So erstellst du den perfekten Dienstplan: Anleitung und Tipps für Arbeitgeber

Googelt man das Wort “Dienstplan”, erscheint unter den ersten Suchergebnissen ein Tipp: “Ein Dienstplan zeichnet sich besonders durch frühzeitige Veröffentlichung aus.” Ein guter Tipp – aber zu einem guten Dienstplan gehört noch sehr viel mehr: Ein gut organisierter Dienstplan ist für jedes Unternehmen unerlässlich. Er stellt sicher, dass alle Arbeitsaufgaben effizient erledigt werden, und fördert zudem die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter. In diesem Blogbeitrag erfährst du alles rund um das Thema Dienstplan erstellen und erhältst wertvolle Tipps und eine Anleitung, die dir als Arbeitgeber bei der Erstellung eines gut strukturierten Dienstplans helfen.

Definition:

Ein Dienstplan (oder auch: Schichtplan) ist ein organisatorisches Instrument, das vor allem in Schichtbetrieben eingesetzt wird, um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu planen und zu koordinieren. Er legt fest, wer wann und in welcher Schicht arbeitet, und hilft dabei, die Arbeitsbelastung gerecht auf die Mitarbeiter zu verteilen. Dabei berücksichtigt ein guter Dienstplan sowohl die betrieblichen Anforderungen als auch die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter.

Was sind die Vorteile eines gut organisierten Dienstplans?

Zu den Vorteilen zählen eine optimale Nutzung der Personalressourcen, verbesserte Arbeitsabläufe und höhere Produktivität. Darüber hinaus führt ein gut strukturierter Dienstplan zu zufriedeneren und motivierten Mitarbeitern, reduziert Überstunden und Fehlzeiten und ermöglicht eine bessere Planbarkeit von Urlaubs- und Freizeit-Wünschen der Mitarbeiter.

Digitale Softwaretools wie Ordio können erheblich dazu beitragen, einen gut organisierten Dienstplan zu erstellen und diesen Prozess zu erleichtern. Im Vergleich zu manuellen Lösungen wie Stift und Papier oder Excel-Tabellen bieten digitale Dienstplan-Tools viele Vorteile. Zum einen sind sie benutzerfreundlicher und ermöglichen eine schnellere und effizientere Planung der Arbeitszeiten. Zudem können sie die gesetzlichen Regelungen, die verschiedenen Arbeitszeitmodelle sowie individuelle Mitarbeiterwünsche automatisch berücksichtigen und so eine gerechte Verteilung der Arbeitsaufgaben und Schichten gewährleisten.

Des Weiteren ermöglichen digitale Softwarelösungen eine bessere Kommunikation und Transparenz zwischen Arbeitgebern und Mitarbeitern. Mitarbeiter können ihren Dienstplan jederzeit einsehen, Schichttausch- oder Änderungswünsche äußern und ihren Urlaub online planen. Dies erleichtert die Koordination und trägt zur Zufriedenheit von Mitarbeiter und Betriebsleiter bei. Der Mitarbeiter hat durch Tools wie Ordio beispielsweise die Möglichkeit, Verfügbarkeiten oder Abwesenheiten per App mitzuteilen. Auch kann er – wenn mal spontan im Alltag etwas dazwischen kommt – Schichten per App mit Kollegen tauschen. Dem Betriebs- oder Schichtleiter vereinfacht das die Koordination und reduziert die Menge an administrativen Aufgaben, die täglich anfallen.

Insgesamt ist der Einsatz von digitaler Software zur Erstellung eines gut organisierten Dienstplans eine effiziente und zeitsparende Alternative zu herkömmlichen manuellen Methoden. Die Nutzung solcher Tools fördert eine gerechte Verteilung der Arbeitsbelastung, verbessert die Kommunikation und trägt zu einer angenehmen Arbeitsatmosphäre bei, die letztendlich die Produktivität des Unternehmens steigert.

Wie ein Dienstplan in Excel aussehen kann, das kannst du dir in unserer kostenlosen Dienstplan Vorlage für Excel ansehen. Hier einfach downloaden.

Welche Software kann beim Dienstplan erstellen helfen?

Es gibt zahlreiche Dienstplan-Softwarelösungen auf dem Markt, die je nach Branche und Anforderungen unterschiedliche Funktionen bieten. Einige empfehlenswerte Programme sind haben wir in dieser Tabelle gesammelt:

Wie lange im Voraus sollte ein Dienstplan erstellt werden?

Dienstplan erstellen sollte idealerweise so früh wie möglich erfolgen, um sowohl dem Unternehmen als auch den Mitarbeitern eine ausreichende Planungssicherheit zu gewährleisten. Eine angemessene Vorlaufzeit ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre privaten und beruflichen Verpflichtungen in Einklang zu bringen und sich auf die bevorstehenden Arbeitsschichten einzustellen. In vielen Ländern gibt es arbeitsrechtliche Regelungen, die vorschreiben, wie lange im Voraus ein Dienstplan erstellt und den Mitarbeitern bekannt gegeben werden muss. Diese Fristen variieren je nach Land und Branche, liegen jedoch häufig bei mindestens einer Woche bis hin zu mehreren Wochen. Es ist wichtig, diese gesetzlichen Vorgaben einzuhalten, um mögliche arbeitsrechtliche Probleme zu vermeiden. 

