Urlaubsanspruch – Gesetze & Regelungen

Das Bundesurlaubsgesetz schreibt den Mindestanspruch an Urlaubstragen für alle berufstätigen Personengruppen in Deutschland vor. Arbeitnehmer haben, in Abhängigkeit von der wöchentlichen Arbeitszeit, zwischen 20 und 24 Werktagen Urlaubsanspruch pro Kalenderjahr. Je nach Anstellungsverhältnis gibt es weitere Unterschiede bezüglich der anteiligen Berechnung. 

Auf Grund von unübersichtlichen Sonderregelungen, individuellen Jobkonstellationen und variierenden Eintrittsdaten, kann es ganz schön schwer sein, die Übersicht zu behalten. Im Folgenden erklären wir dir, wie du den Mitarbeiteranspruch auf Urlaub berechnest und geben dir nützliche Hinweise, um typische Fehler bei der Urlaubsberechnung zu vermeiden. 

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Der Mindestanspruch laut Bundesurlaubsgesetz

Der Gesetzgeber basiert die Berechnung des Urlaubanspruchs auf die Anzahl der wöchentlichen Werktage. In §3 BUrlG steht hierzu: 
 

  • „Der Urlaub beträgt jährlich mindestens 24 Werktage.“
  • „Als Werktage gelten alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind.“
    Bei vertraglichen Vereinbarungen die einen Urlaubsanspruch vorsehen, der über den gesetzlichen Mindestanspruch hinausgeht, wird die vereinbarte Anzahl an Urlaubstagen als Grundlage zur Berechnung angewandt. Die zur Berechnung notwendige Formel gestaltet sich wie folgt:

Vereinbarte Urlaubstage / 6 Werkstage * X tatsächliche Arbeitstage = Anspruch

Diese allgemeingültige Formel lässt sich flexibel auf alle Anstellungsverhältnisse übertragen. Auf diese Weise lässt sich der Urlaubsanspruch richtig berechnen. Die wöchentlich festgelegte Arbeitszeit definiert die tatsächlichen Arbeitstage und den daraus resultierenden Urlaubsanspruch. Bei der Gewährleistung von 24 Urlaubstagen pro Kalenderjahr geht der Gesetzgeber grundsätzlich von einer 6-tägigen Arbeitswoche aus. Bei 5 Arbeitstagen reduziert sich der Gesamtanspruch rechnerisch auf 20 Tage.

Urlaubsanspruch bei Teilzeitmitarbeitern?

20 Urlaubstage / 6 Werkstage * X tatsächliche Arbeitstage = Anspruch

Bei Teilzeitmitarbeitern die bspw. durch Sondervereinbarungen oder Tarifverträge einen Urlaubsanspruch haben, der von den gesetzlich festgelegten 4 Wochen abweicht, entsprechend angepasst. Folgende Konstellationen können hiervon betroffen sein: 

Bei Vollzeitmitarbeitern entfällt die Berechnung des Urlaubsanspruches da die vertragliche Vereinbarung als Maßstab aller Dinge gilt. Haben Arbeitnehmer an jedem vereinbarten Arbeitstag gearbeitet, steht ihnen auch der volle Urlaubsanspruch von 20 Tagen zu. 

Bei Betriebszugehörigen, die ihren Job in Teilzeit ausüben, wird der Gesamturlaubsanspruch basierenden auf den geleisteten Arbeitstagen berechnet. In Abhängigkeit von den Wochenarbeitstagen innerhalb des Betriebes kommt es hier zu unterschiedlichen Anspruchsergebnissen. 

Teilzeitbeschäftigte, die regelmäßig weniger Arbeitstage pro Woche arbeiten als Vollzeitbeschäftigte, haben in Abhängigkeit von der Anzahl der maßgeblichen Arbeitstage ebenso Anspruch auf Urlaub wie Vollzeitbeschäftigte. Wenn Sie nicht regelmäßig oder nicht an jedem Werktag der Woche arbeiten, müssen die Arbeitstage zur Ermittlung der Urlaubsdauer rechnerisch mit dem Vollbeschäftigungsverhältnis verknüpft werden. 

