Cost per Hire (Kosten pro Einstellung) ist eine zentrale Recruiting-Kennzahl: Sie misst die durchschnittlichen Kosten, die ein Unternehmen pro neu eingestellten Mitarbeiter aufwendet. Mit der SHRM/ANSI-Formel berechnest du sie aus internen und externen Recruiting-Kosten geteilt durch die Anzahl der Einstellungen. Im Fachkräftemangel gewinnt die Kennzahl an Bedeutung – wer effizient recrutiert, spart Budget und gewinnt schneller Talente. In diesem Leitfaden erfährst du, wie du die Cost per Hire berechnest, welche Benchmarks in Deutschland gelten und wie du sie mit fünf konkreten Tipps reduzierst. Die Definition, Formel und Berechnung folgen dem SHRM/ANSI-Standard (2012), der international als Referenz für Recruiting-Kennzahlen gilt.
Was ist Cost per Hire? Definition
Cost per Hire (CPH, deutsch: Kosten pro Einstellung) bezeichnet die durchschnittlichen Personalbeschaffungskosten pro erfolgreich eingestellten Mitarbeiter. Sie umfasst alle Aufwendungen, die vom Recruiting-Prozess bis zur Einstellung entstehen – von Stellenausschreibungen über Bewerbungsmanagement bis zur Vertragsunterzeichnung. Die Kennzahl folgt dem SHRM/ANSI-Standard (Society for Human Resource Management / American National Standards Institute) und ermöglicht dir, die Effizienz deines Recruiting-Prozesses zu messen und mit Branchen-Benchmarks zu vergleichen.
Personalbeschaffungskosten sind synonym zu Recruiting-Kosten: Sie umfassen interne Aufwendungen (z.B. Gehälter von Recruitern, Zeit von Hiring Managern) und externe Kosten (Jobbörsen, Headhunter, Recruiting-Events). Die Cost per Hire endet definitionsgemäß mit der Einstellung; Onboarding-Kosten gehören nicht dazu. Sie ist eine der wichtigsten HR-Kennzahlen neben Time-to-Hire und Quality of Hire. Was bringt es, die Cost per Hire zu messen? Du erhältst Planungssicherheit für Recruiting-Budgets, erkennst ineffiziente Kanäle und kannst Investitionen in Employer Branding oder ein Bewerbermanagementsystem datenbasiert rechtfertigen. Unternehmen, die die Kennzahl nicht tracken, wissen oft nicht, wie viel sie pro Einstellung tatsächlich ausgeben – und verpassen Optimierungspotenziale.
Cost per Hire vs. Time-to-Hire vs. Quality of Hire
Cost per Hire, Time-to-Hire und Quality of Hire sind drei zentrale Recruiting-KPIs – sie messen unterschiedliche Aspekte. Time-to-Hire (auch Time to Fill) bezeichnet die Dauer von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung; Quality of Hire bewertet die Qualität der eingestellten Kandidaten. Cost per Hire fokussiert rein auf die Kosten:
- Cost per Hire: Kosten pro Einstellung (Euro)
- Time-to-Hire: Dauer von der Ausschreibung bis zur Einstellung (Tage)
- Quality of Hire: Qualität der eingestellten Kandidaten (z.B. Leistung, Verweildauer)
Cost per Hire und Time-to-Hire hängen zusammen: Lange Vakanzen erhöhen oft die Kosten (z.B. durch Mehrarbeit, Überstunden, externe Unterstützung). Eine hohe Time-to-Hire kann die Cost per Hire in die Höhe treiben – umgekehrt kann schnelles Recruiting günstiger sein, wenn Prozesse effizient sind. Quality of Hire misst dagegen das Ergebnis: Bleibt der Mitarbeiter, leistet er gut, passt er zur Kultur? Eine niedrige Cost per Hire nützt wenig, wenn die eingestellten Kandidaten schnell wieder gehen. Alle drei Kennzahlen solltest du gemeinsam betrachten, um Recruiting-Erfolg zu steuern. Wie hängen Cost-per-Hire und Time-to-Hire zusammen? Beide sind Input- und Prozess-Kennzahlen: Cost per Hire misst den finanziellen Aufwand, Time-to-Hire die Dauer. Wenn du die Time-to-Hire reduzierst – z.B. durch ein BMS oder schlankere Prozesse – sinkt oft auch die Cost per Hire, weil weniger Zeit und Ressourcen pro Einstellung anfallen.
