Praca zdalna okazjonalna: 24 dni, wniosek, zgoda

Praca zdalna okazjonalna to wykonywanie pracy poza siedzibą pracodawcy, zwykle z domu. na wniosek pracownika, bez osobnej umowy o pracę zdalną, w limicie 24 dni w roku kalendarzowym. Podstawę prawną stanowi art. 67³³ Kodeksu pracy. To lżejszy model niż pełna praca zdalna z rozdziału o pracy zdalnej (m.in. art. 67¹⁹ KP), ale nadal wymaga zgody pracodawcy, ewidencji czasu pracy i spójnej dokumentacji kadrowej.

Ten wpis ze słownika Ordio Insights wyjaśnia pracę zdalną okazjonalną z perspektywy pracodawcy, HR i kierownika zmian w firmie zmianowej: czym różni się od stałego home office, jak rozpatrzyć wniosek, kiedy odmówić oraz jak połączyć okazjonalne dni zdalne z grafikiem pracy, ewidencją czasu pracy i nieobecnościami. Źródła: gov.pl (praca), PIP, Kodeks pracy, art. 67³³ KP. To przegląd informacyjny, nie poradnictwo prawne.

Czym jest praca zdalna okazjonalna?

Krótko: Praca zdalna okazjonalna to wykonywanie pracy w miejscu wskazanym przez pracownika (np. w domu) okazjonalnie, na jego wniosek, bez konieczności zawierania odrębnej umowy o pracę zdalną, w granicach 24 dni rocznie (art. 67³³ KP).

W języku codziennym mówi się o home office lub „pracy z domu”, ale w polskim prawie pracy chodzi o ustawowy instytut wprowadzony wraz z nowym rozdziałem o pracy zdalnej. Pracownik nie zmienia miejsca wykonywania pracy na stałe, korzysta z puli dni zdalnych w konkretnych terminach uzgodnionych z pracodawcą.

Dla HR w gastronomii, handlu czy opiece kluczowe jest rozdzielenie: okazjonalna praca zdalna dotyczy zwykle ról biurowych, administracji regionalnej, HR centrali lub kierowników, którzy sporadycznie pracują zdalnie, nie zastępuje obecności na zmianie u kelnera, kasjera czy opiekuna. Powiązanie z elastycznym czasem pracy, nienormowanym czasem pracy i dobą pracowniczą omawiamy w osobnych wpisach. Bez tej granicy kierownik lokalu myli „jeden dzień z domu” z nieobecnością na grafiku.

Praca zdalna okazjonalna jest płatna jak praca w siedzibie, to normalny czas pracy objęty wynagrodzeniem zasadniczym, bez osobnego „dodatku za zdalność”, o ile pracodawca nie przewidział innego w regulaminie lub polityce wynagradzania.

Praca zdalna okazjonalna a praca zdalna, różnice

Krótko: Praca zdalna okazjonalna (art. 67³³ KP) to krótki, wnioskowany przez pracownika model do 24 dni/rok. Praca zdalna w rozumieniu rozdziału KP (od art. 67¹⁹) to stały lub długotrwały układ, z umową, obowiązkami BHP, narzędziami i ekwiwalentem na innych zasadach.

W materiałach rekrutacyjnych i ogłoszeniach terminy bywają wymienne, to źródło sporów przy kontroli PIP i przy rozwiązaniu umowy. HR bezpieczniej traktuje „home office raz w tygodniu” jako okazjonalną pracę zdalną, a „pracujemy zdalnie w całości” jako pełną pracę zdalną wymagającą formalnego porozumienia.

Jeśli zespół administracji „pracuje z domu” trzy razy w tygodniu przez cały rok, to przekracza charakter okazjonalności, należy przejść na model pracy zdalnej z odpowiednią dokumentacją, a nie kumulować dni w ramach art. 67³³ KP.

Art. 67³³ Kodeksu pracy, podstawa prawna

Krótko: Art. 67³³ KP określa prawo pracownika do okazjonalnej pracy zdalnej, limit 24 dni, tryb wniosku i zgody pracodawcy oraz stosowanie, z modyfikacjami, przepisów o pracy zdalnej z art. 67¹⁹ i nast.

Przepis wprowadzony nowelizacją Kodeksu pracy (rozdział o pracy zdalnej) uzupełnia klasyczny model pracy w zakładzie. Pracownik na umowę o pracę, także w firmie zmianowej, jeśli jego rola na to pozwala, może skorzystać z okazjonalnej pracy zdalnej bez renegocjacji całej umowy.