Darüber hinaus spielt in größeren Unternehmen der Betriebsrat eine wichtige Rolle bei der Gestaltung von Dienstplänen, da er die Interessen der Belegschaft vertritt und darauf achtet, dass die Arbeitszeitregelungen fair und transparent gestaltet sind. Eine frühzeitige Erstellung und Bekanntgabe von Dienstplänen fördert eine positive Arbeitsatmosphäre und trägt dazu bei, die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter zu erhalten.

Das sagt das Arbeitsschutzgesetz zum Thema Dienstplan erstellen

Das Arbeitsschutzgesetz spielt eine wichtige Rolle bei der Erstellung von Dienstplänen, da es darauf abzielt, die Gesundheit und Sicherheit der Arbeitnehmer zu gewährleisten. In vielen Ländern enthält das Arbeitsschutzgesetz Regelungen zur Arbeitszeit, Pausen, Ruhezeiten und zum Ausgleich von Überstunden. Diese Vorschriften sollen sicherstellen, dass die Arbeitsbedingungen für die Beschäftigten angemessen sind und ihre physische und psychische Gesundheit geschützt wird. Bei der Erstellung eines Dienstplans müssen Arbeitgeber daher darauf achten, diese gesetzlichen Anforderungen einzuhalten. Dazu gehört, dass ausreichende Ruhezeiten zwischen den Schichten eingeplant werden, um den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich zu erholen und das Risiko von Übermüdung und arbeitsbedingten Erkrankungen zu minimieren. 

Darüber hinaus müssen Pausenzeiten und Höchstarbeitszeiten berücksichtigt werden, um eine Überlastung der Mitarbeiter zu vermeiden. Die Einhaltung des Arbeitsschutzgesetzes bei der Erstellung von Dienstplänen trägt dazu bei, ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem die Mitarbeiter ihr Potenzial voll ausschöpfen können.

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Anleitung für Arbeitgeber: Schritt-für-Schritt Dienstplan erstellen

• Schritt 1: Kenne deine gesetzlichen Grundlagen

Informiere dich über die gesetzlichen Vorgaben in Bezug auf Arbeitszeiten, Ruhezeiten und Urlaubsansprüche in deinem Land und halte diese bei der Erstellung des Dienstplans ein.

• Schritt 2: Erfasse die Arbeitszeitmodelle deiner Mitarbeiter

Notiere die verschiedenen Arbeitszeitmodelle deiner Mitarbeiter, wie Vollzeit, Teilzeit oder Minijob, und berücksichtige dies bei der Planung der Schichten.

• Schritt 3: Berücksichtige individuelle Bedürfnisse und Wünsche

Sprich mit deinen Mitarbeitern über ihre Wünsche und Bedürfnisse in Bezug auf Arbeitszeiten, Schichtwünsche oder Urlaubsplanung, und versuche diese bei der Erstellung des Dienstplans zu berücksichtigen.

• Schritt 4: Plane Schichten und Pausen

Lege die Schichtzeiten und Pausenregelungen fest und achte darauf, dass die gesetzlichen Ruhezeiten eingehalten werden.

• Schritt 5: Verteile die Arbeitsaufgaben und Schichten

Verteile die verschiedenen Arbeitsaufgaben und Schichten gerecht unter den Mitarbeitern, sodass niemand benachteiligt wird oder überlastet ist. Achte darauf, dass jeder Mitarbeiter auch mal Früh-, Spät- oder Nachtschichten übernehmen muss.

• Schritt 6: Kommuniziere den Dienstplan rechtzeitig

Stelle den fertigen Dienstplan rechtzeitig, mindestens zwei bis vier Wochen im Voraus allen Mitarbeitern zur Verfügung, damit sie sich auf ihre Schichten einstellen können.

• Schritt 7: Sei offen für Feedback und Änderungen

Bleibe flexibel und zeige dich offen für Feedback und Änderungswünsche deiner Mitarbeiter. Manchmal ergeben sich kurzfristig Änderungen, die in den Dienstplan eingearbeitet werden müssen.

• Schritt 8: Evaluieren und Optimieren

Überprüfe regelmäßig die Zufriedenheit der Mitarbeiter und die Effizienz des Dienstplans. Optimiere diesen bei Bedarf und passe ihn an veränderte Anforderungen an.

Fazit:

Ein gut organisierter Dienstplan ist essentiell für die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter sowie für einen reibungslosen Arbeitsablauf. Indem du als Arbeitgeber die Bedürfnisse und Wünsche deiner Mitarbeiter berücksichtigst und dich an die gesetzlichen Vorgaben hältst, schaffst du eine angenehme Arbeitsatmosphäre und trägst zur Produktivität des Unternehmens bei. Nutze die hier vorgestellte Anleitung und die Tipps, um deinen eigenen Dienstplan erfolgreich zu erstellen und zu optimieren.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.

Autor: Maren Kaspers