Wareneinsatz – Bedeutung, Berechnung & Kosten-Tipps

Der Wareneinsatz ist eine betriebswirtschaftliche Kennzahl, die angibt, wie viel Geld du für den Einkauf der verkauften Waren in einer bestimmten Zeitperiode ausgegeben hast. Er wird berechnet durch: Anfangsbestand + Wareneingang – Endbestand und ist ein zuverlässiges Instrument zur Erfassung der direkten Kosten deines Unternehmens. Insbesondere im Handel und in der Gastronomie rückt der Wareneinsatz immer wieder in den Fokus, da er nicht nur widerspiegelt, wie effizient ein Unternehmen mit seinen Ressourcen umgeht, sondern auch Aufschluss darüber gibt, wie profitabel es in der Praxis arbeitet. In diesem umfassenden Leitfaden betrachten wir den Wareneinsatz im Detail, verstehen seine zentrale Rolle im betrieblichen Alltag, vollziehen den genauen Berechnungsweg nach und geben dir schließlich wertvolle Optimierungsstrategien an die Hand, mit denen du deine Rentabilität steigern kannst.

Was ist eigentlich der Wareneinsatz?

Der Wareneinsatz ist eine betriebswirtschaftliche Kennzahl. Er gibt konkret an, wie viel Geld du für den Einkauf der Waren ausgegeben hast, die du in einer bestimmten Zeitperiode verkauft hast. Es ist wichtig zu betonen, dass es sich hierbei nicht um zusätzliche Ausgaben oder Ähnliches handelt, sondern nur um die reinen Produktkosten. Mit anderen Worten: Der Wareneinsatz gibt dir einen klaren Überblick über die direkten Aufwendungen, die mit dem Verkauf deiner Produkte verbunden sind. Er ist somit ein zuverlässiges Instrument zur Erfassung der direkten Kosten deines Unternehmens.

Bedeutung für Unternehmen

Der Wareneinsatz spielt eine zentrale Rolle im betrieblichen Controlling und der Kostenkontrolle. Er ermöglicht es dir, die Effizienz deines Einkaufsprozesses zu bewerten und die Rentabilität deines Unternehmens zu analysieren. Ein optimaler Wareneinsatz zeigt, dass du deine Ressourcen effizient einsetzt und gleichzeitig qualitativ hochwertige Produkte anbietest. Besonders in der Gastronomie und im Einzelhandel, wo der Wareneinsatz einen erheblichen Anteil der Gesamtkosten ausmacht, ist eine regelmäßige Überwachung und Optimierung entscheidend für den Unternehmenserfolg.

Unterschied zu anderen Kennzahlen

Es ist wichtig, den Wareneinsatz von ähnlichen Kennzahlen zu unterscheiden. Während der Wareneinkauf den Gesamtwert aller eingekauften Waren beschreibt, bezieht sich der Wareneinsatz nur auf die tatsächlich verkauften Waren. Der Materialaufwand umfasst zusätzlich zu den Waren auch andere Materialien wie Verpackungen oder Betriebsstoffe. Der Wareneinsatz ist somit eine präzisere Kennzahl für die direkten Kosten der verkauften Produkte und bildet die Grundlage für die Berechnung der Gewinnmarge.

Branchenspezifische Besonderheiten

Je nach Branche variiert die Bedeutung und Berechnung des Wareneinsatzes. In der Gastronomie umfasst der Wareneinsatz alle Lebensmittel und Getränke, die für die Zubereitung und den Verkauf von Speisen verwendet werden. Hier spielt die Inventur eine besonders wichtige Rolle, da viele Produkte verderblich sind und der Bestand regelmäßig erfasst werden muss. Im Einzelhandel bezieht sich der Wareneinsatz auf alle verkauften Waren, wobei hier oft größere Bestände und längere Lagerzeiten zu berücksichtigen sind. In der Produktion wird der Wareneinsatz als Materialkosten bezeichnet und umfasst Rohstoffe, Halbfertigprodukte und Zulieferteile.

Wie berechnet man den Wareneinsatz?

