Mehr als nur Schichtplanung
Digitale Zeiterfassung effizient und fehlerfrei
Digitale Zeiterfassung dokumentiert Beginn, Ende und Pausen der Arbeitszeit per App, Browser oder Terminal. Seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeit systematisch erfassen. Mit Ordio stempelt dein Team per Smartphone, Zeiten laufen mit Schichtplan, Zuschlägen und Lohnexport zusammen.
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Gedrückt halten um eine Pause zu beginnen
Digitale Zeiterfassung, die dir Kontrolle gibt und dich entlastet
Klare Zeiten ohne Streit
Alle Zeiten werden transparent und nachvollziehbar erfasst. Das schafft Fairness im Team und erspart dir Rückfragen.
Weniger Aufwand im Alltag
Keine Zettel, keine Excel-Listen, kein Nachtragen. Arbeitszeiten laufen automatisch im Hintergrund, zuverlässig und sauber.
Sicher & Rechtskonform
Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden sind sauber dokumentiert und bereit für die Lohnabrechnung.
Stundenzettel adé: Zeiterfassung mit einem Klick
Stundenzettel, Excel-Listen und manuelles Nachtragen kosten Zeit, erzeugen Fehler und führen immer wieder zu Diskussionen über Arbeitszeiten.
Mit Ordio erfassen deine Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten digital und in Sekunden – direkt im Arbeitsalltag, sauber dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar.
Das Ergebnis:
Klare Zeiten, weniger Rückfragen und eine verlässliche Grundlage für Planung, Lohn und Auswertungen.
Ein- und Ausstempeln über App oder Terminal
Dein Team stempelt sich einfach per Smartphone oder Terminal ein und aus.
- Arbeitszeiten in Sekunden erfassen
- Standortbasierter Check-in/Out
- Bestätigung der Arbeitszeit per Signatur
- Weniger Fehler, weniger Abstimmung
Sicher und gesetzeskonform
Erfülle die gesetzlichen Anforderungen zur Arbeitszeiterfassung mühelos. Alle Zeiten werden lückenlos dokumentiert und sind jederzeit abrufbar.
- DSGVO-konforme und datenschutzsichere Zeiterfassung
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben für Arbeitszeit und Pausen
- Alle Daten jederzeit sicher und nachvollziehbar gespeichert
- Volle Transparenz für alle Mitarbeitende
Arbeitszeiten und Personal immer im Blick
Behalte jederzeit den Überblick über Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten.
- Kein manueller Aufwand
- Dokumentation von Arbeitszeiten
- Automatische Berechnung von Arbeitszeiten & Zuschlägen
- Optimale Planung des Personaleinsatzes
Mehr als nur eine Software zur Zeiterfassung
Zeiterfassung leicht gemacht
Mitarbeitende stempeln in der Ordio App oder am Terminal ein und aus. Geplante Schichten aus dem Schichtplan lassen sich mit den Ist-Zeiten abgleichen, Pausen und Zuschläge werden minutengenau erfasst, ohne separate Excel-Listen.
Aufgaben & Checklisten
Hänge Checklisten an Schichten oder Standorte, zum Beispiel Öffnung, Schichtwechsel oder Schließung. Mitarbeitende haken Aufgaben in der App ab, du siehst den Status pro Dienst und musst nicht nachfragen, ob die Küche oder der Verkauf fertig ist.
Abwesenheiten verwalten
Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten blockieren im Schichtplan die betroffenen Slots, bevor du sie neu besetzt. Anträge laufen in der App, du siehst Resturlaub und Verfügbarkeiten im Kalender und planst nicht versehentlich jemanden ein, der abwesend ist.
Reporting und Analysen
Du siehst Personalkosten, Arbeitszeiten und Besetzung pro Schicht oder Standort in Reports. So erkennst du Abweichungen zwischen Plan und Ist früher und kannst die nächste Woche gezielt nachplanen.
Bruttolohn aus Schicht & Zeiten
Ordio Payroll bereitet Bruttolohn aus Schichtplan und Zeiterfassung vor, mit DATEV-Export an deine Steuerberatung. Netto optional mit Payroll Plus.
Personalverwaltung im Überblick
Verträge, Qualifikationen und Stammdaten liegen neben der Planung: Du siehst beim Einplanen, wer welche Rolle darf, und findest Dokumente ohne Ordnerstapel. Das hilft besonders, wenn du viele Aushilfen, Minijobs oder wechselnde Teams führst.
