Was gilt bei uns als akzeptabel – und was nicht? Ein Code of Conduct (Verhaltenskodex) macht implizite Erwartungen explizit und gibt allen Mitarbeitenden eine klare Orientierung. Er ist Teil des Compliance-Managements und reicht von Umgangston über Korruptionsverbot bis Datenschutz. In diesem Lexikon-Eintrag erfährst du, welche Inhalte ein Code of Conduct umfasst, wie du ihn erstellst und welche Konsequenzen bei Verstößen drohen. Mit Ordio Dokumentenmanagement und Checklisten stellst du Richtlinien strukturiert bereit und dokumentierst die Kenntnisnahme revisionssicher.
Ohne Verhaltenskodex fehlt oft die konkrete Ausgestaltung: Compliance-Richtlinien sagen „halte dich an Gesetze“, der Code of Conduct sagt „so verhältst du dich im Alltag“. Beides ergänzt sich – und schützt Unternehmen wie Mitarbeitende.
Was ist ein Code of Conduct? Definition
Ein Code of Conduct (Verhaltenskodex) ist eine Sammlung von Verhaltensrichtlinien, die festlegen, wie sich Mitarbeitende und Führungskräfte im beruflichen Kontext verhalten sollen. Er beantwortet Fragen wie: Welches Verhalten ist akzeptabel? Wie verhalte ich mich gegenüber Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern? Der Code of Conduct ersetzt keine Gesetze, ergänzt sie aber durch unternehmensinterne Regeln. Er ist integraler Bestandteil des Compliance-Managements und zielt darauf ab, Fehlverhalten zu minimieren.
Typische Themen sind Umgangston, Respekt, Diskriminierungsverbot, Korruptionsverbot, Datenschutz und Nutzung von Betriebsmitteln. Der Kodex macht implizite Erwartungen explizit – was früher „unausgesprochen“ galt, wird schriftlich festgehalten. Das schafft Rechtssicherheit für beide Seiten: Arbeitgeber können auf den Kodex verweisen, Mitarbeitende wissen, woran sie sind.
Im Arbeitsvertrag oder in der Onboarding-Mappe wird der Code of Conduct oft als Anlage beigefügt – die Unterschrift bestätigt die Kenntnisnahme. Compliance (Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften) ist der Oberbegriff; der Code of Conduct ist die konkrete Ausgestaltung von Verhaltensstandards. Mit Ordio behältst du Richtlinien und deren Verteilung in der digitalen Personalakte im Blick.
Code of Conduct vs Compliance
Compliance bezeichnet die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und internen Richtlinien. Code of Conduct ist ein konkretes Instrument: Er legt verbindliche Verhaltensstandards fest – von Umgangston über Korruptionsverbot bis Datenschutz. Der Code of Conduct ist also Teil von Compliance, nicht dasselbe. Ein Compliance-Management-System umfasst u.a. Risikoanalyse, Schulungen, Meldestellen und den Code of Conduct als zentrales Dokument.
Ohne Code of Conduct fehlt oft die konkrete Ausgestaltung: Compliance-Richtlinien sagen „halte dich an Gesetze“, der Code of Conduct sagt „so verhältst du dich im Alltag“. Beide ergänzen sich – Compliance ist der Rahmen, der Code of Conduct die Umsetzung für den Arbeitsalltag.
Praktisch bedeutet das: Compliance beantwortet die Frage „Halten wir uns an die Regeln?“ – der Code of Conduct beantwortet „Welche Regeln gelten für unser Verhalten?“ Er konkretisiert also die Erwartungen an Mitarbeitende und Führungskräfte und schafft Transparenz. Ohne einen Code of Conduct fehlt oft die klare Orientierung, was im Unternehmen als akzeptabel gilt.
Für wen gilt ein Code of Conduct?
Ein Code of Conduct gilt für alle Mitarbeitenden – vom Angestellten bis zur Führungskraft. Viele Unternehmen erwarten, dass auch Geschäftspartner, Lieferanten und Vertragsarbeiter den Verhaltenskodex einhalten. Das ist besonders relevant bei internationaler Tätigkeit, Lieferketten (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz) und ESG-Anforderungen. Wer erstellt den Code of Conduct? In der Regel HR oder ein Compliance-Beauftragter, oft in Abstimmung mit der Rechtsabteilung. In kleineren Unternehmen übernimmt oft die Geschäftsführung die Federführung.