Art. 67³³ odnosi się do przepisów o pracy zdalnej (art. 67¹⁹–67³² KP) z zastrzeżeniami wynikającymi z charakteru okazjonalności, m.in. lżejszy reżim co do narzędzi i miejsca wykonywania pracy. Szczegóły interpretacji warto zestawiać z publikacjami PIP oraz aktualnym tekstem ustawy w ISAP. Komentarz artykułu: art. 67³³ KP (sip.lex).

Art. 67¹⁹ KP definiuje ogólne zasady pracy zdalnej (miejsce, umowa, obowiązki stron). Art. 67³³ jest instytucją szczególną. „skrótem” dla krótkich, pracowniczych dni zdalnych. W regulaminie pracy warto mieć osobny akapit o obu torach, żeby kierownicy nie stosowali jednej procedury do wszystkiego.

Limit 24 dni w roku kalendarzowym

Krótko: Pracownik może wykonywać pracę zdalną okazjonalną nie dłużej niż 24 dni w roku kalendarzowym u danego pracodawcy. Limit dotyczy dni, w których faktycznie pracuje się zdalnie, nie „wniosków” ani planowanych urlopów.

Dzień zdalny liczy się jako jeden dzień kalendarzowy pracy poza siedzibą, nawet gdy pracownik przepracuje tylko część dnia (np. pół etatu administracyjnego). HR powinno prowadzić rejestr wykorzystanych dni, w systemie HR, arkuszu lub module nieobecności z osobnym kodem „praca zdalna okazjonalna”, nie myląc go z urlopem ani chorobowym.

Przy kilku lokalizacjach i jednym pracodawcy limit jest wspólny dla całego zakładu, nie „24 dni na restaurację”. Przy zmianie pracodawcy w trakcie roku kalendarzowego nowy limit 24 dni przysługuje u nowego pracodawcy (licznik nie przenosi się między firmami).

Planowanie: sensowny rytm to np. dwa dni zdalne miesięcznie dla zespołu back-office, daje to 24 dni rocznie bez przekroczenia sufitu. Kierownik zmiany operacyjnej nie powinien być objęty tym limitem w taki sam sposób jak koordynator HR, jeśli jego rola wymaga fizycznej obecności, to kwestia rodzaju pracy, nie tylko licznika.

Wniosek o okazjonalną pracę zdalną

Krótko: Pracownik składa wniosek z wykazem dni (lub okresów), w których chce pracować zdalnie okazjonalnie. Wniosek może obejmować jeden dzień lub kilka, ważne, by terminy były konkretne i zgodne z pozostałym limitem rocznym.

Ustawa nie narzuca sztywnego formularza, ale HR warto wdrożyć wzór wniosku (e-mail, formularz w systemie HR lub papier z podpisem). Minimalna treść:

• imię i nazwisko, stanowisko, data złożenia;
• konkretne dni (lub zakres dat) pracy zdalnej okazjonalnej;
• wskazanie miejsca wykonywania pracy (np. adres domowy, do akt osobowych);
• oświadczenie, że łączna liczba dni nie przekroczy 24 w roku.

Termin składania: pracownik powinien złożyć wniosek z wyprzedzeniem umożliwiającym organizację pracy, praktyka firmowa to często kilka dni roboczych lub zgodnie z regulaminem. Nagły wniosek „na jutro” przy szczycie sezonowym w lokalu gastronomicznym może być odrzucony z przyczyn organizacyjnych (patrz sekcja o zgodzie pracodawcy).

Po zatwierdzeniu wpisuje ty dni w grafiku pracy z kodem rozpoznawalnym dla zespołu (np. „PZO”, praca zdalna okazjonalna), żeby kierownik lokalu wiedział, kto jest fizycznie obecny, a kto dostępny zdalnie.

Czy pracodawca musi wyrazić zgodę?

Krótko: Pracodawca wyraża zgodę na okazjonalną pracę zdalną we wnioskowanych dniach, chyba że ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika praca zdalna w te dni nie jest możliwa (art. 67³³ § 4 KP).

To nie jest model „zgody dowolnej”, domyślnie pracodawca powinien uwzględnić wniosek, a odmowa wymaga obiektywnego uzasadnienia: szczyt obsługi w lokalu, obowiązkowe szkolenie stacjonarne, audyt na miejscu, brak możliwości wykonania zadań zdalnie w danym dniu. Ogólna niechęć do home office bez powiązania z organizacją pracy jest słabą podstawą.

Pracodawca informuje pracownika o wyrażeniu zgody lub odmowie, najlepiej pisemnie (e-mail z datą). Przy odmowie warto wskazać alternatywny termin zdalny lub powód organizacyjny, żeby ograniczyć spory. Powtarzające się odmowy bez dokumentacji mogą być kwestionowane przy kontroli lub w sporze indywidualnym.

