Karensavdrag

Karensavdrag är ett engångsavdrag på sjuklönen (eller sjukpenningen) när en medarbetare blir sjuk. Avdraget motsvarar 20 procent av den sjuklön personen skulle ha fått under en genomsnittlig arbetsvecka — regeln finns i sjuklönelagen (SFS 1991:1047) och gäller från 1 januari 2019, då karensdagen avskaffades.

Här får du en praktisk översikt för dig som arbetsgivare eller HR i skiftverksamhet: hur avdraget räknas, vad som skiljer karensavdrag från den gamla karensdagen, och hur du hanterar sjukanmälan och löneunderlag utan onödiga misstag. För bindande detaljer: Försäkringskassan, Verksamt och lagtexten på Riksdagen.

Obs: Det här är allmän HR-information — inte juridisk rådgivning. Kontrollera alltid aktuell lagtext, ditt kollektivavtal och vid behov en arbetsrättsjurist.

Vad är karensavdrag?

Kort sagt: Karensavdrag är 20 procent av sjuklönen för en genomsnittlig arbetsvecka — ett engångsavdrag vid början av en sjukperiod. Syftet är en mer rättvis självrisk än den gamla karensdagen, då hela första sjukdagen kunde bli utan ersättning.

När någon på ditt team blir sjuk betalar du som regel sjuklön (80 procent av lönen) från dag ett — men du gör först ett karensavdrag från den sjuklön som betalas ut. Avdraget är samma storlek oavsett om personen blir sjuk på morgonen, efter lunch eller sent på kvällen.

I restaurang, butik och andra verksamheter med varierande pass är det lätt att underskatta avdraget om schemat bara visar dagar utan timmar. Då blir både sjuklön och karensavdrag fel i lönesystemet — och medarbetaren får en oväntad nettolön.

Den här ordlistan fokuserar på karensavdraget och hur du hanterar det i vardagen. Vill du gå djupare i hela sjuklönelagen (anställningsskydd, sjuklöneperiod, FK-överlämning) kan en kompletterande ordlistepost komma senare — här äger vi 20 %-regeln, beräkning och högriskskydd.

Karensdag och karensavdrag — skillnaden

Många söker fortfarande på karensdag — begreppet används i vardagsspråk, men regeln avskaffades vid årsskiftet 2018/2019. Idag gäller karensavdrag.

Reformen infördes för att göra självrisken mer förutsägbar — särskilt för deltidsanställda och personer med oregelbundna pass. Många frågar om karensavdrag är bättre än karensdag: för den som bara var sjuk en halv dag innebar karensdagen ofta noll kronor; med karensavdrag får personen sjuklön minus ett proportionellt avdrag. För heltidssjuka en dag kan nettot ibland likna gamla systemet — skillnaden syns tydligast vid korta eller oregelbundna sjukfall.

Som arbetsgivare behöver du alltså inte längre “nollställa” hela första dagen, men du måste räkna rätt avdrag en gång per sjukperiod (med undantag — se högriskskydd nedan).

Hur beräknas karensavdrag?

Kort sagt: Karensavdrag = 20 % × sjuklön för en genomsnittlig arbetsvecka. Sjuklönen är 80 % av ordinarie lön. Ofta räknar lönesystemet ut det — men du behöver veta grunden om schema eller sysselsättningsgrad varierar.

Steg i praktiken:

1. Bestäm genomsnittlig veckoarbetstid (heltid, deltid eller bedömning vid oregelbundet schema).
2. Räkna sjuklön per timme = 80 % av ordinarie timlön (eller motsvarande för månadslön).
3. Multiplicera med veckoarbetstiden → veckans sjuklön.
4. Multiplicera med 0,20 → karensavdraget.

Mer räkneexempel finns hos Verksamt. Vi sammanfattar tre vanliga fall:

Blir någon sjuk en halv dag dras halva karensavdraget den dagen; är personen fortfarande sjuk nästa dag dras resten tills hela karensavdraget är gjort. Det spelar alltså inte roll om sjukanmälan kommer kl. 07 eller kl. 14 — totalen blir densamma.

