Absentismus: Definition, Ursachen & Maßnahmen

Fehlzeiten kosten Unternehmen pro Mitarbeiter jährlich rund 1.200 Euro – oft ohne triftigen Grund. Absentismus bezeichnet die gewohnheitsmäßige, überdurchschnittlich hohe Abwesenheit vom Arbeitsplatz. Im Gegensatz zum Krankenstand geht es hier um ein Verhalten, nicht um krankheitsbedingte Ausfälle. Für HR und Führungskräfte ist es wichtig, die Ursachen zu verstehen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.

In diesem Lexikon-Artikel erfährst du, was Absentismus betrieblich bedeutet, wie er sich von Krankenstand und Präsentismus unterscheidet, welche Ursachen und Folgen es gibt und wie du Absentismus erkennen und bekämpfen kannst. Mit Ordio Abwesenheiten und Zeiterfassung behältst du Fehlzeiten im Blick und unterstützt ein wirksames Fehlzeitenmanagement.

Was ist Absentismus?

Absentismus (von lateinisch absentia = Abwesenheit) bezeichnet die gewohnheitsmäßige, überdurchschnittlich hohe Anzahl an Fehlzeiten durch Arbeitnehmer. Anders als der Krankenstand – der krankheitsbedingte Abwesenheit beschreibt – geht es beim Absentismus um ein Verhalten oder eine Neigung, Verpflichtungen nicht nachzukommen. Die Gründe liegen häufig in fehlender Motivation, die beruflich oder privat bedingt sein kann.

Nicht jede Fehlzeit ist Absentismus. Entscheidend ist das Muster: Gelegentliche Krankheitstage mit korrekter Krankmeldung gehören zum normalen Arbeitsleben. Von Absentismus spricht man, wenn die Fehlzeiten überdurchschnittlich hoch sind, wiederkehrende Muster zeigen (z.B. immer montags) oder ohne triftigen Grund auftreten.

Genehmigter Absentismus

Genehmigter Absentismus umfasst alle legitimen Gründe für Abwesenheit: Krankheit mit Krankmeldung, Urlaub, Dienstreisen oder Sonderurlaub (z.B. Hochzeit, Trauerfall). Die Mitarbeiter melden sich rechtzeitig ab und halten sich an die Regeln. Auch längere Ausfälle wegen erkrankter Familienmitglieder können dazu zählen – sofern sie mit dem Arbeitgeber abgestimmt sind. Diese Form ist betrieblich unproblematisch, solange sie nicht übermäßig wird.

Unentschuldigter Absentismus

Bei unentschuldigtem Absentismus bleibt der Mitarbeiter ohne gültige Krankmeldung oder andere zulässige Entschuldigung fern. Dazu zählen regelmäßige Verspätungen, zu lange Pausen, früher Feierabend oder heimlicher Urlaub („Quiet Vacationing“). Hier werden arbeitsvertragliche Pflichten verletzt – je nach Schwere können Abmahnung oder Kündigung folgen. Arbeitgeber sollten solche Fälle dokumentieren und zeitnah ansprechen.

Absentismus vs. Krankenstand und Präsentismus

Der Krankenstand beschreibt krankheitsbedingte Abwesenheit: Der Mitarbeiter ist tatsächlich arbeitsunfähig und meldet sich ordnungsgemäß krank. Beim Absentismus steht das Verhalten im Vordergrund – die Abwesenheit ist oft nicht oder nur teilweise durch echte Krankheit begründet. Die Grenze ist fließend: Wer sich häufig krank meldet, obwohl er arbeitsfähig wäre, bewegt sich in Richtung Absentismus.

Das Gegenteil von Absentismus ist der Präsentismus: Mitarbeiter erscheinen trotz Krankheit am Arbeitsplatz oder arbeiten aus dem Homeoffice weiter. Beides ist problematisch: Absentismus verursacht direkte Ausfälle; Präsentismus senkt die Produktivität, erhöht die Fehleranfälligkeit und kann zu längeren Ausfällen oder Burnout führen. Aus wirtschaftlicher Sicht kann Präsentismus sogar schädlicher sein als Absentismus – denn kranke Mitarbeiter, die trotzdem arbeiten, erbringen oft geringere Leistung und riskieren langfristige Ausfälle.

