Sollstunden: Definition, Berechnung & Arbeitszeitkonto

Sollstunden bilden die Basis für Arbeitszeitplanung und Kontrolle in Unternehmen – sie definieren, wie viele Stunden ein Arbeitnehmer in einem bestimmten Zeitraum leisten soll. Ob in der Gleitzeit, im Schichtbetrieb oder bei flexiblen Arbeitszeitmodellen: Sollstunden dienen als Referenz für die Planung, Kontrolle und Bewertung der tatsächlichen Arbeitszeit. In diesem Beitrag erfährst du, was Sollstunden genau sind, wie sie berechnet werden und welche rechtlichen Grundlagen dabei zu beachten sind.

Die vertraglich oder betrieblich festgelegte Arbeitszeit wird im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder durch Betriebsvereinbarung geregelt. Sie kann täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich festgelegt werden und bildet die Grundlage für den Vergleich zwischen Soll und Ist. Abweichungen zeigen sich als Plus- oder Minusstunden auf dem Arbeitszeitkonto. Mit digitaler Zeiterfassung wie Ordio kannst du Sollstunden transparent verwalten und automatisch berechnen. Weitere Informationen zur Zeiterfassung findest du in unserem Ratgeber.

Was sind Sollstunden? Definition

Sollstunden sind die vertraglich oder betrieblich festgelegte Arbeitszeit, die ein Arbeitnehmer in einem bestimmten Zeitraum (Tag, Woche, Monat oder Jahr) leisten soll. Sie dienen als Referenz für die Planung, Kontrolle und Bewertung der tatsächlichen Arbeitszeit und werden im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder durch Betriebsvereinbarung geregelt.

Im Gegensatz zu Iststunden – den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden – bilden Sollstunden die Vorgabe, an der die tatsächliche Arbeitszeit gemessen wird. Der Soll-Ist-Vergleich zeigt Abweichungen: Wer mehr arbeitet als vereinbart, sammelt Überstunden (Plusstunden); wer weniger arbeitet, sammelt Minusstunden. Sollstunden können täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich festgelegt werden – je nach Arbeitszeitmodell und betrieblicher Praxis.

In Betrieben mit Gleitzeit oder flexiblen Arbeitszeitmodellen sind Sollstunden besonders wichtig: Sie definieren die Basis für das Arbeitszeitkonto und ermöglichen es, Abweichungen zu dokumentieren und auszugleichen. Ohne klare Definition der Sollstunden kann kein Arbeitszeitkonto geführt werden – sie sind die Voraussetzung für transparente Arbeitszeitverwaltung.

Sollstunden vs. Regelarbeitszeit vs. Wochenarbeitszeit vs. Normalarbeitszeit

Die Begriffe Sollstunden, Regelarbeitszeit, Wochenarbeitszeit und Normalarbeitszeit werden häufig verwechselt. Dabei gibt es wichtige Unterschiede:

Sollstunden sind die vertragliche Vorgabe, die Urlaub und Zeitausgleich berücksichtigt. Regelarbeitszeit ist die gesetzliche Vorgabe, die immer die vereinbarte Arbeitszeit widerspiegelt. Wochenarbeitszeit ist die zeitliche Ebene – sie bildet die Basis für die Berechnung monatlicher oder jährlicher Sollstunden. Normalarbeitszeit ist ein Synonym für Regelarbeitszeit und bezeichnet die gesetzlich erlaubte regelmäßige Arbeitszeit.

Ein wichtiger Unterschied: Sollstunden können sich von der Regelarbeitszeit unterscheiden, wenn Urlaub, Feiertage oder Zeitausgleich berücksichtigt werden. Die Regelarbeitszeit bleibt dagegen konstant – sie spiegelt immer die vereinbarte Arbeitszeit wider, unabhängig von Abwesenheiten.

In Gleitzeitmodellen gibt es zusätzlich die Kernarbeitszeit – einen festen Zeitraum, in dem alle Mitarbeiter anwesend sein müssen. Die Kernarbeitszeit ist Teil der Sollstunden, aber nicht identisch mit ihnen: Sollstunden umfassen die gesamte vereinbarte Arbeitszeit, während die Kernarbeitszeit nur den festen Zeitraum innerhalb der Gleitzeit definiert.

