Active Sourcing: Definition, Methoden & Strategie

Rund 70 % der qualifizierten Kandidaten sind nicht aktiv auf Jobsuche – sie informieren sich zwischendurch, sind aber nicht auf Jobportalen unterwegs. Wer im Fachkräftemangel schnell reagieren will, kommt mit Stellenanzeigen allein nicht weit. Active Sourcing bedeutet: Du gehst proaktiv auf passende Talente zu, statt auf Bewerbungen zu warten. In diesem Lexikon-Eintrag erfährst du, was Active Sourcing ist, wie es sich von passivem Recruiting unterscheidet, welche Methoden und Kanäle sich eignen und wie du den Prozess strukturierst. Ordio bietet kein Bewerbermanagementsystem – unser Fokus liegt auf Zeiterfassung, Schichtplanung und digitaler Personalakte. Nach der Einstellung unterstützt die digitale Personalakte den nahtlosen Übergang von Bewerber- zu Mitarbeiterdaten.

Laut Recruiting Trends wird mittlerweile jede zehnte Stelle über Active Sourcing besetzt. Hier findest du alles für die Praxis: Definition, Abgrenzung zu Passive Sourcing, Methoden, Kanäle, Prozess und die Verbindung zum Talent Pool.

Was ist Active Sourcing? Definition

Active Sourcing (dt. „aktive Beschaffung“) ist eine Methode der Personalgewinnung, bei der Unternehmen potenzielle Mitarbeitende aktiv identifizieren, kontaktieren und ansprechen – statt darauf zu warten, dass Bewerber auf Stellenanzeigen reagieren. Beim Active Sourcing dreht sich der Spieß um: Das Unternehmen bewirbt sich mit einer offenen Stelle beim Kandidaten. Ziel ist es, geeignete Talente zu finden, zu begeistern und offene Stellen erfolgreich zu besetzen – auch wenn die Kandidaten nicht aktiv jobben.

Active Sourcing ist kein neuer Trend. Bereits vor LinkedIn und XING nutzten Personalverantwortliche Absolventenbücher von Universitäten, präsentierten sich auf Karrieremessen oder beauftragten Headhunter. Heute sind Business-Netzwerke wie LinkedIn und XING die zentralen Kanäle – aber Active Sourcing ist kein Synonym für Social-Media-Recruiting. Es umfasst alle proaktiven Maßnahmen: Profile durchsuchen, Kandidaten direkt ansprechen, Messen besuchen, Mitarbeiterempfehlungen nutzen. Mit Ordio hast du nach der Einstellung die digitale Personalakte für den nahtlosen Übergang – unser Fokus liegt auf Zeiterfassung und Schichtplanung, nicht auf Recruiting-Software.

Active Sourcing vs. Passive Sourcing

Der Unterschied ist zentral für die Recruiting-Strategie:

• Active Sourcing: Du suchst aktiv nach Kandidaten – über LinkedIn, XING, Karrieremessen, Mitarbeiterempfehlungen oder den Talent Pool. Du nimmst Kontakt auf, bevor der Kandidat sich bewirbt. Das Unternehmen geht auf den Kandidaten zu.
• Passive Sourcing: Du schaltest Stellenanzeigen, wartest auf Bewerbungen. Der Kandidat kommt zum Unternehmen – über Jobportale, die Karriereseite oder Initiativbewerbungen. Du reagierst auf eingehende Bewerbungen.

Kurz: Active Sourcing = du suchst; Passive Sourcing = du wartest. Beide ergänzen sich: Stellenanzeigen erreichen den aktiven Kandidatenmarkt; Active Sourcing erschließt den passiven Markt – Menschen, die sich informieren, aber nicht aktiv suchen. Eine durchdachte Recruiting-Strategie kombiniert beide Ansätze.

Vorteile von Active Sourcing

Active Sourcing bringt mehrere Vorteile:

• Zugang zu passiven Kandidaten: Du erreichst Talente, die nicht auf Jobportalen unterwegs sind – den größten Teil des Kandidatenmarkts.
• Time-to-Hire reduzieren: Statt wochenlang auf Bewerbungen zu warten, sprichst du gezielt passende Profile an. Bei Bedarf greifst du auf deinen Talent Pool zurück.
• Talent Pool füllen: Kontakte aus Active Sourcing landen im Talent Pool – bei der nächsten Vakanz hast du bereits qualifizierte Kandidaten.
• Kostengünstig: Keine teuren Stellenanzeigen oder Headhunter-Provisionen für jede Stelle; einmal aufgebauter Kontakt zahlt sich mehrfach aus.
• Bessere Passung: Du suchst gezielt nach Qualifikationen – statt aus hundert Bewerbungen die besten zu filtern.