Wer braucht einen Code of Conduct? Sowohl Großkonzerne als auch KMU, Behörden, Start-ups und NGOs profitieren von klaren Verhaltensregeln. In Branchen wie Pflege und Gesundheitswesen oder Kultur und Freizeit mit sensiblen Arbeitsbereichen ist ein Verhaltenskodex besonders sinnvoll. Börsennotierte Unternehmen sind über den Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) indirekt zu Transparenz und Integrität verpflichtet.
Bei Lieferanten und Geschäftspartnern kann der Code of Conduct als Anlage zu Verträgen vereinbart werden – so stellt das Unternehmen sicher, dass auch externe Partner bestimmte Standards einhalten. Mit Unternehmenskultur und Employer Branding steht der Code of Conduct im Einklang – er macht Werte sichtbar und nach außen kommunizierbar.
Inhalte eines Code of Conduct
Die Inhalte variieren je nach Branche und Unternehmensgröße. Ein Handelsunternehmen legt vielleicht mehr Wert auf Korruptionsverbot und Geschenkeregeln; ein Tech-Unternehmen auf Datenschutz und IT-Sicherheit. Typische Bereiche:
| Bereich | Beispiele |
|---|---|
| Umgang untereinander | Diskriminierungsverbot, Respekt, keine Belästigung, Interessenkonflikte vermeiden |
| Datenschutz und Vertraulichkeit | Schutz personenbezogener Daten, Geschäftsgeheimnisse, IT-Sicherheit |
| Umgang mit Dritten | Keine Bestechung, faire Behandlung von Kunden und Lieferanten, Wettbewerbsrecht |
| Ressourcen und Eigentum | Betriebsmittel nur dienstlich nutzen, sorgsamer Umgang mit Firmenvermögen |
| Nachhaltigkeit und Menschenrechte | Umweltschutz, Lieferkette, Menschenrechte, soziale Verantwortung |
Risikofelder wie Arbeitsrecht, Korruption, Geldwäsche, Exportkontrolle und Kartellrecht sollten abgedeckt werden. Besonders der Bereich Umgang untereinander ist zentral: Ein klares Diskriminierungsverbot und Regeln gegen Belästigung schaffen ein sicheres Arbeitsumfeld. Beim Umgang mit Dritten (Kunden, Lieferanten) sind Korruptionsverbot und faire Geschäftspraktiken oft Schwerpunkte. Der Code of Conduct ergänzt die Betriebsvereinbarung und den Arbeitsvertrag – er ist kein Ersatz, sondern eine konkrete Verhaltensrichtlinie.
Praktische Beispiele für Inhalte: Im Bereich Umgang untereinander können Regeln zu Sprache, Kleidung und Konfliktlösung stehen. Beim Datenschutz: Welche Daten dürfen wo gespeichert werden? Wie mit E-Mails und Passwörtern umgehen? Beim Umgang mit Dritten: Grenzwerte für Geschenke (z.B. „keine Annahme über 25 Euro“), Regeln für Geschäftsessen, Verbot von Provisionen ohne Genehmigung. Diese Konkretisierung hilft Mitarbeitenden im Alltag – abstrakte Formulierungen wie „verhalte dich korrekt“ sind weniger hilfreich als klare Beispiele.
Code of Conduct erstellen: Schritte und Prozess
Wie erstellt man einen Code of Conduct? Die Erstellung sollte nicht im stillen Kämmerlein erfolgen: Beteilige Rechtsabteilung, Betriebsrat (wenn vorhanden) und ggf. Compliance. Ein bewährter Prozess umfasst:
- 1. Inhalte definieren: Unternehmenswerte, Risikoanalyse (Compliance-Risiken), branchenspezifische Vorgaben
- 2. Regeln und Sanktionen festlegen: Was passiert bei Verstößen? Abmahnung, Kündigung – je nach Schwere
- 3. Verfassen: Verständlich formulieren, Juristische Prüfung (Rechtsabteilung oder Anwalt)
- 4. Veröffentlichen: Intranet, Onboarding-Mappe, Betriebsversammlung – allen zugänglich machen
- 5. Kenntnisnahme dokumentieren: Unterschrift bei Einstellung, bei Änderungen erneut bestätigen
- 6. Schulungen: Führungskräfte, HR, Betriebsrat schulen; als Vorbilder vorleben
- 7. Regelmäßig prüfen: Gesetzesänderungen (z.B. Hinweisgeberschutzgesetz), neue Risiken – Code of Conduct anpassen
Der Schritt „Kenntnisnahme dokumentieren“ ist rechtlich wichtig: Ohne Nachweis kann das Unternehmen bei Verstößen schwerer sanktionieren. Die Unterschrift bestätigt, dass der Mitarbeitende den Kodex gelesen und verstanden hat. Bei Änderungen (z.B. neue Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz) muss erneut bestätigt werden. Mit Ordio Checklisten kannst du die Kenntnisnahme des Code of Conduct dokumentieren – z.B. als Pflicht-Checkliste im Onboarding.
