Fehlzeitenmanagement: Definition, Kennzahlen & Maßnahmen

Laut Statistischem Bundesamt kosten kranke Mitarbeitende die deutsche Wirtschaft jährlich rund 225 Milliarden Euro. Fehlzeitenmanagement ist der systematische Prozess, mit dem Unternehmen Abwesenheiten erfassen, analysieren und reduzieren – von Krankmeldungen über Urlaub bis hin zu Absentismus. Ohne strukturiertes Vorgehen bleiben Fehlzeiten unübersichtlich, Muster werden übersehen und Kosten steigen.

In diesem Lexikon-Eintrag erfährst du, was Fehlzeitenmanagement genau bedeutet, wie es sich von Absentismus und Abwesenheitsmanagement unterscheidet, welche Kennzahlen und Maßnahmen zentral sind und wie du mit digitalen Tools wie Ordio Fehlzeiten effektiv steuerst. Mit Ordio Abwesenheiten und Zeiterfassung behältst du den Überblick – transparent und gesetzeskonform.

Was ist Fehlzeitenmanagement? Definition

Fehlzeitenmanagement bezeichnet alle Maßnahmen eines Unternehmens, die darauf ausgelegt sind, krankheitsbedingte oder anderweitige Abwesenheiten von Mitarbeitenden systematisch zu erfassen, zu analysieren und zu reduzieren. Es ist ein Teilbereich des Personalmanagements mit Fokus auf Prävention und Kostensenkung. Ziel ist es, Ursachen zu verstehen, Muster zu erkennen und gezielt gegenzusteuern – nicht nur zu dokumentieren.

Die Ziele umfassen die Optimierung der Personalführung, die Förderung der Mitarbeitermotivation, die Minimierung nicht-krankheitsbedingter Fehlzeiten (z.B. Absentismus) und die Reduzierung krankheitsbedingter Fehlzeiten durch betriebliches Gesundheitsmanagement. Ein gutes Fehlzeitenmanagement beinhaltet Fehlzeitengespräche, Rückkehrgespräche und erfolgreiche Wiedereingliederungsmaßnahmen.

Ein gutes Fehlzeitenmanagement umfasst die Erfassung (z.B. via Abwesenheitsverwaltung und Zeiterfassung), die regelmäßige Auswertung von Kennzahlen sowie präventive und reaktive Maßnahmen. Mit Ordio behältst du Urlaub, Krankmeldungen und Sonderurlaub zentral im Blick und kannst frühzeitig handeln.

Ohne systematische Erfassung bleiben Fehlzeiten unübersichtlich – Excel-Listen oder manuelle Notizen reichen oft nicht aus. Digitale Tools erlauben Auswertungen nach Mitarbeiter, Abteilung, Zeitraum oder Art der Abwesenheit. So erkennst du Muster: Wer fehlt häufig? An welchen Tagen? Gibt es Auffälligkeiten vor Feiertagen oder in bestimmten Teams?

Fehlzeitenmanagement vs. Absentismus vs. Abwesenheitsmanagement

Die Begriffe werden oft verwechselt oder synonym verwendet, unterscheiden sich aber in ihrem Fokus:

• Fehlzeitenmanagement: Der Prozess – systematische Erfassung, Analyse und Reduktion von Fehlzeiten. Fokus: Prävention, Kostensenkung, Muster erkennen.
• Absentismus: Ein Verhalten – gewohnheitsmäßige, überdurchschnittlich hohe Abwesenheit ohne triftigen Grund. Fehlzeitenmanagement hilft, Absentismus zu erkennen und zu bekämpfen.
• Abwesenheitsmanagement: Betont Gesundheitsförderung und Reintegration – BEM, Wiedereingliederung, Erhalt der Arbeitsfähigkeit. Ergänzt Fehlzeitenmanagement um die Fürsorge-Perspektive.

