Wenn Schlüsselmitarbeitende gehen, geht oft auch ihr Wissen – und mit ihm Wettbewerbsvorteile, Prozesswissen und Kundenbeziehungen. Wissensmanagement ist die systematische Antwort darauf: Erfassung, Speicherung und Weitergabe von Wissen im Unternehmen. Ohne strukturiertes Vorgehen bleibt Wissen in Köpfen versteckt, Einarbeitung dauert länger und die Nachfolgeplanung wird zum Risiko.
In diesem Lexikon-Eintrag erfährst du, was Wissensmanagement genau bedeutet, wie es sich von Personalentwicklung und Kompetenzmanagement unterscheidet, welche Methoden und Bausteine es gibt und wie du mit digitalen Tools wie Ordio Wissen strukturiert sicherst. Mit Ordio Dokumentenmanagement und digitaler Personalakte legst du die Basis für einen reibungslosen Wissenstransfer – bei Onboarding, Offboarding und Nachfolge.
Was ist Wissensmanagement? Definition
Wissensmanagement (engl. Knowledge Management) umfasst alle strategischen und operativen Aktivitäten, die darauf abzielen, den bestmöglichen Umgang mit dem vorhandenen Wissen in einem Unternehmen zu gewährleisten. Konkret geht es um die systematische Erfassung, Speicherung, Verbreitung, Organisation und Nutzung von Wissen – sowohl intern (Mitarbeiterwissen, Prozesswissen) als auch extern (Kunden, Lieferanten, Berater).
Ziel des Wissensmanagements ist ein gezielter Einsatz des Know-hows von Mitarbeitenden, ein besserer Informationsfluss und damit das Erzielen von Wettbewerbsvorteilen. Ohne Wissensmanagement bleibt Wissen an Einzelpersonen gebunden; bei Fluktuation, Renteneintritt oder Krankheit geht es verloren. Ein strukturiertes Wissensmanagement ermöglicht hingegen schnelle Einarbeitung, reibungslose Nachfolgeplanung und kontinuierliche Wissensentwicklung. Die Grundlage bilden Fähigkeiten zur Lösung von Aufgaben, das Wissen von Mitarbeitenden und externen Experten sowie Daten und Informationen – allesamt Ressourcen, die im Dokumentenmanagement und in der digitalen Personalakte strukturiert werden können.
Wissensmanagement vs. Kompetenzmanagement vs. Personalentwicklung
Die Begriffe werden oft verwechselt, unterscheiden sich aber in ihrem Fokus:
| Konzept | Fokus | Ebene |
|---|---|---|
| Wissensmanagement | Wissen als organisationales Asset erfassen, speichern, teilen | Organisation |
| Kompetenzmanagement | Fähigkeiten und Skills mit Unternehmenszielen abgleichen | Strategisch |
| Personalentwicklung | Individuelle Weiterbildung und Entwicklung von Mitarbeitenden | Individuell |
Wissensmanagement ist der Oberbegriff für den Umgang mit Wissen als Ressource – Erfassung, Speicherung, Transfer. Kompetenzmanagement (auch Skill Management) zielt darauf ab, die Fähigkeiten der Belegschaft strategisch zu steuern und mit Geschäftszielen zu verknüpfen – es ist ein verwandtes, aber eigenständiges Konzept. Personalentwicklung wiederum fokussiert auf die individuelle Entwicklung von Mitarbeitenden durch Weiterbildung, Mentoring und Laufbahnplanung. In der Praxis ergänzen sich alle drei: Personalentwicklung schafft Wissen und Kompetenzen; Wissensmanagement sichert und verteilt das Wissen; Kompetenzmanagement steuert die Ausrichtung. Siehe Personalentwicklung und Weiterbildung.
Explizites vs. implizites Wissen
Dem Wissensmanagement liegt die Unterscheidung zwischen explizitem und implizitem Wissen zugrunde – ein Klassiker der Wissensforschung (Nonaka/Takeuchi, SECI-Modell).