Wann ist Active Sourcing sinnvoll? Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen ohne etablierte Employer Brand, da hier der Mangel an qualifizierten Bewerbern oft ausgeprägt ist. Aber auch große Unternehmen nutzen Active Sourcing – für Fachkräfte, Nischenpositionen oder wenn Stellenanzeigen nicht genug bringen. Active Sourcing funktioniert in jeder Branche, solange du dich deiner Zielgruppe anpasst.

Active Sourcing Methoden und Kanäle

Es gibt verschiedene Methoden, mit denen du systematisch Active Sourcing betreibst:

• Talent Pool: Du startest nicht bei Null – mit Kandidaten aus deinem Talent Pool hattest du bereits Kontakt (ehemalige Bewerber, Praktikanten, Messenkontakte). Laut BPM-Studie sagen 86 % der wichtigsten deutschen Unternehmen, dass der Talent Pool sich am besten für Active Sourcing eignet.
• Profile Mining (Social Media): Du filterst Nutzer auf LinkedIn, XING oder anderen Plattformen nach Qualifikationen und sprichst sie direkt an. Die erweiterte Suche hilft, passende Profile zu finden.
• Referral Sourcing: Du nutzt die Kontakte deiner Mitarbeitenden – zufriedene Mitarbeiter empfehlen Talente aus ihrem Netzwerk. Ein Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm spielt hier mit rein.
• CV-Datenbank-Suche: Lebensläufe auf Jobplattformen (Indeed, StepStone, Experteer) und in Datenbanken durchsuchen – Kandidaten, die offen für neue Chancen sind.
• Harvesting: Suche auf einem Kanal nach Kandidaten mit speziellen Qualifikationen – z.B. nur LinkedIn für IT-Experten.

Welche Kanäle eignen sich? Die folgende Übersicht hilft bei der Auswahl:

Die Basis für jede Suche: ein klar definiertes Anforderungsprofil mit Qualifikationen, Erfahrung und Soft Skills. Ohne Zielbild wird Active Sourcing zur Stocherei im Nebel.

Active Sourcing auf LinkedIn und XING

Als Business-Plattformen sind LinkedIn und XING beim Active Sourcing nicht wegzudenken. Wer nicht auf kostenpflichtige Tools wie den XING TalentManager zurückgreifen will, nutzt die erweiterte Suche – zeitintensiver, aber mit umfangreichem Überblick. Bei beiden Plattformen lohnt sich ein Premium-Account, da nur damit alle Profilangaben sichtbar sind.

Wie funktioniert Active Sourcing über LinkedIn und XING? Die Basis ist ein klares Jobprofil mit allen Anforderungen. Diese sind zugleich deine Suchbegriffe. Du filterst nach:

• Derzeitige Position und Branche
• Standort (Stadt, Region)
• Fähigkeiten und Tools
• Berufserfahrung

Je präziser die Suchkriterien, desto treffender die Ergebnisse. Wichtig: Individualisierte Ansprache. Standardformulierungen und Massennachrichten wirken unpersönlich – knapp die Hälfte der befragten Kandidaten wünscht sich eine Ansprache mit persönlichem Bezug. Recherchiere vor dem Kontakt: Was macht den Kandidaten interessant? Warum passt die Stelle? Eine individuelle Nachricht erhöht die Antwortquote deutlich.

Active Sourcing Prozess – Schritte

Ein strukturierter Prozess erhöht den Erfolg. Typische Schritte:

1. Anforderungsprofil definieren: Qualifikationen, Erfahrung, Hard Facts und Soft Facts – Must-Haves vs. Nice-to-Haves. Candidate Personas helfen, die Zielgruppe zu schärfen.
2. Kanäle wählen: Wo erreichst du die passenden Kandidaten? LinkedIn für IT, XING für DACH, Karrieremessen für Absolventen? Die Zielgruppe bestimmt den Kanal.
3. Kandidaten finden: Suchstrings (z.B. „Java Softwareentwickler Berlin“) und Filter nutzen. Systematisch vorgehen, nicht wahllos Profile durchklicken.
4. Anschreiben formulieren: Kurz, persönlich, nach AIDA-Prinzip: Attention (Aufmerksamkeit), Interest (Interesse), Desire (Wunsch), Action (Handlung). Direkt in der Nachrichtenfunktion schreiben – nicht auf dem weißen Blatt, sonst wird es zu lang.
5. Textspeicher anlegen: Bewährte Anschreiben als Vorlagen sammeln – für aktive Jobsuchende vs. passive Kandidaten. Immer individuell anpassen, aber nicht jedes Mal neu erfinden.
6. Ergebnisse tracken: In einem Bewerbermanagementsystem oder einer Tabelle festhalten: Wer wurde angesprochen? Antwort? Nachfassung? 70 % antworten nicht sofort – strukturiertes Nachfassen erhöht die Erfolgsquote.

