Entgeltumwandlung: Definition, Vorteile & bAV

Seit 2026 gelten neue Regelungen zur Entgeltumwandlung durch das Zweite Betriebsrentenstärkungsgesetz (2. BRSG). Die Entgeltumwandlung ist eine staatlich geförderte Form der betrieblichen Altersvorsorge, bei der Arbeitnehmer einen Teil ihres Bruttogehalts steuer- und sozialversicherungsfrei für die Altersvorsorge umwandeln können. Jeder Arbeitnehmer hat seit 2002 einen gesetzlichen Anspruch darauf. Erfahre hier, was Entgeltumwandlung ist, wie sie funktioniert, welche Unterschiede zwischen Brutto- und Nettoentgeltumwandlung bestehen, welche Limits 2026 gelten und wie du Entgeltumwandlung korrekt in der Lohnabrechnung darstellst.

Was ist Entgeltumwandlung? Definition

Entgeltumwandlung (auch: Gehaltsumwandlung) ist eine spezifische, staatlich geförderte Form der betrieblichen Altersversorgung in Deutschland, bei der ein Arbeitnehmer einen Teil seines vereinbarten Arbeitsentgelts für die Altersversorgung verwendet. Der umgewandelte Betrag wird direkt vom Bruttogehalt abgezogen und in eine betriebliche Altersvorsorge (bAV) eingezahlt – steuer- und sozialversicherungsfrei bis zu einer Höchstgrenze.

Wie funktioniert Entgeltumwandlung? Der Arbeitnehmer vereinbart mit seinem Arbeitgeber, dass ein bestimmter Betrag monatlich vom Bruttogehalt abgezogen und stattdessen in eine betriebliche Altersvorsorge eingezahlt wird. Dieser Betrag mindert sowohl das Brutto- als auch das Nettoentgelt, führt aber zu sofortigen Steuer- und Sozialversicherungsersparnissen. Der Arbeitgeber muss zusätzlich einen Zuschuss von mindestens 15% leisten, wenn er Sozialversicherungsbeiträge einspart.

Was ist der Unterschied zwischen Entgeltumwandlung und betrieblicher Altersvorsorge? Betriebliche Altersvorsorge ist der Überbegriff für alle Formen der betrieblichen Versorgung – sie umfasst sowohl Entgeltumwandlung (arbeitnehmerfinanziert) als auch arbeitgeberfinanzierte Leistungen. Entgeltumwandlung ist ein spezifischer Mechanismus, bei dem der Arbeitnehmer Teile seines Gehalts umwandelt. Sie ist eine von mehreren Möglichkeiten, betriebliche Altersvorsorge zu finanzieren.

Rechtlich wird die Entgeltumwandlung durch § 1a des Betriebsrentengesetzes (BetrAVG) geregelt. Jeder Arbeitnehmer hat seit 2002 einen gesetzlichen Anspruch darauf, bis zu 4% der Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung durch Entgeltumwandlung für betriebliche Altersversorgung zu verwenden. Die Entgeltumwandlung ist damit ein wichtiges Instrument zur Altersvorsorge, das sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber Vorteile bietet.

Rechtliche Grundlage: § 1a BetrAVG

Die rechtliche Grundlage für die Entgeltumwandlung bildet § 1a des Betriebsrentengesetzes (BetrAVG). Dieser Paragraf regelt den gesetzlichen Anspruch jedes Arbeitnehmers auf Entgeltumwandlung und die damit verbundenen Rechte und Pflichten.

Seit dem 1. Januar 2002 hat jeder Arbeitnehmer einen Rechtsanspruch gegen seinen Arbeitgeber, bis zu 4% der Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung durch Entgeltumwandlung für betriebliche Altersversorgung zu verwenden. Der Arbeitgeber muss dieser Entgeltumwandlung zustimmen – eine Ablehnung ist grundsätzlich nicht möglich, es sei denn, es bestehen betriebliche Gründe oder tarifvertragliche Regelungen.

