Outplacement: Definition, Kosten & Aufhebungsvertrag

Personalabbau, Restrukturierung, Fusion – wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen müssen, hinterlässt das oft Unsicherheit und Frust. Outplacement ist die vom Arbeitgeber finanzierte Beratung zur beruflichen Neuorientierung: Sie unterstützt ausscheidende Mitarbeiter bei der Stellensuche und hilft Unternehmen, die Trennung sozialverträglich zu gestalten. In diesem Lexikon-Artikel erfährst du, was Outplacement ist, welche Arten es gibt, was es kostet und wie du es im Aufhebungsvertrag regelst – inklusive Steuer und staatlicher Förderung.

Outplacement ist kein Ersatz für die Kündigung, sondern eine ergänzende Leistung: Der Arbeitgeber bietet Beratung an, der Mitarbeiter entscheidet freiwillig, ob er sie nutzt. Das stärkt das Employer Branding, reduziert das Risiko von Rechtsstreitigkeiten und erleichtert den Übergang in einen neuen Job. Ordio unterstützt HR-Teams mit digitaler Personalakte und Dokumentenmanagement – so bleiben alle Unterlagen beim Ausscheiden übersichtlich.

Was ist Outplacement? Definition

Outplacement (auch Newplacement genannt) ist eine vom Arbeitgeber finanzierte Beratung zur beruflichen Neuorientierung und Stellensuche. Sie richtet sich an Mitarbeiter, die aufgrund von Personalabbau eine Kündigung oder einen Aufhebungsvertrag erhalten haben. Ziel ist es, den betroffenen Personen den Übergang zu einer neuen Beschäftigung zu erleichtern und gleichzeitig die Trennung für das Unternehmen sozialverträglich zu gestalten.

Was heißt Outplacement auf Deutsch? Im HR-Bereich spricht man von „Trennungsmanagement“ oder „beruflicher Neuorientierungsberatung“. Outplacement ist keine Personalvermittlung – der Berater hilft zur Selbsthilfe: Bewerbungsunterlagen optimieren, Vorstellungsgespräche trainieren, Strategie entwickeln. Was ist Outplacement im Personalmanagement? Ein integraler Bestandteil des Trennungsmanagements, der sowohl intern (durch eigene HR-Mitarbeiter) als auch extern (durch spezialisierte Berater) durchgeführt werden kann. Das Gegenstück ist Inplacement: die Begleitung bei der Einarbeitung am neuen Arbeitsplatz. Beide Begriffe stammen aus dem Englischen und haben sich im deutschen Personalmanagement etabliert.

Outplacement vs. Offboarding

Outplacement und Offboarding werden oft verwechselt – dabei sind sie unterschiedlich, aber verwandt. Offboarding ist der gesamte strukturierte Trennungsprozess: von der Kündigungsbestätigung über die Übergabe von Aufgaben bis zur Rückgabe von Zugängen und Geräten. Outplacement ist ein Teil davon – die Beratung zur beruflichen Neuorientierung nach dem Ausscheiden.

Outplacement ersetzt nicht die Kündigung und ist auch keine Alternative dazu. Es ist eine zusätzliche Leistung, die der Arbeitgeber anbietet, um den Übergang zu erleichtern. Wer ein professionelles Offboarding plant, kann Outplacement als Baustein integrieren – besonders bei betriebsbedingten Kündigungen oder größeren Restrukturierungen.

Arten von Outplacement

Outplacement gibt es in verschiedenen Formen – je nach Situation und Budget:

Einzel-Outplacement

Der Mitarbeiter – häufig eine Fach- oder Führungskraft – erhält eine individuelle Beratung, die auf seine Bedürfnisse und Karriereziele zugeschnitten ist. Die Beratung läuft in Stunden-, Monats- oder unbefristeten Programmen ab. Einzel-Outplacement ist intensiver und teurer, eignet sich aber besonders für Führungskräfte oder Spezialisten mit hohem Gehaltsniveau.

