Zwischenzeugnis: Anspruch, Anfordern & Formulierungen

Ein Zwischenzeugnis dokumentiert deine Leistung – auch wenn du noch im Unternehmen bist. Viele Arbeitnehmer kennen das Arbeitszeugnis am Ende der Beschäftigung, aber nur wenige nutzen die Möglichkeit, sich bereits während der laufenden Tätigkeit eine schriftliche Beurteilung ausstellen zu lassen. Dabei kann ein Zwischenzeugnis bei internen Bewerbungen, bei einem Vorgesetztenwechsel oder vor längeren Abwesenheiten entscheidend sein.

In diesem Lexikon-Eintrag erfährst du, was ein Zwischenzeugnis ist, wie es sich vom Arbeitszeugnis unterscheidet und wann du Anspruch darauf hast. Außerdem: typische Anlässe, Aufbau und Inhalt, wie du es anforderst und wie du die Zeugnissprache richtig deutest. Ob Arbeitnehmer, der ein Zwischenzeugnis anfordern möchte, oder HR-Verantwortlicher, der Zeugnisse ausstellt – hier findest du die wichtigsten Informationen. Mit Ordio verwaltest du Personaldokumente wie Zeugnisse zentral in der digitalen Personalakte.

Was ist ein Zwischenzeugnis?

Ein Zwischenzeugnis ist eine schriftliche Leistungs- und Verhaltensbeurteilung, die während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses ausgestellt wird. Im Gegensatz zum Arbeitszeugnis, das erst nach Beendigung der Beschäftigung erteilt wird, dokumentiert das Zwischenzeugnis den aktuellen Stand – die Tätigkeit läuft noch. Daher wird es im Präsens formuliert („er erledigt …“ statt „er erledigte …“).

Es enthält Angaben zur Position, zu den Aufgaben, zum Verhalten im Betrieb und zur Qualität der Arbeit. Ein qualifiziertes Zwischenzeugnis bewertet Leistung und Sozialverhalten; ein einfaches beschränkt sich auf formale Angaben. Das Zwischenzeugnis dient der Karriereplanung, der Bewerbung auf interne oder externe Stellen und der Dokumentation bei betrieblichen Veränderungen. Es hat keine feste Gültigkeitsdauer – für Bewerbungen sollte es jedoch nicht älter als sechs bis zwölf Monate sein, da sich Aufgaben und Leistungen mit der Zeit verändern können.

Zwischenzeugnis vs. Arbeitszeugnis

Zwischenzeugnis und Arbeitszeugnis unterscheiden sich vor allem im Zeitpunkt und in der Formulierung. Das Zwischenzeugnis wird während des laufenden Arbeitsverhältnisses ausgestellt, das Arbeitszeugnis erst nach dessen Beendigung. Daraus folgt: Das Zwischenzeugnis steht im Präsens („er erledigt seine Aufgaben …“), das Arbeitszeugnis in der Vergangenheit („er erledigte seine Aufgaben …“). Ein Zwischenzeugnis enthält kein Enddatum des Arbeitsverhältnisses, da dieses noch andauert. Beim Arbeitszeugnis ist das Enddatum Pflichtbestandteil.

Für Details zu Inhalt, Formulierungen und rechtlichen Pflichten beim Arbeitszeugnis siehe unseren Lexikon-Eintrag zum Arbeitszeugnis. Beide Dokumente – Zwischenzeugnis und Arbeitszeugnis – können mit einer digitalen Personalakte wie Ordio zentral verwaltet und bei Bedarf schnell abgerufen werden.

Anspruch auf Zwischenzeugnis – Rechtliche Grundlagen

Es gibt keinen ausdrücklichen gesetzlichen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis. Anders als beim Arbeitszeugnis nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist der Arbeitgeber nicht pauschal verpflichtet, ein Zwischenzeugnis auszustellen. Ein Anspruch ergibt sich jedoch aus der arbeitsrechtlichen Fürsorgepflicht, wenn ein berechtigter Wunsch vorliegt. Die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) bestätigt dies: Bei triftigem Grund muss der Arbeitgeber ein Zwischenzeugnis ausstellen.