Die Formel zur Berechnung des Wareneinsatzes setzt sich aus drei wesentlichen Komponenten zusammen:

Wareneinsatz = Anfangsbestand + Wareneingang – Endbestand

• Anfangsbestand: Diese Position stellt den monetären Wert des Warenbestandes zu Beginn der betrachteten Periode dar. Er dient als Ausgangsbasis für die weiteren Berechnungen.
• Wareneingang: Dieser Wert umfasst den Gesamtwert aller Waren, die dem Bestand während des Zeitraums hinzugefügt wurden. Dazu gehören Neuzugänge, Retouren und sonstige Zugänge.
• Endbestand: Diese Position gibt den Wert des Warenbestandes am Ende der betrachteten Periode an.

Berechnungsbeispiel

Angenommen, du betreibst ein Restaurant und möchtest den Wareneinsatz für das erste Quartal des Jahres berechnen:

• Januar

Anfangsbestand: 3.000€ (Wert der Lebensmittel und Getränke zu Beginn des Monats)

Wareneingang: 5.000€ (Einkauf von frischen Zutaten, Getränken und speziellen Zutaten für ein neues Menü)

Endbestand: 2.500€ (Wert der Lebensmittel und Getränke am Ende des Monats)

• Februar

Anfangsbestand: 2.500€ (Endbestand vom Januar)

Wareneingang: 4.500€ (Einkauf für das Valentinstags-Special und reguläre Bestellungen)

Endbestand: 2.000€

• März

Anfangsbestand: 2.000€ (Endbestand vom Februar)

Wareneingang: 6.000€ (Einkauf für das Ostermenü und saisonale Frühlingszutaten)

Endbestand: 3.000€

Um den Wareneinsatz für das gesamte Quartal zu berechnen, fassen wir die Monate zusammen:

Anfangsbestand gesamt: 3.000€

Gesamter Wareneingang: 5.000€ + 4.500€ + 6.000€ = 15.500€

Endbestand gesamt: 3.000€ (Endbestand März)

Wareneinsatz für das Quartal: 3.000€ + 15.500€ – 3.000€ = 15.500€

Das bedeutet, dass du im ersten Quartal Lebensmittel und Getränke im Wert von 15.500 € für die Zubereitung und den Verkauf deiner Speisen verbraucht hast. Dieser Wert hilft dir, die Rentabilität deines Restaurants zu beurteilen und Entscheidungen über Einkauf, Menüpreise und Menüänderungen zu treffen.

Beispiel 2: Einzelhandel

Stell dir vor, du betreibst einen kleinen Einzelhandelsladen und möchtest den Wareneinsatz für den Monat März berechnen:

Anfangsbestand: 12.000€ (Wert aller Waren zu Monatsbeginn)

Wareneingang: 18.000€ (Neue Warenlieferungen während des Monats)

Endbestand: 10.000€ (Wert aller Waren am Monatsende)

Wareneinsatz für März: 12.000€ + 18.000€ – 10.000€ = 20.000€

Das bedeutet, dass du im März Waren im Wert von 20.000€ verkauft hast. Dieser Wert ist wichtig für die Berechnung deiner Gewinnmarge und hilft dir, die Effizienz deines Sortiments zu bewerten.

Beispiel 3: Monatliche vs. jährliche Berechnung

Für eine genauere Analyse solltest du den Wareneinsatz sowohl monatlich als auch jährlich berechnen. Die monatliche Berechnung hilft dir, kurzfristige Trends zu erkennen und schnell auf Veränderungen zu reagieren. Die jährliche Berechnung gibt dir einen Überblick über die langfristige Entwicklung und ermöglicht es dir, saisonale Schwankungen zu identifizieren. Kombiniere beide Ansätze für ein umfassendes Bild deiner Kostenstruktur.

Die Wareneinsatzquote berechnen

Die Wareneinsatzquote ist eine wichtige Kennzahl, die den Wareneinsatz in Relation zum Umsatz setzt. Sie gibt an, welcher Prozentsatz deines Umsatzes für den Wareneinkauf verwendet wird und ist ein entscheidender Indikator für die Rentabilität deines Unternehmens.

Formel: Wareneinsatzquote = (Wareneinsatz / Umsatz) × 100

Eine niedrigere Quote bedeutet eine höhere Rentabilität, da mehr Geld als Gewinn übrig bleibt. Allerdings sollte die Quote nicht zu niedrig sein, da dies auf eine zu hohe Preisgestaltung oder Qualitätsprobleme hinweisen könnte.