Rechtliche Grundlagen: ArbZG und gesetzliche Regelungen

Die rechtlichen Grundlagen für Sollstunden ergeben sich aus dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und weiteren gesetzlichen Regelungen. Das ArbZG definiert maximale Arbeitszeiten und Ausgleichsfristen, die auch für Sollstunden gelten.

ArbZG § 3: Maximale tägliche Arbeitszeit

Nach § 3 ArbZG darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann ausnahmsweise auf bis zu zehn Stunden pro Tag verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden. Dies bedeutet: Die täglichen Sollstunden dürfen maximal zehn Stunden betragen, müssen aber im Durchschnitt über sechs Monate oder 24 Wochen bei acht Stunden liegen.

ArbZG § 7: Maximale wöchentliche Arbeitszeit

§ 7 ArbZG ermöglicht Abweichungen durch Tarifverträge oder Betriebs-/Dienstvereinbarungen. Die Arbeitszeit kann verlängert werden, wenn regelmäßig und in erheblichem Umfang Arbeitsbereitschaft oder Bereitschaftsdienst in die Arbeitszeit fällt. Für spezifische Bereiche (Landwirtschaft, Pflege/Betreuung, öffentlicher Dienst) können Regelungen der Eigenart der Tätigkeit angepasst werden, sofern der Gesundheitsschutz durch Zeitausgleich gewährleistet wird. Bei Abweichungen darf die Arbeitszeit 48 Stunden wöchentlich im Durchschnitt von 12 Kalendermonaten nicht überschreiten.

ArbZG § 9 und § 10: Sonn- und Feiertagsarbeit

§ 9 ArbZG verbietet grundsätzlich die Arbeit an Sonn- und gesetzlichen Feiertagen. § 10 ArbZG regelt Ausnahmen – etwa für Not- und Rettungsdienste, Gastronomie oder kontinuierliche Produktion. Sollstunden müssen diese Regelungen berücksichtigen: Arbeit an Sonn- und Feiertagen ist nur in Ausnahmefällen zulässig und erfordert einen Zeitausgleich.

Tarifverträge und abweichende Regelungen

Tarifverträge können abweichende Regelungen treffen, die von den gesetzlichen Vorgaben abweichen. So können etwa längere Ausgleichsfristen vereinbart werden oder spezifische Regelungen für bestimmte Branchen. Betriebsvereinbarungen können ebenfalls abweichende Regelungen enthalten, wenn sie mit dem ArbZG vereinbar sind. Sollstunden müssen diese tariflichen oder betrieblichen Regelungen berücksichtigen.

Wie werden Sollstunden berechnet? (Tag/Woche/Monat/Jahr)

Die Berechnung von Sollstunden hängt vom gewählten Zeitraum ab. Grundlage ist meist die wöchentliche Arbeitszeit, die dann auf Tag, Monat oder Jahr umgerechnet wird. Für die Umrechnung wird der Wochenfaktor verwendet – ein Durchschnittswert, der die unterschiedliche Anzahl von Wochen pro Monat berücksichtigt. Mit einem Arbeitszeitrechner kannst du Sollstunden schnell und präzise berechnen.

Tägliche Sollstunden berechnen

Die täglichen Sollstunden ergeben sich aus der wöchentlichen Arbeitszeit geteilt durch die Anzahl der Arbeitstage pro Woche:

Beispiel: Bei einer Wochenarbeitszeit von 40 Stunden und 5 Arbeitstagen pro Woche betragen die täglichen Sollstunden 8 Stunden (40 ÷ 5 = 8). Bei einer 30-Stunden-Woche mit 5 Arbeitstagen sind es 6 Stunden pro Tag.

Wöchentliche Sollstunden berechnen

Die wöchentlichen Sollstunden entsprechen der vereinbarten Wochenarbeitszeit. Sie können auch aus monatlichen Sollstunden berechnet werden:

Beispiel: Bei 174 Monatssollstunden beträgt die Wochenarbeitszeit 40 Stunden (174 ÷ 4.35 = 40).

Monatliche Sollstunden berechnen (Wochenfaktor 4.35)

Die monatlichen Sollstunden werden mit dem Wochenfaktor berechnet. Der Standard-Wochenfaktor beträgt 4.35 gemäß Lohnsteuerrichtlinie:

Der Wochenfaktor 4.35 ergibt sich aus der Berechnung von 52 Wochen pro Jahr geteilt durch 12 Monate. Er berücksichtigt Schaltjahre im Durchschnitt und ist der Standard für die Berechnung von Monatsstunden.

