Abmahnung: Definition, Rechtliches & Rechte

Eine Abmahnung im Arbeitsrecht ist die formale Aufforderung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, ein konkretes arbeitsvertragswidriges Verhalten einzustellen. Bei Wiederholung droht die Kündigung. Sie wirkt wie eine „gelbe Karte“ im Arbeitsverhältnis – sie dokumentiert den Verstoß, fordert zur Änderung auf und warnt vor den Konsequenzen.

In diesem Artikel erfährst du, was eine Abmahnung genau ist, worin der Unterschied zur Ermahnung liegt, welche Gründe eine Abmahnung rechtfertigen und wie sie formell aussehen muss. Außerdem: Fristen, die Rolle der Personalakte, was du als Arbeitnehmer tun kannst und wann auch der Arbeitnehmer abmahnen darf. Für die rechtliche Einordnung verweisen wir auf das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) und die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG).

Was ist eine Abmahnung im Arbeitsrecht?

Eine Abmahnung ist eine arbeitsrechtliche Maßnahme, mit der der Arbeitgeber ein bestimmtes Fehlverhalten des Arbeitnehmers beanstandet und ihn auffordert, dieses künftig zu unterlassen. Gleichzeitig droht er für den Wiederholungsfall die Kündigung an. Die Abmahnung erfüllt drei Funktionen: Sie weist auf den Verstoß hin, fordert zur Änderung auf und dient als Warnung – sie ist damit die gesetzlich anerkannte Vorstufe zur verhaltensbedingten Kündigung.

Ohne vorherige Abmahnung kann der Arbeitgeber in der Regel nicht wirksam wegen desselben Fehlverhaltens kündigen, sofern das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) gilt. Der Arbeitnehmer muss die Chance haben, sein Verhalten zu korrigieren. Die Abmahnung dokumentiert, dass der Arbeitgeber den Verstoß zur Kenntnis genommen und den Arbeitnehmer gewarnt hat. Sie ist kein eigenständiges Rechtsinstitut mit gesetzlicher Definition, sondern hat sich in der Rechtsprechung des BAG als erforderliche Voraussetzung für die Kündigung etabliert.

Bevor du als Arbeitgeber abmahnst, solltest du das offene Gespräch suchen. Manchen Mitarbeitern – besonders Berufseinsteigern oder Azubis – ist nicht bewusst, welche Pflichten aus dem Arbeitsvertrag folgen. Erst wenn sich trotz mündlicher Ermahnung das Verhalten nicht ändert, ist die formale Abmahnung der nächste Schritt.

Abmahnung vs. Ermahnung: Was ist der Unterschied?

Eine Ermahnung ist eine mildere Form der Rüge. Der Arbeitgeber weist den Arbeitnehmer auf ein Fehlverhalten hin, ohne formell eine Kündigung anzudrohen. Eine Abmahnung geht weiter: Sie beanstandet den Verstoß ausdrücklich, fordert zur Änderung auf und droht bei Wiederholung die Kündigung an. Der entscheidende Unterschied: Nur die Abmahnung erfüllt die Voraussetzung für eine spätere verhaltensbedingte Kündigung.

Nach einer bloßen Ermahnung kann der Arbeitgeber nicht direkt kündigen – er muss zuerst abmahnen. Das Gebot der Verhältnismäßigkeit verlangt, dem Arbeitnehmer die Gelegenheit zu geben, sein Verhalten zu ändern. Erst wenn die Abmahnung erfolglos bleibt, ist die Kündigung zulässig. In der Praxis empfiehlt sich die Reihenfolge: erst das klärende Gespräch, dann die Ermahnung, und nur bei anhaltendem Fehlverhalten die formale Abmahnung. So zeigst du als Arbeitgeber, dass du dem Mitarbeiter eine faire Chance gibst – und dokumentierst gleichzeitig, dass du deine Fürsorgepflicht ernst nimmst.

Welches Verhalten darf abgemahnt werden?

Abgemahnt werden kann jedes arbeitsvertragswidrige Fehlverhalten, das der Arbeitgeber konkret benennen und im Wiederholungsfall als Kündigungsgrund verwenden kann. Wichtig: Der Verstoß muss nachweisbar sein – durch Zeugen, Dokumente oder eigene Aussagen. Pauschale Formulierungen wie „schlampiges Arbeiten“ oder „schlechte Arbeitsleistung“ reichen nicht aus.