Zielwerte nach Branche

Berechnungsbeispiel Wareneinsatzquote

Angenommen, dein Restaurant hat im ersten Quartal einen Umsatz von 50.000€ erzielt und einen Wareneinsatz von 15.500€:

Wareneinsatzquote: (15.500€ / 50.000€) × 100 = 31%

Diese Quote von 31% liegt im optimalen Bereich für die Gastronomie (30-35%) und zeigt, dass dein Restaurant effizient arbeitet. Würde die Quote über 35% liegen, solltest du Maßnahmen zur Optimierung ergreifen.

Häufige Fehler bei der Berechnung vermeiden

Bei der Berechnung des Wareneinsatzes können verschiedene Fehler auftreten, die zu falschen Ergebnissen führen. Die häufigsten Fehler sind:

• Ungenauigkeiten bei der Inventur: Eine ungenaue Bestandserfassung führt zu falschen Anfangs- und Endbeständen. Führe daher regelmäßige und sorgfältige Inventuren durch.
• Vermischung von Zeiträumen: Stelle sicher, dass alle Werte (Anfangsbestand, Wareneingang, Endbestand) für denselben Zeitraum erfasst werden.
• Vergessene Zugänge: Vergiss nicht, Retouren, Zugänge durch Eigenproduktion oder sonstige Zugänge im Wareneingang zu berücksichtigen.
• Fehlende Bewertung: Alle Bestände müssen zum gleichen Bewertungsverfahren (z.B. Einstandspreise) erfasst werden.

Wareneinsatz optimieren

5 Tipps zur Optimierung

Die Optimierung deines Wareneinsatzes ist ein echter Game-Changer. Wenn du die Rentabilität deines Unternehmens steigern und gleichzeitig effizienter arbeiten möchtest, ist dies genau der richtige Ansatzpunkt. Ein guter Wareneinsatz zeigt dir nicht nur, wie geschickt du einkaufst und verkaufst, sondern gibt dir auch Hinweise auf deine gesamte Geschäftsstrategie. Und weil das so ein wichtiges Thema ist, haben wir hier fünf praxiserprobte Tipps für dich zusammengestellt, mit denen du den Wareneinsatz in deinem Betrieb richtig optimieren kannst:

