Arbeitszeiterfassung mit Excel: Nachteile & Alternativen

Excel ist ein sehr beliebtes Tool zur Erstellung von Tabellen und zur Datenanalyse. Viele Unternehmen verwenden Excel auch zur Zeiterfassung ihrer Mitarbeiter. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass Excel keine spezielle Zeiterfassungssoftware ist und die Verwendung von Excel zur Zeiterfassung problematisch sein kann. In diesem Blogbeitrag erfährst du, wie du eine Zeiterfassung in Excel erstellst, welche Nachteile Excel hat, ob Excel für die gesetzliche Zeiterfassung ausreicht und welche Alternativen es gibt.

Was ist Zeiterfassung mit Excel?

Zeiterfassung mit Excel bedeutet, dass Unternehmen Microsoft Excel-Tabellen verwenden, um die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. Dabei werden typischerweise Spalten für den Namen des Mitarbeiters, das Datum, die Start- und Endzeit, Pausen und die Gesamtarbeitszeit angelegt. Excel bietet grundlegende Funktionen wie Formeln zur Zeitberechnung und Sortierung, um die Daten zu organisieren.

Viele Betriebe nutzen Excel für die Zeiterfassung, weil es bereits vorhanden ist, vermeintlich kostenlos erscheint und viele Mitarbeiter mit dem Programm vertraut sind. Excel ist jedoch keine spezialisierte Zeiterfassungssoftware und wurde nicht für diesen Zweck entwickelt. Das führt zu verschiedenen Problemen, die wir im Detail erläutern werden.

Für kleine Teams mit sehr einfachen Anforderungen kann Excel eine kurzfristige Lösung sein. Sobald jedoch mehrere Mitarbeiter, komplexe Schichtpläne oder gesetzliche Compliance-Anforderungen ins Spiel kommen, stößt Excel schnell an seine Grenzen. Professionelle Zeiterfassungslösungen wie Ordio bieten deutlich mehr Funktionalität, Automatisierung und Rechtssicherheit.

Wie erstelle ich eine Zeiterfassung in Excel?

Um eine Zeiterfassung in Excel zu erstellen, gehst du Schritt für Schritt vor:

Schritt 1: Tabellenstruktur anlegen

Erstelle eine neue Excel-Tabelle und lege die folgenden Spalten an:

• Spalte A: Name des Mitarbeiters
• Spalte B: Datum
• Spalte C: Startzeit (Format: HH:MM)
• Spalte D: Endzeit (Format: HH:MM)
• Spalte E: Pausenzeit (Format: HH:MM)
• Spalte F: Gesamtarbeitszeit (berechnet)
• Spalte G: Überstunden (optional)
• Spalte H: Bemerkungen (optional)

Schritt 2: Formeln einfügen

In Spalte F (Gesamtarbeitszeit) fügst du die Formel ein:

=Endzeit - Startzeit - Pause

Konkret bedeutet das: Wenn deine Startzeit in Zelle C2, die Endzeit in D2 und die Pause in E2 steht, lautet die Formel:

=D2-C2-E2

Wichtig: Formatiere die Zellen für Startzeit, Endzeit und Pause als Zeitformat (HH:MM), damit Excel die Berechnungen korrekt durchführt.

Schritt 3: Formatierung anpassen

Formatiere die Gesamtarbeitszeit-Spalte mit dem Format [hh]:mm, damit auch Stunden über 24 korrekt angezeigt werden. Dies ist wichtig für die Berechnung von Wochenstunden oder Überstunden.

Schritt 4: Wochen- oder Monatssumme berechnen

Um die Gesamtstunden pro Woche oder Monat zu berechnen, verwendest du die SUMME-Funktion:

=SUMME(F2:F8)

Dies summiert alle Arbeitsstunden von Zeile 2 bis Zeile 8. Passe den Bereich entsprechend deinen Daten an.