Leicht nachweisbare Verstöße

Typische Gründe, die sich vergleichsweise einfach dokumentieren lassen: Unpünktlichkeit (Zeiterfassung, Anwesenheitslisten), fehlende oder verspätete Krankmeldung, private Internetnutzung am Arbeitsplatz (wenn verboten), Überziehung der Pause, Urlaubsüberziehung. Mit einer digitalen Zeiterfassung lassen sich Verspätungen und Pausenverstöße transparent erfassen – das unterstützt eine sachliche Abmahnung.

Schwerwiegende Verstöße

Schwerwiegendere Verstöße: Alkohol oder Drogen am Arbeitsplatz, Diebstahl, Beleidigung oder Mobbing von Kollegen oder Vorgesetzten, sexuelle Belästigung, Verletzung von Betriebsgeheimnissen, Arbeitsverweigerung, wiederholte Ignorierung von Anweisungen. Bei besonders schweren Verstößen kann unter Umständen auch ohne vorherige Abmahnung gekündigt werden – das BAG verlangt aber auch bei Bagatell-Diebstahl in Einzelfällen eine vorherige Abmahnung, wenn der Arbeitnehmer sich zuvor nichts hat zuschulden kommen lassen.

Krankheit an sich rechtfertigt keine Abmahnung – der Arbeitnehmer kann nichts für seine Arbeitsunfähigkeit. Anders bei verspäteter oder fehlender Krankmeldung: Wer die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht fristgerecht einreicht, kann abgemahnt werden.

Ein häufiger Abmahnungsgrund ist die private Internetnutzung am Arbeitsplatz. Surfen, private E-Mails, Chatten oder Spielen auf dem Firmen-PC – wenn der Arbeitgeber dies verboten hat oder nur in engen Grenzen erlaubt, kann Verstöße abgemahnt werden. Das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg hat entschieden, dass der Arbeitgeber den Browserverlauf eines Dienstrechners auswerten darf. In der Praxis reicht oft die Bestätigung durch Zeugen. Gibt es ein generelles Smartphone-Verbot, gilt dasselbe für die private Nutzung während der Arbeitszeit.

Bei der Verhältnismäßigkeit kommt es auf den Einzelfall an: Drei Verspätungen um zehn Minuten rechtfertigen nicht unbedingt sofort eine Abmahnung – bei einem ansonsten zuverlässigen Mitarbeiter kann eine mündliche Rüge ausreichen. Bei wiederholtem oder schwerem Fehlverhalten ist die Abmahnung dagegen geboten.

Die Abmahnung muss verhältnismäßig sein. Ein einmaliges, geringfügiges Versehen rechtfertigt keine Abmahnung – hier genügt ein klärendes Gespräch. Bei schweren Verstößen (z. B. Diebstahl, Beleidigung) kann der Arbeitgeber unter Umständen direkt kündigen, ohne vorher abzumahnen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) betont: Die Abmahnung ist ein milderes Mittel vor der Kündigung. Wer zu schnell abmahnt, riskiert, dass die Abmahnung als unverhältnismäßig angesehen wird. Bei Bagatellen reicht die Ermahnung; bei schwersten Verstößen kann die fristlose Kündigung ohne vorherige Abmahnung zulässig sein.

Die vier Bestandteile einer wirksamen Abmahnung

Das Bundesarbeitsgericht und die Landesarbeitsgerichte verlangen, dass eine wirksame Abmahnung vier Elemente enthält:

1. Konkreter Sachverhalt: Ort, Datum, Uhrzeit und eine präzise Beschreibung des Fehlverhaltens. Keine Pauschalformulierungen.
2. Verweis auf den Vertragsverstoß: Welche arbeitsvertragliche Pflicht wurde verletzt?
3. Änderungsaufforderung: Der Arbeitnehmer wird aufgefordert, das Verhalten künftig zu unterlassen.
4. Kündigungsandrohung: Bei Wiederholung droht die Kündigung des Arbeitsverhältnisses.

Fehlt eines dieser Elemente, kann die Abmahnung unwirksam sein – und damit auch eine spätere Kündigung, die sich auf sie stützt. Eine zu ungenaue Abmahnung (z. B. „wiederholte Verstöße gegen die Arbeitsdisziplin“) reicht nicht aus; das Arbeitsgericht Bochum hat in einem Urteil (18/172) eine ungenaue Abmahnung beanstandet.

