Eine Lohnabrechnung (auch Gehaltsabrechnung oder Entgeltabrechnung) dokumentiert die Zusammensetzung des monatlichen Arbeitsentgelts: Bruttolohn, Abzüge für Steuern und Sozialversicherung sowie den Nettolohn. Sie ist gesetzlich vorgeschrieben (GewO § 108) und muss dem Arbeitnehmer spätestens am Abrechnungszeitraum-Ende ausgehändigt werden. Ohne Lohnabrechnung fehlt dir der Nachweis für Steuererklärung, Kreditanträge und Sozialversicherung.
Eine Lohnabrechnung Vorlage spart dir Zeit: Statt jedes Mal von null zu starten, nutzt du vorgefertigte Felder für Brutto, Abzüge und Netto. Der Unterschied zwischen Gehalt und Lohn: Gehalt bezieht sich auf monatlich festes Entgelt (Angestellte); Lohn auf stunden- oder leistungsabhängiges Entgelt (Arbeiter). Beide werden in der Entgeltabrechnung dokumentiert – der Begriff Lohnabrechnung wird umgangssprachlich oft für beide verwendet.
Für KMU, Gastronomie, Einzelhandel und Handwerk ist eine Excel-Vorlage oft der Einstieg: Du trägst Arbeitsstunden und Lohnsätze ein, die Vorlage berechnet Abzüge. Die Vorlage muss alle Pflichtangaben abdecken – sonst ist die Abrechnung anfechtbar. Für wachsende Teams lohnt sich Ordio Payroll – die Lohnabrechnung läuft dann automatisch aus Zeiterfassung und Dienstplan. Die kostenlose Lohnabrechnung Vorlage von Ordio eignet sich für erste Schritte oder Minijob-Abrechnungen. Du kannst sie sofort nutzen und bei Bedarf auf die vollautomatische Lösung umsteigen.
--- block-2 --- --- heading: "Aufbau und Pflichtangaben einer Lohnabrechnung" type: section keywords: ["lohnabrechnung vorlage", "pflichtangaben lohnabrechnung", "aufbau lohnabrechnung"] order: 2 ---Eine rechtssichere Lohnabrechnung enthält drei Teile: Kopfteil (Arbeitgeber, Arbeitnehmer, Abrechnungszeitraum), Hauptteil (Brutto, Abzüge, Netto) und Schlussteil (Auszahlungsbetrag, Kontoverbindung). Die Pflichtangaben ergeben sich aus der Entgeltbescheinungsverordnung (EBV) und GewO § 108. Ohne diese Angaben ist die Abrechnung unvollständig und kann vom Arbeitnehmer beanstandet werden.
| Bereich | Pflichtangaben |
|---|---|
| Kopfteil | Name und Anschrift Arbeitgeber und Arbeitnehmer, Personalnummer, Abrechnungszeitraum, Ausstellungsdatum |
| Hauptteil | Bruttolohn/Gehalt, Steuerklasse, Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag, SV-Beiträge (KV, PV, RV, AV), Nettoentgelt |
| Schlussteil | Auszahlungsbetrag, Bankverbindung, eventuell Sonderzahlungen (Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld) |
Fehlerhafte Lohnabrechnungen können zu Nachforderungen führen – sowohl vom Finanzamt als auch vom Arbeitnehmer. Bei Unstimmigkeiten solltest du zeitnah korrigieren und eine berichtigte Abrechnung ausstellen. Was passiert bei fehlerhafter Lohnabrechnung? Der Arbeitnehmer kann Berichtigung verlangen; das Finanzamt kann Nachzahlungen fordern, wenn Steuern zu niedrig berechnet wurden. Bei wiederholten Fehlern drohen Bußgelder. Mit einer strukturierten Vorlage minimierst du Tippfehler und vergessene Felder. Die Ordio-Vorlage enthält alle relevanten Positionen; für die vollständige Automatisierung nutzt du Ordio Payroll.