Explizites Wissen
Explizites Wissen (engl. Encoded Knowledge) ist dokumentierbar, kodierbar und über Medien übertragbar. Dazu zählen Handbücher, Prozessbeschreibungen, Datenbanken, Wikis und Schulungsunterlagen. Es lässt sich in der Wissensdatenbank oder im Dokumentenmanagement speichern und steht allen Mitarbeitenden zur Verfügung. Explizites Wissen kann in Diskussionen hinterfragt und weiterentwickelt werden.
Implizites Wissen
Implizites Wissen (engl. Tacit Knowledge) ist Erfahrungswissen, das sich schwer verbalisieren lässt – z.B. die Fähigkeit, am Fahrrad das Gleichgewicht zu halten, oder das „Gefühl“ für den richtigen Zeitpunkt einer Entscheidung. Es ist an Personen gebunden und wird durch direkten Austausch, Mentoring oder Learning-by-doing weitergegeben. Implizites Wissen gilt als Expertenwissen; es zu explizieren („Externalisierung“) ist eine zentrale Aufgabe des Wissensmanagements.
Für die Praxis bedeutet das: Nicht alles Wissen lässt sich in Datenbanken pressen. Wissensmanagement muss sowohl die Kodifizierung (explizites Wissen) als auch den persönlichen Transfer (implizites Wissen) fördern – z.B. durch strukturierte Übergabegespräche bei Nachfolgeplanung oder Onboarding.
Ziele, Bausteine und Aufgaben des Wissensmanagements
Ein gelungenes Wissensmanagement verfolgt mehrere Ziele:
- Wissenssicherung: Wissen bleibt im Unternehmen, auch wenn Schlüsselmitarbeitende gehen.
- Wissensverlust vermeiden: Kein „Wissen in Köpfen“ – Dokumentation und Transfer reduzieren Abhängigkeiten.
- Einarbeitung beschleunigen: Neue Mitarbeitende finden Informationen zentral; Onboarding wird effizienter.
- Wettbewerbsvorteil: Innovationsfähigkeit und Kundenservice profitieren von geteiltem Wissen.
Was gehört zum Wissensmanagement?
Die acht Kernelemente (Bausteine) sind:
- Wissensziele – mit Unternehmenszielen abgestimmt
- Wissensidentifikation – Transparenz über internes und externes Wissen
- Wissenserwerb – Wissen aus externen Quellen (Berater, Kunden, Kooperationen)
- Wissensentwicklung – neue Ideen, Fähigkeiten, Prozesse
- Wissens(ver)teilung – zentral oder peer-to-peer
- Wissensbewahrung – nachhaltige Speicherung
- Wissensnutzung – produktiver Einsatz
- Wissensbewertung – Effektivität prüfen
Was macht man im Wissensmanagement?
Typische Aufgaben:
- Wissen identifizieren und erfassen
- Dokumentieren und in Wissensdatenbanken oder Wikis ablegen
- Wissen zugänglich machen und verteilen
- Prozesse für Einarbeitung und Nachfolge etablieren
- Wissenstransfer zwischen Abteilungen koordinieren
- Wissensnutzung und -effektivität bewerten
Kurz: Erfassen, Speichern, Verteilen, Nutzen und Bewerten – der Wissenskreislauf in der Praxis.
Klassische Aufgaben: Einführung und Pflege einer Wissensdatenbank, geregelter Wissenstransfer zwischen Abteilungen und Standorten, kontinuierliche Anbindung von Mitarbeitenden an neues Wissen. Mit Ordio Dokumentenmanagement legst du die technische Basis – HR-Dokumente, Prozessbeschreibungen und Wissensartikel zentral und durchsuchbar.
Prozesse und Phasen im Wissensmanagement
Der Wissenskreislauf beschreibt die typischen Phasen:
- Erfassen: Wissen identifizieren – wo liegt es? Wer hat es? Was fehlt?
