Headhunter: Definition, Kosten, Ablauf & Einsatz

Rund 80 % der Erwerbstätigen suchen nicht aktiv nach einem neuen Job – sie sind aber wechselbereit, wenn das richtige Angebot kommt. Diese „passive“ Zielgruppe erschließt du kaum über Stellenanzeigen oder Jobportale. Headhunter sind darauf spezialisiert: Sie kontaktieren qualifizierte Kandidaten direkt, diskret und zielgerichtet. Im Fachkräftemangel kann ein Headhunter den entscheidenden Vorteil bringen – wenn du weißt, wann er sich lohnt und was er kostet.

In diesem Lexikon-Eintrag erfährst du, was ein Headhunter ist, wie er sich von Executive Search, Personalberatung und Recruiting unterscheidet, wann sich die Beauftragung lohnt, wie der Ablauf funktioniert und welche Kosten auf dich zukommen. Ordio bietet kein Bewerbermanagementsystem – unser Fokus liegt auf Zeiterfassung, Schichtplanung und digitaler Personalakte. Nach der Einstellung unterstützt die digitale Personalakte und das Onboarding den reibungslosen Einstieg.

Was ist ein Headhunter? Definition

Ein Headhunter (auch Headhunterin) ist eine Person, die im Auftrag von Unternehmen qualifizierte Kandidaten für offene Stellen sucht und gezielt anspricht. Headhunting bezeichnet die Methode: die direkte, proaktive Ansprache passiver Kandidaten – also Menschen, die nicht aktiv jobben, aber bei attraktiven Gelegenheiten wechselbereit sind. Im Gegensatz zum klassischen Recruiting wartet der Headhunter nicht auf Bewerbungen, sondern geht aktiv auf die Suche.

Headhunter arbeiten oft in Personalberatungen oder Executive-Search-Unternehmen. Sie nutzen ihr Netzwerk, Branchenkenntnisse und gezielte Recherche, um passende Kandidaten zu identifizieren. Die Ansprache erfolgt diskret – per Telefon, E-Mail oder über berufliche Netzwerke wie LinkedIn. Ziel ist es, den besten Kandidaten für die Stelle zu finden, unabhängig davon, ob er gerade sucht oder nicht.

Typische Anwendungsfelder: Führungskräfte (Geschäftsführung, C-Level, Bereichsleiter), Schlüsselpositionen in Mangelberufen (IT, Ingenieurwesen, Pflege), Nischenqualifikationen und Rollen, für die der aktive Bewerbungsmarkt zu klein ist. Headhunter sind besonders wertvoll, wenn Vertraulichkeit gefordert ist – etwa bei Nachfolgeplanung oder strategischer Neubesetzung, die nicht öffentlich werden soll.

Die Begriffe Headhunter, Executive Search und Personalberatung werden oft synonym verwendet, beschreiben aber unterschiedliche Aspekte: Headhunter = die Person; Headhunting = die Methode; Executive Search = die Dienstleistung (speziell für Führungskräfte); Personalberatung = das umfassendere Beratungsangebot. Mehr zur Abgrenzung im nächsten Abschnitt.

Headhunter vs. Executive Search vs. Personalberatung vs. Recruiting

Die Begriffe überlappen, lassen sich aber klar unterscheiden:

Headhunter und Recruiter werden oft verwechselt. Der Unterschied: Ein Recruiter arbeitet typischerweise reaktiv – er schaltet Stellenanzeigen, sichtet Bewerbungen und führt Auswahlgespräche. Ein Headhunter arbeitet proaktiv – er sucht gezielt nach passenden Kandidaten und spricht sie direkt an. Beide können in Personalberatungen tätig sein; die Methode unterscheidet sie.

Executive Search (auch Direktsuche) ist die spezialisierte Suche nach Führungskräften. Der Begriff beschreibt die Dienstleistung; Headhunter sind die Ausführenden. Executive Search richtet sich an den passiven Markt – Top-Manager suchen selten aktiv, werden aber von Headhuntern angesprochen. Wann ist Executive Search sinnvoll? Bei C-Level-Positionen, Schlüsselpositionen oder schwer zu besetzenden Rollen. Die Abgrenzung zu „normalem“ Headhunting ist fließend: Beide nutzen die gleiche Methode; Executive Search betont den Fokus auf die oberen Führungsebenen und oft höhere Qualitätsstandards (Assessments, tiefere Recherche, exklusive Beauftragung).

Personalberatung ist der Oberbegriff: Neben der Kandidatensuche bieten Personalberater oft Assessments, Organisationsentwicklung, Vergütungsberatung und Personalmarketing. Personalvermittlung ist enger gefasst – sie vermittelt Kandidaten an Arbeitgeber und erhält eine Provision. Personalberatung kann Personalvermittlung umfassen, geht aber darüber hinaus. Mehr zur Personalbeschaffung und ihren Formen findest du im verlinkten Lexikon-Artikel.