Ein solcher berechtigter Wunsch setzt einen triftigen Grund voraus. Ohne triftigen Grund kann der Arbeitgeber die Ausstellung verweigern. Er darf die Erteilung aber nicht verweigern, um den Arbeitnehmer an sich zu binden – insbesondere nicht, wenn triftige Gründe vorliegen. In vielen Tarifverträgen (z.B. TVöD für den öffentlichen Dienst) und Betriebsvereinbarungen ist der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis bei Vorliegen bestimmter Gründe explizit geregelt. Im TVöD ist ein triftiger Grund z.B. bei Vorgesetztenwechsel, Versetzung oder bei einer Bewerbung auf eine andere Stelle gegeben.

Triftige Gründe sind unter anderem:

• Wechsel des Vorgesetzten – der neue Vorgesetzte kennt deine bisherige Leistung nicht
• Interne Bewerbung auf eine neue Position im Unternehmen
• Betriebliche Veränderungen (Umstrukturierung, Fusion, Verkauf des Unternehmens)
• Längere Abwesenheiten (Elternzeit, Sabbatical, Weiterbildung) – vor der Abwesenheit den aktuellen Stand dokumentieren
• Angekündigte Kündigung durch den Arbeitgeber – hier besteht oft Anspruch auf ein vorläufiges Zeugnis
• Mehrere Jahre im Unternehmen ohne regelmäßige Zwischenbewertung – z.B. nach 5 Jahren ohne schriftliche Beurteilung

Wird das Zwischenzeugnis trotz triftigem Grund verweigert, solltest du den Arbeitgeber schriftlich mit angemessener Frist (z.B. 2 Wochen) erneut auffordern. Bleibt die Weigerung bestehen, kann ein Fachanwalt für Arbeitsrecht weiterhelfen.

Typische Anlässe für ein Zwischenzeugnis

Die häufigsten Anlässe für ein Zwischenzeugnis sind betriebliche oder persönliche Veränderungen, die eine aktuelle Dokumentation der Leistung sinnvoll machen. Wer in solchen Situationen rechtzeitig ein Zwischenzeugnis einholt, schützt sich vor nachträglichen Unklarheiten und hat eine aktuelle Referenz für Bewerbungen oder interne Karriereschritte. Besonders empfehlenswert ist die Anforderung, wenn du mehrere Jahre im Unternehmen bist und noch keine regelmäßige schriftliche Bewertung erhalten hast.

• Vorgesetztenwechsel: Der neue Vorgesetzte kennt deine bisherige Leistung nicht. Ein Zwischenzeugnis vom vorherigen Chef dokumentiert deinen Stand.
• Interne Bewerbung: Bei Bewerbung auf eine neue Stelle im Unternehmen brauchst du oft eine aktuelle Leistungsbeurteilung.
• Umstrukturierung, Fusion, Verkauf: Bei Unternehmensveränderungen schützt ein Zwischenzeugnis vor nachträglichen Unklarheiten.
• Elternzeit, Sabbatical, längere Krankheit: Vor einer längeren Abwesenheit sicherst du dir eine schriftliche Bewertung des aktuellen Stands.
• Angekündigte Kündigung: Wenn der Arbeitgeber kündigt, hast du in der Regel Anspruch auf ein vorläufiges Arbeitszeugnis – das ist rechtlich ein Zwischenzeugnis.

Sofern ein nachvollziehbarer Grund vorliegt, kannst du ein Zwischenzeugnis mehrfach während eines Arbeitsverhältnisses anfordern. Übertreibe es aber nicht: Ein Zwischenzeugnis alle paar Jahre ist üblich; eine Anforderung alle paar Monate ohne neuen Anlass kann der Arbeitgeber ablehnen.

Qualifiziertes vs. einfaches Zwischenzeugnis

Wie beim Arbeitszeugnis unterscheidet man zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Zwischenzeugnis. Das einfache Zwischenzeugnis beschränkt sich auf formale Angaben: Name, Position, Beschäftigungsdauer, Aufgaben. Es enthält keine Bewertung von Leistung oder Verhalten.