In der Praxis ergänzen sich Fehlzeitenmanagement und Abwesenheitsmanagement: Das eine reduziert Ausfälle, das andere unterstützt erkrankte Mitarbeitende bei der Rückkehr. Beide Ansätze sind sinnvoll – Fehlzeitenmanagement ohne Reintegration wäre zu kurzsichtig; Abwesenheitsmanagement ohne systematische Analyse würde Kosten und Muster ignorieren. Für HR bedeutet das: Erfassen und analysieren (Fehlzeitenmanagement) plus Wiedereingliederung und BEM (Abwesenheitsmanagement) – beides gehört zusammen.

Arten von Fehlzeiten

Fehlzeiten lassen sich nach Ursache und Legitimität unterscheiden:

Die Ursachen für Fehlzeiten sind vielfältig: private (Familie, Beziehung), berufliche (Mobbing, fehlende Perspektiven) oder gesundheitliche (Burnout, Sucht). Ein systematisches Fehlzeitenmanagement hilft, Muster zu erkennen und gezielt anzusprechen. Wichtig: Nicht jede Fehlzeit ist problematisch – gelegentliche Krankheitstage mit korrekter Krankmeldung gehören zum normalen Arbeitsleben. Entscheidend ist das Muster und die Häufigkeit.

Psychisch bedingte Erkrankungen wie Burnout führen mit durchschnittlich rund 28 Tagen zu besonders langen Ausfallzeiten – deutlich länger als bei vielen körperlichen Erkrankungen. Hier sind behutsame Gespräche und ggf. BEM (Betriebliches Eingliederungsmanagement) gefragt. Bei Absentismus hingegen geht es um Verhalten – die Abwesenheit ist oft nicht oder nur teilweise durch echte Krankheit begründet.

Kennzahlen und Fehlzeitenanalyse

Ohne Kennzahlen bleibt Fehlzeitenmanagement im Dunkeln. Wie berechnet man die Fehlzeitenquote? Mit der Formel (Fehltage ÷ Soll-Arbeitstage) × 100. Die Soll-Arbeitstage pro Jahr berechnest du z.B. mit dem Arbeitstage-Rechner. Zentrale Kennzahlen im Überblick:

• Fehlzeitenquote: Berechnung: (Fehltage ÷ Soll-Arbeitstage) × 100. Beispiel: 12 Fehltage bei 220 Soll-Arbeitstagen = (12 ÷ 220) × 100 ≈ 5,5 %. Ein typischer Richtwert liegt bei 3–5 %; Branchen und Altersstruktur beeinflussen den Wert.
• Bradford-Faktor: B² × D (B = Anzahl der Fehlzeiten-Episoden, D = Gesamtzahl Fehltage). Viele kurze Ausfälle wirken sich stärker aus als wenige längere – ein Mitarbeiter mit 10 einzelnen Fehltagen belastet das Team oft mehr als einer mit einer zweiwöchigen Krankheit. Beispiel: 5 Episoden à 2 Tage = 10 Fehltage → Bradford 5² × 10 = 250; 1 Episode à 10 Tage = 10 Fehltage → Bradford 1² × 10 = 10. Der erste Fall ist betrieblich problematischer.
• Krankenstand: Anteil der krankheitsbedingten Fehltage an den Soll-Arbeitstagen. Laut BKK lag der Krankenstand 2023 bei rund 5,5 %.

Regelmäßige Auswertungen (monatlich oder quartalsweise) und der Vergleich mit Branchen-Benchmarks helfen, Auffälligkeiten früh zu erkennen. Mit Ordio Zeiterfassung und Abwesenheiten hast du die Daten zentral und kannst Muster analysieren – ohne manuelle Auswertung in Excel.

Ein typischer Krankenstand liegt in Deutschland bei etwa 3–5 % der Soll-Arbeitstage pro Jahr – je nach Branche (z.B. Pflege, Gastronomie) und Altersstruktur kann der Wert variieren. Wichtiger als der absolute Wert ist die Entwicklung: Steigt der Krankenstand in einem Team oder bei einer Person an, lohnt sich ein zeitnahes Gespräch.