2026 traten durch das Zweite Betriebsrentenstärkungsgesetz (2. BRSG) neue Regelungen in Kraft, die die Entgeltumwandlung weiter stärken. So wurde beispielsweise das Opting-Out-System erleichtert, sodass die automatische Entgeltumwandlung zur bAV auf Betriebsebene einfacher durch Betriebs- oder Dienstvereinbarung geregelt werden kann.

Muss der Arbeitgeber zustimmen? Ja, der Arbeitgeber muss der Entgeltumwandlung grundsätzlich zustimmen, da es sich um einen gesetzlichen Anspruch handelt. Eine Ablehnung ist nur in Ausnahmefällen möglich, etwa wenn betriebliche Gründe dagegen sprechen oder wenn tarifvertragliche Regelungen (Tariföffnung) eine Abweichung erlauben. In der Praxis ist die Zustimmung jedoch in den meisten Fällen unproblematisch.

Von § 1a BetrAVG kann in Tarifverträgen abgewichen werden, auch in vor dem Inkrafttreten des Betriebsrentenstärkungsgesetzes (1. Januar 2018) geschlossenen Verträgen. Dies ermöglicht es Tarifparteien, branchenspezifische Regelungen zu treffen, die von der gesetzlichen Regelung abweichen können.

Bruttoentgeltumwandlung vs. Nettoentgeltumwandlung: Vergleich

Bei der Entgeltumwandlung unterscheidet man zwischen zwei Varianten: Bruttoentgeltumwandlung und Nettoentgeltumwandlung. Beide Varianten haben unterschiedliche Vor- und Nachteile und eignen sich für verschiedene Zielgruppen.

Bruttoentgeltumwandlung ist die Standardvariante und erfolgt automatisch, wenn keine andere Form gewählt wird. Bei der Bruttoentgeltumwandlung verzichtet der Arbeitnehmer auf einen Teil seines unversteuerten Bruttoeinkommens. Der umgewandelte Betrag mindert sowohl das Bruttoentgelt als auch die Steuern und Sozialversicherungsbeiträge während der Sparphase. Dies ermöglicht höhere Sparbeiträge: bis zu 4% der Beitragsbemessungsgrenze (2026: €4,056/Jahr) ohne Sozialabgaben, plus zusätzlich bis zu 8% BBG möglich (steuerfrei, aber sozialversicherungspflichtig).

Nettoentgeltumwandlung ist eine Alternative, bei der dem Arbeitnehmer ein Teil seines bereits versteuerten Nettogehalts abgezogen wird. Der Arbeitnehmer zahlt die Beiträge aus versteuertem Einkommen, hat aber Anspruch auf staatliche Zulagen (Grundzulage und Kinderzulagen) – ähnlich wie bei der privaten Riester-Rente-Förderung.

Welche Variante ist sinnvoller? Familien und Alleinerziehende mit geringerem oder durchschnittlichem Einkommen profitieren eher von der Nettoentgeltumwandlung, da sie staatliche Zulagen erhalten können. Alleinstehende mit höherem Einkommen profitieren tendenziell von der Bruttoentgeltumwandlung, da sie höhere Sparbeiträge steuer- und sozialversicherungsfrei anlegen können. Die Entscheidung hängt von der individuellen Situation ab – insbesondere vom Einkommen, Familienstand und dem Anspruch auf staatliche Zulagen.

Entgeltumwandlung 2026: Limits & Berechnung

Für 2026 gelten aktualisierte Limits und Berechnungsgrundlagen für die Entgeltumwandlung. Die Beitragsbemessungsgrenze (BBG) wurde angepasst, was sich direkt auf die Höchstbeträge für die Entgeltumwandlung auswirkt.

Beitragsbemessungsgrenze (BBG) 2026: Für 2026 beträgt die BBG in der Renten- und Arbeitslosenversicherung bundeseinheitlich €101,400 jährlich (€8,450 monatlich). In der Kranken- und Pflegeversicherung liegt sie bei €69,750 jährlich (€5,812,50 monatlich).

Höchstbetrag für Entgeltumwandlung: Nach § 1a BetrAVG können Arbeitnehmer maximal 4% der BBG steuer- und sozialversicherungsfrei in die betriebliche Altersversorgung umwandeln. Für 2026 bedeutet dies:

Mindestbetrag: Der Mindestbetrag für den Rechtsanspruch auf Entgeltumwandlung beträgt 1/160 der Bezugsgröße. Für 2026 liegt dieser bei etwa €296,63/Jahr (€24,72/Monat).