Schritt 5: Daten sortieren und filtern

Nutze Excel's Sortier- und Filterfunktionen, um die Daten nach Mitarbeiter, Datum oder Projekt zu organisieren. Dies hilft dir, einen besseren Überblick zu behalten.

Schritt 6: Vorlage speichern

Speichere deine Tabelle als Vorlage, damit du sie für jeden Monat oder jede Woche neu verwenden kannst. Erstelle Kopien für verschiedene Zeiträume, um eine Historie zu führen.

Wichtig: Excel-Zeiterfassung erfordert manuelle Dateneingabe und regelmäßige Überprüfung. Fehler können sich schnell einschleichen und zu Problemen bei der Lohnabrechnung führen.

Welche Excel-Formeln brauche ich für die Zeiterfassung?

Für eine funktionierende Zeiterfassung in Excel benötigst du verschiedene Formeln. Hier sind die wichtigsten:

Grundlegende Zeitberechnung

Arbeitszeit berechnen:

=Endzeit - Startzeit - Pause

Beispiel: =D2-C2-E2

Diese Formel berechnet die tatsächliche Arbeitszeit zwischen Start- und Endzeit abzüglich der Pausen.

Gesamtstunden summieren

Wochenstunden:

=SUMME(F2:F8)

Summiert alle Arbeitsstunden einer Woche (Zeile 2 bis 8).

Monatsstunden:

=SUMME(F2:F32)

Summiert alle Arbeitsstunden eines Monats (angenommen 31 Tage).

Überstunden berechnen

Überstunden erkennen:

=WENN(F2>8;F2-8;0)

Diese Formel prüft, ob die tägliche Arbeitszeit über 8 Stunden liegt, und berechnet die Überstunden.

Wichtig: Die 8 Stunden sind ein Beispielwert. Passe die Soll-Arbeitszeit entsprechend deinen Arbeitszeitregelungen an.

Wochenende erkennen

Wochenendzuschläge:

=WENN(WOCHENTAG(B2;2)>5;"Wochenende";"Werktag")

Diese Formel erkennt, ob ein Datum auf ein Wochenende fällt (Samstag = 6, Sonntag = 7).

Feiertage berücksichtigen

Für Feiertage musst du eine separate Liste mit Feiertagsdaten erstellen und diese mit der WENN-Funktion abgleichen. Dies wird schnell komplex und fehleranfällig.

Formatierung für Stunden über 24

Wichtig: Verwende das Format [hh]:mm für Zeitberechnungen, die über 24 Stunden hinausgehen. Das Standard-Zeitformat zeigt nur Stunden bis 24 an.

Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter 30 Stunden in einer Woche arbeitet, zeigt das Standard-Format "06:00" statt "30:00". Mit [hh]:mm wird "30:00" korrekt angezeigt.

Diese Formeln helfen dir bei der Grundberechnung, bieten jedoch keine automatische Fehlerprüfung oder gesetzliche Compliance-Funktionen. Für komplexere Anforderungen wie automatische Pausenerkennung, gesetzliche Ruhezeiten oder Integration mit Lohnabrechnungssystemen reicht Excel nicht aus.

Welche Nachteile hat Zeiterfassung mit Excel?

Excel-Zeiterfassung hat zahlreiche Nachteile, die besonders bei wachsenden Teams oder komplexeren Anforderungen problematisch werden:

1. Fehleranfälligkeit

Excel-Tabellen sind sehr anfällig für Fehler. Ein einfacher Tippfehler bei der Dateneingabe kann zu falschen Berechnungen führen. Formeln können versehentlich gelöscht oder überschrieben werden. Falsch formatierte Zellen führen zu ungenauen Ergebnissen. Diese Fehler werden oft erst bei der Lohnabrechnung entdeckt und können zu Nachzahlungen oder rechtlichen Problemen führen.