Code of Conduct Vorlage: Struktur und Muster
Eine typische Struktur für einen Verhaltenskodex umfasst Präambel, Grundwerte, Verhaltensregeln im Unternehmen und gegenüber Dritten, Datenschutz, Meldestellen und Bestätigung. Die Reihenfolge kann variieren – wichtig ist, dass alle relevanten Risikobereiche abgedeckt sind und die Sprache verständlich bleibt:
| Abschnitt | Inhalt |
|---|---|
| Präambel | Kurzvorstellung des Unternehmens, Ziel des Kodex |
| Grundwerte | Respekt, Fairness, Integrität, Chancengleichheit |
| Verhalten im Unternehmen | Umgang untereinander, Arbeitszeiten, Diskriminierungsverbot |
| Verhalten gegenüber Dritten | Kunden, Lieferanten, Wettbewerber – Korruptionsverbot |
| Datenschutz und Vertraulichkeit | Personendaten, Geschäftsgeheimnisse, IT-Richtlinien |
| Meldestellen und Konsequenzen | Hinweisgeberverfahren (Hinweisgeberschutzgesetz), Sanktionen bei Verstößen |
| Gültigkeit und Bestätigung | Verbindlich für alle; Unterschrift bestätigt Kenntnisnahme |
Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Form – der Code of Conduct muss zum Unternehmen passen. IHK und Branchenverbände bieten Muster an. Bei der Anpassung: Kürze und Klarheit sind wichtiger als Vollständigkeit. Ein 50-seitiges Dokument wird nicht gelesen; 5–15 Seiten mit klaren Regeln und Beispielen sind praxistauglicher.
Vorteile und rechtliche Einordnung
Vorteile eines Code of Conduct: Klare Orientierung für alle, stärkeres Vertrauen, besseres Employer Branding, Schutz vor rechtlichen Risiken (Korruption, Diskriminierung), Sicherheit am Arbeitsplatz. Warum sollten Mitarbeitende den Code of Conduct kennen? Weil er ihnen sagt, was erlaubt ist und was nicht – und an wen sie sich bei Bedenken wenden können.
Für Arbeitgeber reduziert ein Verhaltenskodex Haftungsrisiken: Wenn Verstöße dokumentiert und geahndet werden, kann das Unternehmen nachweisen, dass es Vorkehrungen getroffen hat. In Ausschreibungen und bei Kundenanfragen signalisiert ein Code of Conduct Seriosität. Für neue Mitarbeitende erleichtert er das Onboarding – sie wissen von Anfang an, welche Regeln gelten. Ein gut gepflegter Code of Conduct unterstützt auch das Recruiting: Kandidaten erkennen, dass das Unternehmen Werte ernst nimmt und ein klares Arbeitsumfeld bietet.
Ist ein Code of Conduct gesetzlich vorgeschrieben? In Deutschland gibt es keine allgemeine Pflicht für alle Unternehmen. Für börsennotierte Unternehmen enthält der DCGK Empfehlungen. Ist ein Code of Conduct rechtlich bindend? Er ist kein Gesetz, aber durch Unterschrift verpflichten sich Mitarbeitende zur Einhaltung – Verstöße können arbeitsrechtliche Konsequenzen haben. Ist ein Code of Conduct ein Vertrag? Nein, er ist eine Richtlinie; die Kenntnisnahme wird aber oft schriftlich bestätigt. Ohne schriftliche Bestätigung kann der Arbeitgeber bei Verstößen trotzdem auf den Kodex verweisen, wenn er allgemein bekannt und zugänglich war.