Ursachen von Absentismus

Die Arbeitswelt unterscheidet drei Modelle, die Absentismus erklären:

• Rückzugsmodell: Mitarbeiter weichen beruflichen Herausforderungen aus, indem sie nicht erscheinen und Verpflichtungen vernachlässigen.
• Medizinisches Modell: Arbeitnehmer fürchten gesundheitliche Schäden durch die Arbeit und ziehen sich präventiv zurück.
• Abweichendes-Verhalten-Modell: Durch belastende Beziehungen zu Kollegen oder Vorgesetzten meiden Angestellte den Arbeitsplatz.

Anhand dieser Modelle lassen sich die konkreten Ursachen für Fehlzeiten besser einordnen und gezielt angehen.

Private Ursachen

Beziehungsprobleme, Scheidung, Krankheit oder Tod eines Familienmitglieds sowie Überforderung im privaten Bereich (z.B. Kindererziehung) können zu häufigen Fehlzeiten führen. Diese Ursachen sind für HR oft schwer zu erkennen – regelmäßige Mitarbeitergespräche in vertrauensvoller Atmosphäre helfen, die Gründe zu klären. Wichtig: Nicht anklagend vorgehen, sondern Unterstützung anbieten.

Berufliche Ursachen

Fehlende Begeisterung, niedrige Arbeitsmoral, Mobbing, mangelnde Wertschätzung, Konflikte oder fehlende berufliche Perspektiven können Absentismus begünstigen. Auch die laufende Arbeitsplatzsuche – mit Bewerbungsgesprächen als „Krankheitstage“ – zählt dazu. Eine gute Unternehmenskultur und klare Entwicklungsmöglichkeiten wirken hier präventiv.

Gesundheitliche Ursachen

Eigene Krankheit oder erkrankte Angehörige sind legitime Gründe. Oft werden jedoch Krankheit, chronische Verletzungen oder Arzttermine als Vorwand genutzt – die tatsächlichen Ursachen (z.B. Burnout, Sucht) werden versteckt. Hier sind behutsame Gespräche und ggf. betriebliche Hilfsangebote (Betriebsarzt, externe Beratung) gefragt.

Folgen für Unternehmen und Mitarbeitende

Absentismus hat weitreichende Folgen für Unternehmen und betroffene Mitarbeiter:

Nach § 3 Entgeltfortzahlungsgesetz zahlt der Arbeitgeber bis zu sechs Wochen Lohnfortzahlung. Bei Kündigung steigen die Kosten durch Recruiting und Onboarding. Laut Statista liegen die Kosten durch Absentismus pro Mitarbeiter jährlich bei rund 1.199 Euro – u.a. durch Projektverzögerungen, niedrige Motivation und Fluktuation.

Für Arbeitnehmer mit nachgewiesenem Absentismus können Abmahnungen, Gehaltskürzungen oder im schlimmsten Fall der Verlust des Arbeitsplatzes folgen.

Absentismus erkennen und aufdecken

Ein gutes Fehlzeitenmanagement beginnt mit der systematischen Erfassung und Auswertung. Mit einer digitalen Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung wie Ordio erkennst du Muster: Wer fehlt häufig? An welchen Tagen? Gibt es Auffälligkeiten (z.B. Montage, vor Feiertagen)?

Der Bradford-Faktor hilft, problematische Fehlzeitenmuster zu identifizieren: Viele kurze Ausfälle wirken sich stärker aus als wenige längere. Ein Mitarbeiter mit 10 einzelnen Fehltagen ist oft problematischer als einer mit einer zweiwöchigen Krankheit – die Unterbrechungen belasten das Team stärker. Regelmäßige Auswertungen (monatlich oder quartalsweise) und ein strukturiertes Vorgehen bei Auffälligkeiten sind zentral für ein wirksames Fehlzeitenmanagement.

