Dienstplan in der Gastronomie – Tipps und Tricks

Morgens beginnt der Frühstücksbetrieb, mittags folgt der Hauptansturm und abends finden oft Veranstaltungen statt. Diese Dynamik und die vielen Schichtwechsel in der Gastronomie erfordern eine solide Struktur. Der Dienstplan spielt dabei eine zentrale Rolle: Er sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit am richtigen Ort ist und der Betrieb reibungslos läuft. Doch wie erstellt man den perfekten Dienstplan in der Gastronomie und worauf sollte man dabei achten?

Warum ist ein guter Dienstplan in der Gastronomie so wichtig?

Im Hotel- und Gaststättengewerbe gilt: Ein sorgfältig erstellter Dienstplan ist nicht nur praktisch, sondern unverzichtbar. Denn er stellt die Weichen für einen effizienten und harmonischen Betriebsablauf. Doch warum ist das so und welche konkreten Vorteile ergeben sich aus einer durchdachten Schichtplanung?

• Klarheit: Ein übersichtlicher Dienstplan in der Gastronomie sorgt nicht nur dafür, dass jeder Mitarbeiter genau weiß, welche Aufgaben und Schichten er hat, sondern auch dafür, dass Missverständnisse und Konflikte auf ein Minimum reduziert werden. So kann sich das Team nicht nur auf das Wesentliche, sondern auch voll und ganz auf die Gäste konzentrieren.
• Gerechtigkeit: Ein ausgewogener Schichtplan berücksichtigt nicht nur die Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeitenden, sondern sorgt auch für eine gerechte Verteilung von Schichten mit hohem Arbeitsaufkommen und solchen mit geringerem Arbeitsaufkommen, z. B. an Wochenenden oder an Feiertagen. Denn ein zufriedenes Team ist nicht nur motivierter, sondern kann auch einen hervorragenden Service bieten.
• Flexibilität: Das Gastgewerbe zeichnet sich oft durch Dynamik und Unvorhersehbarkeit aus. Ein guter Dienstplan sollte daher nicht nur strukturiert sein, sondern auch genügend Spielraum für kurzfristige Änderungen bieten, sei es durch Krankheitsfälle oder spontane Reservierungen. So kann auch in hektischen Zeiten ein reibungsloser Betrieb gewährleistet werden.

Was sollte ein Dienstplan in der Gastronomie enthalten?

Ein effizienter Dienstplan ist nicht nur eine Liste von Namen und Zeiten. Vielmehr ist er ein Instrument, das die Abläufe in einem gastronomischen Betrieb nicht nur strukturiert, sondern auch optimiert. Doch welche Elemente sorgen dafür, dass alles reibungslos läuft?

• Arbeitsbereiche: Ein Gastronomiebetrieb ist in verschiedene Bereiche unterteilt, die alle harmonisch zusammenarbeiten müssen. Dazu gehören der Service, in dem die Gäste direkt bedient werden, die Küche, in der die Speisen zubereitet werden, die Bar, die für Getränke und Cocktails zuständig ist, sowie das Management, das sich um organisatorische und administrative Aufgaben kümmert. Ein guter Dienstplan sollte eine klare Abgrenzung dieser Bereiche und eine Zuordnung der Mitarbeitenden zu diesen Bereichen enthalten.
• Wochentage: Für jeden Wochentag sollte ein übersichtlicher Dienstplan vorhanden sein. Dies ermöglicht einen schnellen Überblick, welche Mitarbeiter an welchen Tagen eingeteilt sind und hilft bei der Planung von Schichten und Pausen.
• Verschiedene Schichten: In der Gastronomie werden je nach Tagesablauf häufig verschiedene Schichten eingeteilt, z. B. Früh-, Mittel- und Spätschicht. Aus einem effizienten Dienstplan muss klar hervorgehen, wann und wie lange die einzelnen Schichten dauern und welche Beschäftigten für die jeweilige Schicht eingeteilt sind.
• Eingesetzte Mitarbeiter: Es sollte auf einen Blick ersichtlich sein, welcher Mitarbeiter wann und in welchem Bereich eingesetzt wird. Dies schafft nicht nur Klarheit für die Mitarbeiter selbst. Auch das Management kann so den Arbeitsfluss besser überwachen.