Gruppen-Outplacement

Bei größerem Personalabbau (z.B. Schließung einer Abteilung, Fusion) werden mehrere Mitarbeiter gemeinsam betreut. Gruppen-Outplacement umfasst Workshops und Seminare zu Bewerbungsstrategien, Netzwerkaufbau und Karriereplanung – oft kombiniert mit Einzelgesprächen. Pro Person ist es günstiger als Einzel-Outplacement.

Zusätzlich gibt es virtuelles Outplacement: Beratung per Videotelefonie und Online-Formate, ohne physische Präsenz. Programme können als Stundenprogramm (festgelegte Stundenzahl), Monatsprogramm (festgelegte Dauer) oder unbefristet (bis zur erfolgreichen Vermittlung) vereinbart werden.

Gründe und Anlässe für Outplacement

Outplacement wird typischerweise in folgenden Situationen angeboten:

• Rationalisierung: Stellenabbau wegen wirtschaftlicher Schwierigkeiten
• Insolvenz oder Verkauf: Betrieb muss geschlossen oder umstrukturiert werden
• Fusionen und Übernahmen: Doppelstellen werden abgebaut
• Standortwechsel: Arbeitsplätze werden verlagert, Mitarbeiter können nicht mit
• Restrukturierung: Abteilungen werden aufgelöst oder neu organisiert
• Einvernehmliche Trennungen: Auch bei Aufhebungsverträgen ohne betriebliche Notlage kann Outplacement angeboten werden

In allen Fällen signalisiert Outplacement: Der Arbeitgeber übernimmt Verantwortung und unterstützt den Mitarbeiter beim Neustart. Das wirkt positiv auf die Moral der verbleibenden Belegschaft und schützt vor negativen Bewertungen oder Klagen. Ist Outplacement eine Alternative zur Kündigung? Nein – Outplacement ersetzt die Kündigung nicht. Es ist eine ergänzende Leistung, die den Trennungsprozess begleitet. Bei einvernehmlichen Aufhebungsverträgen kann Outplacement die Verhandlungen erleichtern und die Akzeptanz beim Mitarbeiter erhöhen.

Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Outplacement bringt Vorteile für beide Seiten:

Vorteile für Arbeitnehmer

• Schnellere Stellensuche durch professionelle Beratung
• Optimierte Bewerbungsunterlagen und bessere Chancen auf dem Arbeitsmarkt
• Emotionale Unterstützung in der Übergangsphase
• Netzwerkaufbau und Zugang zu Stellenangeboten
• Optional: Jobgarantie je nach Programm

Vorteile für Arbeitgeber

• Stärkung des Employer Brandings – faire Trennung wirkt nach
• Reduziertes Risiko von Rechtsstreitigkeiten und Kündigungsschutzklagen
• Höhere Akzeptanz von Aufhebungsverträgen bei den Betroffenen
• Besseres Betriebsklima – verbleibende Mitarbeiter sehen, dass der Arbeitgeber Verantwortung übernimmt
• Vermeidung negativer Bewertungen auf Arbeitgeberportalen

Nachteile von Outplacement (z.B. Kosten für den Arbeitgeber, Abhängigkeit von der Qualität des Beraters, begrenzte Dauer bei befristeten Programmen) können je nach Situation auftreten. Sie werden oft in FAQs oder im Beratungsgespräch thematisiert. Für die meisten Unternehmen überwiegen die Vorteile – besonders bei sensiblen Trennungen oder größeren Umstrukturierungen.

Ablauf: Wie funktioniert Outplacement?

Wie läuft Outplacement ab? Ein typischer Outplacement-Prozess umfasst sechs Phasen. Die Beratung kann bereits während der Kündigungsfrist starten – so erhöht sich die Chance, schnell eine neue Stelle zu finden.