Wann lohnt sich ein Headhunter?

Ein Headhunter lohnt sich, wenn du Kandidaten brauchst, die du über Stellenanzeigen und Jobportale kaum erreichst. Typische Einsatzfälle:

• Führungspositionen: C-Level, Geschäftsführung, Bereichsleiter – diese Zielgruppe sucht selten aktiv, wird aber von Headhuntern angesprochen.
• Schwer zu besetzende Rollen: Nischenqualifikationen, Fachkräftemangel-Branchen (IT, Pflege, Technik) – der passive Markt ist oft größer als der aktive.
• Diskrete Suche: Wenn die Vakanz nicht öffentlich werden soll (z.B. Nachfolgeplanung, strategische Neubesetzung).
• Zeitdruck: Wenn du schnell einen qualifizierten Kandidaten brauchst und interne Ressourcen nicht reichen.

Wann lohnt sich ein Headhunter nicht? Bei Standardpositionen, für die du über Jobbörsen oder Active Sourcing genügend Bewerbungen erhältst, sind die Kosten oft nicht gerechtfertigt. Typische Fälle: Einsteiger- oder Junior-Positionen, Massenbesetzungen (z.B. Call-Center), Rollen mit großem Bewerberpool. Auch ein gut gepflegter Talent Pool kann Headhunter-Kosten reduzieren – wer regelmäßig Kontakt zu potenziellen Kandidaten hält, braucht seltener externe Unterstützung. Die Entscheidung hängt von der Stelle, dem Markt und deinem Budget ab.

Vor- und Nachteile eines Headhunters

Vorteile: Zugang zum passiven Markt – rund 80 % der Erwerbstätigen suchen nicht aktiv; Headhunter erreichen genau diese Zielgruppe. Diskrete Suche – Vakanzen bleiben intern, ideal bei Nachfolgeplanung oder sensiblen Neubesetzungen. Schnellere Besetzung bei gutem Headhunter – erfahrene Berater kennen den Markt und liefern oft innerhalb von Wochen qualifizierte Kandidaten. Entlastung – du delegierst die aufwendige Suche und kannst dich auf Auswahl und Onboarding konzentrieren.

Nachteile: Hohe Kosten – 15–25 % des Jahresgehalts sind bei Standardpositionen oft nicht gerechtfertigt. Abhängigkeit – du gibst Kontrolle ab; die Qualität hängt stark vom Headhunter ab. Risiko bei Contingency Search – der Headhunter arbeitet für mehrere Auftraggeber, Kandidaten können woanders landen. Keine Garantie – bei reiner Erfolgsprovision zahlt du nur bei Einstellung, aber lange Suchzeiten kosten dich Zeit.

Im Fachkräftemangel gewinnt der Zugang zum passiven Markt an Bedeutung. Wer nur auf aktive Bewerber setzt, verpasst einen Großteil der qualifizierten Kandidaten. Headhunter erschließen genau diese Zielgruppe – zu einem Preis, der sich bei Führungskräften und Schlüsselpositionen meist rechnet.

Ablauf: Wie arbeitet ein Headhunter?

Der typische Ablauf im Headhunting folgt mehreren Phasen. Wie arbeitet ein Headhunter konkret?

1. Analyse: Der Headhunter klärt mit dir das Anforderungsprofil – welche Qualifikationen, Erfahrungen und Soft Skills die Stelle braucht. Eine Stellenbeschreibung oder ein detailliertes Briefing bildet die Grundlage.
2. Suche: Er recherchiert im passiven Markt – über sein Netzwerk, Branchenkenntnisse, LinkedIn, XING oder spezialisierte Datenbanken. Ziel: eine Shortlist potenzieller Kandidaten. Die Qualität der Suche hängt stark von der Branchenkenntnis und dem Netzwerk des Headhunters ab.
3. Ansprache: Er kontaktiert Kandidaten direkt und diskret. Die Ansprache ist individuell, nicht massenhaft – Vertraulichkeit und Respekt sind zentral. Seriöse Headhunter nennen den Auftraggeber erst nach Interesse des Kandidaten; so bleibt die Suche vertraulich.
4. Kennenlernen: Er führt erste Gespräche, prüft Passung und Interesse. Nur geeignete Kandidaten werden weiterempfohlen.
5. Vorstellung: Er stellt dir die Kandidaten vor. Du führst eigene Gespräche und triffst die finale Auswahl.
6. Kontakt: Bis zur Vertragsunterzeichnung begleitet der Headhunter den Prozess – Gehaltsverhandlung, Rückfragen, Abschluss.