--- block-3 --- --- heading: "Lohnabrechnung erstellen: Schritt für Schritt" type: steps keywords: ["lohnabrechnung vorlage", "lohnabrechnung erstellen"] order: 3 ---So erstellst du eine Lohnabrechnung mit einer Vorlage:
Die Lohnabrechnung muss spätestens mit der Lohnzahlung, bei monatlicher Zahlung also bis zum letzten Tag des Folgemonats, erstellt und ausgehändigt werden. Du kannst sie per E-Mail, Post oder über ein Mitarbeiterportal übermitteln. Wer viele Mitarbeiter hat, spart mit Software: Ordio Payroll berechnet automatisch aus Zeiterfassung und Stammdaten – in 60 Sekunden vom Schichtplan zur fertigen Abrechnung. Die digitale Abrechnung kann direkt in der Ordio-App eingesehen werden.
--- block-4 --- --- heading: "Berechnung: Brutto, Steuern, SV und Netto" type: section keywords: ["lohnabrechnung vorlage", "brutto netto berechnung"] order: 4 ---Die Lohnabrechnung zeigt den Weg vom Brutto- zum Nettolohn. Bruttolohn ist das Gesamtentgelt vor Abzügen – aus Stundenlohn, geleisteten Stunden, Zuschlägen und Zulagen. Davon werden abgezogen: Lohnsteuer (abhängig von Steuerklasse und Lohnsteuertabelle), Kirchensteuer (8 oder 9 %, je nach Bundesland), Solidaritätszuschlag (5,5 % der Lohnsteuer, oft 0 bei niedrigem Einkommen) sowie die Sozialversicherungsbeiträge.
Sozialversicherung umfasst Krankenversicherung (KV), Pflegeversicherung (PV), Rentenversicherung (RV) und Arbeitslosenversicherung (AV). Arbeitgeber und Arbeitnehmer tragen jeweils die Hälfte. Die Beitragssätze ändern sich jährlich – 2026 gelten die aktuellen Werte der Bundesregierung. Eine Vorlage mit festen Formeln muss regelmäßig aktualisiert werden; Ordio Payroll übernimmt die Berechnung automatisch und bleibt rechtssicher aktuell.
Nach Abzug aller Positionen bleibt der Nettolohn – der Betrag, der auf das Konto des Arbeitnehmers überwiesen wird. Sonderzahlungen (Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld) werden separat ausgewiesen und unterliegen der Lohnsteuer und ggf. SV. Bei Minijobs (bis 603 €) gelten vereinfachte Regeln mit Pauschalabgaben. Die Lohnsteuertabellen werden jährlich angepasst; eine Vorlage mit festen Formeln muss daher regelmäßig aktualisiert werden. Ordio Payroll übernimmt diese Updates automatisch und bleibt mit den aktuellen Beitragssätzen und Freibeträgen synchron.
--- block-5 --- --- heading: "Abkürzungen auf dem Lohnzettel" type: section keywords: ["lohnabrechnung vorlage", "abkürzungen lohnzettel"] order: 5 ---Auf dem Lohnzettel findest du viele Abkürzungen. Diese Legende hilft dir, die Lohnabrechnung zu lesen:
| Abkürzung | Bedeutung |
|---|---|
| LSt | Lohnsteuer |
| KiSt | Kirchensteuer |
| Soli | Solidaritätszuschlag |
| KV | Krankenversicherung |
| PV | Pflegeversicherung |
| RV | Rentenversicherung |
| AV | Arbeitslosenversicherung |
| BGRS | Beitrag zur Rentenversicherung (Arbeitgeberanteil) |
| AG-Anteil | Arbeitgeberanteil an der Sozialversicherung |
| AN-Anteil | Arbeitnehmeranteil an der Sozialversicherung |
Weitere Abkürzungen: Nettolohn (NL), Bruttolohn (BL), Freibetrag (FB), Steuerklasse (StKl). Mit einer Vorlage, die alle Positionen klar benennt, vermeidest du Verwechslungen. Arbeitnehmer können die Abkürzungen auf dem Lohnzettel oft nicht zuordnen – eine verständliche Legende oder Schulung hilft. Die Lohnabrechnung Vorlage von Ordio enthält eine übersichtliche Struktur – für Excel oder als Ausgangspunkt für Ordio Payroll.