Maßnahmen im Fehlzeitenmanagement

Maßnahmen sollten am Ursprung ansetzen – nicht nur Symptome bekämpfen. Wer nur abmahnt, ohne die Ursachen zu klären, löst das Problem selten dauerhaft. Ein Mix aus präventiven und reaktiven Maßnahmen ist sinnvoll:

Präventive Maßnahmen

• Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM): Sportförderung, gesunde Verpflegung, Entspannungszonen – reduziert krankheitsbedingte Ausfälle. BGM ist freiwillig, kann aber Fehlzeiten deutlich senken.
• Unternehmenskultur: Wertschätzung, offene Feedbackkultur, klare Perspektiven. Eine gute Unternehmenskultur reduziert Fluchtgründe für Absentismus. Regelmäßige Mitarbeitergespräche und faire Regeln (z.B. Urlaubsanspruch – berechnen mit dem Urlaubs-Rechner) erhöhen die Bindung.
• Digitale Erfassung: Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung wie Ordio – Transparenz, Muster früh erkennen, keine manuellen Excel-Listen. In Branchen mit Schichtbetrieb (z.B. Gastronomie, Pflege, Freizeit und Kultur) ist das besonders wichtig, da Fehlzeiten hier oft mit Saison oder Personalengpässen schwanken.

Reaktive Maßnahmen

• Fehlzeitengespräche: Ursachen klären, nicht anklagend – lösungsorientiert. Unterstützung anbieten, nicht unterstellen.
• Rückkehrgespräche: Nach längerer Krankheit – Wiedereingliederung anbieten, BEM prüfen. Stufenweise Rückkehr kann Rückfälle vermeiden.
• BEM (Betriebliches Eingliederungsmanagement): Nach 6 Wochen Arbeitsunfähigkeit – Arbeitgeber muss BEM anbieten (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Ziel: Arbeitsplatz erhalten, Wiedereingliederung ermöglichen.
• Hilfsangebote: Betriebsarzt, Vertrauensarzt, externe Beratung bei Sucht oder psychischen Belastungen. Bei anhaltendem Fehlverhalten: Abmahnung, im Extremfall Kündigung – aber erst nach Dokumentation und Abmahnung.

Mit Ordio Abwesenheiten verwaltest du Urlaub, Krankmeldungen und Sonderurlaub zentral – so behältst du den Überblick und kannst bei Auffälligkeiten zeitnah das Gespräch suchen.

Software für Fehlzeitenmanagement verbindet typischerweise Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung und Reporting. Über den Ordio App-Store lassen sich z.B. POS-Systeme oder Zeiterfassung mit der Abwesenheitsverwaltung integrieren. Wichtig: Die Daten sollten nicht nur erfasst, sondern auch ausgewertet werden. Regelmäßige Auswertungen (monatlich oder quartalsweise) und ein strukturiertes Vorgehen bei Auffälligkeiten sind zentral für ein wirksames Fehlzeitenmanagement. Eine klare Datenstrategie und interne Analyse sind oft wichtiger als externe Benchmarks – Einflussfaktoren wie Altersstruktur und Organisationskultur variieren stark zwischen Betrieben.

Fehlzeitengespräche und Rückkehrgespräche

Fehlzeitengespräche dienen dazu, Ursachen für wiederkehrende oder auffällige Fehlzeiten zu klären. Wichtig: nicht anklagend, sondern vertrauensvoll und lösungsorientiert. Das Ziel ist, Unterstützung anzubieten und gemeinsam Lösungen zu finden – nicht, Druck auszuüben. Das Gespräch sollte in neutraler, vertrauensvoller Atmosphäre stattfinden. Oft helfen schon kleine Anpassungen – z.B. flexiblere Arbeitszeiten oder eine temporäre Reduzierung der Arbeitsbelastung.

Rückkehrgespräche finden nach längerer Krankheit statt. Hier geht es um die Wiedereingliederung: Wie kann der Mitarbeiter schrittweise zurückkehren? Gibt es Anpassungen am Arbeitsplatz? Soll ein BEM-Verfahren eingeleitet werden? Ein strukturiertes Vorgehen signalisiert Fürsorge und reduziert das Risiko erneuter Ausfälle.

