Im Fachkräftemangel kosten unbesetzte Stellen Unternehmen Zeit und Geld. Eine Vakanz ist eine unbesetzte oder offene Stelle – der Begriff stammt vom lateinischen "vacans" (leer, unbesetzt) und bezeichnet eine Position, die besetzt werden soll, aber aktuell ohne Mitarbeiter ist. Vakanzzeit misst, wie lange eine Stelle unbesetzt bleibt; Vakanzkosten beziffern die finanziellen Auswirkungen. Erfahre hier, was eine Vakanz ist, wie du Vakanzzeit und Vakanzkosten berechnest, welche Benchmarks in Deutschland gelten und wie du Vakanzen effektiv managst. Die Definition, Berechnung und Optimierung helfen dir, die Auswirkungen unbesetzter Stellen zu minimieren und deinen Recruiting-Prozess zu optimieren.

Was ist eine Vakanz? Definition

Vakanz (auch: vakante Stelle) ist eine unbesetzte oder offene Stelle in einem Unternehmen. Der Begriff stammt vom lateinischen Wort "vacans" (leer, unbesetzt) und bezeichnet eine Position, die besetzt werden soll, aber aktuell ohne Mitarbeiter ist. Im Gegensatz zu temporären Positionen bezieht sich Vakanz in der Regel auf längerfristige Planstellen in Voll- oder Teilzeit.

Was bedeutet Vakanz? Einfach erklärt: Eine Vakanz ist eine offene Stelle, die besetzt werden muss. Sie entsteht, wenn eine Position frei wird – etwa durch Kündigung, Pensionierung, Wachstum oder Neustrukturierung. Die Vakanz endet, wenn die Stelle erfolgreich besetzt ist. Unternehmen nutzen Personalbeschaffung und Recruiting, um Vakanzen zu schließen.

Was ist der Unterschied zwischen Vakanz und "offener Stelle"? Beide Begriffe sind synonym – "offene Stelle" ist die umgangssprachliche Bezeichnung, "Vakanz" der Fachbegriff. Der Unterschied zu "Stellenausschreibung": Eine Stellenausschreibung ist der Prozess, eine Vakanz zu bewerben – also die Veröffentlichung der Stellenanzeige. Die Vakanz ist der Zustand (unbesetzte Stelle), die Stellenausschreibung die Maßnahme (Ausschreibung).

Was ist eine vakante Stelle? Eine vakante Stelle ist dasselbe wie eine Vakanz – beide Begriffe bezeichnen eine unbesetzte Position. "Vakant" bedeutet leer oder unbesetzt. In der Praxis werden beide Begriffe synonym verwendet, wobei "Vakanz" häufiger im HR-Kontext verwendet wird, während "vakante Stelle" auch in der allgemeinen Sprache gebräuchlich ist.

Vakanzzeit: Definition, Berechnung & Benchmarks

Vakanzzeit ist eine statistische Kennzahl, die den Zeitraum zwischen dem vom Arbeitgeber gewünschten Besetzungstermin und dem Löschen der Stellenanzeige misst. Sie wird von der Bundesagentur für Arbeit erfasst und unterscheidet sich von "Time-to-Hire" (bis Vertragsabschluss) und "Time-to-Fill" (bis zum ersten Arbeitstag). Eine lange Vakanzzeit deutet auf Fachkräftemangel hin und wirkt sich durch stockende Arbeitsabläufe, Überlastung bestehender Mitarbeiter und Projektverzögerungen negativ aus.

Was ist Vakanzzeit? Die Vakanzzeit misst, wie lange eine Stelle unbesetzt bleibt – vom gewünschten Besetzungstermin bis zur Abmeldung der Stellenanzeige bei der Bundesagentur für Arbeit. Sie ist eine wichtige Kennzahl für die Personalplanung und zeigt, wie schwierig die Besetzung einer Stelle ist. Die Vakanzzeit ermöglicht es Personalverantwortlichen, ihre eigene Besetzungsdauer mit Branchendurchschnitten zu vergleichen.