Wie berechnet man Entgeltumwandlung? Die Berechnung erfolgt prozentual vom Bruttogehalt, jedoch mit der Höchstgrenze von 4% BBG. Beispielrechnung:

• Beispiel 1: Bruttogehalt €5,000/Monat, 4% Umwandlung = €200/Monat. Da €200 < €338 (Höchstgrenze), ist die volle Umwandlung möglich.
• Beispiel 2: Bruttogehalt €10,000/Monat, 4% Umwandlung = €400/Monat. Da €400 > €338 (Höchstgrenze), ist nur €338/Monat steuer- und sozialversicherungsfrei möglich.

Wie hoch ist die Entgeltumwandlung 2026? Die Höchstgrenze liegt bei €4,056/Jahr (€338/Monat) für die steuer- und sozialversicherungsfreie Entgeltumwandlung. Zusätzlich können bis zu 8% BBG (€8,112/Jahr) umgewandelt werden – diese weiteren 4% sind steuerfrei, aber sozialversicherungspflichtig.

Arbeitgeberpflichten: 15% Zuschuss & Abrechnung

Arbeitgeber haben bei der Entgeltumwandlung bestimmte Pflichten zu erfüllen. Die wichtigste ist der Arbeitgeberzuschuss von 15%, der seit 2022 auch für bestehende Verträge gilt.

Arbeitgeberzuschuss: Der Arbeitgeber muss 15% des umgewandelten Betrags als Zuschuss beisteuern – allerdings nur, wenn er selbst Sozialversicherungsbeiträge durch die Entgeltumwandlung einspart. Da dieser Zuschuss prozentual berechnet wird, erhöht er sich mit der steigenden Umwandlungssumme.

Beispielrechnung: Ein Arbeitnehmer wandelt €300/Monat um. Der Arbeitgeber spart Sozialversicherungsbeiträge (ca. 20% von €300 = €60/Monat). Der Arbeitgeberzuschuss beträgt 15% × €300 = €45/Monat. Der Arbeitgeber profitiert netto, da er €60 spart, aber nur €45 zuschießen muss.

Diese Regelung gilt seit 2022 auch für Altverträge, die vor dem 1. Januar 2019 geschlossen wurden. Für neu abgeschlossene Entgeltumwandlungsvereinbarungen (Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds) gilt die 15%-Zuschusspflicht seit dem 1. Januar 2019.

Abrechnungspflichten: Der Arbeitgeber muss die Entgeltumwandlung korrekt in der Lohnabrechnung darstellen. Die Entgeltumwandlung reduziert sowohl das Brutto- als auch das Nettoentgelt und muss transparent ausgewiesen werden. Der Arbeitgeberzuschuss wird zusätzlich zum umgewandelten Betrag an die Versorgungseinrichtung weitergeleitet.

Wie hoch ist der Arbeitgeberzuschuss bei Entgeltumwandlung? Der Arbeitgeberzuschuss beträgt 15% des umgewandelten Betrags, wenn der Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge einspart. Bei einer Umwandlung von €300/Monat beträgt der Zuschuss €45/Monat. Der Zuschuss wird zusätzlich zum umgewandelten Betrag gezahlt und erhöht damit den Sparbeitrag für den Arbeitnehmer.

Steuerliche Behandlung: Steuerfreiheit & Sozialversicherung

Die Entgeltumwandlung bietet erhebliche steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Vorteile, die jedoch von der Höhe des umgewandelten Betrags abhängen.

Steuerfreiheit: Die Entgeltumwandlung ist bis zu 4% der BBG (2026: €4,056/Jahr) sowohl steuer- als auch sozialversicherungsfrei. Das bedeutet, dass auf diesen Betrag weder Einkommensteuer noch Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) erhoben werden.

Erweiterte Steuerfreiheit: Zusätzlich können bis zu 8% der BBG (2026: €8,112/Jahr) umgewandelt werden. Die weiteren 4% (zwischen 4% und 8% BBG) sind steuerfrei, aber sozialversicherungspflichtig. Dies ermöglicht höhere Sparbeiträge, reduziert aber die sofortige Nettoersparnis.

