Digitale Zeiterfassung im Handwerk

Die Digitalisierung hat mittlerweile fast alle Branchen erfasst. Auch das Handwerk, das lange Zeit auf traditionelle Methoden gesetzt hat, öffnet sich modernen Lösungen. Ein prominentes Beispiel ist die digitale Zeiterfassung im Handwerk. Statt handgeschriebener Listen oder Stempeluhren setzen immer mehr Betriebe auf diese Technik. Doch was genau verbirgt sich dahinter und welche Vor- und Nachteile bringt diese Entwicklung für das Handwerk?

Was bedeutet digitale Zeiterfassung?

Digitale Zeiterfassung ist der moderne Ansatz, Arbeitszeiten mit Hilfe elektronischer Systeme zu erfassen. Im Gegensatz zu traditionellen Stempelkarten oder handgeschriebenen Listen nutzen Unternehmen heute Softwarelösungen oder Apps auf Computern, Terminals und mobilen Geräten. Diese Systeme bieten nicht nur eine genaue und automatisierte Erfassung der Arbeitszeiten in Echtzeit, sondern können auch Pausen, Überstunden und Schichtzuschläge berücksichtigen. Sie ermöglichen auch eine schnelle Analyse von Arbeitsmustern und helfen den Arbeitgebern, die Produktivität zu überwachen und die Betriebsabläufe effizient zu gestalten.

Vor- und Nachteile der digitalen Zeiterfassung im Handwerk

Die digitale Zeiterfassung im Handwerk bringt sowohl Vorteile als auch Herausforderungen mit sich. Aus diesem Grund werden im Folgenden die wichtigsten Vor- und Nachteile der digitalen Zeiterfassung diskutiert.

Vorteile der digitalen Zeiterfassung

• Genauigkeit: Digitale Systeme minimieren Fehler, die bei handschriftlichen Aufzeichnungen auftreten können.
• Effizienz: Digitale Verfahren beschleunigen den gesamten Prozess. Keine manuellen Eingaben und keine endlosen Papierstapel mehr. Stattdessen gibt es eine zentrale Stelle für alle Daten.
• Flexibilität: Charakteristisch für das Handwerk sind häufig wechselnde Einsatzorte. Mobile Anwendungen ermöglichen es dem Handwerk, sich unabhängig vom Standort ein- und auszustempeln.
• Transparenz: Der Arbeitgeber kann in Echtzeit sehen, wer gerade arbeitet, wer Pause macht oder bereits Feierabend hat. Überstunden und Mehrarbeit werden sofort erfasst und können rasch abgerechnet werden.
• Rechtssicherheit: Das Arbeitszeiterfassungsgesetz 2023 stellt klare Anforderungen an die Dokumentation der Arbeitszeiten.Digitale Systeme helfen, diese Anforderungen problemlos zu erfüllen

Nachteile der digitalen Zeiterfassung

• Einarbeitung: Jede Neuerung ist mit einer Einarbeitungszeit verbunden. Mitarbeiter müssen geschult werden und nicht jeder ist gleichermaßen technikaffin.
• Kosten: Obwohl sich die Investition oft langfristig auszahlt, entstehen anfängliche Anschaffungskosten.
• Technologieabhängigkeit: Digital bedeutet auch, dass bei einem Ausfall alles stillsteht. Das kann in Branchen wie dem Handwerk, wo es keine festen Arbeitsplätze gibt, zu Herausforderungen führen.
• Private Handynutzung: Nicht jeder Arbeitnehmer möchte sein privates Handy für dienstliche Zwecke nutzen. Hier kann es zu Diskussionen kommen, insbesondere wenn dadurch zusätzliche Kosten entstehen oder der Datenschutz des Einzelnen in Frage gestellt wird.

Digitale Zeiterfassung am Beispiel Ordio

Bei Ordio handelt es sich um ein modernes Tool, das eine Reihe von Funktionen bietet, die auf die Bedürfnisse und Besonderheiten von Handwerksbetrieben zugeschnitten sind.

So ermöglicht die Zeiterfassungsfunktion von Ordio eine genaue Erfassung der Arbeitszeiten. Dies erleichtert sowohl Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern die Arbeit. Während Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten am Ende des Tages nicht mehr manuell eingeben müssen, haben Arbeitgeber einen direkten Überblick über Mehrarbeit, Überstunden, Pausenzeiten und Arbeitszeiten.

Darüber hinaus ermöglicht die integrierte Schichtplanung eine einfache Koordination von Schichten und Arbeitszeiten. Gerade in größeren Unternehmen oder bei überlappenden Projekten ist es wichtig, die Ressourcen zu überblicken und das Personal optimal einzusetzen. So werden beispielsweise Baustelleneinsätze effizient geplant. 

Eine weitere Funktion von Ordio ist die vorbereitende Lohnbuchhaltung. Dies minimiert den Zeitaufwand bei der Abrechnung und reduziert mögliche Fehlerquellen. Außerdem können Arbeitgeber die Arbeitszeiten direkt an den Steuerberater übermitteln, was den Prozess erheblich beschleunigt.

Ordio bietet zudem die Möglichkeit der Nutzung über mobile Apps und stationäre Terminals. Dies bietet Handwerksbetrieben die Flexibilität, ihre Zeiten direkt vor Ort zu erfassen – sei es auf der Baustelle, in der Werkstatt oder unterwegs. Gleichzeitig sorgen Terminals in festen Räumlichkeiten oder Büros für eine zuverlässige und schnelle Zeiterfassung.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.