Wie berechnet man die Vakanzzeit? Die Berechnung erfolgt nach folgender Formel:

Beispiel: Ein Unternehmen möchte eine Stelle zum 1. Januar besetzen. Die Stellenanzeige wird am 1. Januar veröffentlicht und am 15. Mai gelöscht (weil die Stelle besetzt wurde). Vakanzzeit = 15. Mai - 1. Januar = 134 Tage.

Wie lange dauert eine Vakanz durchschnittlich? In Deutschland lag die durchschnittliche Vakanzzeit im Jahr 2022 bei 124 Tagen (über vier Monate) – eine Abnahme von 8 Tagen gegenüber dem Vorjahr. Die Vakanzzeiten variieren erheblich je nach Berufsgruppe: Besonders lange Vakanzzeiten bestehen in der Pflege (z.B. Altenpflege mit 213 Tagen 2019), während kaufmännische Berufe schneller besetzt werden (96 Tage).

Was sind die Folgen langer Vakanzzeiten? Lange Vakanzzeiten führen zu Produktivitätsverlusten, Überlastung bestehender Mitarbeiter, erhöhter Fluktuation, Kundenunzufriedenheit und sinkender Innovationskraft. Zudem steigen die Cost-per-Hire, da lange Vakanzen oft Mehrarbeit, Überstunden oder externe Unterstützung erfordern. Eine systematische Reduktion der Vakanzzeit kann daher sowohl die Recruiting-Kosten als auch die Gesamtkosten senken.

Was ist der Unterschied zwischen Vakanz und Vakanzzeit? Vakanz ist der Begriff für die unbesetzte Stelle selbst (der Zustand). Vakanzzeit ist die Kennzahl, die misst, wie lange die Stelle unbesetzt bleibt (die Dauer). Die Vakanz ist der Ausgangspunkt; die Vakanzzeit misst die Dauer bis zur Besetzung. Beide Begriffe hängen zusammen: Eine lange Vakanzzeit bedeutet, dass eine Vakanz lange besteht.

Vakanzkosten: Berechnung & Auswirkungen

Vakanzkosten (auch: Cost of Vacancy, CoV) sind die finanziellen Verluste, die entstehen, wenn eine Position in einem Unternehmen unbesetzt bleibt. Dies sind passive Kosten, die nicht direkt auf Rechnungen erscheinen, sondern durch verschiedene Faktoren wie entgangene Umsätze, Produktivitätsverluste und erhöhte Belastung für verbleibende Mitarbeiter entstehen. Nach etwa 117 Tagen Leerstand entsprechen die Kosten einem Bruttojahresgehalt.

Was sind Vakanzkosten? Vakanzkosten umfassen alle finanziellen Auswirkungen unbesetzter Stellen: Produktivitätsverluste, Überstunden, erhöhte Fluktuation, Kundenverluste, sinkende Innovationskraft und entgangene Umsätze. Entgegen der früheren Annahme, dass leere Stellen Personalkosten sparen, können Vakanzkosten je nach Position bis zum Dreifachen des entsprechenden Bruttogehalts betragen.

Wie berechnet man Vakanzkosten? Die Standardformel zur Berechnung der Vakanzkosten lautet:

Erklärung der Faktoren:

• Jahresgehalt: Das Brutto-Gehalt für die Position
• Arbeitstage: Durchschnittlich 250 Arbeitstage pro Jahr
• Vakanzfaktor: Berücksichtigt die Bedeutung der Position:
  • 1 = geringe Bedeutung (z.B. Verwaltung, Auszubildende)
  • 2 = hohe Bedeutung (z.B. Fachkräfte, Vertrieb, Marketing)
  • 3 = kritische Position (z.B. Führungskräfte, Projektmanagement)

Beispielrechnung: Ein Unternehmen hat eine Stelle mit einem Jahresgehalt von 60.000 € unbesetzt. Die Vakanz dauert 30 Tage. Die Position ist eine Fachkraft (Vakanzfaktor 2). Vakanzkosten = (60.000 € ÷ 250) × 2 × 30 = 240 € × 2 × 30 = 14.400 €.