Zur Berechnung des anteiligen Urlaubsanspruchs greift wieder die zuverlässige Formel:                       

  • Mitarbeiter, die unter 5 Tagen die Woche im Betrieb arbeiten
  • Mitarbeiter mit einem Urlaubsanspruch unter 7 Tagen
  • Mitarbeiter mit einem Urlaubsanspruch, der über die gesetzlichen 4 Wochen hinausgeht.

Eine beispielhafte Rechnung bei vertraglich vereinbarten 28 Urlaubstagen pro Jahr könnte also wie folgt aussehen, wenn der Arbeitnehmer lediglich 4 Arbeitstage pro Woche arbeitet.

8 Urlaubstage / 6 Werktage * 4 tatsächliche Arbeitstage = 18,66 Tage Urlaubsanspruch

Bruchteile von Urlaubstagen werden zum nächsten vollen Urlaubstag auf- bzw. abgerundet.

Urlaubsanspruch bei Minijob?

Minijobber profitieren vom gleichen Urlaubsanspruch wie Mitarbeiter im Voll- oder Teilzeitbeschäftigungsverhältnis. Unabhängig von den geleisteten Stunden richtet sich der Urlaubsanspruch nach den tatsächlichen Einsatztagen. Bei einer 5-tägigen Arbeitswoche beträgt der Urlaubsanspruch eines Minijobbers folglich 20 Tage, wie vom Gesetzgeber vorgesehen. 

Die Berechnung richtet sich nach dem gleichen Muster wie beim Beispiel der Teilzeitbeschäftigung: 

  • Vereinbarte Urlaubstage / betriebliche Arbeitstage * tatsächliche Arbeitstage = Urlaubsanspruch

Selbst wenn die wöchentliche Arbeitszeit trotz 5 Einsatztagen unter 10 Stunden liegt, stellen die 5 Arbeitstage die Grundlage zur Berechnung des Urlaubsanspruches. Weiterhin ist selbstverständlich der Anspruch auf Vergütung je Urlaubstag abhängig von der durchschnittlichen Arbeitszeit des Mitarbeitenden.

Ab wann hat man Urlaubsanspruch?

Den vollen Urlaubsanspruch erhält der Mitarbeiter erstmalig nach einer Wartezeit und/oder Betriebszugehörigkeit von mindestens 6 Monaten. Auch für langjährige Mitarbeiter gilt: Der volle Anspruch auf Jahresurlaub besteht immer erst nach dem 6 Monat des laufenden Kalenderjahres. 

Auch bei Kündigung- oder auslaufenden Arbeitsverträgen richtet sich die Berechnung des Urlaubsanspruchs nach dieser Frist. 

Scheidet ein Mitarbeiter vor dem 01.07. des laufenden Kalenderjahres aus dem Arbeitsverhältnis aus, so besteht ein Urlaubsanspruch von einem Zwölftel des Jahresurlaubs pro abgelaufenen Beschäftigungsmonat. Die folgenden zwei Beispiele illustrieren die Anspruchsberechnung:

  • Mitarbeiter 1 kündigt sein bestehendes Arbeitsverhältnis zum 1.04. des laufenden Kalenderjahres bei einem Gesamturlaubsanspruch von 25 Tagen. 

    25 / 12 * 3 = 6,25 // Der Mitarbeiter hat einen Gesamtanspruch von 6,25 Tagen – abgerundet ergibt dies 6 Tage Resturlaub.
  • Mitarbeiter 2 kündigt sein bestehendes Arbeitsverhältnis zum 31.07. des laufenden Kalenderjahres bei einem Gesamturlaubsanspruch von 25 Tagen. 