1. Regelmäßige Überprüfung des Wareneinsatzes: Es ist entscheidend, den Wareneinsatz in regelmäßigen Abständen zu überprüfen – idealerweise monatlich für eine detaillierte Analyse und jährlich für einen langfristigen Überblick. Durch diese kontinuierliche Kontrolle kannst du Trends und Veränderungen frühzeitig erkennen. Saisonale Schwankungen, steigende Materialpreise oder Veränderungen im Kaufverhalten deiner Kunden werden sofort sichtbar. Erstelle dir einen festen Termin im Kalender für die Wareneinsatzanalyse und dokumentiere deine Erkenntnisse systematisch. Nutze diese Daten, um proaktiv zu handeln und dein Geschäftsmodell anzupassen, bevor Probleme entstehen. Eine regelmäßige Überprüfung hilft dir auch dabei, die Wirksamkeit deiner Optimierungsmaßnahmen zu bewerten und nachzujustieren, wenn nötig.
2. Verhandlungsgeschick bei Einkaufskonditionen: Deine Beziehung zu deinen Lieferanten sollte nicht statisch sein, sondern aktiv gepflegt werden. Nimm dir regelmäßig Zeit, um mit deinen Lieferanten zu verhandeln und bessere Konditionen oder Rabatte auszuhandeln. Große Bestellungen, langfristige Verträge oder Vorauszahlungen können oft als Hebel für bessere Preise genutzt werden. Vergleiche regelmäßig die Preise verschiedener Lieferanten und nutze diese Informationen als Verhandlungsgrundlage. Baue langfristige Partnerschaften auf, die beiden Seiten Vorteile bringen – dein Lieferant profitiert von der Planungssicherheit, du von besseren Konditionen. Vergiss nicht, auch kleinere Lieferanten in Betracht zu ziehen, die oft flexibler sind und bessere Preise anbieten können. Eine gute Beziehung zu deinen Lieferanten ist ein wertvolles Kapital, das sich langfristig auszahlt.
3. Effizientes Lagermanagement: Eine gut organisierte Lagerhaltung sorgt nicht nur für einen reibungslosen Betriebsablauf, sondern kann auch den Wareneinsatz erheblich reduzieren. Durch die Vermeidung von Überbeständen und den rechtzeitigen Verkauf oder die Verwendung verderblicher Waren werden Verluste und Verschwendung minimiert. Implementiere ein First-In-First-Out (FIFO) System, um sicherzustellen, dass ältere Waren zuerst verwendet werden. Führe regelmäßige Inventuren durch, um den tatsächlichen Bestand zu kennen und Diskrepanzen frühzeitig zu erkennen. Organisiere dein Lager so, dass häufig benötigte Artikel leicht zugänglich sind und verderbliche Waren optimal gelagert werden. Nutze moderne Lagerverwaltungssysteme, die dir helfen, den Überblick zu behalten und automatisch Warnungen zu senden, wenn Bestände zur Neige gehen oder Verfallsdaten näher rücken.
4. Sortimentsanalyse: Überprüfe regelmäßig, welche Produkte sich gut verkaufen und welche im Lager liegen bleiben. Nutze Verkaufsdaten und Lagerumschlagsraten, um dein Sortiment zu optimieren. Produkte mit niedriger Umschlagsrate binden Kapital und erhöhen das Risiko von Verderb oder Veralterung. Identifiziere diese Produkte und entscheide, ob sie aus dem Sortiment genommen oder durch rentablere Alternativen ersetzt werden sollten. Eine ständige Anpassung des Angebots an die Nachfrage kann den Wareneinsatz erheblich optimieren. Analysiere auch die Gewinnmargen einzelner Produkte – manchmal verkaufen sich Produkte zwar gut, haben aber eine schlechte Marge. Fokussiere dich auf Produkte mit hoher Nachfrage und guter Marge, um deine Rentabilität zu maximieren. Nutze saisonale Trends und aktuelle Entwicklungen, um dein Sortiment dynamisch anzupassen.
5. Technologie nutzen: Moderne Technologien wie Warenwirtschaftssysteme oder KI-gestützte Analysetools können helfen, den Wareneinsatz zu optimieren. Sie bieten detaillierte Einblicke in Verkaufszahlen, Lagerumschlag und andere relevante Daten. Mit diesen Informationen kannst du fundiertere Entscheidungen treffen und Prozesse effizienter gestalten. Automatisierte Bestellsysteme können helfen, Bestände optimal zu halten und Bestellungen zum richtigen Zeitpunkt auszulösen. Predictive Analytics Tools können Trends vorhersagen und dir helfen, saisonale Schwankungen besser zu planen. Investiere in eine Lösung, die zu deinem Unternehmen passt – für kleinere Betriebe reicht oft eine einfache Excel-Lösung oder spezialisierte Software für deine Branche. Größere Unternehmen profitieren von integrierten ERP-Systemen, die alle Bereiche abdecken. Die Investition in Technologie zahlt sich durch bessere Entscheidungen und höhere Effizienz schnell aus.

Weitere Optimierungsstrategien

Neben den fünf Hauptstrategien gibt es weitere Ansätze, um deinen Wareneinsatz zu optimieren:

Lebensmittelverschwendung reduzieren

In der Gastronomie ist die Reduzierung von Lebensmittelverschwendung ein entscheidender Faktor für die Optimierung des Wareneinsatzes. Schätze deinen Bedarf realistisch ein und plane deine Bestellungen entsprechend. Nutze kreative Methoden, um Reste zu verwerten – aus übrig gebliebenen Zutaten können neue Gerichte entstehen. Implementiere Portionskontrollen, um sicherzustellen, dass nicht mehr zubereitet wird als nötig. Schulungen deines Personals können helfen, Verschwendung zu reduzieren und ein Bewusstsein für die Bedeutung effizienter Ressourcennutzung zu schaffen.

Saisonale Anpassungen

Nutze saisonale Schwankungen zu deinem Vorteil. Saisonale Produkte sind oft günstiger und qualitativ besser als außersaisonale Ware. Passe dein Menü oder Sortiment an die Jahreszeiten an und nutze saisonale Angebote für bessere Preise. Dies hilft nicht nur, den Wareneinsatz zu senken, sondern kann auch deine Kunden begeistern, die frische, saisonale Produkte schätzen. Plane im Voraus und kommuniziere saisonale Änderungen frühzeitig, um deine Kunden darauf vorzubereiten.