Hur mycket “förlorar” medarbetaren? I heltidsexemplet ovan (karensavdrag 1 408 kr) motsvarar avdraget ungefär 20 % av en veckas sjuklön — inte 20 % av månadslönen. Efter att hela karensavdraget är förbrukat betalas sjuklön utan nytt avdrag samma sjukperiod (om inte högriskskydd redan gäller).

Månadslön och timlön

Har du månadslön räknar lönesystemet ofta om till timlön utifrån avtalad vecko- eller månadsarbetstid innan sjuklön och karensavdrag beräknas. Vid timlön multiplicerar du direkt: timlön × 0,80 × veckoarbetstid × 0,20. Kontrollera att fasta tillägg som ska ingå i sjuklön verkligen ligger i underlaget — annars blir både sjuklön och karensavdrag för låga.

Exempel (månadslön): 32 000 kr/månad, heltid 40 h/vecka → ungefär 200 kr/tim i lön, sjuklön 160 kr/tim → 6 400 kr/vecka → karensavdrag 1 280 kr. Exakt metod kan skilja sig mellan avtal — följ ert kollektivavtal eller lönesystem.

Karensavdrag och sjuklön

Kort sagt: Sjuklön betalas som regel från dag ett — men du drar först karensavdrag (20 % av veckans sjuklön). Nettot första dagen är alltså sjuklön minus avdrag, inte noll kronor som under karensdagen.

Sjuklön uppgår till 80 procent av lön och vissa anställningsförmåner — men inte traktamenten, kostnadsersättningar eller arbetsgivarbetalad lunch. Sjuklön är skattepliktig och ingår i underlaget för arbetsgivaravgift på samma sätt som ordinarie lön. För dig som arbetsgivare innebär det att sjuklöneunderlaget måste vara korrekt från dag ett, inte bara från “dag två”.

Del av dag sjuk

Är någon sjuk bara en del av dagen räknas både sjuklön och karensavdrag proportionellt mot planerad arbetstid den dagen. Exempel: karensavdrag totalt 1 408 kr, medarbetare sjuk halva måndagen (4 h av 8 h) → 704 kr avdrag måndag; blir personen sjuk hela tisdag dras resterande 704 kr tisdag. Sjuklön betalas för de timmar personen skulle ha arbetat — minus motsvarande andel av karensavdraget.

Registrera timmar, inte bara “sjuk hel dag”, i frånvarosystemet. Fel registrering ger fel nettolön redan första veckan — och svårare att försvara vid lönerevision.

Sjukavdrag eller karensavdrag?

I vardagsspråk blandas sjukavdrag och karensavdrag ihop. I lag och lön är det korrekta begreppet karensavdrag enligt sjuklönelagen — 20 % av veckans sjuklön vid sjukperiodens början. “Sjukavdrag” är inte samma standardterm i lagen; vissa kollektivavtal eller lönesystem kan använda egna etiketter på specifikationen. Kontrollera ert avtal om ordet “sjukavdrag” dyker upp i interna rutiner — men räkna enligt karensavdragsregeln om inget annat avtalats.

Du betalar sjuklön som regel de första 14 dagarna i en sjukperiod. Därefter tar Försäkringskassan över med sjukpenning — karensavdraget görs i början av perioden oavsett. Dokumentera dag ett korrekt så att överlämningen till FK inte blir försenad och medarbetaren får rätt ersättning i hela kedjan.

Om någon är sjuk under planerad semester gäller särskilda regler för semesterdagar och sjuklön — semesterlagen och sjuklönelagen hänger ihop där. Håll isär semesterplanering och sjukfrånvarorutiner så att du inte byter bort semesterdagar i onödan.

Vad gäller för olika anställningsformer?

Heltid och deltid

Vid fast sysselsättningsgrad (heltid eller deltid) räknar du karensavdrag utifrån överenskommen veckoarbetstid. Deltid på 75 % ger alltså ett lägre karensavdrag än heltid — men regeln 20 % är densamma.

