Stellenbeschreibung: Definition, Aufbau, Vorlage & Rechtliches

Im Fachkräftemangel ist eine klare Definition offener Stellen entscheidend – für Recruiting, Einarbeitung und Leistungsbeurteilung. Eine Stellenbeschreibung ist das zentrale Dokument, das Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Anforderungen einer Position festhält. Sie dient als Grundlage für Stellenanzeigen, Onboarding und die Einordnung im Organigramm. In diesem Lexikon-Artikel erfährst du, was eine Stellenbeschreibung ist, wie sie sich von der Stellenanzeige unterscheidet, welche Inhalte sie enthalten sollte und wie du sie erstellst – inklusive Vorlage und rechtlicher Aspekte.

Mit einer digitalen Personalakte wie bei Ordio verwaltest du Stellenbeschreibungen und weitere HR-Dokumente zentral. Die Ordio-Vorlage unter Stellenbeschreibung Vorlage unterstützt dich bei der Erstellung. Wer regelmäßig Stellen besetzt, profitiert von klaren, aktuellen Stellenbeschreibungen – sie beschleunigen das Recruiting und verbessern die Qualität der Einstellungen.

Was ist eine Stellenbeschreibung? Definition

Eine Stellenbeschreibung ist ein formelles, schriftliches Dokument, das die Merkmale einer Position im Unternehmen beschreibt – unabhängig davon, wer diese Stelle besetzt. Sie enthält Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Befugnisse, Qualifikationen und die organisatorische Einordnung der Stelle. Die Stellenbeschreibung ist personenunabhängig: Sie beschreibt die Anforderungen an die Position, nicht an eine konkrete Person. Im öffentlichen Dienst wird sie auch als Dienstpostenbeschreibung bezeichnet.

Die Stellenbeschreibung ist ein internes Dokument – sie wird in der Regel nicht nach außen kommuniziert. Bewerber erhalten sie erst nach erfolgreicher Einstellung oder im Rahmen des Vertragsabschlusses. Sie bildet die Grundlage für Arbeitsverträge, Leistungsbeurteilungen und die Arbeitsorganisation. In vielen Unternehmen wird sie auch für Arbeitszeugnisse herangezogen, da sie die offiziell festgehaltenen Aufgaben dokumentiert.

Wichtig: Die Stellenbeschreibung sollte vor der Stellenausschreibung erstellt werden. So stellst du sicher, dass die zu besetzende Stelle klar definiert ist und die Stellenanzeige auf einer fundierten Basis beruht. Das reduziert Fehlbesetzungen und beschleunigt den Recruiting-Prozess.

Stellenbeschreibung vs. Stellenanzeige

Stellenbeschreibung und Stellenanzeige klingen ähnlich, haben aber unterschiedliche Funktionen. Die Stellenbeschreibung ist ein internes Job-Profil: Sie dokumentiert detailliert Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Anforderungen und die Einordnung der Stelle im Unternehmen. Sie wird vor der Ausschreibung erstellt und dient als Grundlage für Personalplanung, Recruiting und Einarbeitung. Sie ist verbindlich, sobald sie mit dem Arbeitsvertrag verknüpft wird.

Die Stellenanzeige (auch Stellenausschreibung) ist ein externes Dokument zur Bewerbung einer offenen Stelle. Sie richtet sich an potenzielle Bewerber, soll Interesse wecken und wird auf Jobportalen, der Karriereseite oder in Printmedien veröffentlicht. Die Stellenanzeige greift Inhalte der Stellenbeschreibung auf – etwa Tätigkeiten und Anforderungen – ist aber deutlich kürzer und weniger detailliert. Sie enthält zudem Informationen zum Arbeitgeber, zum Arbeitsumfeld und oft zur Vergütung, die nicht in die interne Stellenbeschreibung gehören.

Praktischer Nutzen: Wer eine fundierte Stellenbeschreibung hat, kann daraus schnell eine Stellenanzeige ableiten. Das spart Zeit und sorgt für Konsistenz zwischen dem, was intern erwartet wird, und dem, was Bewerbern kommuniziert wird. Für das Employer Branding ist das wichtig – Bewerber erwarten, dass die Stelle den Erwartungen entspricht.