Checkliste für HR: Fehlzeiten zentral erfassen, Muster analysieren, bei Auffälligkeiten zeitnah das Gespräch suchen, Ursachen klären (nicht unterstellen), Unterstützung anbieten und bei Bedarf Konsequenzen androhen bzw. umsetzen.

Maßnahmen gegen Absentismus

Maßnahmen sollten am Ursprung ansetzen – nicht nur Symptome bekämpfen. Wer nur abmahnt, ohne die Ursachen zu klären, löst das Problem selten dauerhaft.

Präventive Maßnahmen

• Zeiterfassung und Fehlzeitenanalyse: Regelmäßige Auswertung mit Zeiterfassungssystemen; Muster früh erkennen. In Branchen mit Schichtbetrieb (z.B. Freizeit und Kultur) ist das besonders wichtig. Mit Ordio behältst du Urlaub, Krankmeldungen und Sonderurlaub im Blick.
• Unternehmenskultur: Wertschätzung, offene Feedbackkultur, gute Unternehmenskultur reduzieren Fluchtgründe.
• Gesundheitsförderung: Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM), Sportförderung, gesunde Verpflegung, Entspannungszonen.
• Weiterbildung und Perspektiven: Klare Entwicklungsmöglichkeiten und faire Regeln (z.B. Urlaubsanspruch – berechnen mit dem Urlaubs-Rechner) erhöhen die Bindung.

Reaktive Maßnahmen

• Gespräche: Vertrauensvolle Mitarbeitergespräche, um Ursachen zu klären – nicht anklagend, sondern lösungsorientiert. Alle Beteiligten sollten konstruktiv zur Lösung beitragen.
• Hilfsangebote: Betriebsarzt, Vertrauensarzt, externe Beratung bei Sucht oder psychischen Belastungen.
• Konsequenzen: Bei anhaltendem Fehlverhalten: Abmahnung, Freistellung oder – im Extremfall – Kündigung. Ohne vorherige Abmahnung ist eine ordentliche Kündigung oft angreifbar.

Mit Ordio Abwesenheiten verwaltest du Urlaub, Krankmeldungen und Sonderurlaub zentral – so behältst du den Überblick und kannst frühzeitig handeln.

Vorgehen bei Einzelfällen vs. strukturellem Problem

Bei Einzelfällen steht das Gespräch im Vordergrund: Ursache klären, Unterstützung anbieten, gemeinsam Lösungen finden. Oft helfen schon kleine Anpassungen – z.B. flexiblere Arbeitszeiten, bessere Nutzung des Urlaubsanspruchs für echte Erholung oder eine temporäre Reduzierung der Arbeitsbelastung. Wichtig: Das Gespräch sollte in neutraler, vertrauensvoller Atmosphäre stattfinden.

Bei strukturellem Absentismus – wenn viele Mitarbeiter häufig fehlen – müssen Kultur, Prozesse und Führung geprüft werden. Hier sind systematische Maßnahmen gefragt: Führungskräftetraining, Verbesserung der Arbeitsabläufe, Teamentwicklung. Oft liegt das Problem nicht bei den Mitarbeitern, sondern bei Rahmenbedingungen, die geändert werden müssen.

Fazit

Absentismus ist ein Verhalten, keine Krankheit – die gewohnheitsmäßige, überdurchschnittlich hohe Abwesenheit vom Arbeitsplatz. Die Ursachen sind vielfältig: privat, beruflich oder gesundheitlich. Entscheidend ist, die Gründe zu verstehen und präventiv wie reaktiv zu handeln.

Mit systematischem Fehlzeitenmanagement, vertrauensvollen Gesprächen und digitaler Unterstützung durch Ordio Abwesenheiten und Zeiterfassung kannst du Absentismus erkennen und reduzieren. Ordio hilft dir, Fehlzeiten zentral zu erfassen, Muster zu analysieren und frühzeitig zu reagieren – ohne Überwachungsdruck, aber mit klarer Dokumentation.

Stand der Angaben: 2026.