Cost per Hire berechnen: Formel und SHRM-Standard
Die Cost per Hire berechnest du nach dem SHRM/ANSI-Standard (2012) mit folgender Formel:
Cost per Hire = (Interne Recruiting-Kosten + Externe Recruiting-Kosten) ÷ Anzahl Einstellungen
Bedeutung: Durchschnittliche Kosten pro Einstellung.
Beispiel: Ein Unternehmen hat 50.000 € interne und 30.000 € externe Recruiting-Kosten und stellt 20 Mitarbeiter ein. Cost per Hire = (50.000 + 30.000) ÷ 20 = 4.000 € pro Einstellung. Ein zweites Beispiel: 12.000 € interne Kosten, 8.000 € externe Kosten, 5 Einstellungen → Cost per Hire = 4.000 €. Die Formel ist einfach; die Herausforderung liegt in der vollständigen und korrekten Erfassung aller Kosten.
Wichtig: Zähle nur Kosten, die direkt dem Recruiting zuzurechnen sind. Onboarding, Einarbeitung und Lohnkosten des neuen Mitarbeiters gehören nicht in die Formel. Die Anzahl der Einstellungen bezieht sich auf den betrachteten Zeitraum (z.B. ein Jahr).
Solltest du Onboarding-Kosten einrechnen? Nein – der SHRM/ANSI-Standard grenzt Cost per Hire bewusst auf die Personalbeschaffung ein. Onboarding ist ein eigener Prozess mit eigener Kennzahl. Wenn du beide zusammen betrachten willst, kannst du sie separat ausweisen und als „Total Cost of Hiring“ aggregieren – aber für den Branchenvergleich solltest du die reine Cost per Hire nutzen. Cost-per-Hire berechnen: So geht's – erfasse alle internen und externen Kosten für den Zeitraum, zähle die Einstellungen im selben Zeitraum, teile die Gesamtkosten durch die Anzahl. Das Ergebnis ist deine Cost per Hire.
Interne und externe Recruiting-Kosten
Die Cost-per-Hire-Formel unterscheidet interne und externe Kosten. Beide Kategorien musst du vollständig erfassen, sonst verzerrt die Kennzahl. Welche Kosten zählen zu internen und externen Recruiting-Kosten? Intern: alles, was dein Unternehmen selbst aufwendet – Personalkosten, Software, Overhead. Extern: alles, was du an Dritte zahlst – Jobbörsen, Headhunter, Events. Die Grenze ist klar: Wer zahlt? Dein Unternehmen = intern. Externe Anbieter = extern. Ein häufiger Fehler: Externe Kosten werden oft vergessen – z.B. Jobbörsen-Abos, die pauschal abgerechnet werden, oder Reisekosten für Kandidaten. Nur wenn du beide Kategorien vollständig erfasst, ist die Cost per Hire aussagekräftig.
Interne Kosten
Interne Recruiting-Kosten umfassen: Gehälter und Lohnnebenkosten von Recruitern und HR-Mitarbeitern (anteilig für Recruiting), Zeit von Hiring Managern (Vorstellungsgespräche, Bewertung), Overhead (Büro, IT, Verwaltung), Kosten für ein Bewerbermanagementsystem (BMS) oder Recruiting-Software, interne Schulungen für Recruiting. Die anteilige Zuordnung ist entscheidend: Ein Recruiter, der zu 80 % Recruiting macht, verursacht 80 % seiner Personalkosten als interne Recruiting-Kosten. Ohne saubere Zuordnung verzerrst du die Kennzahl. Viele Unternehmen unterschätzen die internen Kosten, weil sie die Zeit von Hiring Managern nicht erfassen.
Externe Kosten
Externe Recruiting-Kosten umfassen: Jobbörsen und Stellenportale (Stepstone, Indeed, XING), Headhunter und Personalberatungen (oft 15–25 % des Jahresgehalts), Social-Media-Recruiting (LinkedIn, Instagram, Kampagnen), Recruiting-Events (Messen, Karrieretage), Assessment-Center oder externe Tests, Bewerbungsmappen, Reisekosten für Kandidaten. Wie hoch sind die Recruiting-Kosten durchschnittlich? Das hängt stark von der Stelle und den Kanälen ab: Jobbörsen kosten pro Stelle oft 200–800 €, Headhunter 9.000–15.000 € bei einer 60.000-€-Stelle. Social-Media-Kampagnen variieren je nach Reichweite und Zielgruppe.