Beispiele:

• Vollzeit (40 Stunden/Woche): 40 × 4.35 = 174 Stunden pro Monat
• Teilzeit (20 Stunden/Woche): 20 × 4.35 = 87 Stunden pro Monat
• Teilzeit (30 Stunden/Woche): 30 × 4.35 = 130.5 Stunden pro Monat

Jährliche Sollstunden berechnen

Die jährlichen Sollstunden ergeben sich aus der Wochenarbeitszeit multipliziert mit 52 Wochen:

Beispiele:

• Vollzeit (40 Stunden/Woche): 40 × 52 = 2,080 Stunden pro Jahr
• Teilzeit (20 Stunden/Woche): 20 × 52 = 1,040 Stunden pro Jahr
• Teilzeit (30 Stunden/Woche): 30 × 52 = 1,560 Stunden pro Jahr

Wochenfaktor 4.35 vs 4.33

Neben dem Standard-Wochenfaktor 4.35 gibt es auch den Wochenfaktor 4.33 als Alternative. Der Unterschied:

• Wochenfaktor 4.35: Standard gemäß Lohnsteuerrichtlinie, berücksichtigt Schaltjahre im Durchschnitt (52 Wochen ÷ 12 Monate = 4.333...; mit Schaltjahr-Berücksichtigung: 4.35)
• Wochenfaktor 4.33: Alternative für einfachere Berechnungen, lässt Schaltjahre im Mittel unberücksichtigt

Die meisten Unternehmen verwenden den Wochenfaktor 4.35, da er genauer ist und der Lohnsteuerrichtlinie entspricht. Der Wochenfaktor 4.33 wird seltener verwendet und kann zu leichten Abweichungen führen.

Wichtig: Die Monatssollstunden bleiben konstant, unabhängig von der tatsächlichen Länge des Monats. Dies ermöglicht eine "verstetigte Monatsarbeitszeit" – der Mitarbeiter erhält jeden Monat das gleiche Gehalt, auch wenn der Monat unterschiedlich viele Arbeitstage hat.

Sollstunden und Arbeitszeitkonto: Integration mit Gleitzeit

Sollstunden bilden die Referenz für das Arbeitszeitkonto. Der Soll-Ist-Vergleich zeigt Abweichungen: Wer mehr arbeitet als vereinbart, sammelt Plusstunden (Überstunden); wer weniger arbeitet, sammelt Minusstunden. Das Arbeitszeitkonto dokumentiert diese Abweichungen und ermöglicht den Ausgleich über einen bestimmten Zeitraum.

In Gleitzeitmodellen sind Sollstunden besonders wichtig: Sie definieren die Basis für flexible Arbeitszeiten. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit innerhalb bestimmter Grenzen flexibel gestalten – solange sie ihre Sollstunden im Durchschnitt erreichen. Die Sollstunden werden dabei über einen Ausgleichszeitraum (z.B. einen Monat oder ein Quartal) betrachtet.

Es gibt verschiedene Arten von Arbeitszeitkonten:

• Kurzzeitkonten: Ausgleichsfrist von einem Monat
• Langzeitkonten: Ausgleichsfrist von mehreren Monaten oder Jahren
• Ampelkonten: Klare Ober- und Untergrenzen für Plus- und Minusstunden

Voraussetzung für ein Arbeitszeitkonto ist eine vertragliche Regelung – im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung. Ohne eine solche Regelung kann kein Arbeitszeitkonto geführt werden, und Sollstunden dienen nur als Planungsgrundlage, nicht als Basis für Plus- oder Minusstunden.

Mit Ordio Zeiterfassung führst du Arbeitszeitkonten digital und transparent. Die Software erfasst automatisch Iststunden, vergleicht sie mit den Sollstunden und zeigt Abweichungen in Echtzeit. So behältst du den Überblick über Plus- und Minusstunden und kannst frühzeitig auf Abweichungen reagieren. Weitere Informationen zur Zeiterfassung findest du in unserem Ratgeber.

Sonderfälle: Krankheit, Feiertage, Kurzarbeit, Teilzeit

In bestimmten Situationen gelten besondere Regelungen für Sollstunden. Krankheit, Feiertage, Kurzarbeit und Teilzeit beeinflussen die Berechnung und Anrechnung von Sollstunden unterschiedlich.