    Der Mitarbeiter scheidet nach 6 Beschäftigungsmonaten im laufenden Kalenderjahr aus und hat somit Anspruch auf den vollen Jahresurlaub.

Voraussetzung in beiden Fällen ist, dass das Arbeitsverhältnis mindestens seit dem 01.01. des laufenden Kalenderjahres besteht. Bei unterjährigen Anstellungsverhältnissen gilt das Einstellungsdatum als Stichtag zur Bestimmung der 6-monatigen Wartezeit, nicht der erste oder der letzte des ersten Beschäftigungsmonats!

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Übertragung des Urlaubs ins nächste Kalenderjahr?

Nicht genommene Urlaubstage können laut §7 Abs. 3 Satz 2 BUrlG nur in Ausnahmefällen ins Folgejahr übertragen werden. Dazu zählen der Krankheitsfall oder das Nichtgenehmigen von Urlaub aus triftigen Gründen seitens des Arbeitgebers. Übertragener Resturlaub muss bis zum 31. März des laufenden Kalenderjahres genommen & abgefeiert werden, ansonsten erlischt der Anspruch. Ist kein Ausnahmefall anwendbar verfallen nicht genommene Urlaubstage am 31. Dezember des laufenden Kalenderjahres. 

Bei einigen Sonderfällen bedarf es spezifischer Regelungen:

  • Elternzeit 
    Resturlaub von Mitarbeitenden in Elternzeit verfällt nicht zum Jahresende (31. Dezember) sondern wird bei Rückkehr zum regulären Urlaubsanspruch addiert.
  • Probezeit 
    Tritt ein Arbeitnehmer erst gegen Jahresende dem Betrieb bei und ist bedingt durch die vertraglich vereinbarte Probezeit nicht dazu berechtigt, Urlaub zu beantragen, so kann der angesammelte Urlaub ins Folgejahr übertragen werden.
  • Mutterschutz 
    Der innerhalb der Mutterschutzfristen aufgebaute Urlaubsanspruch verfällt nicht sondern wird nach Wiedereintritt ins Berufsleben zum bestehenden Urlaubsanspruch addiert.

Urlaubsanspruch beim Wechsel von Voll- in Teilzeit?

Bei der Berechnung des Urlaubsanspruchs ist nicht die geleistete Arbeitszeit, sondern die Anzahl der Arbeitstage ausschlaggebend – egal wie kurz diese auch sein mögen. Entsprechen kann bei einem Wechsel von Voll- zu Teilzeit keine Veränderung beim Urlaubsanspruch anfallen, sofern der Mitarbeiter die gleiche Anzahl an Arbeitstagen pro Woche im Betrieb tätig ist. 

Sollte der Wechsel mit einer Reduzierung der wöchentlichen Arbeitstage einhergehen, so ist der Urlaub ab dem vertraglich vereinbarten Wechseldatum wie bei den anderen Teilzeitmitarbeitern anteilig zu berechnen. Die zuvor in Vollzeit erarbeiteten Urlaubstage (ein Zwölftel des Gesamtanspruchs pro Beschäftigungsmonat) bleiben bestehen und werden zu den sich aus der anteiligen Berechnung ergebenen Urlaubstagen hinzuaddiert. 

Der Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters mit vertraglich vereinbarten 28 Tagen Jahresurlaub, welcher zum 1.7. eines Jahres in ein Teilzeitverhältnis mit 4 Tagen pro Woche wechselt, gestaltet sich wie folgt:

  • Anteiliger Urlaub vom 01.01 – 30.6. des laufenden Kalenderjahres: 28 x 6 / 12 = 14 Urlaubstage
  • Anteiliger Urlaub vom 01.07 – 31.12. des laufenden Kalenderjahres: 28 x 6 / 12 x 3 / 5 = 8,4 Urlaubstage
  • 14 Urlaubstage + 8 Urlaubstage = 24 Urlaubstage Gesamtanspruch

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