W firmie zmianowej sensowna polityka: dni zdalne dla administracji nie w dni inwentaryzacji, otwarcia nowego lokalu ani szkolenia HACCP, zapis w regulaminie lub wewnętrznej procedurze HR ułatwia spójne decyzje kierownikom.

Obowiązki pracodawcy i pracownika

Krótko: Pracownik wykonuje pracę zdalnie okazjonalnie zgodnie z poleceniami i zasadami w zakładzie; pracodawca zapewnia nadzór, informowanie o zmianach i, w zakresie ustawowym, stosuje przepisy o pracy zdalnej z modyfikacjami dla okazjonalności. Obie strony dbają o bezpieczeństwo i higienę pracy w miarę możliwości.

Pracownik:

• wykonuje pracę w wnioskowanych i zatwierdzonych dniach w wskazanym miejscu;
• stosuje się do regulaminu pracy, polityki IT i zasad poufności (tak jak w biurze);
• dba o warunki BHP w miejscu okazjonalnej pracy zdalnej (ergonomia, oświetlenie, w granicach odpowiedzialności pracownika);
• rejestruje czas pracy zgodnie z zasadami zakładu (RCP).

Pracodawca:

• rozpatruje wnioski i dokumentuje zgodę lub odmowę;
• prowadzi ewidencję dni zdalnych okazjonalnych i łącznego limitu 24 dni;
• nie musi, w modelu ustawowym okazjonalności, dostarczać sprzętu ani wypłacać ekwiwalentu za narzędzia pracy na takich zasadach jak przy pełnej pracy zdalnej (może to uregulować dobrowolnie w regulaminie);
• informuje o zmianach istotnych dla wykonywania pracy zdalnej.

W praktyce wielu pracodawców i tak udostępnia laptop służbowy, to decyzja organizacyjna, nie wymóg art. 67³³. Przy onboardingu warto od razu wyjaśnić, czy dany stanowisko kwalifikuje się do okazjonalnej pracy zdalnej i jaki jest wewnętrzny limit wniosków miesięcznie.

Kto może, a kto nie może, pracować zdalnie okazjonalnie

Krótko: Prawo przysługuje pracownikowi, którego rodzaj pracy pozwala na wykonywanie jej zdalnie w wnioskowanym dniu. Wykluczone są role wymagające stałej fizycznej obecności, obsługa klienta na sali, produkcja, niektóre czynności medyczne lub magazynowe bez możliwości zdalnego wykonania zadań.

Ustawa nie podaje zamkniętej listy stanowisk, ocenia ty charakter pracy w konkretnym dniu. Księgowa sporządzająca deklaracje z domu: tak. Kucharz podczas serwisu obiadowego: nie, w tym dniu praca zdalna okazjonalna jest „niemożliwa” ze względu na rodzaj pracy.

Pracownik na systemie zadaniowym (zadaniowy czas pracy) teoretycznie może korzystać z okazjonalnej pracy zdalnej, jeśli zadania da się wykonać poza zakładem, ale ewidencja pozostaje uproszczona, a zdalność nie zwalnia z terminów ustawowych dotyczących odpoczynku i norm czasu pracy.

Grupy wymagające szczególnej uwagi: pracownicy w okresie przyuczania, osoby na pierwszych tygodniach po onboardingu stacjonarnym (warto ograniczyć dni zdalne do czasu opanowania procedur lokalu), pracownicy z orzeczeniem o szczególnych wymaganiach BHP, tam decyzja powinna być indywidualna i udokumentowana.

Ewidencja czasu pracy i RCP

Krótko: Okazjonalna praca zdalna nie zwalnia z ewidencji czasu pracy. Pracodawca rejestruje rozpoczęcie i zakończenie pracy (lub stosuje uproszczoną formę tylko tam, gdzie ustawa na to pozwala, np. system zadaniowy), tak jak przy pracy w siedzibie (art. 149 KP).

Dzień zdalny okazjonalny to dzień pracy, nie urlop ani nieobecność. W systemie HR oznacza go ty osobnym kodem, żeby raporty obecności w lokalu nie pokazywały fałszywej nieobecności. Cyfrowa ewidencja czasu pracy i RCP powinny umożliwiać rejestrację z innej lokalizacji (aplikacja, przeglądarka) z tymi samymi regułami przerw i norm dobowych co w biurze.

Typowe błędy HR:

• brak wpisu w ewidencji. „pracował z domu, ale nie klikał RCP”;
• traktowanie dnia zdalnego jak nieobecności usprawiedliwionej;
• brak powiązania z limitem 24 dni, pracownik przekracza roczny sufit bez alarmu w systemie.

