Jobwechsel entfällt der Zuschuss; die Pendlerpauschale hingegen steht dir unabhängig vom Arbeitgeber zu.

Vorteile für Arbeitgeber

  • Geringer Steuersatz: 15 % Pauschale statt individueller Lohnsteuer – bei vielen Arbeitnehmern deutlich günstiger.
  • Keine Sozialversicherung: Der Zuschuss ist sozialversicherungsfrei; es fallen keine Arbeitgeberanteile zu Renten-, Kranken- oder Arbeitslosenversicherung an.
  • Mitarbeiterbindung: Ein attraktiver Benefit kann im Fachkräftemangel den Unterschied machen – besonders bei langen Anfahrtswegen.
  • Oft günstiger als Gehaltserhöhung: Eine Gehaltserhöhung in gleicher Höhe würde Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile zu Sozialversicherung auslösen; der Fahrtkostenzuschuss bleibt schlank.

Nachteile für Arbeitgeber

Welche Nachteile hat der Fahrtkostenzuschuss für Arbeitgeber? Der Verwaltungsaufwand (Berechnung, Lohnabrechnung, Bescheinigung für das Finanzamt) ist nicht zu unterschätzen. Der Zuschuss muss zusätzlich zum Gehalt gezahlt werden – eine Umwandlung von Gehaltsteilen ist nicht zulässig. Übersteigt der Zuschuss die Pendlerpauschale, entfällt die Pauschalversteuerung.

  • Verwaltungsaufwand: Berechnung pro Arbeitnehmer, Einpflege in die Lohnabrechnung, Bescheinigung für die Steuererklärung. Eine digitale Lohnabrechnung wie Ordio Payroll vereinfacht die Abwicklung.
  • Zusätzlich zum Gehalt: Der Zuschuss darf nicht aus Gehalt bestehen; er muss echte Mehrleistung sein.
  • Höchstgrenze: Übersteigt der Zuschuss die Pendlerpauschale, muss der übersteigende Betrag individuell versteuert werden – die Pauschalversteuerung entfällt.

Fazit

Der Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwillige Arbeitgeberleistung für den Arbeitsweg, die bei richtiger Ausgestaltung mit 15 % pauschal versteuert werden kann – der Arbeitnehmer erhält sie dann steuer- und sozialversicherungsfrei. Die Berechnung orientiert sich an der Entfernungspauschale (0,38 €/km ab 2026); Höchstgrenze 4.500 € bei ÖPNV. Im Gegensatz zur Pendlerpauschale zahlt der Arbeitgeber den Zuschuss direkt – er eignet sich als Instrument zur Mitarbeiterbindung und für Minijobber sowie Azubis.

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