Aufbau und Inhalte einer Stellenbeschreibung

Eine vollständige Stellenbeschreibung enthält mehrere Pflichtfelder. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die wesentlichen Bestandteile:

Kern- und Nebenaufgaben

Die Aufgaben sollten nach ihrer Gewichtung sortiert werden. Kernaufgaben sind die zentralen Tätigkeiten, die den Hauptzweck der Stelle ausmachen – typischerweise 60–80 % der Arbeitszeit. Sie sollten konkret und realitätsgetreu formuliert sein. Es ist üblich, den Zeitaufwand für Hauptaufgaben als Prozentsatz der Gesamtarbeitszeit anzugeben (z.B. „Budgetverwaltung: ca. 30 % der Arbeitszeit“).

Nebenaufgaben haben geringere Priorität; hier kann etwas Interpretationsspielraum bleiben, um spätere Erweiterungen abzusichern. Als Faustregel: Nebenaufgaben nehmen in der Regel unter 10 % der Arbeitszeit in Anspruch. Bei Nebenaufgaben empfiehlt sich eine vage Formulierung, damit zusätzliche Tätigkeiten ohne Änderung der Stellenbeschreibung zugewiesen werden können. Das schützt den Arbeitgeber bei sich ändernden Anforderungen.

Weitere optionale Elemente: Stellvertreter, Informations- und Meldepflichten, Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, Mitwirkung in Gremien oder Arbeitsgruppen. Je nach Stelle und Branche können zusätzliche Felder sinnvoll sein – z.B. in der Gastronomie oder im Gesundheitswesen.

Zweck und Nutzen einer Stellenbeschreibung

Eine Stellenbeschreibung erfüllt mehrere zentrale Funktionen in der Personalarbeit:

• Personalplanung: Sie definiert, welche Qualifikationen und Kapazitäten für eine Stelle benötigt werden – Grundlage für Bedarfsplanung und Nachfolgeregelung. Bei Umstrukturierungen zeigt sie, welche Stellen betroffen sind und wie sie sich verändern.
• Recruiting-Basis: Aus der Stellenbeschreibung leitet sich das Anforderungsprofil ab; sie beschleunigt die Erstellung von Stellenanzeigen und unterstützt die systematische Auswahl von Bewerbern. Ein Bewerbermanagementsystem kann Stellenbeschreibungen als Referenz nutzen.
• Leistungsbeurteilung: Die festgehaltenen Aufgaben und Ziele dienen als Maßstab für Zielvereinbarungen und Leistungsgespräche. So wird die Beurteilung nachvollziehbar und fair.
• Organisationsentwicklung: Sie dokumentiert die Einordnung der Stelle im Organigramm und unterstützt Umstrukturierungen. Überschneidungsfreiheit der Tätigkeiten wird durch klare Abgrenzung erreicht.
• Einarbeitung: Neue Mitarbeiter erhalten mit der Stellenbeschreibung eine klare Orientierung über ihre Aufgaben und Ansprechpartner – wichtig für ein erfolgreiches Onboarding. Schnittstellen zu anderen Abteilungen sind dokumentiert.
• Transparenz: Klare Zuständigkeiten vermeiden Kompetenzgerangel und Missverständnisse. Bei Urlaub oder Krankheit ist geregelt, wer vertritt.

Zuständig für die Erstellung sind in der Regel der Arbeitgeber bzw. der Vorgesetzte. Ideal ist die gemeinsame Formulierung mit dem Stelleninhaber – so werden Erwartungen realistisch abgesteckt.