Die Dauer variiert: Bei Executive Search können mehrere Monate vergehen; bei Fachkräften oft 4–8 Wochen. Die Art der Beauftragung beeinflusst Ablauf und Ergebnis:

• Retained Search (exklusive Beauftragung): Du bindest den Headhunter exklusiv an dich – er arbeitet nur für deine Vakanz. Du zahlst einen Retainer (monatliche Vorauszahlung) plus Erfolgsprovision. Vorteil: volle Aufmerksamkeit, höhere Qualität, keine Konkurrenz um Kandidaten. Typisch für C-Level und Schlüsselpositionen.
• Contingency Search (Erfolgsprovision): Der Headhunter arbeitet für mehrere Auftraggeber parallel; du zahlst nur bei erfolgreicher Vermittlung. Günstiger, aber Kandidaten können woanders eingestellt werden. Geeignet für Fachkräfte und mittlere Führungsebene.

Kosten und Vergütung

Wer bezahlt den Headhunter? Der Arbeitgeber – also du als Auftraggeber. Der Kandidat zahlt nichts. Die Vergütung erfolgt typischerweise als Erfolgsprovision: 15–25 % des Brutto-Jahresgehalts der besetzten Stelle. Bei einer Stelle mit 60.000 € Jahresgehalt sind das 9.000–15.000 €. Bei Führungspositionen mit 120.000 € können 18.000–30.000 € fällig werden.

Wie viel Prozent bekommt ein Headhunter? Die Spanne liegt meist zwischen 15 und 25 %; bei Executive Search und Retained Search oft am oberen Ende. Einige Berater arbeiten mit Retainer (monatliche Vorauszahlung) plus Erfolgsprovision. Was kostet es, einen Headhunter zu beauftragen? Neben der Provision können Reisekosten oder Assessment-Kosten anfallen – das solltest du im Vertrag klären. Die Provision wird in der Regel auf das Brutto-Jahresgehalt (inkl. variable Gehaltsbestandteile) berechnet; bei Führungskräften mit Boni oder Aktienoptionen kann die Basis höher ausfallen.

Die Headhunter-Kosten zählen zu den externen Recruiting-Kosten und fließen in die Cost per Hire ein. Wer die Kennzahl trackt, sollte Headhunter-Gebühren vollständig erfassen – sonst verzerrt die Cost per Hire.

Vertrag und Rechtliches

Was sollte im Headhunter-Vertrag stehen? Die Provision (Prozentsatz, Berechnungsbasis), Zahlungsmodalitäten (bei Einstellung, Raten), Exklusivität (Retained vs. Contingency), Rücktrittsrecht und Stornokosten, Garantiezeiten (z.B. Ersatz bei vorzeitigem Ausscheiden des Kandidaten), Vertraulichkeit und Datenschutz. Einige Berater bieten eine Garantie von 3–6 Monaten: Scheidet der Kandidat vor Ablauf aus, wird kostenlos nachbesetzt oder ein Teil der Provision erstattet. Das solltest du vor Beauftragung klären.

Rechtlich relevant: Der Headhunter handelt als Vermittler; der Arbeitsvertrag kommt zwischen dir und dem Kandidaten zustande. Der Headhunter hat keinen Anspruch auf Provision, wenn du den Kandidaten auf anderem Weg kennengelernt hast – deshalb vereinbaren viele Verträge eine „Kandidatenschutzfrist“ (z.B. 12 Monate): Wird ein vom Headhunter vorgestellter Kandidat innerhalb dieser Frist eingestellt, ist die Provision fällig. Achte auf faire Konditionen und vermeide zu lange Schutzfristen.

Headhunter auswählen: Kriterien

Wie finde ich einen passenden Headhunter? Welcher Headhunter ist der richtige? Die Auswahl entscheidet über Erfolg oder Misserfolg – ein schlechter Headhunter kostet Zeit und Geld ohne Ergebnis. Wichtige Kriterien:

• Branchenkenntnis: Kennt er deine Branche und die typischen Anforderungen? Ein IT-Headhunter ist anders spezialisiert als einer für Pflege oder Finanzen.
• Referenzen: Hat er ähnliche Positionen erfolgreich besetzt? Nachfragen bei früheren Auftraggebern.
• Prozess und Kommunikation: Wie transparent ist der Ablauf? Wie oft bekommst du Updates?
• Vertraulichkeit: Wie geht er mit sensiblen Informationen um? Diskretion ist bei Führungspositionen zentral.
• Chemie: Du arbeitest eng mit dem Headhunter zusammen – die Zusammenarbeit muss passen.

Wie finde ich den passenden Headhunter? Empfehlungen aus dem Netzwerk, Branchenverbände oder spezialisierte Portale können helfen. Bei Executive Search lohnt sich oft eine Ausschreibung unter mehreren Beratern – du vergleichst Angebote und wählst den passenden Partner.