Echte Erfolgsgeschichten
Sieh dir an, wie andere Betriebe Ordio nutzen
In unseren Spotlight-Videos erzählen Gastronomen, Einzelhändler und Dienstleister, wie sie mit Ordio ihre Schichtplanung optimieren, Zeiten erfassen und Teams besser organisieren. Echte Erfahrungen aus der Praxis – direkt von denen, die es täglich nutzen.
„Seit wir Ordio nutzen haben wir alle Arbeitszeiten sofort im Blick — Qualifikationen, perfekte Schichtbesetzung, ein Tool für alles. Das spart Zeit und Geld.”
Marco Cohrt
Geschäftsführer
„Mit Ordio können wir unser Studiopersonal deutschlandweit effizient managen und neue Standorte deutlich einfacher skalieren.”
Maria Graffelder
YTTP
„Wir nutzen Ordio in der LANXESS arena für die gesamte Personal-Organisation.”
Stefan Löcher
Geschäftsführer ARENA Management GmbH
„Es ist eine absolute Erleichterung für unseren Praxisalltag. Nie wieder Zettelwirtschaft oder Excel-Chaos.”
Dr. Verena-Vanessa Lehmann
Zahnarztpraxis Lehmann Lötzerich
„Wir sparen uns 40 % Aufwand bei der Personalverwaltung pro Woche.”
Fabian
Personalleitung & Einkauf
„Ordio erleichtert uns die Schichtplanung in unserem vielfältigen Team aus Therapeuten und Trainern. So können wir uns optimal auf die Betreuung unserer Patienten konzentrieren.”
Bilal Al-Sarray
Praxis Bilal
„Ordio ermöglicht uns effiziente Schichtplanung und verbessert die Kommunikation im Team — übersichtlich und individuell anpassbar.”
Jenifer Patrix
Betriebsleiterin
„Mit Ordio konnte ich einen zweiten Laden eröffnen, ohne den Überblick zu verlieren.”
Maren Ernst
ERNST Kaffeeröster
„Ordio erleichtert uns den Arbeitsalltag — unser Team organisiert sich selbst, die Administration ist deutlich entlastet.”
Meike Mirbach
Studiomanagerin
„Ordio nimmt uns jede Woche Stunden an Planung ab. So bleibt mehr Zeit fürs Handwerk.”
Grischa Herbig & Caspar Krings
Feinripp & Gold
„Mit Ordio haben wir endlich eine Software, die den spezifischen Bedürfnissen unserer vielfältigen Dienste gerecht wird.”
Jörg Fischer
Leiter Wohlfahrtspflege
Verbinde dich mit all deinen Integrationen
In 2 Minuten selbst starten & Ordio entdecken.
Erstelle in 2 Minuten deinen kostenlosen Ordio-Account, ohne Zahlungsdaten. Nano richtet Team und Schichten ein, während du Schichtplanung und Zeiterfassung direkt ausprobierst.
Fragen oder lieber gemeinsam durchstarten? Unser Team hilft beim Setup und Rollout, optional auch als persönliche Demo.
Ratgeber
Erfassung, Recht & Vergleich im Überblick
App, Terminal und GPS im Kontext von DATEV-Export, DSGVO und der Erfassungspflicht nach dem BAG-Urteil.
Stempeluhr-App für Mitarbeiter
Dein Team stempelt per iOS- oder Android-App ein und aus, inklusive Pausen. Offline-Erfassung und Freigaben sind möglich, Abwesenheiten hängen am selben System.
Vorgesetzte sehen Freigaben und Korrekturen im Protokoll, so bleibt jede Änderung nachvollziehbar.
- iOS & Android
- Offline-Erfassung
- Protokoll für Korrekturen
Zeiterfassung per Tablet-Terminal
Am Standort per Tablet oder Terminal stempeln, ohne privates Smartphone. Sinnvoll für Produktion, Gastro-Theke oder Filialen mit gemeinsamem Gerät.
- Produktion
- Gastro-Theke
- Filialen
GPS-Zeiterfassung für mobile Teams
Optional standortbezogenes Ein- und Ausstempeln, nur mit Rechtsgrundlage, transparenter Information an das Team und ohne Dauertracking. Geofencing pro Standort statt permanenter Ortung.
- Geofencing pro Standort
- Nur mit Rechtsgrundlage
DATEV-Export für die Lohnabrechnung
Bewegungsdaten, Zuschläge und Abwesenheiten lassen sich für die Lohnvorbereitung exportieren. Welche DATEV-Produkte und Importformate dein Steuerbüro nutzt, klärst du vor dem ersten Export gemeinsam mit dem Steuerberater.