Der Zeitaufwand wird oft unterschätzt: Pro Stelle können 10–15 Stunden pro Woche für Profile, Nachrichten und Nachfassung anfallen. Unternehmen mit mindestens einem Personaler, der sich intensiv mit Active Sourcing befasst, sind laut Recruiting Trends erfolgreicher – durchschnittlich vier Kandidaten pro Tag angesprochen.

Active Sourcing und Talent Pool

Active Sourcing und Talent Pool gehören zusammen: Active Sourcing füllt den Talent Pool. Ehemalige Bewerber, Praktikanten, Messenkontakte und LinkedIn-Ansprachen – alle landen im Pool. Bei der nächsten Vakanz greifst du auf bereits bekannte, qualifizierte Kandidaten zurück. Laut BPM-Studie nutzen 86 % der wichtigsten deutschen Unternehmen den Talent Pool als beste Quelle für Active Sourcing.

Wichtig: Der Talent Pool lebt von Pflege. Kontakte, die du einmal aufgebaut hast, müssen regelmäßig angesprochen werden – sonst veralten die Daten und die Bindung geht verloren. Ordio unterstützt nach der Einstellung mit Onboarding und digitaler Personalakte – für den Übergang von Bewerber- zu Mitarbeiterdaten.

Active Sourcing in BMS und HR-Software

Ein Bewerbermanagementsystem (BMS) unterstützt Active Sourcing: Kandidatenverwaltung, Talent Pool, Kommunikation, Schnittstellen zu LinkedIn. Viele BMS bieten Integrationen für Profile Mining und Nachverfolgung. Für Unternehmen mit hohem Recruiting-Volumen lohnt sich eine dedizierte Software.

Ordio hat kein BMS und keinen Recruiting-Bereich – unser Fokus liegt auf Zeiterfassung, Schichtplanung, Abwesenheiten und Payroll. Nach der Einstellung unterstützt die digitale Personalakte den nahtlosen Übergang von Bewerber- zu Mitarbeiterdaten. Wenn du ein BMS für Active Sourcing nutzt, ergänzt Ordio die HR-Prozesse ab dem ersten Arbeitstag.

Tipps für die Umsetzung

Active Sourcing erfordert Fingerspitzengefühl. Typische Fallstricke:

• Standardformulierungen vermeiden: Massennachrichten wirken unpersönlich – Kandidaten erhalten täglich Dutzende Anfragen. Individualisiere jede Nachricht.
• Vor dem Kontakt recherchieren: Was macht den Kandidaten interessant? Warum passt die Stelle? Mit wenig Aufwand erhöhst du die Antwortquote.
• Zeitaufwand einplanen: 10–15 Stunden pro Woche pro Stelle sind realistisch – für Suche, Ansprache, Nachfassung. Ohne Ressourcen verpufft der Effekt.
• Dienstleister als Option: Recruiting-Agenturen sind auf Active Sourcing spezialisiert und können effizienter sein – besonders wenn intern keine erfahrenen Recruiting-Experten sitzen.

Ziel: Den Kandidaten das Gefühl geben, dass er einer von wenigen ist – nicht einer von vielen. Je passender das Angebot, desto größer die Chance auf eine positive Antwort.

Fazit

Active Sourcing ist die proaktive Ergänzung zur Recruiting-Strategie: Du suchst gezielt nach passenden Talenten, statt auf Bewerbungen zu warten. Mit klaren Methoden – Talent Pool, Profile Mining, Referral Sourcing – und den richtigen Kanälen (LinkedIn, XING, Messen) erschließt du den passiven Kandidatenmarkt. Ein strukturierter Prozess, individualisierte Ansprache und die Verbindung zum Talent Pool erhöhen den Erfolg.

Nach der Einstellung unterstützt die digitale Personalakte den nahtlosen Übergang von Bewerber- zu Mitarbeiterdaten. Ordio bietet kein Bewerbermanagementsystem – unser Fokus liegt auf Zeiterfassung, Schichtplanung und Mitarbeiterverwaltung. Für Recruiting nutzt du externe Tools; ab dem ersten Arbeitstag übernimmt Ordio.