Sozialversicherungsfreiheit: Bis zu 4% BBG ist die Entgeltumwandlung sozialversicherungsfrei. Dies bedeutet, dass keine Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung fällig werden. Dies reduziert sowohl die Arbeitnehmer- als auch die Arbeitgeberbeiträge und führt zu sofortigen Einsparungen.

Besteuerung bei Auszahlung: Die späteren Rentenzahlungen aus der Entgeltumwandlung sind einkommensteuerpflichtig und unterliegen Beiträgen zur Kranken- und Pflegeversicherung. Die Steuerfreiheit während der Sparphase wird also durch die Besteuerung in der Auszahlungsphase ausgeglichen – es handelt sich um eine Steuerstundung, nicht um eine Steuerersparnis.

Wie wird Entgeltumwandlung bei Auszahlung versteuert? Die Auszahlungen aus der Entgeltumwandlung werden als Einkommen besteuert und unterliegen der Einkommensteuer sowie Beiträgen zur Kranken- und Pflegeversicherung. Die Besteuerung erfolgt nach dem Ertragsanteilverfahren oder der nachgelagerten Besteuerung, je nach Durchführungsweg und Vertragsgestaltung.

Auswirkungen auf Krankengeld und Arbeitslosengeld: Da die Entgeltumwandlung das Bruttoentgelt reduziert, kann dies auch die Berechnungsgrundlage für Krankengeld und Arbeitslosengeld reduzieren. Dies ist ein wichtiger Nachteil, der bei der Entscheidung für Entgeltumwandlung berücksichtigt werden sollte.

Ist Entgeltumwandlung steuerfrei? Ja, bis zu 4% BBG (2026: €4,056/Jahr) ist die Entgeltumwandlung sowohl steuer- als auch sozialversicherungsfrei. Zusätzlich können bis zu 8% BBG steuerfrei umgewandelt werden (aber sozialversicherungspflichtig). Die Steuerfreiheit gilt während der Sparphase; bei der Auszahlung werden die Rentenleistungen besteuert.

Durchführungswege: Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds

Die Entgeltumwandlung kann über verschiedene Durchführungswege erfolgen. Der Arbeitgeber wählt den Durchführungsweg, der Arbeitnehmer hat jedoch das Recht, Entgeltumwandlung zu verlangen.

Direktversicherung: Bei der Direktversicherung schließt der Arbeitgeber einen Versicherungsvertrag mit einem Versicherungsunternehmen ab. Die Entgeltumwandlung fließt direkt in diesen Vertrag. Die Direktversicherung ist flexibel und kann individuell gestaltet werden. Sie eignet sich besonders für kleinere Unternehmen und bietet dem Arbeitnehmer eine hohe Portabilität.

Pensionskasse: Die Pensionskasse ist eine kollektive Versorgungseinrichtung, die von mehreren Arbeitgebern gemeinsam getragen wird. Sie bietet eine kollektive Absicherung und kann kostengünstiger sein als die Direktversicherung. Die Pensionskasse ist besonders für größere Unternehmen geeignet, die mehrere Mitarbeiter versorgen.

Pensionsfonds: Der Pensionsfonds ist eine kapitalmarktorientierte Versorgungseinrichtung, die ähnlich wie eine Pensionskasse funktioniert, aber stärker an den Kapitalmärkten investiert. Pensionsfonds bieten höhere Renditechancen, aber auch höhere Risiken. Sie eignen sich für risikoaffine Arbeitnehmer und Unternehmen.

Welche Durchführungswege gibt es bei Entgeltumwandlung? Die drei wichtigsten Durchführungswege sind Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds. Zusätzlich gibt es noch Direktzusage und Unterstützungskasse, die jedoch weniger häufig für Entgeltumwandlung verwendet werden. Der Arbeitgeber wählt den Durchführungsweg, der Arbeitnehmer hat jedoch das Recht, Entgeltumwandlung zu verlangen.