2. Mangelnde Flexibilität

Excel-Tabellen sind nur begrenzt an individuelle Bedürfnisse anpassbar. Jede Änderung muss manuell vorgenommen werden. Wenn sich Arbeitszeitregelungen ändern, müssen alle betroffenen Tabellen einzeln aktualisiert werden. Dies ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Komplexe Schichtmodelle oder flexible Arbeitszeiten lassen sich in Excel nur schwer abbilden.

3. Schwierige Zugänglichkeit

Excel-Dateien sind oft nur auf einem Computer oder Server gespeichert. Mitarbeiter können nicht einfach von unterwegs oder vom Smartphone aus ihre Zeiten erfassen. Dies führt zu Verzögerungen und zusätzlichem Verwaltungsaufwand. Mehrere Mitarbeiter können nicht gleichzeitig an derselben Datei arbeiten, ohne Konflikte zu riskieren.

4. Fehlende Berichtsfunktionen

Excel bietet zwar grundlegende Sortier- und Filterfunktionen, jedoch sind professionelle Berichte mühsam zu erstellen. Die Erstellung von Auswertungen nach Mitarbeiter, Projekt oder Zeitraum erfordert manuelle Arbeit und Excel-Kenntnisse. Echtzeit-Dashboards oder automatische Analysen sind nicht möglich.

5. Gesetzliche Anforderungen

Seit dem BAG-Urteil vom September 2022 sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, Arbeitszeiten systematisch und elektronisch zu erfassen. Excel kann diese Anforderungen theoretisch erfüllen, bietet jedoch keine automatische Compliance-Prüfung. Ruhezeiten, maximale Arbeitszeiten oder Pausenregelungen müssen manuell überprüft werden. Bei Prüfungen durch Behörden kann dies zu Problemen führen.

6. Keine Automatisierung

Alle Prozesse in Excel sind manuell. Es gibt keine automatische Erinnerung an fehlende Zeiteinträge, keine automatische Berechnung von Überstunden oder Zuschlägen, keine Integration mit Lohnabrechnungssystemen. Jede Aufgabe muss manuell durchgeführt werden, was Zeit kostet und Fehlerquellen schafft.

7. Datenintegrität

Excel-Dateien können versehentlich gelöscht, überschrieben oder beschädigt werden. Versionierung ist schwierig – wenn mehrere Personen an derselben Datei arbeiten, entstehen schnell Konflikte. Backups müssen manuell erstellt werden. Bei Datenverlust kann die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist von mindestens zwei Jahren nicht eingehalten werden.

8. Skalierbarkeit

Excel funktioniert vielleicht für 5-10 Mitarbeiter, wird aber bei größeren Teams schnell unübersichtlich. Je mehr Mitarbeiter, desto mehr Tabellen, desto höher der Verwaltungsaufwand. Excel stößt bei komplexen Schichtplänen, mehreren Standorten oder verschiedenen Arbeitszeitmodellen an seine Grenzen.

Diese Nachteile zeigen, dass Excel zwar eine schnelle Lösung für sehr kleine Teams sein kann, jedoch keine langfristige oder professionelle Lösung für die Zeiterfassung darstellt. Professionelle Zeiterfassungssoftware wie Ordio löst diese Probleme durch Automatisierung, Compliance-Funktionen und benutzerfreundliche Oberflächen.

Ist Excel für die gesetzliche Zeiterfassung zulässig?

Seit dem BAG-Urteil vom 13. September 2022 sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch und elektronisch zu erfassen. Die Frage ist: Erfüllt Excel diese Anforderungen?

Gesetzliche Anforderungen

Das Zeiterfassungsgesetz verlangt, dass Arbeitgeber folgende Daten erfassen:

• Beginn der täglichen Arbeitszeit
• Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer der täglichen Arbeitszeit
• Pausen (bei Arbeitszeiten über 6 Stunden)

Diese Daten müssen elektronisch erfasst, mindestens zwei Jahre aufbewahrt und bei Prüfungen vorgelegt werden können.