Tim- och behovsanställd

Har den anställda rätt till sjuklön hos dig räknar du karensavdrag som ovan. Saknar personen sjuklön (typisk behovsanställd utan sjuklönerätt) gör Försäkringskassan karensavdraget från sjukpenningen i stället — 20 % av beräknad sjukpenning en genomsnittlig kalendervecka. Deltidsanställda ska ofta sjukanmäla sig både till dig och till FK.

Exempel (tim): Timanställd med 185 kr/tim och i snitt 25 schemalagda timmar per vecka → sjuklön 148 kr/tim, 3 700 kr/vecka → karensavdrag 740 kr, dras proportionellt tills hela beloppet är avdraget.

Företagare

Driver du enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag utan anställda gäller karensdagar (valt antal) hos Försäkringskassan — inte karensavdrag enligt sjuklönelagen. Det gäller dig som egen företagare, inte dina anställda.

I aktiebolag räknas du som anställd i bolaget om du tar ut lön — då gäller samma regler som för övriga anställda, inklusive karensavdrag. Blanda inte ihop ditt eget FK-underlag som enskild firmatecknare med bolagets sjuklöneansvar för personal.

Högriskskydd — när slutar karensavdraget?

Kort sagt: Inget nytt karensavdrag om någon blir sjuk igen inom 5 kalenderdagar. Efter 10 karensavdrag på 12 månader (allmänt högriskskydd) görs inga fler avdrag. Försäkringskassan kan bevilja särskilt högriskskydd vid upprepad sjukfrånvaro.

Tre regler som ofta missas i korta myndighetssidor:

Som arbetsgivare behöver du spåra hur många karensavdrag en medarbetare fått — lönesystemet brukar hantera det, men vid manuell lön eller flera anställningar blir det lätt fel.

Praktiskt exempel: Medarbetare B har haft nio karensavdrag mellan oktober i år och augusti nästa år. Vid sjukdom i september nästa år görs det tionde avdraget — därefter, under resten av tolvmånadersfönstret, betalas sjuklön utan nytt karensavdrag. Räkna från första avdraget i fönstret, inte kalenderår.

Medarbetare som beviljats särskilt högriskskydd hos Försäkringskassan ska du hantera enligt FK:s besked — då görs inget karensavdrag alls under skyddstiden. Spara underlag i personalakten tillsammans med sjukanmälan.

Startar en ny sjukperiod efter mer än fem hela kalenderdagar från att personen senast var frisk, görs normalt ett nytt karensavdrag — om personen inte omfattas av högriskskydd. Markera det tydligt i frånvarosystemet så att lön inte behandlar separata sjukfall som samma period.

Kollektivavtal och avvikande regler

Sjuklönelagen är delvis dispositiv: kollektivavtal kan reglera hur karensavdrag och sjuklön beräknas — till exempel vid sjukfrånvaro del av dag, helglön eller särskilda tillägg i sjuklöneunderlaget. Börja alltid i ert avtal innan du förlitar dig på standardformeln ovan.

I vissa avtal anges att karensavdraget ska dras vid första sjuklönedagen i stället för proportionellt under flera dagar — eller att avdraget beräknas på annat underlag än genomsnittlig vecka. I skiftbranscher (till exempel handel, hotell och restaurang) varierar också om OB-tillägg ska ingå i sjuklön — det påverkar i förlängningen karensavdragets storlek.

Fel avtalskälla är en vanlig lönerevisionsfynd: HR tror att lagtext gäller medan lön faktiskt följer HÖK, Visita/HRF eller branschavtal. Utan kollektivavtal gäller lagens regler direkt. Oavsett avtal får karensavdraget inte överstiga sjuklönen som ska betalas ut. Vid tvivel: ta upp exemplet med er lönepartner innan ni ändrar sjukfrånvarorutin i personalhandboken.

Karensavdrag vid deltids- och skiftschema

Har teamet varierande pass från vecka till vecka ska genomsnittlig veckoarbetstid bedömas utifrån hur personen faktiskt skulle ha arbetat — ofta med utgångspunkt i schema de senaste tre månaderna enligt förarbeten.

Exempel (butik): Medarbetare A ska enligt schema jobba mån 8 h, tis 6 h, ons 0 h, tors 8 h, fre 6 h (28 h/vecka). Sjuklön och karensavdrag räknas utifrån 28 timmar — inte ett generiskt heltidsantagande på 40 timmar.