Erstgespräch: Was du fragen solltest

Im Kennenlerngespräch solltest du klären: Wie viele ähnliche Positionen hat der Headhunter in den letzten 12 Monaten besetzt? Welche Branchen und Gehaltsstufen deckt er ab? Wie sieht der Prozess aus – wie oft bekommst du Updates, welche Meilensteine gibt es? Arbeitet er exklusiv (Retained) oder für mehrere Auftraggeber (Contingency)? Welche Referenzen kann er nennen? Ein seriöser Headhunter beantwortet diese Fragen transparent und nennt konkrete Beispiele. Weicht er aus oder übt Druck aus, solltest du vorsichtig sein. Tipp: Bitte um 1–2 Referenzgespräche mit früheren Auftraggebern – ehrliches Feedback aus der Praxis hilft mehr als Marketingversprechen.

Typische Fehler bei der Headhunter-Auswahl

Vermeide diese Fehler: Nur den Preis vergleichen – der günstigste Headhunter ist nicht automatisch der beste; Qualität und Branchenfit zählen mehr. Zu vage briefen – ohne klares Anforderungsprofil und Stellenbeschreibung liefert auch ein guter Headhunter suboptimale Kandidaten. Zu viele Headhunter parallel – bei Contingency kann das zu Konflikten führen; besser 1–2 sorgfältig auswählen. Vertrag nicht lesen – Kandidatenschutzfrist, Garantiezeiten und Stornokosten vor Unterschrift prüfen. Kein Feedback geben – wenn Kandidaten nicht passen, hilft klares Feedback dem Headhunter, die Suche zu verfeinern.

Headhunter vs. interne Besetzung vs. Jobbörsen

Wann welcher Kanal? Die Wahl hängt von der Stelle, dem Budget und der Zeit ab:

• Interne Besetzung: Günstig, schneller Einstieg, stärkt Mitarbeiterbindung. Begrenzt auf vorhandene Talente.
• Jobbörsen (Stepstone, Indeed, XING): Reichweite bei aktiven Bewerbern, kostengünstig. Weniger geeignet für passive Kandidaten und Führungskräfte.
• Active Sourcing / Talent Pool: Proaktive Suche ohne Headhunter; eigene Recruiter oder BMS. Mittlere Kosten, mittlere Reichweite.
• Headhunter: Zugang zum passiven Markt, diskret, oft schnell. Teuer – lohnt sich bei Führungskräften und Schlüsselpositionen.

Eine Kombination ist üblich: Zuerst intern prüfen, dann Jobbörsen und Active Sourcing, bei Bedarf Headhunter für Top-Positionen. Ein Bewerbermanagementsystem unterstützt bei der Verwaltung – Ordio fokussiert auf Zeiterfassung und Personalakte, nicht auf Recruiting-Software.

Candidate Experience: Was Kandidaten von Headhuntern erwarten

Wenn du einen Headhunter beauftragst, beeinflusst er die Candidate Experience – also das Erlebnis des Kandidaten im Bewerbungsprozess. Gute Headhunter kommunizieren transparent, respektieren die Zeit des Kandidaten und geben zeitnah Feedback. Schlechte Erfahrungen (Ghosting, unklare Informationen, Druck) schaden deinem Arbeitgeberimage. Achte darauf, dass dein Headhunter professionell auftritt und Kandidaten fair behandelt. Das stärkt deine Arbeitgebermarke und erhöht die Chance, dass Top-Kandidaten zusagen.

Fazit

Headhunter erschließen den passiven Arbeitsmarkt – die große Mehrheit der Erwerbstätigen, die nicht aktiv sucht, aber wechselbereit ist. Sie sind sinnvoll bei Führungspositionen, schwer zu besetzenden Rollen und diskreter Suche. Die Kosten (15–25 % des Jahresgehalts) lohnen sich, wenn die Alternative teurer ist: lange Vakanz, Fehlbesetzung oder fehlender Zugang zu Top-Talenten. Wähle den Headhunter sorgfältig – Branchenkenntnis, Referenzen und Transparenz sind entscheidend. Kombiniere Headhunting mit internen Kanälen, Talent Pool und Active Sourcing, je nach Stelle und Budget.

Nach der Einstellung unterstützt die digitale Personalakte von Ordio den reibungslosen Einstieg – Qualifikationen dokumentieren, Onboarding strukturieren, Verträge ablegen. Unser Fokus liegt auf Zeiterfassung, Schichtplanung und Mitarbeiterverwaltung; für die Kandidatensuche setzt du auf Recruiting-Kanäle wie Headhunter, Jobbörsen oder Active Sourcing.