Checkliste für Fehlzeitengespräche

Ein strukturiertes Vorgehen hilft, Fehlzeitengespräche effektiv zu führen und rechtlich abzusichern. Die folgenden Punkte solltest du beachten:

• Ursachen klären (nicht unterstellen): Frage nach den Gründen, ohne vorschnelle Schlüsse zu ziehen. Private oder gesundheitliche Belastungen können legitime Ursachen sein.
• Unterstützung anbieten: Zeige Lösungsbereitschaft – z.B. BEM, externe Beratung oder Betriebsarzt. Das Gespräch dient der Klärung, nicht der Schuldzuweisung.
• Gemeinsam Lösungen finden: Entwickle mit dem Mitarbeitenden konkrete Schritte – z.B. Anpassung der Arbeitszeit, stufenweise Wiedereingliederung oder Nutzung von Hilfsangeboten.
• Dokumentieren: Protokolliere das Gespräch neutral und sachlich für die Personalakte. Bei anhaltendem Fehlverhalten ohne Besserung: Abmahnung vor Kündigung – ohne vorherige Abmahnung ist eine ordentliche Kündigung oft angreifbar.

Mit digitalen Checklisten behältst du den Überblick über Gesprächsprotokolle und nächste Schritte. So vergisst du keine Nachfolge-Termine und kannst bei wiederkehrenden Auffälligkeiten zeitnah handeln.

BEM und Wiedereingliederung

Das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) ist nach § 167 Abs. 2 SGB IX verpflichtend: Arbeitgeber mit mehr als 10 Beschäftigten müssen Mitarbeitenden, die innerhalb eines Jahres länger als 6 Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig waren, ein BEM-Angebot unterbreiten. Ziel ist die Erhaltung des Arbeitsplatzes durch Wiedereingliederung.

Während der Arbeitsunfähigkeit zahlt der Arbeitgeber Lohnfortzahlung nach § 3 EFZG für bis zu 6 Wochen. Danach übernimmt die Krankenkasse das Krankengeld. BEM soll verhindern, dass es zu erneuten längeren Ausfällen kommt – und unterstützt die Rückkehr in den Arbeitsalltag.

BEM umfasst die Klärung der Ursachen, die Prüfung von Möglichkeiten zur Wiedereingliederung (z.B. stufenweise, mit Anpassungen) und die Einbindung von Betriebsarzt oder externen Beratern. Es ergänzt das Fehlzeitenmanagement um die gesetzlich vorgeschriebene Fürsorge-Perspektive. Der Arbeitgeber darf das BEM-Angebot nicht verweigern – die Mitarbeitenden können es aber ablehnen.

Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) ist – anders als BEM – nicht gesetzlich verpflichtend. BGM umfasst Maßnahmen zur Gesundheitsförderung (Sport, Ernährung, Stressbewältigung) und kann Fehlzeiten präventiv reduzieren. BEM hingegen ist eine rechtliche Pflicht bei Arbeitsunfähigkeit von mehr als 6 Wochen innerhalb eines Jahres. Beide ergänzen das Fehlzeitenmanagement: BGM präventiv, BEM reaktiv bei längeren Ausfällen.

Fazit

Fehlzeitenmanagement ist der systematische Prozess zur Erfassung, Analyse und Reduktion von Abwesenheiten. Es unterscheidet sich von Absentismus (Verhalten) und Abwesenheitsmanagement (Reintegration) – ergänzt beide aber in der Praxis. Entscheidend ist ein strukturiertes Vorgehen: Erfassung mit digitalen Tools, regelmäßige Auswertung der Kennzahlen, zeitnahe Gespräche bei Auffälligkeiten und – wo nötig – BEM-Angebote.

Mit Kennzahlen wie Fehlzeitenquote und Bradford-Faktor, präventiven und reaktiven Maßnahmen sowie digitaler Unterstützung durch Ordio Abwesenheiten und Zeiterfassung behältst du Fehlzeiten im Griff und handelst frühzeitig. Ordio hilft dir, Urlaub, Krankmeldungen und Sonderurlaub zentral zu verwalten – ohne manuelle Excel-Listen, mit klarer Dokumentation und gesetzeskonformer Erfassung – für alle Branchen und Betriebsgrößen.

Stand der Angaben: 2026.