Was kostet eine unbesetzte Stelle? Die Kosten variieren stark je nach Position, Dauer und Bedeutung. Bei einem Jahresgehalt von 60.000 € und 30 Tagen Vakanz mit Vakanzfaktor 2 entstehen Kosten von etwa 14.400 €. Bei einer Führungskraft (Vakanzfaktor 3) und 60 Tagen Vakanz können die Kosten deutlich höher sein – bis zu 43.200 € oder mehr. Nach etwa 117 Tagen Leerstand entsprechen die Kosten einem Bruttojahresgehalt.

Was ist der Unterschied zwischen Vakanz und Vakanzkosten? Vakanz ist der Begriff für die unbesetzte Stelle selbst (der Zustand). Vakanzkosten sind die finanziellen Auswirkungen dieser unbesetzten Stelle (die Kosten). Die Vakanz ist der Ausgangspunkt; die Vakanzkosten messen die finanziellen Folgen. Beide Begriffe hängen zusammen: Eine lange Vakanz führt zu hohen Vakanzkosten.

Arten von Vakanzen: temporär vs. langfristig

Vakanzen werden in zwei Kategorien eingeteilt: temporäre Vakanzen und langfristige Vakanzen. Die Unterscheidung ist wichtig, da sie unterschiedliche Besetzungsstrategien erfordern.

Temporäre Vakanzen entstehen durch kurzfristige Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit, Elternzeit oder Sabbatical. Der ursprüngliche Mitarbeiter kehrt nach bestimmter Zeit zurück. Temporäre Vakanzen werden oft durch Zeitarbeit, Aushilfen oder interne Vertretung besetzt. Die Besetzung ist kurzfristig und erfordert schnelle Reaktion.

Langfristige Vakanzen entstehen durch dauerhafte Neubesetzung von Positionen, etwa durch Kündigungen, Pensionierungen oder Unternehmenswachstum. Langfristige Vakanzen erfordern einen strukturierten Recruiting-Prozess mit Stellenausschreibung, Bewerbungssichtung und Auswahlverfahren. Die Besetzung ist langfristig geplant und erfordert sorgfältige Auswahl.

Wie entstehen Vakanzen? Vakanzen entstehen aus verschiedenen Gründen:

• Kündigung: Ein Mitarbeiter kündigt, die Stelle wird frei
• Pensionierung: Ein Mitarbeiter geht in Rente, die Stelle muss neu besetzt werden
• Wachstum: Das Unternehmen wächst, neue Stellen werden geschaffen
• Neustrukturierung: Organisationsänderungen führen zu neuen Stellen
• Temporäre Abwesenheit: Urlaub, Krankheit, Elternzeit, Sabbatical

Die Art der Vakanz bestimmt die Besetzungsstrategie: Temporäre Vakanzen erfordern schnelle, flexible Lösungen; langfristige Vakanzen erfordern strukturierte Recruiting-Prozesse. Eine gute Personalplanung hilft, Vakanzen frühzeitig zu erkennen und passende Besetzungsstrategien zu wählen.

Vakanzzeit reduzieren: Strategien zur Optimierung

Eine systematische Reduktion der Vakanzzeit kann sowohl die Recruiting-Kosten als auch die Gesamtkosten senken. Hier sind 7 Strategien zur Optimierung:

1. Recruiting-Prozess optimieren: Straffe den Bewerbungsprozess, reduziere die Anzahl der Bewerbungsrunden und verkürze Entscheidungszeiten. Ein strukturierter Prozess mit klaren Verantwortlichkeiten beschleunigt die Besetzung.
2. Bewerbermanagementsystem einsetzen: Ein Bewerbermanagementsystem (BMS) unterstützt bei der Bewerbungssichtung, Vorqualifizierung und Kommunikation. Automatisierte Prozesse beschleunigen die Besetzung.
3. Employer Branding stärken: Ein starkes Employer Branding macht das Unternehmen attraktiver für Kandidaten und erhöht die Anzahl qualifizierter Bewerbungen. Attraktive Arbeitgeber besetzen Stellen schneller.
4. Interne Personalbeschaffung prüfen: Prüfe zuerst, ob sich die Stelle intern besetzen lässt. Interne Personalbeschaffung ist oft schneller und günstiger als externe Suche.
5. Schnelle Entscheidungen: Vermeide lange Wartezeiten zwischen Bewerbungsrunden. Schnelle Entscheidungen verbessern die Candidate Experience und reduzieren das Risiko, dass Top-Kandidaten abspringen.
6. Talent Pool nutzen: Ein Talent Pool mit qualifizierten Kandidaten ermöglicht schnelle Besetzung ohne langwierige Suche. Kontinuierliche Talent-Pool-Pflege zahlt sich aus.
7. Kanaloptimierung: Nutze die richtigen Kanäle für die Zielgruppe. Jobbörsen, Active Sourcing, Social Media Recruiting – die Wahl des Kanals beeinflusst die Geschwindigkeit der Besetzung.

Wie kann man Vakanzzeit reduzieren? Die genannten Strategien helfen, die Vakanzzeit systematisch zu verkürzen. Wichtig ist, den Prozess kontinuierlich zu optimieren und die Vakanzzeit regelmäßig zu messen. Eine Reduktion der Vakanzzeit um 10-20 Tage kann bereits erhebliche Kosten sparen und die Produktivität steigern.

Vakanz vs. Vakanzzeit vs. Vakanzkosten: Vergleich

Vakanz, Vakanzzeit und Vakanzkosten sind drei verwandte Begriffe, die oft verwechselt werden. Die Unterscheidung ist wichtig, um die Auswirkungen unbesetzter Stellen zu verstehen:

Vakanz ist der Begriff für die unbesetzte Stelle selbst – der Zustand, dass eine Position frei ist. Vakanzzeit misst, wie lange diese Stelle unbesetzt bleibt – die Dauer in Tagen. Vakanzkosten beziffern die finanziellen Auswirkungen dieser unbesetzten Stelle – die Kosten in Euro.

Zusammenhang: Eine Vakanz führt zu Vakanzzeit (Dauer) und Vakanzkosten (Kosten). Je länger die Vakanzzeit, desto höher die Vakanzkosten. Eine systematische Reduktion der Vakanzzeit reduziert daher auch die Vakanzkosten. Alle drei Begriffe sind wichtig für das Vakanz-Management: Die Vakanz zeigt den Bedarf, die Vakanzzeit zeigt die Dauer, die Vakanzkosten zeigen die Auswirkungen.

Vakanz und Recruiting-Kennzahlen: Time-to-Hire & Cost-per-Hire

Vakanz ist der Ausgangspunkt für Recruiting – ohne Vakanz gibt es keinen Recruiting-Bedarf. Die Vakanz steht in direktem Zusammenhang mit den Recruiting-Kennzahlen Time-to-Hire und Cost-per-Hire:

Vakanz und Time-to-Hire: Time-to-Hire misst die Dauer von der Stellenausschreibung bis zur Vertragsannahme. Sie ist Teil der Vakanzzeit – die Vakanzzeit umfasst die gesamte Dauer bis zur Besetzung, Time-to-Hire nur die Dauer bis zur Vertragsannahme. Eine lange Vakanzzeit führt oft zu einer langen Time-to-Hire, da der Recruiting-Prozess länger dauert.

Vakanz und Cost-per-Hire: Cost-per-Hire misst die Kosten pro Einstellung. Sie umfasst die Recruiting-Kosten (Anzeigen, Agenturen, Auswahlverfahren) und die Vakanzkosten (Produktivitätsverluste, Überstunden). Eine lange Vakanz erhöht die Cost-per-Hire, da sowohl die Recruiting-Kosten als auch die Vakanzkosten steigen. Eine systematische Reduktion der Vakanzzeit kann daher sowohl die Cost-per-Hire als auch die Gesamtkosten senken.