- Bewegungsdaten
- Zuschläge
- Abwesenheiten
DSGVO und Zeiterfassungsdaten
Arbeitszeitdaten sind personenbezogen. Ordio speichert in der EU; rollenbasierte Rechte steuern den Zugriff für Führungskräfte, HR und Mitarbeitende.
Die Dokumentation für Betriebsrat und Datenschutz orientiert sich an eurem Verarbeitungsverzeichnis.
- Daten in der EU
- Rollenbasierte Rechte
Erfassungspflicht und ArbZG
Seit dem BAG-Urteil 1 ABR 22/21 müssen Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung bereitstellen. Pausen und Höchstarbeitszeiten bleiben ArbZG-Themen; die Software unterstützt die Dokumentation, ersetzt aber keine Rechtsberatung.
Pflichten, Ausnahmen und Fristen erklären wir ausführlich im Ratgeber zur Arbeitszeiterfassungspflicht (Link unten). Stand der Reformdiskussion: Oktober 2026.
- BAG 1 ABR 22/21
- ArbZG
Ordio vs. Excel vs. klassische Stempeluhr
Papier und Excel erfüllen selten die lückenlose Dokumentation, die das BAG-Urteil 1 ABR 22/21 verlangt.
| Kriterium | Ordio | Excel | Stempeluhr |
|---|---|---|---|
| App + Terminal | Ja | Nein | Nur Hardware |
| GPS optional | Ja | Nein | Nein |
| Pausen / ArbZG | Automatisch | Manuell | Manuell |
| DATEV-Export | Ja | Nein | Nein |
| Manipulationsschutz | Protokoll | Schwach | Mittel |
Häufige Fragen zur Arbeitszeiterfassung mit Ordio
Ist Zeiterfassung in Deutschland Pflicht?
Ja. Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Grundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG im Licht des EuGH-Urteils C-55/18 vom 14.05.2019. Hintergrund: Arbeitszeiterfassung Pflicht und Zeiterfassung Gesetz.
Muss die Zeiterfassung elektronisch sein?
Aktuell nein – auch Papier oder Excel sind zulässig, wenn sie vollständig und verlässlich sind. Ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums aus dem Juni 2026 sieht eine elektronische Erfassung vor; beschlossen ist er noch nicht (Stand: Oktober 2026).
Welche Mitarbeiter brauchen keine Zeiterfassung?
Ausgenommen sind nach § 18 ArbZG unter anderem leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG. Für alle anderen Beschäftigten gilt die Erfassungspflicht, auch bei Vertrauensarbeitszeit und im Homeoffice.
Ist es erlaubt, bei 1 Minute Verspätung 15 Minuten abzuziehen?
In der Regel nein. Arbeitszeit muss so erfasst werden, wie sie tatsächlich geleistet wurde. Pauschales Abrunden zulasten der Beschäftigten ist ohne wirksame Regelung problematisch; prüfe Arbeitsvertrag, Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung.
Wie funktioniert Zeiterfassung per App?
Mitarbeitende starten, pausieren und beenden ihre Arbeitszeit mit einem Klick auf dem Smartphone. Die Zeiten werden mit dem Schichtplan abgeglichen, Abweichungen markiert und für die Lohnabrechnung exportiert. Für eine schnelle Ist-Zeit-Orientierung außerhalb des Produkts: Arbeitszeitrechner.
Was kostet eine Zeiterfassung-App?
Für Unternehmen wird meist pro Mitarbeitendem oder Standort und Monat abgerechnet. Die aktuellen Ordio-Preise stehen auf der Preisseite; in einer Demo zeigen wir, welches Paket passt. Export zur Lohnvorbereitung: DATEV-Schnittstelle.
Wie lange müssen Zeiterfassungsdaten aufbewahrt werden?
Aufzeichnungen über Arbeitszeiten über acht Stunden pro Werktag müssen nach § 16 Abs. 2 ArbZG mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Für Minijobber und Branchen nach § 2a SchwarzArbG gilt nach § 17 MiLoG ebenfalls eine Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren.
Gibt es eine Zeiterfassung mit Terminal?
Ja. Neben App und Browser kannst du ein Tablet als Stempelterminal im Betrieb nutzen, etwa für Teams ohne Diensthandy. Terminal, App und Schichtplan hängen bei Ordio zusammen; für den Export zur Lohnvorbereitung siehe die DATEV-Schnittstelle.