1. Phase 1: Analyse der Ist-Situation und Ziele – Erstgespräch: Wo steht der Mitarbeiter beruflich und privat? Welche Ziele hat er? Was sind die Rahmenbedingungen (Branche, Standort, Gehaltswunsch)?
2. Phase 2: Qualifikation und Potenziale – SWOT-Analyse, Hard und Soft Skills, Lücken identifizieren. Bei Bedarf: Weiterbildung oder Umschulung vermitteln.
3. Phase 3: Bewerbungsstrategie – Strategie entwickeln: Welche Stellen passen? Welche Kanäle nutzen? Wie positioniert sich der Bewerber?
4. Phase 4: Bewerbungsunterlagen – Lebenslauf und Anschreiben optimieren, Online-Profil (z.B. LinkedIn) erstellen, Vorstellungsgespräche und Assessment Center trainieren.
5. Phase 5: Jobsuche – Gemeinsam Stellenanzeigen sichten, Bewerbungen versenden, Kontakte nutzen. Der Berater unterstützt mit seinem Netzwerk und Marktkenntnissen.
6. Phase 6: Begleitung in der Probezeit – Nach Vertragsabschluss: Unterstützung bei Verhandlungen und Einarbeitung am neuen Arbeitsplatz (Inplacement).

Die Teilnahme ist freiwillig – der Mitarbeiter entscheidet selbst, ob er die Beratung nutzt. Viele starten bereits in der verbleibenden Zeit im Unternehmen, um die Arbeitslosigkeit zu vermeiden. Der Outplacement-Berater begleitet den Mitarbeiter auch bei schwierigen Gesprächen – z.B. wenn es um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis oder eine höhere Abfindung geht. Wie funktioniert Outplacement in der Praxis? Die Phasen bauen aufeinander auf: Erst Analyse und Strategie, dann Bewerbungsunterlagen und Jobsuche, schließlich Begleitung bis zur Probezeit im neuen Job.

Outplacement und Kosten

Was kostet eine Outplacement-Beratung? Die Kosten variieren stark – abhängig von Art, Dauer und Karrierelevel des Mitarbeiters. In der Regel übernimmt der Arbeitgeber die Kosten. Eine Orientierung:

Wie lange dauert ein Outplacement? Entweder befristet (z.B. 3, 6 oder 12 Monate) oder unbefristet bis zur erfolgreichen Vermittlung. Wer bezahlt Outplacement? In der Regel der Arbeitgeber – als Teil des Trennungsmanagements. Die genauen Konditionen werden oft im Aufhebungsvertrag festgehalten. Einflussfaktoren auf die Höhe: Beratungsdauer, Position des Mitarbeiters (Führungskräfte teurer), Jobgarantie, Nutzung von Klientenbüros und zusätzlichen Kursen. Einige Anbieter berechnen einen Prozentsatz des Bruttojahresgehalts, andere arbeiten mit Festpreisen – vergleiche Angebote, bevor du dich entscheidest.

Outplacement im Aufhebungsvertrag

Es gibt keine gesetzliche Pflicht für Outplacement – der Einsatz hängt von der Unternehmensstrategie ab. Viele Arbeitgeber regeln Outplacement im Aufhebungsvertrag: Dauer, Budget, Anbieter. Manchmal steht der Mitarbeiter vor der Wahl: Outplacement oder höhere Abfindung.

Im Vertrag solltest du festhalten: Wie lange gilt die Kostenübernahme? Sind Netto- oder Bruttobeträge gemeint? Wird das Budget mit der Abfindung verrechnet? Ein klares Schriftstück vermeidet spätere Streitigkeiten. Bei betriebsbedingten Kündigungen kann Outplacement die Akzeptanz eines Aufhebungsvertrags erhöhen – der Mitarbeiter erhält neben der Abfindung Unterstützung bei der Stellensuche. Ordio unterstützt mit Dokumentenmanagement – Verträge und Übergabeprotokolle bleiben zentral abgelegt.