- Speichern: Wissen dokumentieren und in Wissensdatenbanken, Wikis oder Dokumentenmanagement ablegen.
- Verteilen: Wissen zugänglich machen – zentral gesteuert oder dezentral geteilt.
- Nutzen: Wissen in Arbeitsprozesse integrieren – Einarbeitung, Entscheidungen, Innovation.
- Bewerten: Effektivität prüfen – wird das Wissen genutzt? Wo gibt es Lücken?
In der Praxis laufen diese Phasen nicht strikt nacheinander, sondern parallel und iterativ. Wichtig: Der Prozess muss zur Unternehmenskultur passen. Eine rein zentralisierte Steuerung kann kontraproduktiv sein, wenn Wissen dezentral in Teams und Abteilungen liegt. Besser: wissensorientierte Kultur fördern, in der Austausch und Transparenz einen hohen Stellenwert haben.
Methoden des Wissensmanagements
Zwei grundlegende Ansätze prägen das Wissensmanagement:
Kodifizierung
Beim Kodifizierungsansatz wird Wissen vom Wissensträger losgelöst und in eine unternehmensweite (digitale) Wissensdatenbank überführt. Wikis, Confluence, Dokumentenmanagement-Systeme und Wissensdatenbanken sind typische Tools. Das Wissen steht allen zur Verfügung, kann wiederverwendet und weiterentwickelt werden. Geeignet, wenn Wissen standardisierbar ist und von vielen genutzt wird.
Personalisierung
Beim Personalisierungsansatz bleibt das Wissen eng mit dem Wissensträger verbunden. Der Transfer erfolgt durch direkte Kontakte – persönlich, per Telefon, E-Mail oder Intranet. Es findet keine Integration in eine zentrale Datenbank statt. Geeignet für stark kontextabhängiges, implizites Wissen – z.B. bei Beratung, F&E oder komplexen Projekten.
Quick-Win-Maßnahmen: Mentoring, Webinare, Brainstorming, Wissenspool, regelmäßiger Blog. Die Wahl der Methode hängt vom Geschäftsmodell und der Bereitschaft zum offenen Wissensaustausch ab. Ordio unterstützt mit Dokumentenmanagement die Kodifizierung; die digitale Personalakte hilft, Mitarbeiterwissen und Qualifikationen zu dokumentieren.
Wissensmanagement in der Praxis
Typische Anwendungsfälle im HR-Kontext:
- Nachfolgeplanung: Bei Schlüsselpositionen muss Wissen rechtzeitig übertragen werden. Strukturierte Übergabegespräche, Dokumentation und Mentoring sichern das Know-how. Ohne Wissensmanagement droht Wissensverlust beim Ausscheiden. Siehe Nachfolgeplanung.
- Onboarding: Neue Mitarbeitende brauchen Zugang zu Prozessen, Tools und Kontext. Eine zentrale Wissensbasis beschleunigt die Einarbeitung. Siehe Onboarding.
- Offboarding: Beim Ausscheiden gilt es, Exit-Wissen zu sichern – Übergabegespräche, Dokumentation, Handover. Siehe Offboarding.
- Interne Kommunikation: Wissensaustausch zwischen Abteilungen und Standorten – z.B. über interne Kommunikation und kollaborative Tools.
In der Praxis: Ein mittelständisches Unternehmen führt eine Wissensdatenbank für Vertriebsprozesse ein. Kundenkontakte, Angebotslogik und Eskalationswege werden dokumentiert. Bei Nachfolge des Vertriebsleiters kann der Nachfolger in wenigen Wochen einsteigen – statt Monate im Blindflug. Besonders in Branchen mit hohem Fachkräftebedarf – z.B. in der Pflege oder im Kultur- und Veranstaltungsbereich – ist strukturierter Wissenstransfer bei Nachfolge und Fluktuation entscheidend. Mit Ordio digitale Personalakte und Dokumentenmanagement hast du die Basis für strukturierten Wissenstransfer.