Beispiel für eine korrekte Formulierung: „Am 12.02.2026 um 9:47 Uhr erschienen Sie 17 Minuten verspätet zur Arbeit, obwohl Ihre Arbeitszeit um 9:30 Uhr beginnt. Damit haben Sie gegen Ihre Pflicht zur Einhaltung der vereinbarten Arbeitszeiten verstoßen. Wir fordern Sie auf, Ihre Arbeitszeiten künftig pünktlich einzuhalten. Bei erneutem Verstoß behalten wir uns die Kündigung des Arbeitsverhältnisses vor.“

Muster und Vorlagen für Abmahnungen findest du im Internet – nutze sie nur als Orientierung. Jede Abmahnung muss den konkreten Einzelfall beschreiben. Eine pauschale Übernahme ohne Anpassung kann unwirksam sein. Wichtig: Die vier Bestandteile müssen in deinen Worten und mit dem tatsächlichen Sachverhalt ausgefüllt werden.

Wie muss eine Abmahnung aussehen? Form, Frist und Formulierung

Die Abmahnung unterliegt keinen strengen Formvorschriften – sie kann mündlich oder schriftlich ausgesprochen werden. Aus Beweisgründen ist die schriftliche Form dringend zu empfehlen. Der Arbeitgeber sollte die Abmahnung aushändigen und sich den Erhalt quittieren lassen. Per E-Mail ist möglich, wenn der Zugang nachweisbar ist; die Papierform gilt als besonders sicher.

Frist

Eine gesetzliche Frist gibt es nicht – das BAG spricht von „zeitnah“. Die Faustregel: innerhalb von zwei Wochen nach Kenntnis des Verstoßes. Wartet der Arbeitgeber Wochen oder Monate, kann die Abmahnung ihre Wirksamkeit verlieren, weil die unmittelbare Warnfunktion entfällt. Ausnahmen gelten, wenn der Arbeitgeber erst Nachforschungen anstellen muss (z. B. bei Compliance-Verstößen oder Datenschutzverletzungen).

Form und Übermittlung

Mündlich ist zulässig, aber schwer beweisbar. Schriftlich per Brief, E-Mail oder Fax – wichtig ist der Nachweis des Zugangs. Die Abmahnung sollte im Original in die Personalakte. Vor der Eintragung muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zum Sachverhalt anhören.

Eine Abmahnung per E-Mail ist zulässig, wenn der Zugang nachweisbar ist (z. B. Lesebestätigung, Antwort des Arbeitnehmers). Aus Beweisgründen ist die Papierform mit Empfangsbestätigung jedoch sicherer. Viele Arbeitgeber nutzen eine Kombination: E-Mail zur schnellen Übermittlung, zusätzlich Ausdruck zur Personalakte.

Wann ist eine Abmahnung unwirksam?

Eine Abmahnung ist unwirksam, wenn sie zu ungenau ist (kein konkreter Sachverhalt), zu spät erfolgt (keine zeitnahe Reaktion), eines der vier Bestandteile fehlt oder der Arbeitnehmer nicht angehört wurde, bevor die Abmahnung in die Personalakte kam. Auch bei Verhältnismäßigkeit: Ein dreimaliges Zuspätkommen um wenige Minuten rechtfertigt nicht unbedingt sofort eine Abmahnung – hier kommt es auf den Einzelfall an.

Abmahnung in der Personalakte

Bevor eine Abmahnung in die Personalakte aufgenommen wird, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zum Sachverhalt anhören. Das ist eine zwingende Voraussetzung. Der Arbeitnehmer hat das Recht auf eine Gegendarstellung – diese wird der Abmahnung beigefügt.

Ältere Abmahnungen verlieren mit der Zeit ihre Warnfunktion. Liegt die letzte Abmahnung Jahre zurück und der Arbeitnehmer hat sich in der Zwischenzeit einwandfrei verhalten, kann eine neue Abmahnung nicht als „Wiederholung“ gewertet werden. Es gibt keine feste Verjährungsfrist – die Gerichte prüfen im Einzelfall, ob die alte Abmahnung noch „wirkt“. Beispiel: Ein Arbeitnehmer wurde vor fünf Jahren wegen Urlaubsüberziehung abgemahnt und hat sich seither vorbildlich verhalten. Ein neuer Verstoß (z. B. unentschuldigter Halbtagsausfall) gilt nicht als Wiederholung – die alte Abmahnung hat ihre Warnfunktion verloren.

Der Arbeitnehmer hat das Recht auf Einsicht in die Personalakte und kann eine Gegendarstellung verlangen, die der Abmahnung beigefügt wird. Unter bestimmten Voraussetzungen kann die Löschung einer Abmahnung aus der Personalakte verlangt werden – etwa aus datenschutzrechtlichen Gründen, wenn die Aufbewahrung nicht mehr erforderlich ist. Mit Ordio kannst du Personalakten digital führen und Abmahnungen sowie Gegendarstellungen zentral und revisionssicher verwalten.

