Effiziente Dienstplanung: Ein Ausweg aus dem Personalmangel im Einzelhandel?

Der Einzelhandel sieht sich in jüngster Zeit mit einer Herausforderung konfrontiert, die seine Existenz bedroht: dem akuten Personalmangel. Ein Phänomen, das nicht nur das Tagesgeschäft beeinflusst, sondern auch Auswirkungen auf den Kundenkontakt und die Wettbewerbsfähigkeit der Branche hat. Aber wo liegen die Ursachen und welche Lösungsansätze gibt es?

Die Studie wirft ein Schlaglicht auf die gesundheitliche Belastung im Einzelhandel. Sie offenbart, dass der Stress und die psychische Belastung der Mitarbeiter oft unterschätzt werden. Diese Missstände führen letztendlich zu einer hohen Fluktuation und damit zu Personalmangel.

In diesem Artikel verfolgen wir die These, dass eine effiziente Schichtplanung einen wesentlichen Beitrag zur Lösung dieser Probleme leisten kann. Mit geeigneten Maßnahmen lässt sich das Arbeitsklima verbessern, die Mitarbeitermotivation steigern und der Personalmangel reduzieren. Aber wie genau funktioniert das?

Hintergrund: Studie zur Gesundheitsbelastung im Einzelhandel

Die oben erwähnte Studie offenbart, dass die Gesundheitsbelastung der Mitarbeiter im Einzelhandel enorm ist und oft unterschätzt wird. Viele Angestellte klagen über Überstunden, wenig Freizeit und mangelnde Wertschätzung ihrer Arbeit. Die Folge: Chronischer Stress, der sowohl die körperliche als auch die mentale Gesundheit beeinträchtigt.

Die Studie zeigt auch, dass über die Hälfte der Mitarbeiter im Einzelhandel regelmäßig Überstunden leisten muss. Dieser übermäßige Arbeitsaufwand wirkt sich negativ auf die Work-Life-Balance aus und trägt zu einer hohen Stressbelastung bei. Viele Mitarbeiter haben kaum Zeit für ihre Familie, Freunde oder Hobbys, was zu einem Gefühl der Überlastung führt.

Zudem empfinden viele Mitarbeiter ihre Arbeit als wenig wertgeschätzt. Sie fühlen sich vom Management und der Gesellschaft als Ganzes oft missverstanden oder gar ignoriert. Das Fehlen von Anerkennung und Wertschätzung führt zu einer geringeren Arbeitsmoral und kann langfristig zu Demotivation und Kündigungen führen.

Dieser Befund wird durch einen Beitrag der Lebensmittel Zeitung gestützt. Der Artikel hebt hervor, dass der anhaltende Personalmangel im Einzelhandel das Stresslevel der Mitarbeiter noch weiter erhöht. Sie müssen immer mehr Aufgaben in immer kürzerer Zeit bewältigen, was zu Fehlern, Unzufriedenheit und gesundheitlichen Problemen führen kann. 

Um dieses Problem zu lösen, bedarf es nachhaltiger und langfristiger Lösungsstrategien. Ein Ansatz könnte in einer effizienteren und faireren Personalplanung liegen, die dazu beiträgt, den Stress der Mitarbeiter zu reduzieren und so den Personalmangel einzudämmen. Aber wie kann das konkret aussehen? 

Personalmangel Einzelhandel: Die Bedeutung motivierter Mitarbeiter

Motivierte Mitarbeiter sind das Rückgrat eines jeden erfolgreichen Einzelhandelsunternehmens. Sie tragen maßgeblich zum Kundenerlebnis bei und können das Einkaufserlebnis positiv beeinflussen. Ein motiviertes Team ist engagiert, hilfsbereit und arbeitet effizient, um den Kundenwünschen gerecht zu werden. Eine gute Dienstplanung kann die Motivation der Mitarbeiter steigern, indem sie deren Bedürfnisse und Präferenzen berücksichtigt. Durch die optimale Verteilung der Arbeitszeiten und die Vermeidung von Überbelastung oder Unterbesetzung können Mitarbeiter zufrieden und motiviert bleiben.

