Flexible Arbeitsplätze statt fester Schreibtische – Desk Sharing ermöglicht es Unternehmen, Büroflächen effizient zu nutzen und Kosten zu sparen. Beim Desk Sharing teilen sich mehrere Mitarbeiter Arbeitsplätze nach einem strukturierten Zeitplan, statt dass jeder einen festen Schreibtisch hat. Dieses Modell ist besonders in hybriden Arbeitsumgebungen sinnvoll, in denen Mitarbeiter teilweise im Büro und teilweise im Homeoffice oder Remote Work arbeiten.
Desk Sharing gehört zu den flexiblen Arbeitszeitmodellen und ist Teil des New Work-Konzepts. Es hilft Unternehmen, Büroflächen zu reduzieren (bis zu 30% Einsparung möglich), fördert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und ermöglicht eine flexiblere Raumnutzung. Für HR bedeutet Desk Sharing jedoch auch rechtliche Herausforderungen: Der Betriebsrat hat Mitbestimmungsrechte, es müssen ergonomische Standards eingehalten werden, und Buchungssysteme müssen datenschutzkonform sein.
In diesem Lexikon-Eintrag erfährst du, was Desk Sharing genau bedeutet, wie es sich von Hot Desking, Hoteling und Activity-Based Working unterscheidet, welche Vor- und Nachteile es hat, welche rechtlichen Aspekte zu beachten sind und wie du Desk Sharing erfolgreich implementierst. Außerdem zeigen wir dir, wie Desk Sharing mit Schichtplanung und Zeiterfassung integriert werden kann.
Desk Sharing ist ein flexibles Arbeitsplatzmodell, bei dem mehrere Mitarbeiter sich Arbeitsplätze teilen, statt feste Schreibtische zu haben. Die Aufteilung erfolgt nach einem strukturierten Zeitplan – beispielsweise teilen sich zwei Mitarbeiter einen Schreibtisch, wobei einer Montag bis Mittwoch und der andere Donnerstag bis Freitag arbeitet. Alternativ können sich auch mehrere Mitarbeiter einen Platz teilen, wenn sie in unterschiedlichen Schichten arbeiten oder nicht alle gleichzeitig im Büro sind.
Im Gegensatz zu spontanen Modellen wie Hot Desking folgt Desk Sharing einem geplanten System. Mitarbeiter wissen im Voraus, wann sie welchen Arbeitsplatz nutzen können, was Planungssicherheit schafft und Konflikte vermeidet. Desk Sharing eignet sich besonders für Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen, in denen nicht alle Mitarbeiter gleichzeitig im Büro sind – etwa weil sie teilweise im Homeoffice arbeiten oder flexible Arbeitszeiten haben.
Das Konzept ermöglicht es Unternehmen, Büroflächen effizienter zu nutzen und Kosten zu sparen. Studien zeigen, dass durch Desk Sharing bis zu 30% der Bürofläche eingespart werden kann. Ein bekanntes Beispiel ist Siemens in München, das durch ein 55:100 Desk-Ratio (55 Arbeitsplätze für 100 Mitarbeiter) jährlich rund €550.000 spart.
Die Begriffe werden oft verwechselt. Hier die Abgrenzung:
| Konzept | Struktur | Buchung | Einsatzbereich |
|---|---|---|---|
| Desk Sharing | Strukturierte Aufteilung nach Zeitplan (Abteilung, Schicht, Wochentag) | Geplant, mehrere Personen teilen einen Platz | Hybride Arbeitsmodelle, Schichtbetrieb |
| Hot Desking | Spontane Nutzung verfügbarer Plätze | "First Come, First Served", keine Vorbuchung | Flexible Büroumgebungen, spontane Zusammenarbeit |
| Hoteling | Buchungssystem für Mitarbeiter ohne festen Platz | Vorbuchung erforderlich (wie Hotelzimmer) | Außendienst, mobile Mitarbeiter |
| Activity-Based Working (ABW) | Arbeitsplatzwahl nach Aufgabe | Spontan oder gebucht, je nach Aufgabe | Wissensarbeit, verschiedene Arbeitsformen |
Der Hauptunterschied: Beim Desk Sharing teilen sich mehrere Personen einen Platz nach einem festen Zeitplan. Beim Hot Desking wählen Mitarbeiter spontan einen verfügbaren Platz. Hoteling funktioniert wie ein Buchungssystem – Mitarbeiter reservieren Plätze im Voraus. Activity-Based Working geht noch weiter: Mitarbeiter wählen ihren Arbeitsplatz je nach Aufgabe (Einzelarbeit, Teamarbeit, Besprechung).