Um dir den Einstieg zu erleichtern, haben wir einen Musterdienstplan erstellt, der die speziellen Bedürfnisse der Gastronomie berücksichtigt. Diese Vorlage kannst du kostenlos herunterladen und an deine individuellen Bedürfnisse anpassen.

Tipps für eine reibungslose Planung

Besonders in der hektischen Welt der Gastronomie kann die Erstellung eines Dienstplans manchmal wie ein kompliziertes Durcheinander wirken. Es gibt jedoch einige bewährte Strategien, mit denen sichergestellt werden kann, dass der Prozess reibungslos und effizient vonstatten geht:

• Kommunikation: Der Schlüssel zu einem funktionierenden Dienstplan liegt in einer offenen Kommunikation mit dem Team. Durch regelmäßige Gespräche und Feedbackrunden wird ein besseres Verständnis für die Vorlieben, Verfügbarkeiten und besonderen Bedürfnisse jedes Einzelnen geschaffen. Haben die Beschäftigten das Gefühl, dass ihre Stimme gehört wird und ihre Wünsche Berücksichtigung finden, steigt auch die Motivation und das Engagement für die Arbeit.
• Planungspuffer: In der Gastronomie können unerwartete Situationen auftreten. Sei es ein kranker Mitarbeiter, eine unerwartet hohe Gästezahl oder andere unvorhergesehene Ereignisse. Bei der Planung sollte deshalb immer ein kleiner Puffer eingeplant werden. Das bedeutet, immer ein paar zusätzliche Mitarbeiter einzuplanen oder flexibel genug zu sein, um die Schichten schnell zu ändern, wenn es darauf ankommt.
• Regelmäßig aktualisieren: Die Gastronomie ist ständig in Bewegung. Was heute noch gut funktioniert, kann morgen schon nicht mehr aktuell sein. Aus diesem Grund sollte ein Dienstplan auch kein statisches Dokument sein. Es ist wichtig, ihn von Zeit zu Zeit zu überprüfen und anzupassen. So ist sichergestellt, dass man immer aktuell ist und proaktiv auf Veränderungen reagiert.

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Effektive Planung mit digitalen Tools

In einer so dynamischen Branche wie der Gastronomie kann die traditionelle Planung auf Papier oder in Excel schnell zum Albtraum werden. Verlorene Zettel, unleserliche Handschriften und ewiges Suchen nach aktuellen Mitarbeiterverfügbarkeiten kosten wertvolle Zeit. Der Umstieg auf digitale Planungstools ist deshalb eine Investition, die sich in vielerlei Hinsicht lohnt.

Ordio, entwickelt von einem Gastronomen, ist ein solches Tool. Es geht über die klassische Dienstplanung hinaus und bietet zahlreiche Funktionen, die die tägliche Arbeit erheblich erleichtern:

• Schichtplanung: Die Schichtplanung ist das Herzstück von Ordio. So können die Mitarbeiter direkt in der App ihre Verfügbarkeit bekannt geben, Urlaubsanträge stellen oder Krankheitstage melden. Auch spontane Änderungen wie Schichttausch sind mit Ordio denkbar einfach. Über ein Bewerbungssystem können sich die Beschäftigten schnell und unkompliziert für eine Schicht anmelden, so dass ein Tausch ohne großen Aufwand möglich ist.
• Zeiterfassung: Stempelkarten oder handschriftliche Listen gehören der Vergangenheit an. Mit Ordio können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten direkt in der App oder per Tablet erfassen – präzise, einfach und zuverlässig.
• Checklisten: Immer wiederkehrende Abläufe und Aufgaben? Mit den digitalen Checklisten von Ordio haben Gastronomen ein effektives Hilfsmittel an der Hand, um sicherzustellen, dass alle anfallenden Tätigkeiten erledigt werden. Die Mitarbeiter wissen genau, was zu tun ist und können alles Schritt für Schritt abarbeiten und abhacken.
• Digitale Personalakte: Schluss mit dem Papierchaos! Mit Ordio können alle wichtigen Dokumente eines Mitarbeiters digital abgelegt werden. Über eine Schnittstelle können diese Daten zudem problemlos mit dem Steuerberater ausgetauscht werden. Das vereinfacht die Buchhaltung erheblich.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.