Stellenbeschreibung erstellen: Schritt-für-Schritt

Die Erstellung einer Stellenbeschreibung folgt einem strukturierten Prozess. So schreibst du eine gute Stellenbeschreibung:

1. Stellenanalyse: Analysiere die Stelle – welche Aufgaben fallen an? Welche Ziele verfolgt die Position? Welche Schnittstellen gibt es? Beobachte den Arbeitsalltag oder führe ein Gespräch mit dem Stelleninhaber.
2. Absprache mit der Abteilung: Beziehe den Vorgesetzten und ggf. den aktuellen Stelleninhaber ein. Sie kennen die täglichen Anforderungen am besten. Bei Stellen für neue Positionen arbeiten Fachbereiche (z.B. Marketing, IT) mit.
3. Formulierung: Formuliere kurz und präzise. Vermeide schwammige Formulierungen – nach Unterschrift des Arbeitsvertrags ist die Stellenbeschreibung verbindlich. Nutze aktive Formulierungen („erstellt“, „koordiniert“, „verantwortet“) statt passiver.
4. Einheitliches Format: Nutze ein einheitliches Template für alle Stellenbeschreibungen im Unternehmen. Das erleichtert Vergleiche, die Pflege und die Einarbeitung neuer HR-Mitarbeiter.
5. Aktualität: Überprüfe und aktualisiere die Stellenbeschreibung regelmäßig – bei Umstrukturierungen, neuen Anforderungen oder geänderten Prozessen. In dynamischen Arbeitswelten können sich Anforderungen schnell ändern.
6. Versetzungsvorbehalt: Ein Versetzungsvorbehalt im Arbeitsvertrag ermöglicht die Zuweisung anderer Aufgaben, wenn sich Anforderungen ändern. So bleibt Flexibilität erhalten.

Was nicht in die Stellenbeschreibung gehört: Gehaltsangaben, Probezeit, Befristung, Urlaubsansprüche, detaillierte Unternehmensvorstellung. Diese Punkte gehören in den Arbeitsvertrag oder die Stellenanzeige.

Stellenbeschreibung Vorlage

Eine Vorlage spart Zeit und sorgt für ein einheitliches Format. Die Stellenbeschreibung Vorlage von Ordio bietet eine Excel-basierte Vorlage zum Ausfüllen – mit allen wichtigen Feldern von Stellenbezeichnung über Aufgaben bis zur Einordnung. Du kannst sie direkt nutzen und an die Anforderungen deines Unternehmens anpassen.

Ein Muster oder Beispiel hilft beim ersten Mal: Orientiere dich an bestehenden Stellenbeschreibungen ähnlicher Positionen. Die Ordio-Vorlage enthält die typischen Pflichtfelder; du ergänzt sie um branchen- oder unternehmensspezifische Aspekte. Mit einer Dokumentenmanagement-Lösung wie Ordio verwaltest du Stellenbeschreibungen zentral in der digitalen Personalakte – zusammen mit Arbeitsverträgen, Zeugnissen und anderen HR-Dokumenten.

AGG und rechtliche Aspekte

Eine Stellenbeschreibung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben – anders als die „kurze Charakterisierung der Tätigkeit“ im Arbeitsvertrag (§ 2 NachwG). Dennoch ist sie in der Praxis unverzichtbar und hat rechtliche Bedeutung: Wird sie dem Arbeitsvertrag beigefügt oder ausdrücklich einbezogen, ist sie verbindlich. Schwammige Formulierungen können später zu Auseinandersetzungen führen – z.B. wenn der Arbeitnehmer sich auf „nur die in der Stellenbeschreibung genannten Aufgaben“ beruft.

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) gilt bei der Stellenausschreibung: Stellenanzeigen müssen diskriminierungsfrei formuliert sein. Das AGG verbietet Diskriminierung aufgrund von Rasse, ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität. Verstöße (z.B. Altersdiskriminierung, Geschlechterstereotype) können zu Schadensersatzansprüchen führen. Die Stellenbeschreibung selbst unterliegt dem AGG nicht direkt – aber wenn sie als Grundlage für die Stellenanzeige dient, sollten die Formulierungen von vornherein AGG-konform sein.

Nach ISO 9001 (Qualitätsmanagement) können Stellenbeschreibungen für zertifizierte Unternehmen erforderlich sein – sie dokumentieren Verantwortlichkeiten und Kompetenzen im Qualitätsmanagementsystem. Ob eine Stellenbeschreibung ISO-pflichtig ist, hängt vom Zertifizierungsumfang und den Anforderungen des Zertifizierers ab. In vielen ISO-zertifizierten Betrieben sind sie Standard.