Zusammenhang: Vakanz ist der Ausgangspunkt. Time-to-Hire misst die Dauer des Recruiting-Prozesses. Cost-per-Hire misst die Kosten (inkl. Vakanzkosten). Alle drei Kennzahlen sind wichtig für das Recruiting-Management: Die Vakanz zeigt den Bedarf, Time-to-Hire zeigt die Geschwindigkeit, Cost-per-Hire zeigt die Effizienz. Eine systematische Optimierung aller drei Kennzahlen verbessert das Recruiting-Ergebnis.

Best Practices: Vakanzen effektiv managen

Ein effektives Vakanz-Management hilft, die Auswirkungen unbesetzter Stellen zu minimieren. Hier sind 5 Best Practices:

1. Regelmäßige Analyse: Tracke Vakanzen, Vakanzzeit und Vakanzkosten kontinuierlich. Regelmäßige Auswertung zeigt Trends und Optimierungspotenziale.
2. Vakanzzeit tracken: Dokumentiere für jede Stelle die Vakanzzeit und vergleiche sie mit Branchendurchschnitten. Benchmark-Vergleiche zeigen, ob dein Recruiting-Prozess effizient ist.
3. Vakanzkosten berechnen: Berechne die Vakanzkosten für wichtige Positionen. Die Berechnung macht die finanziellen Auswirkungen sichtbar und rechtfertigt Investitionen in Recruiting-Optimierung.
4. Prozesse optimieren: Identifiziere Engpässe im Recruiting-Prozess und optimiere sie systematisch. Schnellere Prozesse reduzieren Vakanzzeit und Vakanzkosten.
5. Interne vs. externe Besetzung abwägen: Prüfe zuerst, ob sich die Stelle intern besetzen lässt. Interne Besetzung ist oft schneller und günstiger als externe Suche.

Nach erfolgreicher Besetzung unterstützen digitale Tools den reibungslosen Start. Eine digitale Personalakte hilft, alle Unterlagen und Dokumente des neuen Mitarbeiters zentral zu verwalten. Mit transparenter Schichtplanung und einfacher Zeiterfassung unterstützt Ordio den Einstieg neuer Mitarbeiter – besonders in Branchen mit Schichtbetrieb wie Gastronomie, Pflege oder Einzelhandel. Ordio hat kein Bewerbermanagementsystem – der Fokus liegt auf der Zeit nach der Einstellung. Wer seine Vakanzen effektiv managed, profitiert von einem nahtlosen Übergang ins operative Geschäft.

Fazit

Eine Vakanz ist eine unbesetzte oder offene Stelle in einem Unternehmen. Die Vakanzzeit misst, wie lange eine Stelle unbesetzt bleibt – in Deutschland durchschnittlich 124 Tage (2022). Die Vakanzkosten beziffern die finanziellen Auswirkungen unbesetzter Stellen und können je nach Position bis zum Dreifachen des entsprechenden Bruttogehalts betragen.

Die Unterscheidung zwischen Vakanz, Vakanzzeit und Vakanzkosten ist wichtig: Vakanz ist der Zustand (unbesetzte Stelle), Vakanzzeit misst die Dauer (Tage), Vakanzkosten messen die finanziellen Folgen (Euro). Alle drei Begriffe hängen zusammen – eine lange Vakanzzeit führt zu hohen Vakanzkosten.

Vakanz steht in direktem Zusammenhang mit den Recruiting-Kennzahlen Time-to-Hire und Cost-per-Hire. Eine systematische Reduktion der Vakanzzeit durch Prozessoptimierung, Bewerbermanagementsysteme, Employer Branding und Talent Pools kann sowohl die Recruiting-Kosten als auch die Gesamtkosten senken. Regelmäßige Analyse, Tracking und Benchmark-Vergleiche helfen, Vakanzen effektiv zu managen und die Auswirkungen unbesetzter Stellen zu minimieren.