Excel-Compliance

Technisch gesehen kann Excel diese Anforderungen erfüllen. Du kannst alle erforderlichen Daten in Excel-Tabellen erfassen und elektronisch speichern. Excel erfüllt somit die Grundanforderung der elektronischen Erfassung.

Limitationen und Risiken

Excel bietet jedoch keine automatische Compliance-Prüfung. Du musst manuell sicherstellen, dass:

• Ruhezeiten eingehalten werden (mindestens 11 Stunden zwischen Schichtende und -beginn)
• Maximale Arbeitszeiten nicht überschritten werden (8 Stunden täglich, Ausnahmen möglich)
• Pausenregelungen korrekt umgesetzt werden
• Alle Zeiten vollständig erfasst sind

Bei Prüfungen durch Behörden kann dies problematisch sein. Wenn Excel-Dateien nicht korrekt geführt werden, fehlerhafte Formeln enthalten oder Daten unvollständig sind, drohen Bußgelder oder rechtliche Konsequenzen.

Best Practices für Excel-Compliance

Wenn du Excel für die Zeiterfassung nutzt, solltest du:

• Regelmäßige Backups erstellen
• Versionierung sicherstellen (z.B. Monatsdateien mit Datum im Dateinamen)
• Zugriffsrechte kontrollieren (wer kann welche Dateien bearbeiten?)
• Regelmäßige Plausibilitätsprüfungen durchführen
• Dokumentation der Prozesse führen

Für eine rechtssichere Zeiterfassung empfiehlt sich jedoch der Umstieg auf professionelle Software, die automatische Compliance-Prüfungen und Audit-Trails bietet. Ordio erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und bietet zusätzlich Funktionen wie automatische Ruhezeitenprüfung und gesetzeskonforme Berichte.

Welche Alternativen gibt es zu Excel für die Zeiterfassung?

Professionelle Zeiterfassungssoftware bietet deutlich mehr Funktionalität, Automatisierung und Rechtssicherheit als Excel. Hier sind die wichtigsten Alternativen:

Digitale Zeiterfassungslösungen

Moderne Zeiterfassungs-Apps bieten:

• Automatische Erfassung: GPS, NFC oder QR-Code-basierte Zeiterfassung
• Mobile Nutzung: Zeiterfassung von Smartphone oder Tablet
• Automatische Berechnungen: Überstunden, Zuschläge, Pausen werden automatisch berechnet
• Compliance-Funktionen: Automatische Prüfung von Ruhezeiten und Arbeitszeitgrenzen
• Integration: Anbindung an Lohnabrechnung, Schichtplanung und andere HR-Systeme
• Berichte: Automatische Auswertungen und Dashboards
• Zugriffskontrolle: Sichere, rollenbasierte Zugriffe

Vergleich: Excel vs. professionelle Software

Ordio als umfassende Lösung

Ordio bietet eine vollständige Lösung für Zeiterfassung und Schichtplanung. Mit Ordio kannst du:

• Arbeitszeiten automatisch erfassen (GPS, NFC, manuell)
• Schichtpläne erstellen und verwalten
• Überstunden und Zuschläge automatisch berechnen
• Compliance automatisch prüfen
• Berichte und Analysen automatisch generieren
• Mit Lohnabrechnungssystemen integrieren

Besonders für Betriebe im Gastronomie, Gesundheitswesen oder Handwerk bietet Ordio branchenspezifische Funktionen, die Excel nicht leisten kann.

Der Umstieg von Excel auf Ordio ist einfach: Du kannst bestehende Daten importieren und sofort mit der professionellen Zeiterfassung starten.

Wann sollte ich Excel für die Zeiterfassung verwenden?