Die Konsequenzen unmotivierter Mitarbeiter

Eine der direkten Folgen des Personalmangels und der hohen psychischen Belastung ist eine sinkende Mitarbeitermotivation. Doch was bedeutet das konkret für den Einzelhandel? Die Konsequenzen sind vielfältig und reichen von geringerer Produktivität über schlechteren Kundenservice bis hin zu erhöhten Kosten.

Ein unmotivierter Mitarbeiter ist weniger produktiv. Er bringt nicht die Leistung, die er könnte, was sich unmittelbar auf das Ergebnis des Unternehmens auswirkt. Die Gallup-Studie aus dem Jahr 2017 zeigt, dass Teams mit hoher Mitarbeiterbindung eine um 21% höhere Rentabilität aufweisen. Im Gegensatz dazu kosten demotivierte Mitarbeiter die deutsche Wirtschaft jährlich bis zu 105 Milliarden Euro.

Darüber hinaus führt eine geringe Mitarbeitermotivation zu schlechterem Kundenservice. In einer Branche, in der der direkte Kundenkontakt an der Tagesordnung ist, kann dies schwerwiegende Auswirkungen haben. Unzufriedene Kunden kehren nicht zurück, empfehlen das Geschäft nicht weiter und im schlimmsten Fall verbreiten sie negative Mundpropaganda.

Ein weiterer negativer Aspekt unmotivierter Mitarbeiter ist die erhöhte Fluktuation. Mitarbeiter, die mit ihrer Arbeit unzufrieden sind, suchen eher nach neuen Möglichkeiten und verlassen das Unternehmen schneller. Dies führt zu erhöhten Kosten für die Rekrutierung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Laut einer Studie der Society for Human Resource Management kann die Besetzung einer einzigen offenen Stelle bis zu 50-60% des Jahresgehalts des Mitarbeiters kosten. Dazu kommen noch die Kosten für Ausfallzeiten und mögliche Produktivitätsverluste, während die Position unbesetzt bleibt. Demnach wird klar, dass hohe Mitarbeiterfluktuation nicht nur das Betriebsklima, sondern auch das Unternehmensbudget erheblich belasten kann.

Ein zentraler Aspekt, der zur Unzufriedenheit der Mitarbeiter beiträgt, ist, wie bereits erwähnt, eine ineffiziente und unfaire Dienstplanung. Mitarbeiter, die ständig Überstunden machen müssen oder deren Schichten häufig kurzfristig geändert werden, sind eher unzufrieden und neigen dazu, das Unternehmen zu verlassen. Eine effiziente und transparente Personalplanung kann daher dazu beitragen, die Mitarbeitermotivation zu erhöhen, die Fluktuation zu reduzieren und letztlich den Personalmangel im Einzelhandel zu bekämpfen.

Personalmangel im Einzelhandel: Effizientere Dienstplanung als Lösungsansatz

Eine gut durchdachte und effiziente Dienstplanung kann den Schlüssel zur Linderung der oben genannten Probleme darstellen. Sie ist nicht nur ein Mittel zur optimalen Nutzung der Arbeitskraft eines Mitarbeiters, sondern auch ein strategischer Ansatz zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung. Durch eine gerechte Verteilung der Schichten, eine angemessene Berücksichtigung von Urlaubs- und Freizeitanforderungen und eine frühzeitige Kommunikation der Schichtpläne können Unternehmen ein Arbeitsumfeld schaffen, in dem sich Mitarbeiter wertgeschätzt und respektiert fühlen.