Wie funktioniert Entgeltumwandlung bei Direktversicherung? Bei der Direktversicherung schließt der Arbeitgeber einen Versicherungsvertrag ab, in den die Entgeltumwandlung fließt. Der umgewandelte Betrag wird monatlich vom Bruttogehalt abgezogen und zusammen mit dem Arbeitgeberzuschuss an die Versicherung überwiesen. Der Arbeitnehmer erhält eine Versicherungsurkunde und kann die Direktversicherung bei Jobwechsel mitnehmen (Portabilität).

Die Wahl des Durchführungswegs hängt von verschiedenen Faktoren ab: Unternehmensgröße, Anzahl der Mitarbeiter, Risikobereitschaft und individuellen Präferenzen. Der Arbeitgeber sollte die verschiedenen Optionen sorgfältig prüfen und die für sein Unternehmen beste Lösung wählen.

Vorteile & Nachteile der Entgeltumwandlung

Die Entgeltumwandlung bietet sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber Vorteile, hat aber auch Nachteile, die bei der Entscheidung berücksichtigt werden sollten.

Vorteile für Arbeitnehmer:

Nachteile für Arbeitnehmer:

Vorteile für Arbeitgeber:

Für wen lohnt sich Entgeltumwandlung? Die Entgeltumwandlung lohnt sich besonders für:

• Alleinstehende mit höherem Einkommen (Bruttoentgeltumwandlung)
• Mitarbeiter, die zusätzlich zur gesetzlichen Rente vorsorgen möchten
• Mitarbeiter, die von der Steuer- und Sozialversicherungsersparnis profitieren
• Mitarbeiter, die eine automatische Sparrate bevorzugen

Weniger geeignet ist die Entgeltumwandlung für:

• Mitarbeiter mit niedrigem Einkommen, die das reduzierte Nettoeinkommen nicht verkraften können
• Mitarbeiter, die häufig krank sind oder ein hohes Arbeitslosigkeitsrisiko haben
• Mitarbeiter, die bereits ausreichend privat vorsorgen

Häufige Fehler & Fallstricke

Bei der Entgeltumwandlung gibt es einige häufige Fehler und Fallstricke, die vermieden werden sollten, um die Vorteile optimal zu nutzen.

Fehlerhafte Berechnung der Limits: Ein häufiger Fehler ist die Überschreitung der Höchstgrenze von 4% BBG für die steuer- und sozialversicherungsfreie Entgeltumwandlung. Wird mehr umgewandelt, sind die zusätzlichen Beträge steuer- und sozialversicherungspflichtig, was die Vorteile reduziert.

Fehlende Berücksichtigung bei Krankengeld: Viele Arbeitnehmer übersehen, dass die Entgeltumwandlung die Berechnungsgrundlage für Krankengeld reduziert. Bei längerer Krankheit kann dies zu erheblichen finanziellen Einbußen führen, die die Vorteile der Entgeltumwandlung überkompensieren können.

Portabilität bei Jobwechsel: Nicht alle Durchführungswege bieten Portabilität. Bei Pensionskasse oder Pensionsfonds kann die Mitnahme der Versorgung bei Jobwechsel schwierig oder mit Verlusten verbunden sein. Arbeitnehmer sollten vor Abschluss prüfen, ob die Versorgung portabel ist.

Kündigung und Auszahlung: Was passiert bei Kündigung mit Entgeltumwandlung? Bei Kündigung kann die Entgeltumwandlung beendet werden. Die bereits angesparten Beträge bleiben in der Versorgungseinrichtung und werden bei Rentenbeginn ausgezahlt. Eine vorzeitige Auszahlung ist nur in Ausnahmefällen möglich und kann steuerliche Nachteile haben.

Steuerliche Fallstricke: Die Steuerfreiheit während der Sparphase wird durch die Besteuerung bei Auszahlung ausgeglichen. Arbeitnehmer sollten sich bewusst sein, dass es sich um eine Steuerstundung handelt, nicht um eine dauerhafte Steuerersparnis. Die Besteuerung bei Auszahlung kann je nach Durchführungsweg unterschiedlich sein.