--- block-6 --- --- heading: "Sonderfälle: Minijob und Midijob" type: section keywords: ["lohnabrechnung minijob vorlage", "lohnabrechnung vorlage", "450 euro job"] order: 6 ---Bei Minijobs (geringfügige Beschäftigung, bis 603 €/Monat seit 2026) gelten Sonderregeln: Der Arbeitgeber zahlt Pauschalabgaben (pauschal 2 % Rentenversicherung, 13 % Pauschalsteuer bei geringfügiger Beschäftigung). Der Arbeitnehmer hat keine eigenen SV-Beiträge – die Lohnabrechnung ist schlanker. Die 603-Euro-Grenze (2026) muss eingehalten werden; Überschreitungen führen zur regulären SV-Pflicht.
Der Midijob (603,01–2.000 €/Monat) unterliegt der Gleitzone: Die SV-Beiträge steigen schrittweise von 4 % auf den vollen Satz. Die Lohnabrechnung muss diese reduzierten Beiträge korrekt ausweisen. Die 603-Euro-Grenze (seit 2026) ersetzt die frühere 556-Euro-Grenze für Minijobs; Überschreitungen führen in die Gleitzone. Für Minijob- und Midijob-Vorlagen brauchst du angepasste Berechnungslogik – die Ordio-Vorlage unterstützt die Grundstruktur; für automatische Pauschalabgaben und Gleitzone nutzt du Ordio Payroll.
Für Auszubildende gelten reduzierte SV-Sätze und oft ein eigener Tarif. Die Lohnabrechnung enthält dann Ausbildungsvergütung statt regulärem Gehalt. Eine Vorlage mit flexiblen Feldern hilft, alle Sonderfälle abzubilden. Verknüpfe die Lohnabrechnung mit deiner Schichtplanung – so stimmen Arbeitszeiten und Abrechnung überein.
--- block-7 --- --- heading: "Lohnabrechnung Vorlage von Ordio" type: section keywords: ["lohnabrechnung vorlage", "lohnabrechnung vorlage kostenlos", "vorlage lohnabrechnung excel"] order: 7 ---Die Lohnabrechnung Vorlage von Ordio ist kostenlos als Excel-Datei verfügbar. Du lädst sie herunter, füllst die Felder aus und erstellst rechtssichere Abrechnungen für dein Team. Die Vorlage enthält alle wichtigen Positionen: Bruttolohn, Steuern, Sozialversicherung und Netto. Ideal für KMU, Gastronomie und Einzelhandel mit wenigen Mitarbeitern oder Minijobbern.
Hinweis zu GoBD: Excel-Vorlagen sind nicht GoBD-konform im Sinne der digitalen Aufbewahrungspflicht. Für Unternehmen mit Lohnbuchhaltungspflicht empfehlen wir Lohnsoftware oder Steuerberater. Ordio Payroll erfüllt die Anforderungen für integrierte Lohnabrechnung mit Zeiterfassung und Dienstplan.
Formate: Excel ist das Hauptformat – gut für Anpassungen und Berechnungen. Lohnabrechnung als PDF erstellen? Ja: Du speicherst die Excel-Vorlage als PDF (Speichern unter → PDF) und verschickst sie per E-Mail oder legst sie in der Personalakte ab. PDF eignet sich zur Archivierung und ist für Arbeitnehmer oft lesbarer. Word-Vorlagen sind seltener, da Berechnungen in Excel einfacher sind. DATEV-Export: Wenn du mit einem Steuerberater arbeitest, exportiert Ordio Payroll die Daten DATEV-kompatibel. Die kostenlose Vorlage dient als Einstieg; für wachsende Teams lohnt sich die Automatisierung.
Lade die Lohnabrechnung Vorlage jetzt herunter – ohne Anmeldung, sofort nutzbar. Kombiniere sie mit der Stundenzettel Vorlage für vollständige Zeiterfassung. Mit Ordio hast du Zeiterfassung, Dienstplan und Lohnabrechnung in einem System – vom Schichtplan zur fertigen Abrechnung in 60 Sekunden.