Glückliche Mitarbeiter durch ausgeglichene Personalplanung

Eine ausgeglichene Personalplanung führt zu zufriedeneren und damit auch glücklicheren Mitarbeitern. Sie ermöglicht ein ausgewogenes Verhältnis von Arbeit und Freizeit, was zu weniger Stress und einem gesünderen Arbeitsumfeld führt. Zufriedene Mitarbeiter sind weniger krankheitsanfällig, produktiver und tragen zu einer positiven Unternehmenskultur bei.

Ein Beispiel:

Angenommen, es gibt einen Supermarkt namens „Mustermarkt“. In „Mustermarkt“ hat die Dienstplanung bisher auf traditionelle Weise stattgefunden – mit Stift und Papier. Die Manager haben jede Woche Zeit damit verbracht, die Schichten der Mitarbeiter manuell aufzuschreiben und dann auf ein schwarzes Brett im Personalraum zu hängen.

Diese Methode hatte mehrere Probleme: Erstens war sie zeitaufwendig und fehleranfällig. Manager mussten stundenlang Pläne erstellen, und es kam häufig zu Fehlern oder Überlappungen, die kurzfristige Änderungen und Verwirrung unter den Mitarbeitern verursachten. Zweitens führte sie zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern, die sich benachteiligt fühlten, wenn sie ständig die unerwünschten Schichten bekamen oder ihre Anfragen nach freien Tagen nicht berücksichtigt wurden. Drittens gab es keine Flexibilität – wenn ein Mitarbeiter krank wurde oder eine Schicht tauschen wollte, wurde dies zu einer logistischen Herausforderung.

Dann entschied sich „Mustermarkt“ für die Einführung einer digitalen Personalplanungssoftware. Mit dieser kann der Manager die Schichtplanung automatisieren, wobei die Verfügbarkeit und Präferenzen der Mitarbeiter sowie der Arbeitskräftebedarf des Supermarktes berücksichtigt wurden. Die Pläne werden nun digital erstellt und können den Mitarbeitern über eine mobile App zugänglich gemacht werden.

Dies bringt mehrere Vorteile mit sich: 

• Erstens reduziert es den Zeitaufwand für die Schichtplanung erheblich und eliminiert menschliche Fehler. 
• Zweitens verbessert es die Transparenz und Fairness der Schichtverteilung, da die Mitarbeiter ihre Verfügbarkeiten und Präferenzen direkt in das System eingeben können. 
• Drittens ermöglicht es Flexibilität. Wenn ein Mitarbeiter krank wird oder seine Schicht tauschen will, kann dies leicht im System aktualisiert werden. Schichttauschanfragen können direkt in der App bearbeitet werden, was dem Manager Zeit und Mühe erspart.

Die Einführung von einer Schichtplanungs-Software wie Ordio kann zu einer effizienteren Dienstplanung, einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und letztendlich zu einer besseren Kundenbetreuung im Supermarkt führen. Dieses Beispiel zeigt, wie die Digitalisierung der Personalplanung ein effektiver Weg sein kann, um den Personalmangel im Einzelhandel zu bekämpfen.

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Die Problematik von Stift & Papier bei der Personalplanung

Obwohl die Verwendung von Stift und Papier für die Personalplanung veraltet und ineffizient erscheint, wird sie immer noch in vielen Unternehmen praktiziert. Dieser Ansatz ist zeitaufwändig, fehleranfällig und lässt wenig Spielraum für Änderungen oder Anpassungen. Zudem bietet er wenig Transparenz und kann zu Unzufriedenheit und Missverständnissen führen.

Kann Personalmangel im Einzelhandel bekämpft werden?

Der Personalmangel im Einzelhandel ist ein drängendes Problem, das dringend angegangen werden muss. Durch Verbesserungen in der Mitarbeitermotivation, der Kundenzufriedenheit und der Effizienz der Personalplanung kann diesem Trend entgegengewirkt werden. Digitale Tools wie Ordio können einen entscheidenden Beitrag zur Lösung dieses Problems leisten und den Weg in eine nachhaltige und erfolgreiche Zukunft des Einzelhandels ebnen.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.

Autor: Maren Kaspers