Das qualifizierte Zwischenzeugnis enthält zusätzlich eine Bewertung der Leistungen und des Sozialverhaltens. Es beschreibt, wie deine Arbeitsweise und dein Umgang mit Kollegen und Vorgesetzten eingeschätzt werden. Für Bewerbungen, interne Karriereschritte oder die Dokumentation deiner Erfolge solltest du ein qualifiziertes Zwischenzeugnis anfordern. Es ist die bessere Wahl, wenn es um berufliche Weiterentwicklung geht – potenzielle Arbeitgeber erwarten in der Regel eine Bewertung, nicht nur eine Bestätigung der Beschäftigung.

Aufbau und Inhalt eines Zwischenzeugnisses

Der Aufbau eines qualifizierten Zwischenzeugnisses folgt einer klaren Struktur, die sich an gängigen Standards orientiert. Ähnlich wie beim Arbeitszeugnis gliedert es sich in Einleitung, Hauptteil und Schluss. Die Einleitung nennt Name, Geburtsdatum (optional), Eintrittsdatum, Position und Beschäftigungsdauer. Der Hauptteil beschreibt die Aufgaben und bewertet Leistung sowie Sozialverhalten. Die Schlussformel rundet das Zeugnis ab. Die Reihenfolge ist typischerweise (von unten nach oben gelesen, da die Schlussformel oft am Ende steht):

1. Einleitung: Persönliche Daten, Eintrittsdatum, Position, Beschäftigungsdauer
2. Aufgaben und Verantwortungsbereiche: Detaillierte Beschreibung der Tätigkeiten
3. Bewertung: Fachkenntnisse, Arbeitsergebnisse, Arbeitsweise, Belastbarkeit
4. Sozialverhalten: Gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und ggf. Kunden
5. Schlussformel: Dank, Bedauern über das Ausscheiden (falls relevant), Zukunftswünsche

Die Bewertung von Leistung und Verhalten folgt den gleichen Grundsätzen wie beim Arbeitszeugnis: objektiv, wahrheitsgemäß und wohlwollend. Der Arbeitgeber darf keine negativen Aussagen enthalten, muss aber auch nicht übertreiben. Das Zwischenzeugnis wird im Präsens formuliert, da das Arbeitsverhältnis zum Zeitpunkt der Ausstellung noch besteht. Die Schlussformel ist ein wichtiger Indikator für die Gesamtbewertung. Typische Beispiele:

• Sehr gut: „Wir bedauern sein Ausscheiden sehr und wünschen ihm für die Zukunft alles Gute und weiterhin viel Erfolg.“
• Gut: „Wir wünschen ihm für die Zukunft alles Gute und weiterhin beruflichen Erfolg.“
• Durchschnittlich: „Wir wünschen ihm für die Zukunft alles Gute.“

Bei einem Zwischenzeugnis entfällt das „Ausscheiden“, da das Arbeitsverhältnis noch besteht – die Schlussformel dankt dann für die Zusammenarbeit und wünscht für die weitere Tätigkeit oder für zukünftige Vorhaben alles Gute. Eine Mustervorlage für die Formulierung findest du in unserer Arbeitszeugnis-Vorlage – die Struktur ist für Zwischenzeugnis und Arbeitszeugnis ähnlich. Mit Ordio Dokumentenmanagement speicherst du Zeugnisse und andere Personaldokumente zentral und revisionssicher.

Zwischenzeugnis anfordern – Frist und Vorgehen

Du solltest das Zwischenzeugnis schriftlich anfordern und dabei eine nachvollziehbare Begründung angeben. Das erhöht die Bereitschaft des Arbeitgebers, dem Wunsch zügig nachzukommen. Eine gesetzlich festgelegte Frist für die Ausstellung gibt es nicht; üblich sind 2 bis 3 Wochen. Gib in deinem Schreiben den Anlass an – z.B. interne Bewerbung, Vorgesetztenwechsel oder bevorstehende Elternzeit.