Excel für die Zeiterfassung eignet sich nur in sehr begrenzten Fällen:

Geeignete Szenarien

• Sehr kleine Teams: 1-5 Mitarbeiter mit einfachen Arbeitszeiten
• Einfache Anforderungen: Feste Arbeitszeiten, keine Schichtarbeit, keine Überstunden
• Temporäre Nutzung: Kurzfristige Lösung während der Einführung einer professionellen Software
• Bereits vorhanden: Excel ist bereits lizenziert und im Unternehmen etabliert

Nicht geeignete Szenarien

• Größere Teams: Ab 10+ Mitarbeitern wird Excel unübersichtlich
• Schichtarbeit: Komplexe Schichtpläne lassen sich in Excel nicht gut abbilden
• Mehrere Standorte: Zentrale Verwaltung schwierig
• Gesetzliche Compliance: Automatische Prüfungen nicht möglich
• Integration benötigt: Keine Anbindung an Lohnabrechnung oder andere Systeme
• Mobile Nutzung: Mitarbeiter müssen von unterwegs Zeiten erfassen

Übergangspunkt

Spätestens wenn du merkst, dass:

• die Verwaltung der Excel-Tabellen zu viel Zeit kostet
• Fehler häufiger auftreten
• Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, ihre Zeiten korrekt zu erfassen
• Compliance-Prüfungen aufwendig werden
• du Berichte oder Analysen benötigst

solltest du auf eine professionelle Lösung umsteigen. Die Zeitersparnis und Fehlerreduzierung rechtfertigen die Investition in professionelle Software.

Wie wechsle ich von Excel zu einer professionellen Lösung?

Der Umstieg von Excel auf eine professionelle Zeiterfassungssoftware ist einfacher als viele denken:

Schritt 1: Daten exportieren

Exportiere deine Excel-Daten in ein CSV-Format. Die meisten Zeiterfassungssysteme können CSV-Dateien importieren. Stelle sicher, dass alle wichtigen Daten enthalten sind: Mitarbeiternamen, Daten, Zeiten, Pausen.

Schritt 2: Software auswählen

Wähle eine Software, die zu deinen Anforderungen passt. Wichtige Kriterien:

• Einfache Bedienung für Mitarbeiter
• Mobile App für unterwegs
• Compliance-Funktionen
• Integration mit bestehenden Systemen
• Skalierbarkeit für Wachstum

Schritt 3: Daten importieren

Die meisten professionellen Lösungen bieten Import-Assistenten, die dich durch den Importprozess führen. Deine Excel-Daten werden automatisch in das neue System übertragen.

Schritt 4: Mitarbeiter schulen

Führe Schulungen für deine Mitarbeiter durch. Moderne Zeiterfassungssoftware ist intuitiv, aber eine kurze Einführung hilft bei der Akzeptanz und korrekten Nutzung.

Schritt 5: Phasenweise Einführung

Starte mit einer Pilotgruppe oder einem Standort, bevor du alle Mitarbeiter umstellst. So kannst du Probleme früh erkennen und beheben.

Vorteile des Umstiegs

Nach dem Umstieg wirst du schnell merken:

• Zeitersparnis: Automatisierung reduziert manuelle Arbeit deutlich
• Weniger Fehler: Automatische Berechnungen eliminieren Eingabefehler
• Bessere Übersicht: Dashboards und Berichte geben sofortigen Überblick
• Rechtssicherheit: Automatische Compliance-Prüfungen geben Sicherheit
• Mitarbeiterzufriedenheit: Einfache mobile Nutzung wird geschätzt

Ordio unterstützt dich beim Umstieg mit Import-Tools, Schulungsmaterialien und persönlicher Betreuung. Der Wechsel ist meist innerhalb weniger Tage abgeschlossen.