Verstöße und Konsequenzen
Was passiert bei Verstößen gegen den Code of Conduct? Das Unternehmen legt die Sanktionen selbst fest – von Ermahnung über Abmahnung bis zur Kündigung. Bei schweren Verstößen (z.B. Korruption, Arbeitszeitbetrug, Verletzung des Verhaltenskodex) kann eine fristlose Kündigung gerechtfertigt sein. Wie verbindlich ist ein Code of Conduct? Durch die Unterschrift verpflichten sich Mitarbeitende – Verstöße können wie Vertragsverletzungen geahndet werden.
Typische Verstöße sind: Diskriminierung oder Belästigung, Verstoß gegen Datenschutz (z.B. Weitergabe personenbezogener Daten), Interessenkonflikte (Nebentätigkeit ohne Offenlegung), Bestechung oder Korruption, Missbrauch von Betriebsmitteln. Die Schwere bestimmt die Konsequenz: Ein einmaliger Verstoß gegen die Kleiderordnung kann mit einer Ermahnung enden; wiederholte oder schwere Verstöße führen zur Abmahnung und bei Fortsetzung zur Kündigung. Bei Verdacht auf einen Verstoß sollte HR oder Compliance zeitnah prüfen und dokumentieren – eine Abmahnung ohne vorherige Ermittlung kann unwirksam sein.
Für Meldungen von Verstößen gilt das Hinweisgeberschutzgesetz (seit Juli 2023): Unternehmen mit 50+ Mitarbeitenden müssen interne Meldestellen einrichten. Whistleblower sind vor Repressalien geschützt. Der Code of Conduct sollte klar benennen, an wen sich Mitarbeitende wenden können.
Umsetzung, Pflege und Rolle von HR
Ein Code of Conduct funktioniert nur, wenn er gelebt wird. Die Veröffentlichung erfolgt über Intranet, Onboarding, Aushang oder Betriebsversammlung. Schulungen – besonders für Führungskräfte und HR – sind wichtig. Regelmäßige Überprüfung: Gesetzesänderungen, neue Risiken, Feedback der Belegschaft – der Code of Conduct ist ein lebendes Dokument.
Empfohlen ist eine Überprüfung mindestens alle zwei Jahre, bei größeren Veränderungen (Fusion, neues Geschäftsfeld, neue Gesetze) früher. Das Hinweisgeberschutzgesetz hat 2023 viele Unternehmen veranlasst, ihre Meldestellen und den Code of Conduct anzupassen. Änderungen müssen allen Beschäftigten mitgeteilt und die Kenntnisnahme erneut bestätigt werden.
Praktische Tipps für die Umsetzung: Integriere den Code of Conduct in das Onboarding – neue Mitarbeitende unterschreiben die Kenntnisnahme vor Arbeitsantritt. Bei Änderungen (z.B. durch das Hinweisgeberschutzgesetz) alle Beschäftigten informieren und erneut bestätigen lassen. Führungskräfte müssen den Kodex vorleben; Verstöße von Vorgesetzten untergraben die Glaubwürdigkeit.
HR und Compliance-Beauftragte sind für Erstellung, Verteilung und Pflege zuständig. Mit Ordio Dokumentenmanagement und Checklisten stellst du den Code of Conduct zentral bereit und dokumentierst die Kenntnisnahme revisionssicher – wichtig für Nachweise bei Prüfungen oder Rechtsstreitigkeiten.
Fazit
Ein Code of Conduct (Verhaltenskodex) definiert verbindliche Regeln für alle Mitarbeitenden und ergänzt Compliance durch konkrete Verhaltensstandards. Die Inhalte reichen von Umgang untereinander über Datenschutz bis zu Nachhaltigkeit; die Erstellung folgt einem strukturierten Prozess mit Risikoanalyse, Veröffentlichung und Dokumentation der Kenntnisnahme. Verstöße können von Ermahnung bis Kündigung reichen – das Hinweisgeberschutzgesetz schützt Meldende. Für HR und Compliance ist der Code of Conduct ein zentrales Instrument; mit Ordio Dokumentenmanagement und Checklisten hältst du ihn aktuell und revisionssicher.
Stand der Angaben: 2026.