Für die meisten Unternehmen ist Desk Sharing die praktikabelste Lösung, da es Planungssicherheit bietet und gleichzeitig Flexibilität ermöglicht. Hot Desking kann zu Konflikten führen, wenn beliebte Plätze umkämpft sind. Hoteling eignet sich besonders für Außendienstmitarbeiter, die nur gelegentlich ins Büro kommen.
| Vorteile für Arbeitgeber | Vorteile für Arbeitnehmer |
|---|---|
| Kostenersparnis: Bis zu 30% weniger Bürofläche, niedrigere Mietkosten, Energieeinsparung | Flexibilität: Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten flexibler gestalten |
| Bessere Raumnutzung: Optimale Auslastung der Büroflächen, weniger Leerstand | Zusammenarbeit: Kontakt mit verschiedenen Kollegen, weniger Abteilungsgrenzen |
| Skalierbarkeit: Einfaches Anpassen an veränderte Mitarbeiterzahlen | Weniger Hierarchie: Führungskräfte und Mitarbeiter teilen sich Räume |
| Moderne Arbeitsumgebung: Attraktiv für Bewerber, fördert Innovation | Moderne Arbeitsumgebung: Zeitgemäße Bürogestaltung, weniger starre Strukturen |
Die größten Vorteile für Arbeitgeber sind die Kostenersparnis und die bessere Raumnutzung. Durch Desk Sharing können Unternehmen ihre Büroflächen deutlich reduzieren, was Mietkosten senkt und Energie spart. Gleichzeitig ermöglicht es eine flexiblere Anpassung an veränderte Mitarbeiterzahlen – wenn mehr Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten, werden weniger Plätze benötigt.
Für Arbeitnehmer bietet Desk Sharing mehr Flexibilität und fördert die Zusammenarbeit. Mitarbeiter kommen mit Kollegen aus verschiedenen Abteilungen in Kontakt, was den Wissensaustausch fördert. Die flacheren Hierarchien (Führungskräfte und Mitarbeiter teilen sich Räume) können das Arbeitsklima verbessern.
Desk Sharing bringt auch Herausforderungen mit sich. Die größte Hürde ist die geringe Mitarbeiterakzeptanz: Studien zeigen, dass nur etwa 25% der Mitarbeiter geteilte Arbeitsplätze bevorzugen, während 50% feste Schreibtische bevorzugen. Dies kann zu Widerstand führen und die Einführung erschweren.
Ein weiteres Problem ist die mögliche Leistungsbeeinträchtigung: Etwa 30% der Mitarbeiter berichten von negativen Effekten auf ihre Produktivität, oft aufgrund von Ablenkungen oder fehlender Privatsphäre. Die tägliche Suche nach einem verfügbaren Platz kann Stress verursachen, besonders wenn beliebte Plätze umkämpft sind.
Gesundheitlich kann Desk Sharing problematisch sein, wenn nicht alle Arbeitsplätze individuell einstellbar sind. Ergonomische Probleme entstehen, wenn Mitarbeiter mit unterschiedlichen Körpergrößen denselben Schreibtisch nutzen müssen. Zudem erhöht sich das Infektionsrisiko, wenn mehrere Personen denselben Arbeitsplatz nutzen – hier sind Hygienekonzepte wichtig.
Kommunikativ kann Desk Sharing zu Problemen führen: In Open-Office-Settings sinkt die Face-to-Face-Kommunikation um bis zu 70%, da Mitarbeiter weniger persönliche Räume haben. Dies kann die Zusammenarbeit beeinträchtigen, wenn nicht durch andere Maßnahmen kompensiert wird.
Lösungsansätze: Klare Regeln (Clean Desk Policy), ergonomische Standards (alle Möbel individuell einstellbar), ausreichend Storage-Lösungen für persönliche Gegenstände, frühzeitige Mitarbeiterbeteiligung bei der Planung und professionelle Buchungssoftware zur Vermeidung von Konflikten.
Die Einführung von Desk Sharing erfordert die Beachtung verschiedener rechtlicher Aspekte. Der wichtigste Punkt ist die Mitbestimmung des Betriebsrats.
Der Betriebsrat hat bei Desk Sharing erhebliche Mitbestimmungsrechte gemäß BetrVG §87(1) Nr. 1. Diese betreffen:
Kann der Arbeitgeber Desk Sharing einseitig anordnen? Nein. Während der Arbeitgeber im Rahmen seines Direktionsrechts grundsätzlich tägliche Arbeitsplatzwechsel anordnen darf, erfordert die praktische Einführung von Desk Sharing eine Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat. Eine einseitige Anordnung ist nicht zulässig, da die genaue Ausgestaltung fast immer mitbestimmungspflichtig ist.
Nach der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) müssen alle Arbeitsplätze individuell einstellbar sein. Das bedeutet:
Wenn mehrere Mitarbeiter denselben Arbeitsplatz nutzen, muss sichergestellt sein, dass jeder ihn ergonomisch einstellen kann. Dies erfordert höhenverstellbare Möbel und klare Anweisungen zur Einstellung.
Desk-Booking-Lösungen müssen DSGVO-konform sein. Das bedeutet:
Buchungssysteme dürfen nicht dazu genutzt werden, das Verhalten oder die Leistung einzelner Mitarbeiter zu überwachen. Die Daten dürfen nur für die Organisation der Arbeitsplätze verwendet werden.