Krankheit und Entgeltfortzahlung (EntgFG § 3)

Laut § 3 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) haben arbeitsunfähige Arbeitnehmer ohne Verschulden Anspruch auf Entgeltfortzahlung für bis zu sechs Wochen. Während der Krankheit entfallen die Sollstunden – es entstehen keine Minusstunden. Der Arbeitgeber muss das Arbeitsentgelt zahlen, das der Arbeitnehmer ohne den Arbeitsausfall erhalten hätte.

Wichtig: Die Entgeltfortzahlung gilt nur für die ersten sechs Wochen einer ununterbrochenen Krankheit. Danach greift das Krankengeld der Krankenkasse. Die Sollstunden werden während der gesamten Krankheitsdauer nicht angerechnet – unabhängig davon, ob Entgeltfortzahlung oder Krankengeld gezahlt wird.

Feiertage (EntgFG § 2)

Nach § 2 EntgFG muss der Arbeitgeber das Arbeitsentgelt zahlen, das der Arbeitnehmer ohne den Arbeitsausfall an einem Feiertag erhalten hätte. Feiertage führen nicht zu Minusstunden – die Sollstunden werden entsprechend reduziert, oder der Feiertag wird als Arbeitszeit angerechnet.

Werden Feiertage von den Sollstunden abgezogen, ist das rechtswidrig. Feiertage gelten als Arbeitszeit und dürfen nicht als Minusstunden verbucht werden. Der Arbeitgeber muss die Feiertagsvergütung zahlen, auch wenn der Arbeitnehmer an diesem Tag nicht arbeitet.

Kurzarbeit

Bei Kurzarbeit werden die Sollstunden entsprechend reduziert. Die reduzierte Arbeitszeit ist vertraglich angepasst – es entstehen keine Minusstunden im üblichen Sinne. Die Sollstunden werden für die Dauer der Kurzarbeit entsprechend dem Kurzarbeitergeld-Modell angepasst.

Wichtig: Kurzarbeit ist kein Minusstunden-Modell. Die fehlenden Stunden sind Teil des Kurzarbeitergeld-Modells und werden nicht als Minusstunden verbucht. Die Sollstunden werden für die Dauer der Kurzarbeit reduziert, aber nicht negativ.

Teilzeit

Bei Teilzeit werden die Sollstunden entsprechend reduziert. Beispiel: Bei einer Teilzeitstelle mit 20 Stunden pro Woche betragen die monatlichen Sollstunden 87 Stunden (20 × 4.35 = 87). Bei 30 Stunden pro Woche sind es 130.5 Stunden pro Monat.

Die Berechnung erfolgt genauso wie bei Vollzeit – nur mit der reduzierten Wochenarbeitszeit. Die Sollstunden werden proportional zur vereinbarten Arbeitszeit berechnet.

Urlaub (BUrlG)

Urlaubstage nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) zählen als Arbeitszeit – es entstehen keine Minusstunden während des Urlaubs. Die Sollstunden werden während des Urlaubs nicht angerechnet, aber auch nicht als Minusstunden verbucht. Der Urlaub dient der Erholung und ist gesetzlich geschützt.

Branchenspezifische Berechnung (Pflege)

In bestimmten Branchen wie der Pflege gelten besondere Regelungen für Sollstunden. Beispiel: Bei 12-Stunden-Schichten werden die Sollstunden entsprechend berechnet. Eine 12-Stunden-Schicht entspricht 12 Sollstunden pro Tag – unabhängig von der üblichen 8-Stunden-Regelung.

Die Berechnung erfolgt nach den branchenspezifischen Regelungen und Tarifverträgen. In der Pflege sind längere Schichten üblich, daher werden die Sollstunden entsprechend angepasst.

Kontrolle und Dokumentation: Digitale Zeiterfassung

Das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet Arbeitgeber, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. Sollstunden müssen transparent und nachvollziehbar berechnet werden – digitale Lösungen erleichtern die Führung des Arbeitszeitkontos und die Kontrolle der Einhaltung von Sollstunden.