Fehlende Berücksichtigung der gesetzlichen Rente: Da die Entgeltumwandlung das Bruttoentgelt reduziert, werden auch weniger Rentenversicherungsbeiträge gezahlt. Dies kann zu einer niedrigeren gesetzlichen Rente führen, was bei der Entscheidung für Entgeltumwandlung berücksichtigt werden sollte.

Unzureichende Information: Viele Arbeitnehmer entscheiden sich für Entgeltumwandlung, ohne sich ausreichend über die Vor- und Nachteile zu informieren. Eine sorgfältige Beratung und Information ist wichtig, um die richtige Entscheidung zu treffen.

Entgeltumwandlung in der Lohnabrechnung

Die Entgeltumwandlung muss korrekt in der Lohnabrechnung dargestellt werden. Die Darstellung hängt davon ab, ob es sich um Brutto- oder Nettoentgeltumwandlung handelt.

Bruttoentgeltumwandlung: Bei der Bruttoentgeltumwandlung wird der umgewandelte Betrag vom Bruttoentgelt abgezogen. Dies reduziert sowohl das Brutto- als auch das Nettoentgelt. In der Lohnabrechnung wird die Entgeltumwandlung als separater Posten ausgewiesen, der das Bruttoentgelt mindert. Der Arbeitgeberzuschuss wird zusätzlich gezahlt und erscheint nicht in der Lohnabrechnung des Arbeitnehmers.

Nettoentgeltumwandlung: Bei der Nettoentgeltumwandlung wird der Betrag vom bereits versteuerten Nettoentgelt abgezogen. Das Bruttoentgelt bleibt unverändert, nur das Nettoentgelt wird reduziert. In der Lohnabrechnung wird die Nettoentgeltumwandlung als separater Posten nach der Berechnung des Nettoentgelts ausgewiesen.

Wie wird Entgeltumwandlung in der Lohnabrechnung dargestellt? Die Entgeltumwandlung muss transparent und nachvollziehbar in der Entgeltabrechnung ausgewiesen werden. Sie erscheint als separater Posten, der das Brutto- oder Nettoentgelt mindert. Die Darstellung muss den Anforderungen der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBeSchV) entsprechen und dem Arbeitnehmer ermöglichen, nachzuvollziehen, wie sich sein Entgelt zusammensetzt.

Für Arbeitgeber ist es wichtig, die Entgeltumwandlung korrekt zu verarbeiten und in der Lohnabrechnung darzustellen. Eine professionelle Lohnabrechnungssoftware wie Ordio Payroll unterstützt dabei, Entgeltumwandlung automatisch zu berücksichtigen und korrekt in der Lohnabrechnung darzustellen. Dies sorgt für Transparenz und hilft, Fehler zu vermeiden.

Die korrekte Darstellung der Entgeltumwandlung in der Lohnabrechnung ist nicht nur rechtlich erforderlich, sondern auch wichtig für die Transparenz und das Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Eine übersichtliche und detaillierte Lohnabrechnung hilft dem Arbeitnehmer zu verstehen, wie sich sein Entgelt zusammensetzt und welche Auswirkungen die Entgeltumwandlung hat.

Fazit

Die Entgeltumwandlung ist eine sinnvolle Ergänzung zur Altersvorsorge, die sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber Vorteile bietet. Sie ermöglicht es Arbeitnehmern, Teile ihres Bruttogehalts steuer- und sozialversicherungsfrei für die Altersvorsorge zu verwenden, während Arbeitgeber von Sozialversicherungsersparnissen profitieren können.

Wichtig ist, die Unterschiede zwischen Brutto- und Nettoentgeltumwandlung zu verstehen und die für die individuelle Situation beste Variante zu wählen. Die 2026 geltenden Limits (€4,056/Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei) sollten beachtet werden, um die Vorteile optimal zu nutzen.

Die korrekte Abrechnung der Entgeltumwandlung in der Lohnabrechnung ist essentiell für Transparenz und rechtliche Compliance. Eine professionelle Lohnabrechnungssoftware wie Ordio Payroll unterstützt dabei, Entgeltumwandlung automatisch zu berücksichtigen und korrekt darzustellen, sodass Arbeitgeber und Arbeitnehmer von den Vorteilen profitieren können.