| Kategorie | Beispiele |
|---|---|
| Intern | Recruiter-Gehälter, Hiring-Manager-Zeit, BMS, Overhead |
| Extern | Jobbörsen, Headhunter, Social Media, Events, Assessment |
Cost-per-Hire-Benchmarks: Deutschland und Branchen
Was kostet eine Einstellung durchschnittlich in Deutschland? Studien zeigen: Die durchschnittliche Cost per Hire liegt bei etwa 4.700 € (Quelle: IZA). Je nach Branche und Qualifikation variiert sie stark – typischerweise zwischen 3.000 und 7.000 € für Standardpositionen. Bei Fach- und Führungskräften (IT, Gesundheitswesen, Vertrieb) können die Kosten pro Einstellung 10.000 € und mehr betragen; bei Spitzenpositionen 37.000 € und darüber. Wie hoch sind die Cost-per-Hire pro Branche? IT und Technologie liegen oft höher (Fachkräftemangel, höhere Gehälter), Gesundheitswesen und Pflege ebenfalls. Einzelhandel und Gastronomie können niedriger sein, wenn viele Stellen über einfache Kanäle besetzt werden – aber die Fluktuation ist oft hoch, sodass die Gesamtkosten über das Jahr steigen. Die Cost-per-Hire im Durchschnitt: So viel kostet die Personalbeschaffung in Deutschland – die genannten Werte dienen als Orientierung; eigene Erhebungen und Branchenstudien liefern präzisere Benchmarks für dein Unternehmen.
| Kontext | Cost per Hire (ca.) |
|---|---|
| Deutschland, Durchschnitt | 4.700 € |
| Standardpositionen, Branche | 3.000 – 7.000 € |
| Fachkräfte (IT, Gesundheit, Vertrieb) | 10.000 – 37.000 €+ |
| Führungskräfte | > 10.000 € |
Was ist eine gute Cost per Hire? Es gibt keinen universellen Richtwert – die Kennzahl muss im Branchenvergleich und im Zeitverlauf interpretiert werden. Unter dem Branchendurchschnitt zu liegen, deutet auf effizientes Recruiting hin. Wichtig: Eine niedrige Cost per Hire ist nur dann positiv, wenn die Quality of Hire stimmt. Billig einzustellen und teuer zu ersetzen (wegen Fluktuation) ist keine gute Strategie. Hohe Fluktuation treibt die Gesamtkosten: Jede Nachbesetzung verursacht erneut Recruiting-Kosten. Mit dem ROI-Rechner für Schichtplanung kannst du Fluktuationskosten und Ersatzinvestitionen abschätzen – relevant, wenn du Cost per Hire im Kontext von Mitarbeiterbindung betrachtest. Wie hoch sind die Recruiting-Kosten durchschnittlich? In Deutschland etwa 4.700 € pro Einstellung; die Spanne reicht von 3.000 € (einfache Positionen, interne Besetzung) bis 37.000 € und mehr (Führungskräfte, Headhunter).
Warum ist eine gute Cost-per-Hire wichtig?
Eine gute Cost per Hire – also eine, die im Branchenvergleich und zu deinen Zielen passt – ist aus mehreren Gründen wichtig: Budgetplanung – du kannst Recruiting-Kosten pro Jahr und pro Stelle kalkulieren. Recruiting-Effizienz – du erkennst, ob Prozesse oder Kanäle zu teuer sind. ROI-Kontrolle – du vergleichst Aufwand und Nutzen von Recruiting-Maßnahmen. Benchmark – du siehst, wo du im Vergleich zu Wettbewerbern stehst. Warum ist die Cost per Hire eine wichtige Recruiting-Kennzahl? Weil sie dir als Steuerungsgröße dient: Ohne sie weißt du nicht, ob dein Recruiting-Budget effizient eingesetzt wird. Mit ihr kannst du Entscheidungen treffen – z.B. ob sich ein BMS oder mehr Employer Branding lohnt.
Ohne Kennzahl bleibst du im Blindflug: Du weißt nicht, ob dein Personalmarketing oder deine Kanalwahl effizient ist. Mit Cost per Hire steuerst du Recruiting datenbasiert und kannst Investitionen in Employer Branding oder ein Bewerbermanagementsystem rechtfertigen. Die Kennzahl ist auch für die Geschäftsführung relevant: Sie zeigt, wie viel Budget für Personalbeschaffung benötigt wird und ob sich Optimierungen lohnen.