Mit digitaler Zeiterfassung wie Ordio kannst du Sollstunden digital verwalten und automatisch berechnen. Die Software erfasst Iststunden, vergleicht sie mit den Sollstunden und zeigt Abweichungen in Echtzeit. So behältst du den Überblick über Plus- und Minusstunden und kannst frühzeitig auf Abweichungen reagieren. Mit Ordio Abwesenheitsverwaltung werden Feiertage und Urlaub automatisch berücksichtigt, sodass Sollstunden korrekt berechnet werden. Weitere Informationen zur Zeiterfassung findest du in unserem Ratgeber.

Vorteile digitaler Zeiterfassung für Sollstunden:

• Automatische Berechnung von Sollstunden (Tag/Woche/Monat/Jahr)
• Soll-Ist-Vergleich in Echtzeit
• Transparente Dokumentation für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
• Integration mit Schichtplanung und Abwesenheitsverwaltung
• Automatische Berücksichtigung von Feiertagen und Urlaub

Mit Ordio Zeiterfassung führst du Arbeitszeitkonten digital und transparent. Die Software berechnet Sollstunden automatisch, erfasst Iststunden und zeigt Abweichungen sofort an. So behältst du den Überblick über Plus- und Minusstunden und kannst frühzeitig auf Abweichungen reagieren. Weitere Informationen zur Zeiterfassung findest du in unserem Ratgeber.

Best Practices: Sollstunden im Unternehmen umsetzen

Für eine erfolgreiche Umsetzung von Sollstunden im Unternehmen sind klare Regelungen und transparente Kommunikation wichtig. Best Practices helfen, Konflikte zu vermeiden und eine faire Arbeitszeitverwaltung zu gewährleisten.

Klare Definition im Arbeitsvertrag: Sollstunden sollten im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung klar definiert sein. Die Regelung sollte die wöchentliche Arbeitszeit, die Berechnung monatlicher Sollstunden und die Ausgleichsfristen für das Arbeitszeitkonto enthalten.

Transparente Kommunikation: Mitarbeiter sollten ihre Sollstunden kennen und verstehen, wie sie berechnet werden. Regelmäßige Abstimmung und Information helfen, Missverständnisse zu vermeiden.

Regelmäßige Kontrolle: Die Einhaltung von Sollstunden sollte regelmäßig kontrolliert werden. Digitale Zeiterfassung erleichtert die Kontrolle und zeigt Abweichungen frühzeitig an.

Digitale Zeiterfassung: Eine digitale Lösung wie Ordio erleichtert die Verwaltung von Sollstunden. Die Software berechnet Sollstunden automatisch, erfasst Iststunden und zeigt Abweichungen in Echtzeit.

Integration mit Schichtplanung: Sollstunden sollten mit der Schichtplanung integriert sein. Mit Ordio Schichtplanung kannst du Sollstunden direkt in die Planung einbeziehen und sicherstellen, dass Mitarbeiter ihre Sollstunden erreichen können.

Best Practices für Gleitzeitmodelle: In Gleitzeitmodellen sollten klare Kernarbeitszeiten und Ausgleichsfristen definiert sein. Die Sollstunden sollten über einen Ausgleichszeitraum (z.B. einen Monat oder ein Quartal) betrachtet werden, damit Mitarbeiter ihre Arbeitszeit flexibel gestalten können.

Fazit

Sollstunden bilden die Basis für Arbeitszeitplanung und Kontrolle in Unternehmen. Sie definieren, wie viele Stunden ein Arbeitnehmer in einem bestimmten Zeitraum leisten soll, und dienen als Referenz für die Planung, Kontrolle und Bewertung der tatsächlichen Arbeitszeit. Die Berechnung erfolgt mit dem Wochenfaktor 4.35 (Standard gemäß Lohnsteuerrichtlinie) und kann für Tag, Woche, Monat oder Jahr erfolgen.

Rechtliche Grundlagen ergeben sich aus dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und weiteren gesetzlichen Regelungen. Krankheit (EntgFG § 3), Feiertage (EntgFG § 2) und Urlaub (BUrlG) führen nicht zu Minusstunden – die Sollstunden werden entsprechend angepasst oder entfallen.

Mit digitaler Zeiterfassung wie Ordio kannst du Sollstunden transparent verwalten und automatisch berechnen. Die Software erfasst Iststunden, vergleicht sie mit den Sollstunden und zeigt Abweichungen in Echtzeit. So behältst du den Überblick über Plus- und Minusstunden und kannst frühzeitig auf Abweichungen reagieren.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.