Exempel (restaurang): Kocken ska enligt schema arbeta tis–lör totalt 38 h den veckan hen blir sjuk tisdag förmiddag. Karensavdrag baseras på 38 timmars sjuklön — inte på ett generiskt heltidsantagande eller föregående veckas färre pass.

Publicera pass med timmar, inte bara “måndag: sjuk”. Fel veckoarbetstid ger fel karensavdrag — och onödiga löneärenden.

Arbetsgivarens skyldigheter

• Ta emot sjukanmälan så snart som möjligt och dokumentera datum och tid.
• Säkerställ att lönesystemet (eller manuell lön) räknar sjuklön och karensavdrag enligt lag och avtal.
• Informera om rutiner — vem som sjukanmäler sig, hur del av dag hanteras, när läkarintyg krävs.
• Vid flera arbetsgivare kan medarbetaren få karensavdrag i varje anställning — högrisksgränsen gäller per anställning.
• Rapportera sjukfall till Försäkringskassan när sjukperioden fortsätter bortom sjuklöneperioden — karensavdraget hör till början av sjukfallet, men hela processen hänger ihop.

En tydlig sjukanmälningsrutin minskar risken att karensavdrag räknas fel: platschef noterar tidpunkt, HR eller lön får underlag samma dag, och du undviker att “gissa” veckoarbetstid i efterhand. I skiftverksamhet räcker sällan att bara skriva “sjuk” i en gruppchatt.

Som regel ska du begära läkarintyg från dag åtta om personen fortfarande är sjuk — men kollektivavtal kan kräva intyg tidigare. Intyget påverkar inte själva karensavdraget vid periodens start, men saknat intyg kan stoppa fortsatt sjuklön och försenad FK-anmälan.

Behöver du struktur för sjukfrånvaro utöver lönen hjälper digital frånvarohantering dig samla anmälan och uppföljning — särskilt när schemat ändras ofta.

Vanliga misstag för arbetsgivare

Checklista vid sjukanmälan

1. Registrera datum och tid för sjukanmälan
2. Kontrollera om ny sjukperiod eller inom 5 dagar från föregående
3. Verifiera veckoarbetstid / schema veckan personen blev sjuk
4. Låt lönesystemet räkna karensavdrag och sjuklön — granska resultatet
5. Planera schemaändring om personen är borta flera dagar

Sjukfrånvaro i praktiken — schema och uppföljning

Karensavdrag är en lönefråga, men i skiftverksamhet hänger den ihop med hur du planerar bemanning:

• Schemat visar planerade timmar — underlag för genomsnittlig veckoarbetstid
• Tidrapporten visar vad som faktiskt arbetades före sjukfrånvaron
• Frånvaro samlar sjukanmälan så platschef och lön håller samma bild

Behöver du överblick över HR-processer utöver sjuklön kan vår guide om HR-system och tidrapporteringsappar ge sammanhang — men kärnregeln för karensavdrag står i sjuklönelagen, inte i mjukvaran.

Ordio ersätter inte juridisk rådgivning eller lönesystemets beräkningar. Däremot hjälper Ordio skiftteam att hålla schema, tid och frånvaro samlade — så att sjukfrånvaro inte blir en sidospår i chatten.

Sammanfattning

Karensavdrag innebär:

• 20 % av sjuklönen för en genomsnittlig arbetsvecka — engångsavdrag per sjukperiod
• Ersatte karensdagen från 2019 — sjuklön från dag ett minus avdrag; särskilt bättre vid del av dag
• Högriskskydd: inget nytt avdrag inom 5 dagar; inga fler avdrag efter 10 tillfällen på 12 månader
• Sjukavdrag i vardagsspråk = oftast karensavdrag i lag och lön
• Varierande schema kräver rätt veckoarbetstid — inte generiskt heltidsantagande

Kontrollera kollektivavtal, använd Verksamt och FK som referens, och håll sjukanmälan kopplad till schema och frånvaro. För semester och sjuk i samma period: semesterlagen och semesterdagar.