Steuerliche Behandlung

Ist Outplacement steuerfrei? Seit dem Jahressteuergesetz 2020 (JStG 2020) gilt: Outplacement-Beratung ist lohnsteuerfrei, da sie nicht mehr als geldwerter Vorteil behandelt wird. Die rechtliche Grundlage ist § 3 Nr. 19 EStG. Ist Outplacement ein geldwerter Vorteil? Nein – die Beratung dient der beruflichen Neuorientierung und Verbesserung der Beschäftigungsfähigkeit, nicht der Belohnung.

Voraussetzungen: Die Leistung muss der beruflichen Neuorientierung dienen, der Arbeitgeber erbringt sie selbst oder beauftragt einen Dritten, und das Arbeitsverhältnis kann noch andauern oder bereits beendet sein. In der Regel ist Outplacement auch sozialversicherungsfrei. Ein Werbungskostenabzug beim Arbeitnehmer ist ausgeschlossen.

Staatliche Förderung

Die Agentur für Arbeit kann Outplacement im Rahmen von Transfermaßnahmen fördern – bei dauerhaftem, unvermeidbarem Stellenabbau aufgrund einer Betriebsänderung. Der Zuschuss beträgt bis zu 50 % der erforderlichen und angemessenen Maßnahmenkosten, maximal 2.500 EUR je Arbeitnehmer.

Voraussetzungen: Transferberatung bei der zuständigen Agentur für Arbeit vereinbaren, Maßnahmen von einer zertifizierten Transferagentur durchführen lassen, Arbeitgeber beteiligt sich mindestens zu gleichen Teilen an den Kosten. Detaillierte Informationen findest du im Merkblatt Transferleistungen der Bundesagentur für Arbeit.

Tipps für Arbeitgeber

So setzt du Outplacement erfolgreich ein:

• Frühzeitig einplanen: Outplacement in den Trennungsprozess integrieren, nicht erst am letzten Tag anbieten
• Zertifizierte Anbieter wählen: Träger von Transfermaßnahmen haben die nötigen Qualifikationen und ermöglichen ggf. Förderung
• Im Aufhebungsvertrag regeln: Dauer, Budget und Anbieter schriftlich festhalten
• Transparenz: Den Mitarbeiter über das Angebot und den Ablauf informieren
• Digitale Prozesse: Mit digitaler Personalakte und Dokumentenmanagement bleiben Arbeitszeugnisse, Kündigungsbestätigungen und Verträge übersichtlich – auch beim Ausscheiden mehrerer Mitarbeiter

Ordio unterstützt HR-Teams bei der Verwaltung von Personalakten und Dokumenten – so behältst du auch bei Restrukturierungen den Überblick. Bei mehreren Ausscheidenden gleichzeitig: Eine zentrale Ablage für Arbeitszeugnisse, Kündigungsbestätigungen und Aufhebungsverträge spart Zeit und reduziert Fehler. Die Abwesenheitsverwaltung hilft dabei, Resturlaub und Freistellungen korrekt zu erfassen – auch wenn Mitarbeiter vor Ende der Kündigungsfrist freigestellt werden.

Fazit

Outplacement ist die vom Arbeitgeber finanzierte Beratung zur beruflichen Neuorientierung für ausscheidende Mitarbeiter. Sie stärkt das Employer Branding, reduziert Rechtsstreitigkeiten und erleichtert den Übergang in einen neuen Job. Die Kosten trägt in der Regel der Arbeitgeber; seit 2020 ist Outplacement lohnsteuerfrei (§ 3 Nr. 19 EStG). Die Agentur für Arbeit kann bis zu 50 % der Kosten übernehmen (max. 2.500 EUR pro Arbeitnehmer). Regle Outplacement im Aufhebungsvertrag und plane es frühzeitig in dein Offboarding ein – so gelingt eine faire, sozialverträgliche Trennung.

Ob Einzel- oder Gruppen-Outplacement: Wähle zertifizierte Anbieter, halte Dauer und Budget im Aufhebungsvertrag fest und informiere den Mitarbeiter transparent. Mit digitaler Personalakte und Dokumentenmanagement behältst du auch bei Restrukturierungen den Überblick – von Arbeitszeugnissen bis zu Übergabeprotokollen.