Cost per Hire reduzieren: 5 Tipps für HR
Wie kannst du die Cost per Hire senken, ohne die Qualität der Einstellungen zu gefährden? Die große Herausforderung: Planungssicherheit – du brauchst verlässliche Daten, um zu wissen, wo du stehst. Mit der Cost per Hire hast du eine Basis. Wie kann man die Cost-per-Hire reduzieren? Die folgenden fünf Ansätze haben sich in der Praxis bewährt und lassen sich schrittweise umsetzen:
- Employer Branding stärken: Eine starke Arbeitgebermarke zieht mehr qualifizierte Bewerbungen an – ohne teure Headhunter. Investition in Employer Branding senkt langfristig die Cost per Hire. Kandidaten bewerben sich proaktiv, die Akzeptanzrate steigt, und du musst seltener auf teure Kanäle zurückgreifen.
- Mitarbeiterempfehlungen nutzen: Empfehlungsprogramme sind oft günstiger als Jobbörsen und liefern oft passendere Kandidaten. Ein Bonus von 500–2.000 € pro erfolgreicher Vermittlung ist meist günstiger als Headhunter-Gebühren und verbessert die Cultural Fit.
- Bewerbermanagementsystem einsetzen: Ein BMS rationalisiert Prozesse, reduziert Doppelarbeit und beschleunigt die Time-to-Hire – was die Cost per Hire senkt. Multiposting spart Zeit, zentrale Bewerberverwaltung vermeidet verlorene Kandidaten, und Reporting zeigt, welche Kanäle sich lohnen.
- Prozesse straffen: Lange Entscheidungswege und viele Bewerbungsrunden kosten Zeit und Geld. Weniger Runden, klare Verantwortlichkeiten und schnelle Feedbackschleifen sparen Kosten. Jede zusätzliche Runde verlängert die Time-to-Hire und erhöht das Risiko, dass Top-Kandidaten abspringen – dann musst du von vorne anfangen.
- Kanäle optimieren: Analysiere, welche Kanäle (Jobbörsen, Social Media, Active Sourcing, Talent Pool) die besten Kandidaten zum geringsten Preis liefern. Reduziere teure Kanäle mit geringer Ausbeute. Ein Talent Pool, den du aus früheren Bewerbungen oder Events aufbaust, kann bei künftigen Stellen kostenlos oder günstig genutzt werden.
Eine gute Candidate Experience unterstützt ebenfalls: Schnelle, transparente Prozesse und respektvolle Kommunikation erhöhen die Akzeptanzrate und reduzieren Absagen – damit musst du seltener neu recrutieren. Eine klare Stellenbeschreibung hilft zudem, passende Bewerbungen zu filtern und Fehlbesetzungen zu vermeiden, die später erneut Recruiting-Kosten verursachen. Drei Tipps zur Optimierung mit der Cost per Hire:
- Erfasse die Kennzahl monatlich oder quartalsweise, um Trends zu erkennen.
- Segmentiere nach Stelle, Kanal und Abteilung – so siehst du, wo Optimierungspotenzial liegt.
- Vergleiche mit dem Vorjahr und mit Branchen-Benchmarks, um Fortschritt zu messen.
Fazit
Cost per Hire ist die zentrale Kennzahl für die Kosten pro Einstellung. Mit der SHRM/ANSI-Formel – (interne + externe Recruiting-Kosten) ÷ Anzahl Einstellungen – berechnest du sie zuverlässig. In Deutschland liegen die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung bei etwa 4.700 €; je nach Branche und Position variieren sie zwischen 3.000 und 37.000 € und mehr. Mit Employer Branding, Mitarbeiterempfehlungen, einem Bewerbermanagementsystem, schlanken Prozessen und Kanal-Optimierung kannst du die Cost per Hire reduzieren. Die Kennzahl allein reicht nicht – kombiniere sie mit Time-to-Hire und Quality of Hire, um Recruiting ganzheitlich zu steuern.
Nach der Einstellung unterstützen digitale Tools wie Ordio bei Onboarding, digitaler Personalakte und Zeiterfassung den reibungslosen Start – besonders in Branchen mit Schichtbetrieb. Wer sein Recruiting effizient gestaltet und die richtigen Talente findet, profitiert von einem nahtlosen Übergang ins operative Geschäft.