Anforderungsprofil vs. Stellenbeschreibung

Das Anforderungsprofil beschreibt die Fähigkeiten, Qualifikationen und Kompetenzen, die ein Stelleninhaber mitbringen muss. Es ist ein Teilaspekt der Stellenbeschreibung – fokussiert auf die Person, nicht auf die Stelle. Typische Inhalte: Ausbildung, Berufserfahrung, Hard Skills (z.B. Software-Kenntnisse), Soft Skills (z.B. Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke). Das Anforderungsprofil wird oft für die Bewerberauswahl und den Abgleich mit dem Personalfragebogen genutzt.

Die Stellenbeschreibung ist umfassender: Sie enthält neben den Anforderungen auch Aufgaben, Einordnung, Verantwortlichkeiten und Arbeitsbedingungen. Das Anforderungsprofil ist also ein Ausschnitt – die Stellenbeschreibung das Gesamtbild. In der Praxis fließt das Anforderungsprofil oft als eigener Abschnitt in die Stellenbeschreibung ein.

Ein Stellenprofil wird oft synonym zu Stellenbeschreibung verwendet; manchmal bezeichnet es eine verkürzte Version ohne alle Details. In der Praxis sind die Begriffe nicht einheitlich definiert – wichtig ist die klare Abgrenzung zur Stellenanzeige: intern vs. extern.

Best Practices und Fehler vermeiden

Damit eine Stellenbeschreibung ihren Zweck erfüllt und gut aussieht, solltest du folgende Punkte beachten:

• Kurz und präzise: Vermeide Ausschweifungen. Jeder Satz sollte einen klaren Informationsgehalt haben. Hebe die wichtigsten Punkte optisch hervor (z.B. Fettung), damit sie beim Überfliegen nicht übersehen werden.
• Kein Gehalt, keine Probezeit: Diese Angaben gehören in den Arbeitsvertrag oder die Stellenanzeige, nicht in die interne Stellenbeschreibung. Auch zeitlicher Arbeitsumfang, Befristung und Urlaubsansprüche haben dort nichts zu suchen.
• Regelmäßig aktualisieren: Veraltete Stellenbeschreibungen führen zu Missverständnissen und Konflikten. Prüfe sie mindestens jährlich oder bei Strukturänderungen.
• Mitarbeiter einbeziehen: Der Stelleninhaber kennt die Realität der Tätigkeit – seine Rückmeldung verbessert die Qualität. Ein gemeinsamer Austausch fördert Akzeptanz.
• AGG-konform formulieren: Vermeide diskriminierende Formulierungen (Alter, Geschlecht, Herkunft etc.), auch wenn die Stellenbeschreibung intern bleibt – sie fließt oft in Stellenanzeigen ein. „Jung und dynamisch“ oder „männlich/weiblich“ sind problematisch.
• Einheitliches Format: Ein Template für alle Stellen erleichtert die Pflege und den Vergleich. Bei mehreren Stellenbeschreibungen im Unternehmen sollte die Struktur identisch sein.
• Moderne Stellenbeschreibung: Berücksichtige agile Arbeitsweisen, Projektarbeit und flexible Strukturen. Zu starre Beschreibungen bilden die Realität nicht ab.

Typische Fehler: Zu viele Details, die den Blick auf das Gesamtziel verstellen; unrealistische Darstellung in einer dynamischen Arbeitswelt; „Dienst nach Vorschrift“ fördern, weil Mitarbeiter sich nur auf die genannten Aufgaben zurückziehen. Eine gute Stellenbeschreibung schafft Klarheit ohne zu erdrücken.

Fazit: Stellenbeschreibung im Überblick

Eine Stellenbeschreibung ist das zentrale Dokument für die Definition einer Position – mit Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Anforderungen und organisatorischer Einordnung. Sie unterscheidet sich von der Stellenanzeige (intern vs. extern) und dient als Grundlage für Recruiting, Onboarding und Leistungsbeurteilung. Mit der Stellenbeschreibung Vorlage von Ordio und einer digitalen Personalakte erstellst und verwaltest du Stellenbeschreibungen effizient.

Stand der Angaben: 2026.