Kostenvergleich: Excel vs. professionelle Software

Viele Unternehmen denken, Excel sei kostenlos. Bei genauerer Betrachtung zeigt sich jedoch, dass Excel-Zeiterfassung langfristig teurer sein kann:

Excel-Kosten

• Lizenzkosten: Microsoft 365 Business (ab ca. 8€/Monat pro Nutzer) oder einmalige Office-Lizenz
• Zeitaufwand: Manuelle Dateneingabe, Berechnungen, Fehlerkorrekturen (geschätzt 2-5 Stunden pro Woche)
• Fehlerkosten: Falsche Lohnabrechnungen, Nachzahlungen, rechtliche Konsequenzen
• Schulungskosten: Excel-Schulungen für Mitarbeiter
• Wartungskosten: Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Tabellen

Geschätzte Gesamtkosten: 200-500€ pro Monat (bei 10 Mitarbeitern, inkl. Zeitaufwand)

Software-Kosten

• Abonnement: Professionelle Zeiterfassungssoftware (ab ca. 3-10€ pro Mitarbeiter/Monat)
• Zeitaufwand: Minimal, da automatisiert
• Fehlerkosten: Deutlich reduziert durch Automatisierung
• Schulungskosten: Meist im Preis enthalten oder kostenlos
• Wartungskosten: Inklusive Updates und Support

Geschätzte Gesamtkosten: 50-150€ pro Monat (bei 10 Mitarbeitern)

ROI-Berechnung

Bei 10 Mitarbeitern:

• Zeitersparnis: 2-5 Stunden pro Woche = 8-20 Stunden pro Monat
• Kostenersparnis: 150-350€ pro Monat
• Break-even: Bereits nach 1-2 Monaten

Hinzu kommen indirekte Vorteile wie weniger Fehler, bessere Compliance und höhere Mitarbeiterzufriedenheit, die sich nicht direkt in Euro messen lassen.

Praktische Tipps für Excel-Zeiterfassung

Wenn du vorerst bei Excel bleibst, helfen dir diese Tipps:

1. Strukturierte Vorlage erstellen

Erstelle eine gut strukturierte Vorlage mit allen notwendigen Spalten und Formeln. Nutze diese Vorlage konsistent für alle Zeiträume.

2. Validierung einbauen

Nutze Excel's Datenvalidierung, um Fehleingaben zu vermeiden. Beispiel: Erlaube nur Zeitwerte zwischen 00:00 und 23:59.

3. Regelmäßige Backups

Erstelle tägliche oder wöchentliche Backups deiner Excel-Dateien. Speichere sie an einem sicheren Ort (Cloud, externes Laufwerk).

4. Versionierung

Nutze klare Dateinamen mit Datum: "Zeiterfassung_2026_01.xlsx". So behältst du den Überblick über verschiedene Versionen.

5. Zugriffskontrolle

Beschränke Schreibrechte auf wenige Personen. Nutze Excel's Schutzfunktionen, um Formeln vor versehentlichem Löschen zu schützen.

6. Regelmäßige Plausibilitätsprüfungen

Prüfe regelmäßig auf unplausible Werte: Arbeitszeiten über 12 Stunden, negative Zeiten, fehlende Einträge.

7. Dokumentation

Dokumentiere deine Prozesse: Wer erfasst wann welche Daten? Wie werden Fehler korrigiert? Diese Dokumentation hilft bei Prüfungen.

Fazit

Excel kann für sehr kleine Teams mit einfachen Anforderungen eine kurzfristige Lösung sein. Die Nachteile überwiegen jedoch schnell: Fehleranfälligkeit, mangelnde Automatisierung, schwierige Compliance und hoher Zeitaufwand. Spätestens bei wachsenden Teams oder komplexeren Anforderungen lohnt sich der Umstieg auf professionelle Zeiterfassungssoftware.

Moderne Lösungen wie Ordio bieten Automatisierung, Compliance-Funktionen, mobile Nutzung und Integration mit anderen Systemen. Der Umstieg ist einfach, die Zeitersparnis spürbar und die Rechtssicherheit deutlich höher.

Wenn du noch Fragen zur Zeiterfassung hast oder Unterstützung beim Umstieg benötigst, helfen wir dir gerne weiter.