Viele Arbeitnehmer fragen sich, ob eine Abmahnung im Arbeitszeugnis erwähnt werden darf. Grundsätzlich gilt: Das Arbeitszeugnis muss wohlwollend formuliert sein und darf den Arbeitnehmer nicht ungerechtfertigt benachteiligen. Eine Abmahnung als solche wird im Zeugnis in der Regel nicht ausdrücklich erwähnt. Allerdings kann sich das Fehlverhalten, das zur Abmahnung führte, in Formulierungen wie „er/sie erfüllte die an sie gestellten Anforderungen im Wesentlichen“ niederschlagen. Eine unwirksame Abmahnung darf im Zeugnis nicht berücksichtigt werden.

Abmahnung und Kündigung

Die Abmahnung ist die Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung nach dem Kündigungsschutzgesetz (KSchG). Hat der Arbeitgeber bereits wegen desselben Fehlverhaltens abgemahnt und der Arbeitnehmer wiederholt es, kann gekündigt werden. Es muss nicht dreimal abgemahnt werden – eine Abmahnung mit anschließender Wiederholung reicht aus. Der Mythos „drei Abmahnungen und dann Kündigung“ ist vereinfacht: Entscheidend ist, ob dieselbe Art von Verstoß wiederholt wird. Bei unterschiedlichen Verstößen kann jeder neue Verstoß eine eigene Abmahnung rechtfertigen. Bei schwerwiegenden Verstößen (z. B. sexuelle Belästigung, Fahrlässigkeit mit erheblichem Schaden) kann unter Umständen schon nach der zweiten Abmahnung gekündigt werden.

Auch vor einer außerordentlichen (fristlosen) Kündigung ist oft eine Abmahnung nötig – selbst bei Diebstahl kann das BAG in Bagatellfällen eine vorherige Abmahnung verlangen, wenn der Arbeitnehmer sich zuvor nichts hat zuschulden kommen lassen. Bei tariflich Unkündbaren ist eine Abmahnung ebenfalls erforderlich.

In der Probezeit gilt das Kündigungsschutzgesetz in der Regel nicht – der Arbeitgeber kann ohne Angabe von Gründen und ohne vorherige Abmahnung kündigen. Trotzdem ist eine Abmahnung auch in der Probezeit sinnvoll: Sie dokumentiert das Fehlverhalten und schützt den Arbeitgeber bei einer späteren Auseinandersetzung. Bei Auszubildenden gelten die Regeln des BBiG; hier ist die Abmahnung vor einer Kündigung ebenfalls erforderlich. Mehr zur Kündigungsfrist und zur Probezeit findest du in unseren Lexikon-Artikeln.

Was tun bei Abmahnung? Rechte des Arbeitnehmers

Wenn du eine Abmahnung erhältst, solltest du nicht übereilt reagieren. Es gibt keine gesetzliche Frist, innerhalb der du handeln musst – aber eine durchdachte Reaktion ist sinnvoll. Oft fordert der Arbeitgeber in der Abmahnung selbst eine schriftliche Stellungnahme an. Nimm dir Zeit, den Sachverhalt zu prüfen und sachlich zu antworten. Eine emotionale oder aggressive Reaktion schadet eher.

• Stellungnahme: Der Arbeitgeber fordert oft eine schriftliche Stellungnahme. Nimm dir Zeit, den Sachverhalt zu prüfen und sachlich zu antworten.
• Betriebsrat: Du kannst dich beim Betriebsrat beschweren. Der Betriebsrat kann Abhilfe verlangen und den Arbeitgeber auf Fehler hinweisen.
• Gegendarstellung: Du hast das Recht, eine Gegendarstellung zu verfassen, die der Abmahnung beigefügt wird.
• Rechtliche Prüfung: Bei Zweifeln an der Wirksamkeit (z. B. zu ungenau, zu spät, keine Anhörung) kann ein Fachanwalt für Arbeitsrecht die Abmahnung prüfen.

Ein Widerspruch gegen die Abmahnung verhindert nicht deren Wirksamkeit – er dokumentiert aber deine Sichtweise. Wenn die Abmahnung unwirksam ist, kann das im Kündigungsschutzprozess relevant werden. Eine unwirksame Abmahnung kann nicht als Grundlage für eine spätere Kündigung dienen. Prüfe daher, ob alle vier Bestandteile vorhanden sind, ob der Sachverhalt konkret genug beschrieben ist und ob die Abmahnung zeitnah erfolgte. Bei Zweifeln lohnt sich die Beratung durch einen Fachanwalt für Arbeitsrecht – die Kosten können sich im Kündigungsschutzprozess auszahlen.