Die erfolgreiche Einführung von Desk Sharing erfordert sorgfältige Planung. Hier die wichtigsten Schritte:
Zuerst musst du analysieren, wie viele Mitarbeiter gleichzeitig im Büro sind. Berücksichtige dabei:
Eine Faustregel: Wenn durchschnittlich 60% der Mitarbeiter gleichzeitig im Büro sind, reichen 60% der Arbeitsplätze. Wichtig ist, dass du die Mitarbeiter frühzeitig einbeziehst – ihre Akzeptanz ist entscheidend für den Erfolg.
Eine professionelle Buchungssoftware ist essentiell für Desk Sharing. Sie sollte folgende Funktionen bieten:
Kosten: SaaS-Lösungen beginnen bei €5-15 pro Mitarbeiter/Monat. Enterprise-Lösungen sind individuell kalkuliert. Wichtig ist die DSGVO-Konformität und die Benutzerfreundlichkeit.
Klare Regeln sind unerlässlich. Eine Clean Desk Policy sollte festlegen:
Weitere Regeln: Wie weit im Voraus können Plätze gebucht werden? Gibt es Stornierungsfristen? Was passiert bei No-Shows? Diese Fragen sollten in der Betriebsvereinbarung geregelt werden.
Moderne Desk-Sharing-Software bietet weit mehr als nur Buchungsfunktionen. Sie sollte eine zentrale Plattform für die Verwaltung flexibler Arbeitsplätze sein.
Wichtige Funktionen:
Anforderungen an die Software:
Integration mit Ordio: Desk-Sharing-Software kann mit Schichtplanung und Zeiterfassung verknüpft werden. So sehen Mitarbeiter in der Schichtplanung direkt, welche Arbeitsplätze verfügbar sind, und können diese für ihre Schichtzeiten buchen.
Desk Sharing funktioniert besonders gut in Unternehmen mit Schichtbetrieb. Die Integration mit Schichtplanung und Zeiterfassung macht die Verwaltung effizienter.
Wenn Desk Sharing mit Schichtplanung integriert wird, können Mitarbeiter direkt in der Schichtplanung sehen, welche Arbeitsplätze für ihre Schichtzeiten verfügbar sind. Das System berücksichtigt automatisch:
Dies reduziert Konflikte und macht die Planung transparenter. Mitarbeiter wissen im Voraus, wo sie arbeiten werden, und können sich entsprechend vorbereiten.
Die Verknüpfung mit Zeiterfassung ermöglicht es, zu tracken, wer wann wo arbeitet. Dies ist wichtig für:
Ordio unterstützt diese Integration: Die Zeiterfassung kann mit Desk-Booking verknüpft werden, sodass automatisch erfasst wird, welcher Mitarbeiter welchen Arbeitsplatz genutzt hat. Dies erleichtert die Verwaltung und schafft Transparenz.
Zusätzlich kann die Abwesenheitsverwaltung automatisch in die Desk-Buchung einbezogen werden: Wenn ein Mitarbeiter Urlaub hat oder krank ist, wird sein gebuchter Platz automatisch freigegeben.
Desk Sharing eignet sich nicht für alle Branchen gleich gut. Hier ein Überblick:
Büro: Das klassische Anwendungsfeld für Desk Sharing. Wissensarbeiter haben meist keine speziellen Arbeitsmittel, die am Platz bleiben müssen. Die Akzeptanz ist hier am höchsten, besonders bei jüngeren Mitarbeitern.
Gastronomie: Schichtbetrieb ermöglicht geteilte Arbeitsplätze, besonders in Backoffice-Bereichen (Buchhaltung, Verwaltung). Herausforderungen: Hygiene (persönliche Gegenstände, Lebensmittel), persönliche Ausrüstung (Uniformen).
Einzelhandel: Weniger relevant, da Verkaufsfläche nicht teilbar ist. Aber Backoffice-Bereiche (Büro, Lagerverwaltung) können geteilt werden, besonders bei Schichtbetrieb.
Gesundheitswesen: Herausfordernd durch persönliche Ausrüstung (Stethoskope, Tablets), aber Stationsbereiche können teilbar sein. Wichtig: Hygienekonzepte, persönliche Gegenstände sicher aufbewahren.
Für alle Branchen gilt: Desk Sharing funktioniert am besten, wenn Mitarbeiter keine speziellen Arbeitsmittel benötigen, die am Platz bleiben müssen, und wenn die Arbeitsabläufe flexibel sind.
Desk Sharing lohnt sich, wenn:
Desk Sharing ist weniger sinnvoll, wenn:
Erfolgsfaktoren: Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat, ergonomische Standards (alle Möbel individuell einstellbar), klare Regeln (Clean Desk Policy), professionelle Software-Unterstützung und frühzeitige Mitarbeiterbeteiligung bei der Planung. Mit der richtigen Vorbereitung kann Desk Sharing zu einer Win-Win-Situation für Unternehmen und Mitarbeiter werden.