Lieferantenmanagement

Ein professionelles Lieferantenmanagement kann erheblich zur Optimierung deines Wareneinsatzes beitragen. Diversifiziere dein Lieferantennetzwerk, um nicht von einem einzigen Lieferanten abhängig zu sein. Dies gibt dir Verhandlungsspielraum und schützt dich vor Lieferengpässen. Entwickle klare Kriterien für die Auswahl von Lieferanten – Preis ist wichtig, aber auch Qualität, Zuverlässigkeit und Service. Führe regelmäßige Lieferantenbewertungen durch und sei bereit, bei Bedarf zu wechseln. Langfristige Partnerschaften mit zuverlässigen Lieferanten können dir bessere Konditionen und mehr Flexibilität bieten.

Tools und Software für die Wareneinsatzoptimierung

Moderne Softwarelösungen können die Wareneinsatzoptimierung erheblich vereinfachen und automatisieren. Hier sind die wichtigsten Kategorien:

Warenwirtschaftssysteme (WWS)

Warenwirtschaftssysteme sind spezialisierte Softwarelösungen, die alle Aspekte der Warenverwaltung abdecken. Sie helfen dir bei der Bestandsverwaltung, automatischen Bestellungen, Preisverwaltung und Verkaufsanalyse. Viele Systeme bieten auch Funktionen für die Inventur und die Berechnung des Wareneinsatzes. Wähle ein System, das zu deiner Branche und Unternehmensgröße passt. Für Gastronomiebetriebe gibt es spezialisierte Lösungen, die auch Menüplanung und Rezeptverwaltung umfassen.

Integrierte Unternehmenslösungen

Für größere Unternehmen bieten integrierte ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) eine umfassende Lösung, die Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Personalwesen und andere Bereiche miteinander verbindet. Diese Systeme ermöglichen eine ganzheitliche Sicht auf dein Unternehmen und helfen dir, Zusammenhänge zwischen verschiedenen Bereichen zu erkennen. Moderne Lösungen wie Ordio bieten integrierte Funktionen für die Kostenkontrolle und können nahtlos mit anderen Systemen verbunden werden, um ein vollständiges Bild deiner Betriebsabläufe zu erhalten.

Analysetools und Dashboards

Analysetools und Dashboards helfen dir, deine Daten zu visualisieren und Trends zu erkennen. Sie zeigen dir auf einen Blick, wie sich dein Wareneinsatz entwickelt, welche Produkte am profitabelsten sind und wo Optimierungspotenzial besteht. Nutze diese Tools, um regelmäßige Reports zu erstellen und Entscheidungen datenbasiert zu treffen. Viele moderne Lösungen bieten auch mobile Apps, sodass du von überall aus auf deine Daten zugreifen kannst.

Wareneinsatz in verschiedenen Branchen

Der Wareneinsatz variiert je nach Branche erheblich. Hier ein Überblick über die Besonderheiten verschiedener Branchen:

Gastronomie

In der Gastronomie ist der Wareneinsatz einer der größten Kostenblöcke und sollte typischerweise zwischen 30-35% des Umsatzes liegen. Besonderheiten sind die Verderblichkeit vieler Produkte, saisonale Schwankungen und die Notwendigkeit regelmäßiger Inventuren. Die Optimierung des Wareneinsatzes ist hier besonders wichtig, da bereits kleine Verbesserungen erhebliche Auswirkungen auf die Rentabilität haben können. Fokus liegt auf der Reduzierung von Lebensmittelverschwendung, optimaler Bestellplanung und effizienter Menügestaltung.

Einzelhandel

Im Einzelhandel liegt die Wareneinsatzquote typischerweise höher (40-70% je nach Produktkategorie), da hier der Wareneinsatz den größten Teil der Kosten ausmacht. Wichtig sind hier die Optimierung des Sortiments, effiziente Bestandsverwaltung und die Vermeidung von Überbeständen. Moderne Einzelhändler nutzen Datenanalysen, um Nachfrage zu prognostizieren und Bestände optimal zu planen.