Die Rolle des Betriebsrats bei einer Abmahnung

Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat über Abmahnungen informieren. Der Arbeitnehmer kann sich beim Betriebsrat beschweren – der Betriebsrat kann dann Abhilfe vom Arbeitgeber verlangen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Betriebsrat zu hören und dessen Stellungnahme zu berücksichtigen. In Betrieben mit Betriebsvereinbarungen zu Ordnungsmaßnahmen kann der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht haben.

Wenn der Arbeitnehmer sich beim Betriebsrat beschwert, prüft dieser, ob formale oder inhaltliche Mängel vorliegen. Der Betriebsrat kann den Arbeitgeber auffordern, die Abmahnung zurückzunehmen oder zu korrigieren. Eine Mitbestimmung des Betriebsrats besteht, wenn eine Betriebsvereinbarung über Ordnungsmaßnahmen (Abmahnung, Versetzung, Kündigung) geschlossen wurde – dann muss der Arbeitgeber die Zustimmung des Betriebsrats einholen.

Abmahnung durch den Arbeitnehmer

Nicht nur der Arbeitgeber kann abmahnen – auch der Arbeitnehmer kann den Arbeitgeber abmahnen, wenn dieser gegen seine Pflichten verstößt. Typische Fälle: Lohnverzug, Verweigerung von Urlaub, Verletzung des Arbeitsschutzes, Mobbing durch Vorgesetzte. Die Abmahnung durch den Arbeitnehmer muss dieselben Anforderungen erfüllen: konkreter Sachverhalt, Verweis auf den Vertragsverstoß, Aufforderung zur Abstellung, Androhung von Konsequenzen (z. B. Kündigung oder Schadensersatzklage).

Praktisch relevant wird die Abmahnung durch den Arbeitnehmer oft bei Lohnverzug: Der Arbeitnehmer fordert die ausstehende Zahlung an und droht bei Nichtzahlung die Aussetzung der Arbeitsleistung oder eine Kündigung an. Auch bei Verletzung des Arbeitsschutzes oder bei Mobbing kann die Abmahnung ein erster Schritt sein, bevor der Arbeitnehmer rechtliche Schritte einleitet.

Bei mehreren unterschiedlichen Verstößen (z. B. erst Unpünktlichkeit, dann private Internetnutzung, dann Überziehung der Pause) kann jeder Verstoß eine eigene Abmahnung rechtfertigen. Das Gericht prüft dann, ob die Gesamtheit der Abmahnungen und Verstöße eine Kündigung trägt. Entscheidend ist die Gesamtbetrachtung: Wiederholt sich derselbe Verstoß trotz Abmahnung, ist die Kündigung in der Regel gerechtfertigt. Bei mehreren verschiedenen Verstößen muss der Arbeitgeber zeigen, dass das Vertrauensverhältnis nachhaltig gestört ist.

Fazit

Eine Abmahnung im Arbeitsrecht ist die formale Vorstufe zur Kündigung: Sie dokumentiert den Verstoß, fordert zur Änderung auf und warnt vor den Konsequenzen. Sie muss vier Bestandteile aufweisen – konkreter Sachverhalt, Vertragsverstoß, Änderungsaufforderung und Kündigungsandrohung – und zeitnah erfolgen (Faustregel: zwei Wochen). Als Arbeitnehmer hast du Rechte: Anhörung vor Eintragung in die Personalakte, Gegendarstellung und die Möglichkeit, den Betriebsrat einzuschalten.

Für Arbeitgeber ist eine sachliche Dokumentation entscheidend. Pauschale Formulierungen helfen nicht – nur konkrete, nachvollziehbare Beschreibungen halten vor Gericht stand. Mit Ordio kannst du Arbeitszeiten und Abwesenheiten digital erfassen – das schafft Transparenz bei Verstößen wie Verspätung oder Pausenüberziehung und unterstützt eine fundierte, nachvollziehbare Abmahnung. Die digitale Personalakte ermöglicht zudem eine revisionssichere Ablage von Abmahnungen und Gegendarstellungen.

Die Abmahnung ist kein Selbstzweck, sondern soll die Zusammenarbeit verbessern. Wenn beide Seiten sachlich bleiben und die Abmahnung als Chance zur Klärung nutzen, kann das Arbeitsverhältnis gestärkt aus der Situation hervorgehen.