Checklista na koniec miesiąca: czy każdy dzień PZO ma zapis w ewidencji? Czy suma dni zdalnych okazjonalnych na osobę nie przekracza 24 w roku? Czy dane poszły do płac jako normalny czas pracy?

Świadectwo pracy i dokumentacja

Krótko: Korzystanie z pracy zdalnej okazjonalnej dokumentuje ty w aktach osobowych (teczka B): wnioski, zgody, ewidencja dni. W świadectwie pracy nie ma obowiązku szczegółowego wymieniania każdego dnia zdalnego, ale ogólny tryb pracy (zdalna / hybrydowa / stacjonarna) może wynikać z umowy i regulaminu.

Minimalny zestaw dokumentacji HR:

1. wniosek pracownika z datami;
2. pisemna zgoda lub uzasadniona odmowa pracodawcy;
3. rejestr wykorzystanych dni (stan na dany rok kalendarzowy);
4. wpisy w ewidencji czasu pracy;
5. aktualizacja danych w grafiku i, jeśli dotyczy, informacja o miejscu wykonywania pracy w aktach.

Przy rozwiązaniu umowy świadectwo pracy opisuje warunki pracy zgodnie z art. 97² KP, okazjonalna praca zdalna nie wymaga osobnego punktu w świadectwie za każdy dzień z domu, o ile umowa o pracę i regulamin prawidłowo opisują możliwość takiego trybu. Przy pełnej pracy zdalnej zapis w umowie jest szerszy; przy samym art. 67³³ wystarczy procedura wnioskowa i regulaminowa wzmianka.

Regulamin pracy warto uzupełnić o § dotyczący pracy zdalnej okazjonalnej: limit wniosków, terminy składania, kody w ewidencji, zasady odmowy. żeby PIP i pracownik widzieli jedną spójną procedurę.

Co po przekroczeniu limitu 24 dni?

Krótko: Po wykorzystaniu 24 dni w roku kalendarzowym pracownik nie może dalej korzystać z instytutu pracy zdalnej okazjonalnej u tego pracodawcy do końca roku, chyba że strony przejdą na pełną pracę zdalną (umowa, art. 67¹⁹ KP) lub pracownik wykonuje pracę w siedzibie.

Kolejne dni „z domu” bez formalnego przejścia na pracę zdalną to ryzyko prawne: brak podstawy w art. 67³³, możliwe zarzuty co do ewidencji i BHP. HR powinno zablokować w systemie kolejne wnioski PZO po osiągnięciu limitu lub wymagać ścieżki pełnej pracy zdalnej.

Alternatywy po wyczerpaniu puli:

1 stycznia licznik resetuje się, pracownik znowu ma 24 dni, o ile nadal spełnia warunki rodzaju pracy. Przy zmianie pracodawcy w trakcie roku nowy pracodawca stosuje własny limit, dni u poprzednika nie „przenoszą się”.

Podsumowanie

Krótko: Praca zdalna okazjonalna to do 24 dni rocznie na wniosek pracownika, ze zgodą pracodawcy (odmowa tylko przy obiektywnych przeszkodach), z obowiązkową ewidencją i dokumentacją, bez pełnej umowy o pracę zdalną.

W firmie zmianowej instytut dotyczy głównie ról wspierających (HR, finanse, regionalni koordynatorzy), nie obsady sali czy magazynu. Kluczowe dla HR: rozdzielenie PZO od nieobecności, rejestr 24 dni, spójny grafik i procedura wniosków w regulaminie.

Gdzie Ordio pomaga w firmie zmianowej

Krótko: Ordio łączy grafik, ewidencję czasu pracy i nieobecności, tak, by dni pracy zdalnej okazjonalnej były widoczne obok zmian w lokalu, bez mylenia ich z urlopem czy L4.

Planując okazjonalne dni zdalne w grafiku pracy, rejestrując czas w ewidencji i śledząc limity obok modułu nieobecności, ty ma jeden obraz: kto jest na zmianie, kto pracuje zdalnie, kto jest nieobecny. To ułatwia rozpatrywanie wniosków art. 67³³ bez arkuszy Excel i czatu grupowego, nie zastępuje regulaminu ani opinii prawnej.

Chce ty zobaczyć ten przepływ na przykładzie własnego zespołu administracji i lokali? Może ty umówić krótką rozmowę demonstracyjną.

, bez zobowiązań.

Zastrzeżenie: Ordio Insights nie świadczy porad prawnych. Wiążące oceny w konkretnej sprawie, aktualny Kodeks pracy, publikacje PIP lub radca prawny.