Wissensmanagement-Software und Tools
Typische Tools und Systeme:
- Wikis und Wissensdatenbanken: Confluence, Notion, SharePoint – für kollaborative Dokumentation.
- Dokumentenmanagement: Zentrale Ablage, Versionierung, Suche – Basis für explizites Wissen.
- LMS (Learning Management Systeme): Für Schulungen und E-Learning – Schnittstelle zur Personalentwicklung.
- HR-Systeme: Digitale Personalakte, Qualifikationsmatrix – Mitarbeiterwissen und Kompetenzen erfassen.
Ordio bietet Dokumentenmanagement für HR-Dokumente – Verträge, Zeugnisse, Prozessbeschreibungen – und die digitale Personalakte für Mitarbeiterprofile. Beides bildet die Grundlage für Wissensmanagement im HR-Kontext: Dokumente sind durchsuchbar, versioniert und rechtssicher abgelegt. Für umfassende Wissensdatenbanken (Wikis, Confluence) ergänzen spezialisierte Tools; für HR-Fokus reicht oft Dokumentenmanagement plus digitale Personalakte.
Wissensmanagement einführen
Wie baue ich ein Wissensmanagement auf? Ein systematischer Einstieg gelingt in vier Schritten – von der Zieldefinition über die Bestandsaufnahme bis zur Prozess- und Tool-Einführung. Wichtig: Starte mit einem Pilotbereich (z.B. Vertrieb oder HR), bevor du unternehmensweit rollst.
Schritte zur Einführung:
- Ziele definieren: Was soll Wissensmanagement erreichen? Nachfolgesicherung? Schnellere Einarbeitung? Weniger Abhängigkeiten?
- Bestand erfassen: Wo liegt Wissen? Wer sind die Wissensträger? Welche Lücken gibt es?
- Prozesse etablieren: Wie wird Wissen dokumentiert? Wer ist verantwortlich? Wie oft wird aktualisiert?
- Tools einführen: Dokumentenmanagement, Wiki oder Wissensdatenbank – passend zur Unternehmensgröße.
Wichtig: Eine wissensorientierte Kultur schafft die Basis. Offene Kommunikation, Transparenz und Bereitschaft zum Teilen sind entscheidend. Zentralisierung ist nicht immer sinnvoll – dezentrale Einheiten haben unterschiedliches Wissen; der Austausch zwischen ihnen muss gefördert werden. Tipps für Teams: Regelmäßige Wissensrunden, Mentoring-Paare, klare Verantwortlichkeiten für die Pflege von Dokumentation. Mit Organisationsentwicklung und Change Management begleitest du die kulturelle Seite.
Fazit
Wissensmanagement ist die zentrale Aufgabe, Wissen im Unternehmen zu erfassen, zu speichern und weiterzugeben. Es unterscheidet sich von Kompetenzmanagement (strategische Skill-Steuerung) und Personalentwicklung (individuelle Entwicklung) – ergänzt beide aber in der Praxis. Explizites und implizites Wissen erfordern unterschiedliche Methoden: Kodifizierung für dokumentierbares Wissen, Personalisierung für erfahrungsbasiertes Wissen.
Für HR sind Nachfolgeplanung, Onboarding und Offboarding die wichtigsten Anwendungsfälle. Ohne Wissensmanagement geht Wissen bei Fluktuation verloren; mit strukturiertem Vorgehen und passenden Tools wie Ordio Dokumentenmanagement und digitaler Personalakte sicherst du Know-how und beschleunigst Einarbeitung. Wer noch ohne zentrale Wissensbasis arbeitet, sollte den Einstieg prüfen – die Investition lohnt sich besonders bei Schlüsselpositionen und wachsenden Teams.