Setze bei der Anforderung eine Frist von zwei bis drei Wochen. Lässt sich der Arbeitgeber länger Zeit, muss er einen triftigen Grund nennen. Ohne Begründung kann eine Verzögerung zu Schadenersatzansprüchen führen. Eine mögliche Formulierung für deinen Antrag:

Muster: „Sehr geehrte Frau [Name], ich bitte Sie um die Ausstellung eines qualifizierten Zwischenzeugnisses. Anlass ist meine bevorstehende Bewerbung auf eine interne Stelle in einem anderen Fachbereich. Vielen Dank für Ihre Unterstützung. Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name]“

Mit Ordio kannst du Personaldokumente wie Zeugnisse zentral in der digitalen Personalakte ablegen und bei Bedarf schnell wieder abrufen.

Formulierungen verstehen (Zeugnissprache)

Zwischenzeugnisse verwenden oft standardisierte Formulierungen, die auf eine bestimmte Leistungsbeurteilung hinweisen. Kleine sprachliche Unterschiede können eine große Bedeutung haben. Die Zeugnissprache ist codiert – Arbeitgeber formulieren wohlwollend, aber die Bewertung steckt in Nuancen. Wer die Formulierungen kennt, kann sein Zwischenzeugnis besser einordnen und bei Bedarf eine Korrektur verlangen.

• „Er bemühte sich, den Anforderungen gerecht zu werden.“ – Deutet auf mangelhafte Leistung hin.
• „Er erledigte seine Aufgaben zur vollen Zufriedenheit.“ – Entspricht einer durchschnittlichen Bewertung.
• „Er erledigte seine Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit.“ – Deutet auf eine sehr gute Leistung hin.
• „Er erfüllte die in ihn gesetzten Erwartungen in jeder Hinsicht.“ – Sehr gute Bewertung.
• „Er zeigte stets großes Engagement.“ – Positive Bewertung.

Wichtig: Bei Zwischenzeugnissen steht die Verbstform im Präsens („erledigt“ statt „erledigte“, „zeigt“ statt „zeigte“). Analysiere jede Formulierung genau und fordere bei Unstimmigkeiten eine Korrektur. Arbeitgeber sind zwar zu Wohlwollen verpflichtet, dürfen aber nicht lügen – bei nachweislich falschen Aussagen hast du rechtliche Schritte.

Fehlerhafte oder unzutreffende Zwischenzeugnisse

Enthält das Zwischenzeugnis fehlerhafte Angaben oder unzutreffende Bewertungen, solltest du zunächst das Gespräch mit der zuständigen Person in der Personalabteilung oder dem direkten Vorgesetzten suchen. Oft lassen sich Missverständnisse so klären – z.B. wenn ein falsches Datum oder eine falsche Position eingetragen wurde.

Bleibt eine Korrektur aus, kannst du schriftlich Widerspruch einlegen und eine Frist zur Berichtigung setzen. Bei anhaltender Weigerung kann juristische Unterstützung durch einen Fachanwalt für Arbeitsrecht sinnvoll sein. Ein Zwischenzeugnis ist eine verbindliche Bewertung zum Zeitpunkt der Ausstellung und kann bei Streitigkeiten relevant sein. Der Arbeitgeber ist zur Wahrheit und Wohlwollen verpflichtet – er darf weder lügen noch bewusst negativ formulieren. Ein formal nicht abschließendes Zwischenzeugnis (da das Arbeitsverhältnis noch besteht) stellt dennoch eine rechtlich relevante Bewertung dar.

Fazit

Ein Zwischenzeugnis dokumentiert deine Leistung während des laufenden Arbeitsverhältnisses und ist ein strategisches Werkzeug für die Karriereplanung. Du hast Anspruch darauf, wenn ein triftiger Grund vorliegt – etwa Vorgesetztenwechsel, interne Bewerbung oder längere Abwesenheit. Fordere es schriftlich mit Begründung an, setze eine Frist von 2 bis 3 Wochen und achte auf die Zeugnissprache. Bei qualifizierten Zwischenzeugnissen lohnt sich eine genaue Prüfung der Formulierungen. Nutze die Arbeitszeugnis-Vorlage als Orientierung für Aufbau und Struktur – und speichere ausgestellte Zeugnisse sicher in deiner digitalen Personalakte.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.