Produktion

In der Produktion wird der Wareneinsatz als Materialkosten bezeichnet und umfasst Rohstoffe, Halbfertigprodukte und Zulieferteile. Die Optimierung erfolgt hier durch effiziente Beschaffung, Just-in-Time-Lieferungen und die Reduzierung von Materialverschwendung. Moderne Produktionsbetriebe nutzen Lean-Management-Methoden, um Materialkosten zu minimieren und Prozesse zu optimieren.

Wareneinsatz vs. andere Kennzahlen

Um den Wareneinsatz richtig einzuordnen, ist es wichtig, ihn von anderen ähnlichen Kennzahlen zu unterscheiden:

Unterschied zu Wareneinkauf

Der Wareneinkauf beschreibt den Gesamtwert aller eingekauften Waren in einer Periode, unabhängig davon, ob sie bereits verkauft wurden oder noch im Lager sind. Der Wareneinsatz bezieht sich dagegen nur auf die tatsächlich verkauften Waren. Der Unterschied zwischen beiden Kennzahlen zeigt dir, wie sich dein Lagerbestand entwickelt hat. Ein höherer Wareneinkauf als Wareneinsatz deutet auf steigende Lagerbestände hin, während ein höherer Wareneinsatz als Wareneinkauf auf sinkende Bestände hindeutet.

Unterschied zu Materialkosten

In der Produktion werden die direkten Kosten für Materialien als Materialkosten bezeichnet. Diese umfassen nicht nur die eingekauften Waren, sondern auch alle anderen Materialien, die für die Produktion benötigt werden, wie Verpackungen, Betriebsstoffe oder Zulieferteile. Der Wareneinsatz ist somit eine spezifischere Kennzahl, die sich nur auf verkaufte Waren bezieht, während Materialkosten alle direkten Materialaufwendungen umfassen.

Zusammenhang mit Gewinnmarge

Der Wareneinsatz steht in direktem Zusammenhang mit deiner Gewinnmarge. Die Formel lautet: Gewinnmarge = (Umsatz – Wareneinsatz) / Umsatz × 100. Eine niedrigere Wareneinsatzquote führt zu einer höheren Gewinnmarge, da mehr Geld als Gewinn übrig bleibt. Allerdings solltest du nicht nur auf eine niedrige Wareneinsatzquote achten, sondern auch die Qualität deiner Produkte im Blick behalten. Eine zu niedrige Quote kann auf Qualitätsprobleme oder zu hohe Preise hinweisen, die langfristig deinem Geschäft schaden können.

Fazit

Der Wareneinsatz ist nicht nur eine Zahl in der Buchhaltung, sondern ein zuverlässiger Indikator für die finanzielle Stabilität und operative Effizienz eines Unternehmens. Er bildet die Grundlage für fundierte Entscheidungen in Einkauf, Preisgestaltung und Sortimentsplanung. Durch die regelmäßige Überwachung des Wareneinsatzes, kluge Einkaufsentscheidungen, ein straffes Lagermanagement und den Einsatz moderner Technologien gelingt es Unternehmen, diesen wichtigen Wert zu optimieren und ihre Rentabilität zu steigern.

Die Berechnung der Wareneinsatzquote hilft dir, deine Performance im Branchenvergleich zu bewerten und Optimierungspotenziale zu identifizieren. Nutze die branchenspezifischen Zielwerte als Orientierung, aber passe sie an deine individuelle Situation an. Besonders in der Gastronomie, wo der Wareneinsatz einen erheblichen Anteil der Kosten ausmacht, ist eine konsequente Optimierung entscheidend für den langfristigen Erfolg.

Jedes Unternehmen, das sich die Zeit nimmt, den Wareneinsatz gründlich zu analysieren und proaktiv zu managen, ebnet sich den Weg zu nachhaltigem Erfolg und kontinuierlichem Wachstum. Kombiniere verschiedene Optimierungsstrategien, nutze moderne Tools und Technologien, und bleibe flexibel, um auf Veränderungen im Markt reagieren zu können. Mit einer systematischen Herangehensweise kannst du deinen Wareneinsatz kontinuierlich verbessern und so deine Wettbewerbsfähigkeit stärken.

Für weitere Informationen zur Kostenkontrolle und zur Optimierung deiner Betriebsabläufe schau dir auch unsere anderen Ratgeber an, wie zum Beispiel die Inventur in der Gastronomie oder die Personalkosten in der Gastronomie.

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